Экономическая информатика. Учебно-методическое пособие

многомерной. Данные в ней можно обновлять при внесении изменений в исходную таблицу. Можно также форматировать Сводную таблицу, переименовывать поля или элементы, добавлять новые строки и столбцы. Создание сводной таблицы производится с помощью вкладки ВСТАВКА группы кнопок Таблицы кнопки Сводная таблица (Рис. 8).

Рис. 8. Вкладке ВСТАВКА, группа кнопок Таблицы, кнопка Сводная таблица

Чтобы переименовать поле или элемент сводной таблицы необходимо произвести двойной клик по полю и в окне ПАРАМЕТРЫ ПОЛЯ ввести Пользовательское имя (имена полей не должны повторяться). Для удаления поля, его перетаскивают мышью за пределы сводной таблицы. Для детализации данных в область Фильтр отчета помещают несколько полей.

Задание:

По данным, содержащимся в таблице подвести промежуточные и общие итоги по Производителям. Убрать итоги и создать сводную таблицу по Покупателям.

Ход работы:

1.Ввести исходные данные в лист Рабочей книги MS Excel 2010. Файл сохранить под именем summary_tables.xlsx. Рекомендуется копировать повторяющиеся данные, перетаскивая содержимое ячеек мышью при нажатой клавише Ctrl.

31

2. Перед подведением итогов по производителям необходимо отсортировать список с помощью вкладки ДАННЫЕ группы кнопок

Сортировка и фильтр кнопки Сортировка. Курсор установить в область списка, кликнуть по вышеуказанную кнопке. В окне СОР-

ТИРОВКА установить флажок Мои данные содержат заголовки,

кликнуть по кнопке ПАРАМЕТРЫ и в окне ПАРАМЕТРЫ_СОРТИРОВКИ установить переключатель Сортировать Строки диапазона. После чего в списке Сортировать по выбрать ПРОИЗВОДИТЕЛЬ, в списке Сортировка Значения, в списке Порядок От А до Я (по возрастанию). Далее кликнуть по кнопке ДОБАВИТЬ_НОВЫЙ_УРОВЕНЬ и настроить сортировку для поля по НАИМЕНОВАНИЕ ПРОДУКЦИИ по возрастанию. Добавить еще один уровень и настроить сортировку по полю ДАТА СДЕЛКИ. Для этого в ниспадающем списке Порядок выбрать От старых к новым и кликнуть по кнопке ОК.

32

группа кнопок Структура кнопка Промежуточный итог) клик-

нуть по кнопке «Убрать все» 5. Для построения сводной таблицы установить курсор в список и

кликнуть по кнопке Сводная таблица на вкладке ВСТАВКА в группе кнопок Таблицы. В окне СОЗДАНИЕ_СВОДНОЙ_ТАБЛИЦЫ

6.В окне СОЗДАНИЕ_СВОДНОЙ_ТАБЛИЦЫ выбираются Данные для анализа, в нашей работе это переключатель Выбрать таблицу или диапазон (диапазон в случае непрерывного списка будет выбран автоматически) и переключатель, определяющий куда будет поме-

щена сводная таблица На новый лист или Существующий лист. Во втором случае необходимо в качестве диапазона выбрать пустую ячейку текущего листа и кликнуть по кнопке ОК (Рис. 12)

Рис. 12. Окно Создание сводной таблицы

7.После этого в области задач появится СПИСОК ПОЛЕЙ СВОДНОЙ ТАБЛИЦЫ, а на листе MS Excel области с надписями: Перетащите сюда поля столбцов, Перетащите сюда поля строк, Перетащите сюда поля данных (Рис. 13). Сводную таблицу можно создать двумя способами. Первый заключается в перетаскивании названий полей в области электронной таблицы, второй в перетаскивании названий полей в соответствующие поля области задач. Переместите поле НАИМЕНОВАНИЕ ПРОДУКЦИИ в область столбцов, поля ПОКУПАТЕЛЬ и ПРОИЗВОДИТЕЛЬ в область строк, а поле СУММА СДЕЛКИ в область данных.

34

ласть столбцов. После чего можно просматривать информацию по каждому Производителю с отдельности, а также по Дате сделки.

11. Изменить в исходной таблице «Линолеум» на «Ковровое покрытие», поместить курсор в сводную таблицу и в ее контекстном меню выбрать команду ОБНОВИТЬ или на вкладке ПАРАМЕТРЫ в группе кнопок Данные кнопку Обновить.

4.3 Работа с документами в СУБД MS ACCESS

Практическое задание № 1

1. Запустить программу MS Access (ПУСК ПРОГРАММЫ Microsoft Office Microsoft Access). В окне выбрать переключатель Новая база данных ОК. Сохранить файл на диске D:\Мои документы

в своей папке под именем Кадры.mdb

2.Создать в режиме Конструктора (см. рис.) три таблицы (Таблица №1

Сотрудники, Таблица №2 Оклады, Таблица №3 Личные данные), и три одноименных автоформы на основе созданных таблиц. Заполнить таблицы данными с помощью форм.

Для создания таблицы на вкладке ТАБЛИЦЫ кликнуть по кнопке СОЗДАТЬ, далее в окне НОВАЯ ТАБЛИЦА выбрать режим Конструктора (ОК). В режиме Конструктора задать имена и типы полей (см. таблицы), сохранить таблицу, нажав на кнопку «Сохранение» на панели инструментов.

3.Создать три одноименных формы на основе созданных таблиц. Для создания формы на вкладке ФОРМЫ кликнуть по кнопке СОЗДАТЬ

Автоформа в столбец и в качестве источника данных выбрать уже созданную таблицу. Сохранить форму можно при закрытии окна формы. В окне сохранения Форм задать имена Сотрудники, Оклады, Личные данные.

При создании таблицы Личные данные для поля Телефон определить тип Числовой в окне Свойства поля на вкладке Общие задать маску ввода ##-##-##

Пример: Личные данные для поля Телефон

36

Таблица №1 Сотрудники

Таблица №3 Личные данные

37

4.В режиме конструктора откройте форму Оклады. Удалите надпись и поле Количество детей. После чего на Панели элементов выбрать

ВИД ПАНЕЛЬ ЭЛЕМЕНТОВ выберите кнопку Поле со списком. Настроить поле с помощью МАСТЕРА. На первом шаге выбрать способ получения значений элементов списка – Будет введен фиксированный набор значений. На следующем шаге в ячейки столбца 1 ввести значения 0; 1; 2; 3. ДАЛЕЕ. Запомнить значение, которое содержит поле со списком. ДАЛЕЕ. Задать подпись, которую содержит поле со списком Количество детей. ГОТОВО. Выделить поле со списком. В контекстном меню для поля выбрать пункт Свойства. В окне Свойства на вкладке Данные для свойства ДАННЫЕ выбрать в ниспадающем списке КОЛИЧЕСТВО ДЕТЕЙ. Закрыть окно Свойства. Сохранить и закрыть форму Оклады и открыть ее в режиме формы. Если не появилось окно Мастера, то необходимо самостоятельно настроить поле со списком в окне Свойства. На вкладке ДАННЫЕ выбрать следующие свойства

Задание: аналогичного изменить форму Сотрудники так, чтобы она содержала поле со списком ДОЛЖНОСТИ.

5.Заполните таблицы данными (см. табл. 1….) с помощью форм, выбирая из списка количество детей и названия должностей.

6.Откройте форму Сотрудники в режиме формы. Для просмотра записей о сотрудниках различных отделов используйте кнопку Фильтр

38

по выделенному . Например, для фильтрации курсор устанавливается в поле Отдел и нажимается кнопка Фильтр по выделенному на панели инструментов. Для отмены фильтрации нужно отжать кнопку Применение фильтра .

Задание: С помощью фильтра по выделенному определите количество сорудников в отделах Снабжения, Реализации и Контроля.

7.Откройте форму Оклады в режиме формы. Используя кнопку «Изменить фильтр» , просмотреть записи о сотрудниках, имеющих различное количество детей. Для этого нажать кнопку «Изменить фильтр». В ниспадающем списке поля Количество детей выбрать нужное значение и кликнуть по кнопке Применение фильтра. Для отмены отжать эту же кнопку на панели инструментов. Чтобы задать сложное условие на вкладке Найти внизу формы определить 1-е условие. Например: в поле Количество детей выбрать значение - 1,

на вкладке Или 2-е условие: в поле Количество детей выбрать значение - 2. Таким образом, можно просматривать записи сотрудников, имеющих одного или двух детей. Задание: просмотрите и подсчитайте записи с данными о сотрудниках, имеющих заданное количество детей (1-го ребенка; 2-х детей; 3-х детей; 0 детей; 1-го или 2-х детей).

8. Для установки связи между таблицами в меню выбрать команду СЕРВИС СХЕМА ДАННЫХ, после чего добавить все созданные таблицы и установить между ними связи по полю ТАБЕЛЬНЫЙ НОМЕР, протянув курсором мыши связь от соответствующего поля одной таблицы к другой.

9. В режиме Конструктора создать следующие запросы:

ОКЛАД с полями (Фамилия; Имя; Отчество; Табельный номер; Оклад). Задать условие отбора для поля Оклад > 10000. Открыть запрос и просмотреть записи.

БЕЗДЕТНОСТЬ с полями (Фамилия; Имя; Отчество; Количество детей). В поле Количество детей условие отбора =0 и отключить Вывод на экран, сняв флажок в поле Количество детей.

ДОЛЖНОСТИ с полями (Фамилия, Отдел; Должность). В условии отбора ввести [введите должность:]. Открыть запрос и ввести одно из значений, содержащихся в поле должность (например: менеджер).

ПРИНЯТЫЕ_ЗА_4_ГОДА с полями (Фамилия, Имя, Отчество; Дата приема). В условии отбора задать вывод записей сотрудников, принятых в период с 01.01.00 по 01.01.04. Для этого задать условие, используя логические операторы.

39

10. На вкладке ЗАПРОСЫ, с помощью контекстного меню скопируйте и вставьте запрос Должности, при вставке присвойте имя запросу Все_должности. Измените запрос в режиме Конструктора удалите Условие отбора [введите должность:].

11. На основе запроса создайте Отчет с помощью Мастера отчетов. Просмотреть отчет, как он будет выглядеть при печати можно выделив его имя на вкладке Отчеты и нажать кнопку ПРОСМОТР.

40