ОЕФ

Рис. 2.3. Користувачі системи облікової інформації

Основні принципи бухгалтерського обліку та фінансової звітності:

•автономність підприємства — кожне окреме підприємство,

як юридична особа відокремлено від власника щодо його особистого майна та зобов’язань;

•безперервністьдіяльності— оцінка активів і зобов’язань підприємства, виходячи з того, що його діяльність буде продовжена;

•періодичність – розподіл результатів діяльності на встановлені періоди для складання фінансової звітності;

•послідовність передбачає постійне застосування підприємством обраної облікової політики, зміна якої повинна бути обґрунтованою та знайти відображення у фінансовій звітності;

•історична (фактична) собівартість є пріоритетом в оцінці активів підприємства;

•відповідність доходів та витрат, які відображаються в обліку і звітності в момент їх виникнення незалежно від часу надходження і оплати грошей;

•повне висвітлення — фінансова звітність повинна містити всю інформацію не тільки про фактичні, але й потенційні результати господарських операцій;

•обачність — методи оцінки, які використовуються в бухгалтерському обліку, повинні запобігати завищенню оцінки

131

активів і доходів підприємства, а також заниженню оцінки зобов’язань та втрат;

•превалювання змісту над формою — операції повинні відобра-

жатися у відповідності до їх змісту та суті, а не лише за юридичною формою.

Основним документом, який завершує процес бухгалтерського обліку та звітності підприємства, є баланс.

Бухгалтерський баланс — це спосіб економічного групування засобів (ресурсів) підприємства за складом, використанням та джерелами формування на певну дату, що відображаються в узагальненому вартісному вимірнику (тис. грн.). Класично бухгалтерський баланс представляється як двостороння таблиця 2.1.

Ліва сторона таблиці називається АКТИВ, в якій відображаються дані про стан господарських засобів підприємства за їх складом і призначенням (рис. 2.4).

Права сторона таблиці балансу називається ПАСИВ, в якій приводяться дані про види та розміри джерел формування господарських засобів (рис. 2.4).

Згідно з П(С)БО2 облікова формула бухгалтерського балансу така: Активи = Власний капітал + Зобов’язання, де Власний капітал — це частина в активах підприємства, що зали-

шається після відрахування його зобов’язання.

Зобов’язання — це заборгованість підприємства, що виникла внаслідок минулих подій і погашення якої приведе до зменшення ресурсів підприємства і зменшення економічних вигод.

Бухгалтерський баланс складається на певну дату, перш за все, відповідно до періодів звітності – місяць, квартал, рік та ін. Але в процесі торгово-виробничої діяльності в аптеках та фармацевтичних фірмах мають місце постійні зміни господарських засобів та джерел їх утворення згідно з відповідними господарськими операціями — надходження товару, його реалізація, рух грошей тощо, які відображаються на

бухгалтерських рахунках.

132

133

Рахунок представляє собою аналогічну балансу, двосторонню таблицю: ліва сторона – дебет (ДТ), права — кредит (КТ). Розрізняють три види рахунків: активні, пасивні та активно-пасивні.

Бухгалтерський облік має давню історію, яка сягає в часи, коли тільки зароджувалась торгівля та економіка. Батьківщина бухгалтерії — стародавня Італія.

Основний метод, на якому базується бухгалтерський облік — метод подвійного запису, коли одна й та ж сума записується двічі як мінімум на двох рахунках. Це дає змогу в кінці порівнювати результати, якщо помилок не було — баланс, тобто рівновага, зійдеться. Подвійний запис на рахунках називають кореспонденцією

рахунків.

Рис. 2.5. Структура бухгалтерських рахунків

Активні рахунки характеризують наявність та рух майна підприємств за його складом, сальдо на них записується у дебеті (рис. 2.5).

Формула розрахунку кінцевого сальдо активних рахунків така:

Кінцеве сальдо (ДТ) = Початкове сальдо (ДТ) + Оборот за місяць (ДТ) –

– Оборот за місяць – (КТ).

На активних рахунках здійснюється поточний облік:

•основних засобів, товарних та інших запасів товарно-ма- теріальних цінностей (ТМЦ);

•грошових коштів (каса, рахунки в банках та ін.);

•витрат та фінансових інвестицій.

Пасивні рахунки відображають джерела утворення майна підприємства, сальдо на них записується у кредиті (рис. 2.5).

Формула розрахунку кінцевого сальдо пасивних рахунків така:

Кінцеве сальдо (КТ) = Початкове сальдо (КТ) + Оборот за місяць (КТ) –

– Оборот за місяць (ДТ).

134

На пасивних рахунках здійснюють поточний облік:

•власного капіталу (статутного та резервного);

•позики банку (короткострокові та довгострокові);

•доходів і прибутку.

Активно-пасивні рахунки відображають розрахунки з дебіторами та кредиторами, з підзвітними особами, з відшкодування матеріальної шкоди та іншої заборгованості, з постачальниками, з працівниками по оплаті праці, з бюджетом. На цих рахунках початкове і кінцеве сальдо може показуватись як у дебеті, так і у кредиті.

Перелік рахунків, систематизованих та згрупованих за змістом та призначенням, називають Планом рахунків (Додаток 8).

План рахунків повинен забезпечувати:

•одержання інформації, як для внутрішніх так і для зовнішніх користувачів, задоволення інформаційних потреб різних рівнів управління;

•складання форм фінансової звітності безпосередньо по даних бухгалтерських рахунків та субрахунків;

•ідентифікацію рахунків зі статтями та показниками фінансової звітності підприємств, що забезпечує логіку побудови звітності та зручність при її складанні.

Структура Плану рахунків побудована за модульним принципом. Бухгалтерські модулі — це функціональні блоки рахунків: балансові, витрат та доходів, результатів, забалансові. План рахунків має два розділи: балансові та забалансові рахунки, які в свою чергу поділені на класи.

В діючому Плані рахунків використана десяткова система, в якій кожна цифра в коді рахунку визначає відповідну складову, а саме:

клас — синтетичний рахунок — субрахунок. Наприклад, код 105 означає:

1 — клас «Необоротні активи»;

10 — синтетичний рахунок «Основні засоби»;

105 — субрахунок «Транспортні засоби».

Структура Плану рахунків зорієнтована на процес складання фінансової звітності (балансу, звіту про фінансові результати, звіту про рух грошових коштів, звіту про власний капітал). Тому

вПлані рахунків чітко розмежовані балансові рахунки, які об’єднані

вкласи та відповідають певним розділам балансу, а також номінальні рахунки, які використовуються для обліку витрат, доходів і фінансових результатів в діяльності згідно з відповідним звітом (таблиця 2.2).

135

Субрахунки, передбачені в Плані рахунків, застосовуються підприємствами залежно від власних потреб для складання звітності, контролю та аналізу.

Аптеки і фармацевтичні фірми як підприємства згідно з чинним законодавством самостійно визначають облікову політику, яка не може змінюватись протягом року.

Облікова політика — це сукупність принципів, методів процедур, що використовуються підприємством для складання та подання фінансової звітності (Закон, стаття 1 П(С)БО 1, п. 3).

Облікова політика аптеки і фірми формується завідувачем чи директором виходячи із форми власності, організаційної структури, напрямків та обсягів діяльності та інших особливостей, а також передбачає прийняття сукупності способів ведення бухгалтерського обліку: первинного спостереження, вартісного виміру, поточного групування на реєстрах і підсумкового узагальнення.

Виходячи з реєстрів бухгалтерського обліку, що використовуються підприємством, розрізняють різноманітні форми бухгалтерського обліку. Найбільш поширеною серед аптек та фірм є жур- нально-ордерна форма, а також автоматизована комп’ютерна форма бухгалтерського обліку.

Журнально-ордерна форма бухгалтерського обліку передбачає використання принципів систематизації і накопичення даних первинних документів управлінського обліку безпосередньо в регістрах аналітичного і синтетичного обліку (рис. 2.6).

Вцій формі основною формою є журнали-ордери та відомості, які ведуться по кредиту синтетичних рахунків і по дебіту кореспондентських рахунків.

Ваналітичному обліку протягом місяця ведуться спеціальні регістри: відомості, таблиці, книги і картки. В кінці кожного місяця із журналів-ордерів переносяться кредитові обороти до Головної книги, в якій також визначаються дебетові обороти по кожному рахунку. Головна книга — це один з основних документів бухгалтерського обліку, який використовується для узагальнення даних журналів-ордерів, перевірки зроблених записів за окремими рахунками і складання балансу. За кожним синтетичним рахунком відображається вся поточна інформація в узагальненому вигляді: початкове сальдо, поточні обороти та кінцеве сальдо. Головна книга відкривається на рік.

137

Рис. 2.6. Документообіг журнально-ордерної системи

Журнально-ордерна система побудована за основними принципами, а саме:

•поєднання в одному регістрі хронологічних і синтетичних запасів;

•побудова журналів-ордерів за кредитовою ознакою;

•можливість поєднання синтетичного і аналітичного обліку;

•використання шахових відомостей і лінійно-позиційного способу;

•застосування допоміжних книг, відомостей та накопичувальних журналів;

•поєднання в одному журналі-ордері декількох взаємопов’язаних синтетичних рахунків;

•зазначення в журналах-ордерах кореспондентських рахунків. Журнально-ордерна форма ведеться в повному або скороченому

варіанті по кількості аналітичних результатів. В аптеках, як правило, застосовується скорочена за кількістю ордерів форма. Журнально-ор- дерна форма бухгалтерського обліку дозволяє: підвищити ефективність і достовірність даних обліку, полегшити роботу працівників бухгалтерії та знизити трудомісткість облікових операцій.

2.6.Автоматизація обліку в аптеках

іфармацевтичних фірмах.

Комп’ютерна форма бухгалтерського обліку

У сучасних умовах для покращення результатів фінансово-гос- подарської діяльності аптек (фірм) слід використовувати нові методи управління та впроваджувати сучасні технічні засоби, які дають можливість автоматизувати систему обліку, контролю, аудиту й аналізу.

138

Складовою такої системи являється автоматизоване робоче місце бухгалтера (АРМБ).

Автоматизація обліку в аптеках (фармацевтичних фірмах) — це використання обчислювальної техніки для спостереження, вимірювання, реєстрації та обробки даних про господарські операції та процеси в аптеці, що надає інформації вигляд, який дає змогу раціонально управляти діяльністю аптек з метою підвищення її ефективності. При цьому працівники вивільняються від ручної праці і нетворчих розумових функцій.

Говорячи про автоматизацію бухгалтерського обліку, перш за все, слід зупинитися на комп’ютерній його формі. Згідно з п. 2 ст. 9 Закону за № 996–XVI від 16.07.1999 р. зі змінами і доповненнями та Положеннямпродокументальнезабезпеченнязаписівбухгалтерського обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України за № 88 від 24.05.1995 р. первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях (тобто електронним носіям інформації надана юридична сила).

Комп’ютерна форма бухгалтерського обліку — це одна з найпрогресивніших форм бухгалтерського обліку, яка виникла внаслідок створення та впровадження у процес обліку комп’ютерної техніки. Використаннякомп’ютернихсистемпідвищуєефективність,прискорює процес обробки даних та надає необхідну інформацію для прийняття оперативних управлінських рішень. Для цієї форми бухгалтерського обліку використовується спеціально розроблене програмне забезпечення. Зараз в аптеках України використовується багато програмних комплексів для автоматизації процесу бухгалтерського обліку, наприклад, «1С-бухгалтерія», «БЕСТ», «ПАРУС» та ін. Правила користування програмними комплексами розробляються і висвітлюються виробниками програмних продуктів у відповідних керівництвах. З автоматизованих систем бухгалтерського обліку в аптеках використовується діалого-автоматизована (інтерактивна) форма, яка дозволяє перевіряти повноваження доступу до інформації, обмежувати несанкціонований доступ до інформації (шляхом введення паролів), встановлювати й не допускати несанкціонований доступ до інформації, вона зберігається в комп’ютері.

При комп’ютерній формі обліку збирання, обробка та систематизація бухгалтерської інформації проводиться автоматизовано: інформація щодо проведених аптекою господарських операцій з первинних облікових документів на паперових носіях записується на електронні носії. Первинна інформація у комп’ютерну систему вводиться бух-

139

галтером (або програмістом). При цьому здійснюється візуальний та логічний контроль і, у випадку виявлення помилок, є можливість їх виправлення.

На підставі даних, що вводяться в комп’ютер автоматизовано проводиться:

•рознесення даних на відповідні рахунки;

•формування дебетових та кредитових оборотів і визначення сальдо по рахунках;

•формування оборотних відомостей;

•формування звітної документації;

•друкування вихідної інформації на паперових носіях.

Для забезпечення вимог, необхідних для якісного ведення бухгалтерського обліку, автоматизовані системи повинні:

•мати єдину базу даних як з поточного стану бухгалтерського обліку, так і архівних даних (дані попередніх років);

•мати базу даних, яка відповідає діючому плану рахунків та використовувати сучасну нормативно-правову базу та нормативи розрахунків, які прийняті на поточний час;

•забезпечувати надійність у комп’ютерному стані (захищеність від випадкових та навмисних втрат даних і в короткі строки відновлювати зіпсовану базу даних та роботу системи).

Будь-яка автоматизована система повинна складатися з таких елементів:

1.Апаратні засоби (обладнання й пристрої, з яких складається комп’ютер).

2.Програмні засоби:

•системні програми (операційні системи для управління апаратними засобами, системи управління базами даних, які розробляються постачальниками апаратних засобів);

•прикладні програми (комплекси команд для обробки даних, які закуповуються у виробників відповідних програмних продуктів або розробляються підприємствами самостійно).

3.Документація (керівництво по роботі з системою).

4.Персонал (співробітники, які працюють з системою).

5.Дані (інформація про господарські операції, яка вводиться

укомп’ютер).

6.Процедури контролю (забезпечують відповідний запис господарської операції та попереджують помилки).

140