Документационное обеспечение управления. Учебное пособие-1

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

Итретийразсновауточняетсяценностьдокументовпри передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно.

Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела.

В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре группы дел:

– постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;

– длительного хранения в архиве учреждения (свыше

10 лет); – временного хранения (до 10 лет);

– подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив учреждения.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные

куничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении

куничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована.

Акт рассматривается и одобряется на заседании ЦЭК организации, утверждается ЭКП соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организа-

ции, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.

Примерная форма акта приема-передачи документов на хранение

101

приема-передачи документов на хранения

_____________________________________________________________

(основные передачи)

_____________________________________________________________

(название передаваемого фонда)

_________________________________________________________сдал,

(наименование организации-сдатчика)

_______________________________________________________принял

(наименование организации-приемщика)

Документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

Изменения в учетные документы внесены: Должность Подпись

Расшифровка подписи Дата

102

Оформление дел

Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год. После этого проводится работа по оформлению дел для последующего хранения или передачи их в ведомственный архив. Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Его проводят работники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел, или секретарь. В зависимости от ценности документов, сроков хранения дел проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел. Полное оформление включает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов; составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; оформление всех реквизитов обложки дела.

Оформление обложки дел

Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации. Ее элементы определяет ГОСТ 17914-72. Ряд сведений уже был вынесен на обложку в момент заведения дела по номенклатуре:

– наименование учреждения и его подчиненность; – наименование структурного подразделения; – делопроизводственный индекс дела; – заголовок дела; – срок хранения дела.

При подготовке дела к хранению или сдаче в ведомственный архив эти элементы уточняются и дополняются. К заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если оно содержит особо ценные документы); проставляются также: дата дела; количество листов в деле; архивный шифр дела.

103

Составление описей

На документы постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись, таким образом, служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Она закрепляет систематизацию дел путем присвоения каждому делу индивидуального номера, раскрывает в заголовке дела его состав и содержание.

Составление описи – это завершающий, последний этап работы с документами в делопроизводстве.

Форма внутренней описи документов дела

Внутренняя опись документов дела №

Итого _______________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количестволистоввнутреннейописи________________

___________________________________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внут-

реннюю опись Подпись Расшифровка подписи

104

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

Основной

1. Румянина Л.А. Документационное обеспечение управления: учеб. для студ. сред. проф. образования. – 7-е изд., испр. –

М.: Академия, 2009. – 224 с.

2. Бардаев Э.А. Документирование: учеб. для студ. высш. учеб. заведений / Э.А Бардаев, В.Б. Кравченко. – М.: Академия, 2008. – 304 с.

3. РогожинМ.Ю.Документационноеобеспечениеуправления: учеб.-практ. пособие. – М.: ТК Велби, Изд-во «Проспект», 2008. 

4. Типовые инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. – Новосибирск: Сиб. унив.

изд-во, 2008. – 79 с.

Дополнительный

1. Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учеб. пособие. – Ростов н/Д:

Феникс, 2007. – 480 с.

2. Быкова Т.А. Делопроизводство: учеб. / под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.

3. Давыдова Э.Н. Делопроизводство: учеб.-практ. руководство. – М.: ТетраСистемс, 2007. – 288 с.

4. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: учеб.-справ. пособие. – 5-е изд., перераб. и доп.– М.: Дашков и К, 2009. – 520 с.

5. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Акеенова. – 6-е изд. – М.: Инфра-М; Новосибирск: Сиб. соглашение, 2006.

6. Кравченя Э.М. Делопроизводство в учереждениях образования (с использованием информационных технологий) / Э.М. Кравченя, Т.А. Цесарская. – М.: Интел-Синтез, 2007.

7. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие. – СПб., 2005.

8. Кузнецов И.Н. Секретарское дело: учеб.-справ. пособие. –

М.: Дашков и К, 2006. – 368 с.

9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). – М.: Интел-Синтез, 2005.

10. Ларьков Н.С. Документоведение: учеб. пособие. – М.: АСТ: Восток-Запад, 2006.

105