Документационное обеспечение управления. Учебное пособие-1

хранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание како- го-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа (приказа, акта, договора) называется типовым. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности.

РЕКВИЗИТЫ ПО ГОСУДАРСТВЕННОМУ ОТРАСЛЕВОМУ СТАНДАРТУ (ГОСТ Р.6.30-2003)

В государственных отраслевых стандартах приняты следующие реквизиты:

01 – изображение Государственного герба РФ; 02 – изображение герба субъекта РФ;

03 – изображение эмблемы (логотипа) предприятия (изображение товарного знака или знака обслуживания);

04 – указание на код предприятия; 05 – указание на основной государственный регистра-

ционный номер предприятия; 06 –указаниенаиндивидуальныйномерналогоплатель-

щика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 – указание на код формы документа; 08 – наименование предприятия; 09 – справочные данные о предприятии; 10 – наименование вида документа; 11 – дата составления документа;

11

12 – регистрационный номер документа; 13 – ссылка на регистрационный номер и дату регистра-

ции документа; 14 – указание на место составления или издания доку-

мента; 15 – сведения об адресате;

16 – указание на гриф утверждения документа; 17 – резолюция; 18 – заголовок к тексту документа;

19 – отметка о поступлении документа на контроль; 20 – текст документа; 21 – отметка о наличии у документа приложения (при-

ложений); 22 – подпись (лица-отправителя или лица-разработчика);

23 – указание на гриф согласования документа; 24 – визы согласования документа; 25 – оттиск печати предприятия;

26 – отметка о заверении копии документа; 27 – отметка об исполнителе документа;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29– отметка о поступлении документа в организацию; 30 – идентификатор электронной копии документа.

ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Документы изготавливают на бланках. Установлены два основных формата бланков документов – А4 и А5; допускаетсяиспользованиебланковформатовА3иА6поГОСТ9327.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм: 20 – левое, 10– правое, 20 – верхнее, 20– нижнее.

12

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.

Бланки документов проектируют в соответствии с типовыми. Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром – переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный (рис. 2, 3).

Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 08 допускается располагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 10, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

– центрованным(началоиконецкаждойстрочкиреквизи- та равноудалены от границ зоны расположения реквизитов); – фланговым (каждая строка реквизита начинается от

левой границы зоны расположения реквизитов).

Дляорганизации,ееструктурногоподразделения,должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланкиструктурногоподразделенияорганизацииилидолжностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

13

Рис. 2. Схема расположения реквизитов документов углового бланка

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 08.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03),

14

04-06, 08, 09, а при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов

11– 15, 17– 20.

Рис. 3. Схема расположения реквизитов документов продольного бланка

15

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов

11 – 13, 18 и 19.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т. п.).

При изготовлении документов на двух и более страницахвтораяипоследующиестраницыдолжныбытьпронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

Прокуратура Российской Федерации

Новосибирская транспортная прокуратура Западно-Сибирской транспортной прокуратуры 630004, Новосибирск, пр-кт Димитрова, 6

т. 229-51-48 15.09.2013 № 59

На № 41 от 02.09.2013

16

2. ГербсубъектаРФ.Помещаетсявсоответствиисправовыми актами субъектов РФ. Не воспроизводится, если на бланке помещен герб РФ.

ДЕПАРТАМЕНТ АГРОПРОМЫШЛЕННОГО КОМПЛЕКСА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

Красный проспект, 18, г. Новосибирск, 630011

Тел.23-07-01, факс 23-05-43 e-mail: inf@agro.nso.ru

3. Эмблема организации (товарный знак, знак об-

служивания). Помещается в соответствии с уставом (положением) организации. Не воспроизводится, если на бланке помещен герб РФ или субъекта РФ.

Сибирская Сервис Служба

Премьер и Сервис-Партнёр XEROX

4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

5. Основной государственный регистрационный но-

мер. Проставляется в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.

6. ИНН/КПП. Проставляется в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.

7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

17

8. Наименование организации должно соответство-

вать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

9. Справочные данные об организации включают:

почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.) и могут проставляться в виде штампа.

Юр. адрес: 630102, г. Новосибирск, ул. Кирова, 28. Факт. адрес: 630133, г. Новосибирск, ул. Высоцкого, 9,

ИНН 5405266590 р/с 40702810600000000989 b ОАО «Инвестиционный Городской Банк» г. Новосибирск. ул. Дуси Ковальчук, 276

БИК 045005703 к/с 30101810500000000703 т. 202 54-61. 8-913-481-94-34.

Лицензии: ФСБ-812, ЗГС-00252Г, ЗГС-00252К.

10. Наименованиевидадокумента, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

18

В письме наименование вида документа не указывают.

11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2014 года следует оформлять: 05.01.2014.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2004 года, а также оформление даты в такой последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2014. 01.05.

12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату доку-

мента включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

На №______от________

14. Место составления или издания документа указы-

вают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Города Москва и Санкт-Петербург указываются без буквы «г.».

15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. При адресате документа должностному или физиче-

19

скому лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Минюст России Управление систематизации законодательства

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

АОЗТ «Сибирские просторы» Бухгалтерия Старшему экономисту А.С. Николаеву

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов Новосибирской области

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Председателю садового товарищества «Можайские дали»

В.А. Бунееву

16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. При утверждении документа должностным

20