Экономическая информатика. Учебно-методическое пособие

Базы данных создаются на федеральном и региональном уровне. На федеральном уровне созданы следующие базы данных:

-Многоотраслевая оперативная база статистических данных;

-Отраслевые БД (промышленность, Финансы, Торговля; Внешнеэкономические связи) используемые для выпуска сборников и аналитических справок;

-Проблемно-ориентированные БД.

На региональном уровне созданы следующие базы данных по отраслям: промышленность, капитальное строительство, транспорт, торговля и другим, экономическим структурам.

Программный комплекс БД обеспечивает следующие функциональные возможности для пользователя:

-выполнение регламентных запросов,

-описание макетов выходных форм таблиц и получение данных по не регламентным запросам,

-изменение полученной таблицы посредством отбора и перестановки граф,

-описание и получение расчетных показателей,

-экспорт данных в формат электронных таблиц.

Защита баз данных от несанкционированного доступа обеспечивается за счет установки соответствующих паролей и прав обращения к данным.

Данные регистров промышленных предприятий позволяют анализировать деятельность промышленных предприятий, а также выдавать сведения в виде таблиц.

2.3 Особенности информационного, программного обеспечения и технологий

Информационное обеспечение должно снабжать пользователей информацией для выполнения профессиональных обязанностей. Система должна иметь возможность распределенного хранения и обработки информации, накопления в банках данных, должна обеспечивать информационную взаимосвязь между подсистемами. Информационное обеспечение состоит из вне машинного и внутри машинного обеспечения.

Вне машинное – это совокупность систем показателей, классификации и кодирования информации. Показатели содержатся в документах. В системе действует унифицированная система документации. Важной составляющей вне машинного информационного обеспечения является

11

система классификации и кодирования. Она служит для сокращения временных и трудовых затрат при обработке данных.

Внутри машинное информационное обеспечение. Информация пред-

ставляется в виде массивов, баз данных, банков данных. Информационное обеспечение включает информационно-справочные системы: БД по законодательным и нормативным актам; БД инструктивных и методических материалов; БД по общеправовым вопросам.

Основой информационной технологии являются персональный компьютер (ПК).

3. Современное программное обеспечение для решения экономических задач

3.1 Пакеты прикладных программ

Все программы по характеру использования можно разделить на два класса:

1.Унитарные, предназначенные для разработчиков ПО, не предназначены для широкого распространения.

2.Программные продукты – для удовлетворения потребностей пользователей, предназначены для широкого применения и продажи.

Программные продукты можно классифицировать по сфере использования:

Системные ориентировано на квалифицированных пользователей: системных программистов, администраторов сети, прикладных программистов, операторов. Фирмы производители: IBM, Microsoft, UNISYS, Novell.

Прикладное программное обеспечение это пакеты прикладных программ (ППП), которые составляет основу ИС. Пакеты прикладных программ (ППП) представляют собой широкий набор программных средств для персональных компьютеров, которые применяются во всех сферах деятельности. Прикладное программное обеспечение классифицируется по различным признакам:

Проблемно-ориентированные ППП;

ПППавтоматизированного проектирования;

ПППобщего назначения;

Офисные ППП.

12

Проблемно-ориентированные ППП самый распространенный класс программных продуктов, который включает в свой состав ППП

функционального назначения. Например, к этому классу относятся:

ПППавтоматизированного бухгалтерского учета;

ПППфинансовой деятельности;

ПППуправления персоналом;

ПППуправления материальными запасами;

ПППуправления производством;

Банковские информационные системы;

ППП общего назначения.

Данный класс программ содержит широкий перечень программных продуктов, поддерживающих информационные технологии пользователей.

В качестве инструментария современных компьютерные технологий используются следующие виды программных продуктов для персональных компьютеров:

средства подготовки текстовых документов (текстовые редакторы, текстовые процессоры, настольные издательские системы); средства обработки финансово-экономической информации (табличные редакторы, процессоры); системы управления базами данных, средства презентационной графики,

экспертные системы, информационные системы функционального назначения, программы управленческой деятельности, средства повышения производительности (программы-органайзеры,

программы электронной почты, записные книжки, календари и т.п.), интегрированные системы.

Средства подготовки текстовых документов это текстовые ре-

дакторы, текстовые процессоры, настольные издательские системы. Редакторы и процессоры позволяют: вводить информацию, редактировать, осуществлять поиск ошибок, подготовку к печати. Издательские системы применяются при создании печатной продукции: книг, журналов, буклетов. Они позволяют создавать документы высокого печатного качества для вывода на лазерные принтеры и фотонаборные автома-

ты. Например: Adobe Page Maker, Adobe Illustrator, Ventura Publisher.

Средства обработки финансово-экономической информации это

табличные редакторы и процессоры. Используются при работе с числовыми данными для составления аналитических обзоров. К таким программам относят табличные процессоры MS Excel, Lotus 1-2-3

13

Corel, а также специальные программы: бухгалтерские, банковские, финансово-экономического анализа и планирования.

СУБД – позволяют анализировать деятельность промышленных предприятий, а также выдавать сведения в виде таблиц (наиболее популярным является СУБД MS ACCESS).

Web-браузеры и программы для работы с электронной почтой. В

настоящее время основными информационным ресурсом является Интернет. Для просмотра информации используются Web-браузеры. Для обмена информацией в сети используются программы электронной почты, которые организуют доставку почты в любую часть света, рассылку документов внутри организации, проведения совещаний специалистов.

Экспертные системы это программы, позволяющие выполнять качественный анализ исходных данных в определенной области и принимать обоснованные решения. Они проводят анализ, выполняют классификацию, ставят диагноз, выдают консультации. В настоящее время применяют экспертные системы уровня «Ассистент». Эти системы накапливают знания и опыт наиболее квалифицированных экспертованалитиков.

Системы управления документами и электронного документообо-

рота. Они используются для автоматизации поиска, управления, хранения электронных документов. С помощью них формируются платежные поручения, приходно-расходные кассовые ордера, накладные и другие первичные экономические документы. Системы управления документами и электронного документооборота позволяют создавать шаблоны и бланки документов, определять схемы движения документов в организации. Для каждой точки маршрута можно устанавливать право просмотра и редактирования. Такие системы имеют следующие возможности: управление архивом документов, совместимость с MS Office, возможность преобразования сканированных документов в формат одного из приложений MS Office.

Средства подготовки презентаций (к примеру, Power Point) – пред-

назначен для демонстрации текстовых и графических материалов на экране монитора или специальных экранах.

Системы управления проектами предназначены для управления материальными, техническими, кадровыми, информационными ресурсами.

Личные информационные системы (органайзеры) предназначены для информационного обслуживания конкретного специалиста, для планирования личного времени, напоминания о сроках запланирован-

14

ных мероприятий, ведения электронных книжек, картотек. Например:

MS Outlook, Golden Section Organizer.

3.2. Интегрированные системы, назначение и использование

Интегрированные системы представляют собой комплекс программ, совместимых между собой, которые обеспечивают пользователю единую информационную среду. Пользователи интегрированных пакетов имеют унифицированный интерфейс, который облегчает их освоение. Относительными особенностями этих программных средств являются:

полнота информационных технологий для конечных пользователей, диаграммы, стандартное построение и работа с окнами,

общий сервис (например, словари и проверка орфографии, построители),

возможность создания документов, используя возможности различных программ, входящих в интегрированный комплект.

Интегрированные пакеты эффективны и при групповой работе в сети. Так, из прикладной программы, в которой находится пользователь, можно отправить сообщение другим пользователям в виде объектов по сети или через электронную почту.

К типовым интегрированным системам относятся:

Microsoft Office (Microsoft); Smart Suite (Lotus);

Star Office (Sun Microsystem); MS Works (Microsoft).

Наиболее популярной интегрированной системой является Microsoft Office. Данный класс, включает программные комплексы, обеспечивающие организационное управление офисом. Автоматизация офиса призвана заменить рутинную ручную работу на автоматизированные технологии. В состав интегрированного пакета Microsoft Office входят:

Текстовый процессор Word; Электронные таблицы Excel;

СУБД Access;

Программы подготовки компьютерных презентаций Power Point; Программа для работы с графикой Picture Manager;

Программа планирования рабочего времени, работы с электронной почтой, новостями Outlook (включая: электронную записную книжку, электронный календарь, органайзер);

15

Средства проверки орфографии, конвертации текстовых форматов

идругие вспомогательные программы.

3.3Органайзеры (планировщики)

Органайзеры это программное обеспечение для планирования рабочего времени, составления протокола встреч, расписаний, ведение записной и телефонной книжки. Например, приложение MS Office Outlook.

Программы-переводчики, средства проверки орфографии и распознавания текста включают в свой состав:

программы-переводчики, которые создают подстрочник на указанном языке,

словари орфографии для проверки текстов, программы для распознавания считанной сканерами информации

ипреобразования ее в текстовое представление.

Внастоящее время самыми популярными являются: PROMT Express, PROMT Professional, PROMT Standart, PROMT Stylus, ABBY Lingvo,

Арсеналъ СОКРАТ, SDL International TRADOS.

3.4 Функциональные программы экономических информационных систем

Системы управления проектами. Такие программы предназначены для управления материальными, техническими, финансовыми, кадровыми, информационными и другими ресурсами. Наиболее значимым представляется стратегическое планирование – бюджетно-финансовое, долгосрочное экстраполятивное, стратегическое. Бюджетнофинансовое. Программные продукты: Hiperion Pillar – автоматизирует бюджетирование.

Стратегическое планирование. Включает: стратегическое прогнозирование решает задачи оценки существующего состояния объектов, основных тенденций их развития, влияния факторов внешней и внутренней среды; программирование – разработка проектов стратегических программ; проектирование – проекты стратегических планов различных уровней экономики.

Программные продукты: Project Expert 4.2 фирма Инвест-

Колсалтинг. Основные задачи: детальное описание и проектирование деятельности любого предприятия с учетом изменения параметров внешней среды; разработка плана развития предприятия; определение схемы финансирования предприятия; определение схемы финансиро-

16

вания предприятия; апробирование различных сценариев развития предприятия; подготовка финансовых отчетов; проведение всестороннего анализа предприятия.

3.5 Классификация и кодирование

Идентификация объектов

Каждый объект обладает определенным набором признаков, выделяющих его из множества других похожих объектов. При хранении информации о них возникает необходимость идентификации конкретного объекта либо группы подобных объектов. Так для решения задач материально-технического обеспечения необходимо получить информацию о конкретных марках, моделях, артикулах, типах, полностью их идентифицирующих.

Среди наиболее часто используемых можно назвать следующие методы идентификации объектов:

1.Метод уникальных наименований является, пожалуй, самым древним. Наименование используются в сочетании «объект – имя» или «имя – объект» и широко применяются в системах обработки информации.

2.Метод цифровых номеров, присваиваемых объектам, являются одним из самых широко применяемых. Порядковой номер присваивается объекту специальным органом, который определяет нумерацию (поезд, группа, номера домов и т.д.).

3.Метод условных обозначений, особенно широко применяется при идентификации продукции и документов.

3.6Классификация объектов

Сразвитием компьютерных систем вопросы информационной совместимости приобретают особо актуальный характер, так как связаны с унификацией и стандартизацией информационного обеспечения, направленных в первую очередь на разработку единых принципов идентификации, классификации и кодирования информации о различных объектах.

Рассмотрим ряд терминов, необходимых для классификации объектов:

- условное обозначение – набор составленных по определенным правилам букв, цифр и других знаков, обеспечивающий идентификацию объекта;

17

-классификация – разделение множества объектов на группировки по их сходству или различию в соответствии с принятыми правилами;

-код – знак или совокупность знаков, присваиваемых объекту с целью его идентификации;

-кодирование – присвоение объекту уникального кода;

-классификатор – официальный документ, представляющий собой систематизированный свод наименований и кодов объектов клас-

сификации; Классификация различных объектов широко используется в миро-

вой и отечественной практике для сбора, обработки и представления необходимой информации. Можно сказать, что классификация это основа систематизации объектов, которая в свою очередь является первым этапом работ по унификации и стандартизации. Результатом работ по классификации и кодированию технико-экономической и социальной информации (ТЭИ) является создание классификаторов ТЭИ. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации и национальные стандарты представляют собой национальную систему стандартизации.

В зависимости от области кодирования классификаторы подразделяют на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Объектами классификации ОКПО являются юридические лица, индивидуальные предприниматели, филиалы, представительства, организации, осуществляющие свою деятельность. Основным кодом в общероссийском классификаторе предприятий и организаций является код ОКПО. Код ОКПО обеспечивает однозначную идентификацию хозяйствующего субъекта Российской Федерации. Этот код является основным в государственных информационных системах и используется в качестве идентификатора при межведомственном обмене, а также для интеграции федеральных баз данных и иных информационных ресурсов о хозяйствующих субъектах

3.7 Кодирование

Кодирование представляет собой присвоение кодов объекту или группе объектов, позволяющее заменить несколькими знаками (символами) наименования этих объектов. С помощью кодов обеспечивается идентификация объектов максимально коротким способом. Классификационные методы кодирования разделяются на два типа: последовательный и параллельный.

18

Последовательный метод – используется при иерархическом методе классификации, когда множества разделяются на подмножества, определяющие количественный состав признаков на каждом уровне деления.

Параллельный метод используется при фасетной классификации объектов, когда коды присваиваются фасетам и признакам независимо друг от друга. В этом случае структура кодового обозначения определяется фасетной формулой. Данный метод хорошо приспособлен для машинной обработки и решения технико-экономических задач, характер которых часто меняется.

4. Обработка экономической информации программными средствами

(Задания для самостоятельной работы студентов)

4.1 Работа с документами сложной структуры в текстовом процессоре MS Word

Текстовый процессор MS Word предоставляет пользователю возмож-

ность для работы с большими документами. Большим документом

называется документ, имеющий сложную структуру. Под структурой документа понимается схема, определяющая взаиморасположение элементов в документе и взаимосвязь его составных частей. Так, например, в структуре дипломной или курсовой работы на самом высоком уровне иерархии находится название работы, далее следуют названия глав, разделов, подразделов и т.д. На самом низшем уровне располагается текст, таблицы, иллюстрации или формулы.

Большое значение имеет правильное структурирование документа. Число уровней иерархии документа должно быть согласовано с объемом и важностью информации, которая в нем заключена.

При создании большого документа применяются различные подходы. Приступая к разработке документа, необходимо сначала создать структуру, а затем набирать текст. Однако можно выполнить структурирование документа после того, как он будет создан. Процесс структурирования заключается в следующем: находясь в режиме просмотра структуры документа, с помощью кнопок панели инструментов «Структурирование» нужным абзацам присваиваются уровни (Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д.). После этого абзац становится заголовком, оформленным в определенном стиле. Заголовки могут автоматически

19

нумероваться и, на их основе может создаваться оглавление документа. Благодаря использованию стилей при оформлении заголовков, достаточно изменить шрифт или его начертание, и это автоматически отобразится на всех заголовках данного уровня, использующих данный стиль.

Чтобы переключиться в режим просмотра структуры документа, необходимо выбрать в меню «Вид» команду «Структура». На экране появится панель инструментов «Структурирование».

Рассмотрим создание структуры документа на примере «Планирование рекламной кампании».

Технология создания структуры документа

1Перейти в режим структуры документа, выбрав в меню «Вид / Структура».

2Набрать названия глав, разделов и подразделов (согласно представленному примеру).

3Используя описанные выше кнопки панели инструментов

«Структурирование», повысить (понизить) каждый абзац до нужного уровня.

4. Пронумеруем заголовки нашего примера указанным способом.

1 В качестве примера даны фрагменты из книги А. Дейяна «Реклама»

Рис. 1. Структура документа и Сноска

Чтобы поместить текст, нужно, находясь в данном режиме, добавить в каждый раздел одну пустую строку, а затем перейти в режим «Разметка страницы» и набрать соответствующий текст.

Для выполнения автоматической нумерации заголовков выбрать в меню «Формат / Список» и в открывшемся диалоговом окне выбрать нужный стиль нумерации и нажать кнопку «ОК». В результате этих

20