Стандарты организации в системе управления качеством. Учебное пособие

4.3.Определение содержания стандарта организации

Сцелью исключения противоречий и дублирования требований вышестоящих документов подход к определению структуры и содержания стандартов организаций следует осуществлять в следующей последовательности (рисунок 5):

- установление объекта стандартизации и области применения стандарта организации. Объектами стандартизации могут быть: продукция, услуги, процессы, термины и определения, методы контроля и другие. Область применения стандарта устанавливает подразделения организации, функции сотрудников, при осуществлении которых следует руководствоваться положениями разрабатываемого документа;

- анализ положений федеральных законов РФ, технических регламентов, постановлений Правительства РФ, распоряжений министерств. Анализ проводится с целью определения обязательных требований к объекту стандартизации

впланируемой области применения;

-анализ документов по стандартизации (ГОСТ Р, ПНСТ, ПР, Р, ИТС, ISO, IEC) с целью определения существующих стандартизованных подходов к выбранному объекту стандартизации;

-определение модели процесса (если стандарт разрабатывается на вид деятельности: проектирование, производство, контроль) или компонентов системы, содержащей требования к продукции. Так как зачастую разработка стандартов организаций ведется с учетом требований систем менеджмента (например, ISO 9000 – системы менеджмента качества, ISO 14000 – системы экологического менеджмента), такой порядок определения содержания стандарта как раз учитывает принцип процессного подхода;

-определение последовательности разделов стандарта и разработка требований к объекту стандартизации с учетом положений ГОСТ Р 1.4-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты организаций. Общие положения».

21

Установление объекта стандартизации и области применения стандарта организации

Анализ положений законодательных актов, с целью выявления обязательных требований к объекту стандартизации

Анализ документов по стандартизации с целью определения существующих стандартизованных подходов к выбранному объекту стандартизации

Определение содержания стандарта с применением принципа процессного подхода

Разработка требований к объекту стандартизации – наполнение элементов структуры стандарта

Рисунок 5 – Определение структуры и содержания стандартов организации

4.4. Правила построения и оформления стандартов организации, требования к содержанию их отдельных структурных элементов

Стандарты организаций состоят из отдельных элементов, состав которых установлен ГОСТ 1.5-2001 «Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению».

Титульный лист и последующие страницы стандарта оформляют по форме, приведенной ниже.

На титульном листе стандарта приводят следующие данные:

-полное наименование организации, в которой планируется внедрение стандарта;

-обозначение стандарта, например, СТО 7.5-1-2017;

-наименование стандарта.

Правила обозначения стандартов устанавливаются организацией самостоятельно. Чаще всего при обозначении (присвоении идентификационного номера) придерживаются структуры стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Системы менеджмента качества. Требования». Например: «СТО 7.5-1-2017», где: СТО – аббревиатура стандарта организации; 7.5 – номер пункта

22

ГОСТ Р ИСО 9001, в котором установлены требования по управлению документацией и записями; 1 – порядковый номер стандарта в разделе 7.5; 2017 – год утверждения стандарта.

Такой порядок идентификации документа позволяет быстро и однозначно определить статус документа при систематизированном хранении, поиске, применении.

На следующей странице после титульного листа размещают предисловие. Предисловие начинают с соответствующего заголовка, который помещают в верхней части страницы, посередине, записывают с прописной буквы и выделяют полужирным шрифтом.

В предисловии стандарта приводят общие сведения о данном стандарте. Общие сведения о стандарте нумеруют арабскими цифрами и располагают в последовательности и с использованием типовых формулировок, приведенных ниже.

При подготовке стандарта на странице, на которой приводят элемент «Предисловие», в нижней части страницы размещают знак авторского права на опубликование и распространение стандарта и приводят следующую информацию: «Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен без разрешения руководства организации».

23

Форма титульного листа стандарта организации

Наименование организации

Утверждаю Руководитель организации

____________ Ф.И.О. «___»_________ 20 __ г.

Учтенная копия № __

Наименование стандарта организации

Проект

Город, год

24

Форма листа «Предисловие» стандарта организации

Предисловие

Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации», а правила применения стандартов организации - ГОСТ Р 1.4-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты организаций. Общие положения».

Сведения о стандарте

1 РАЗРАБОТАН

полное (в скобках - сокращенное) наименование юридического лица или фамилия и инициалы физического лица, разработавшего стандарт, или информация о том, что стандарт разработан рабочей группой с указанием ее состава

2 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ

дата введения в действие и номер ор- ганизационно-распорядительного документа (приказа руководителя организации)

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ (или ВЗАМЕН – указывается, взамен какого стандарта введен данный проект документа)

© Наименование организации, год

Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен без разрешения руководства организации.

25

Форма листа «Содержание» стандарта организации

Содержание

1 Область применения

2 Нормативные ссылки

3 Термины и определения

4…

5…

Приложение А Приложение Б Приложение … Библиография

Элемент «Область применения» содержит характеристику объекта стандартизации и определяет подразделения организации, функции сотрудников, при осуществлении которых следует руководствоваться положениями разрабатываемого документа.

Элемент «Нормативные ссылки» приводят в стандарте, если в тексте предусмотрены ссылки на документы по стандартизации. В элементе «Нормативные ссылки» приводят перечень ссылочных документов в области стандартизации, который излагают в следующем порядке:

-межгосударственные стандарты (ГОСТ);

-национальные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);

-общероссийские классификаторы (ОК);

-своды правил (СП);

-предварительные национальные стандарты (ПНСТ);

-стандарты организаций (СТО).

Перечень ссылочных нормативных документов начинают со слов: «В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие документы».

В перечне ссылочных нормативных документов указывают обозначения и наименования этих документов и размещают их в порядке возрастания регистрационных номеров обозначений.

После перечня ссылочных нормативных документов приводят примечание: «При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов (сводов правил и/или классификаторов) в информационной системе общего пользования - на официальном сайте www.gost.ru Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт) в сети Интернет или по ежегодно издаваемому информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на

26

1 января текущего года, и по выпускам ежемесячно издаваемого информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год, а также в Федеральном информационном фонде стандартов».

В элемент «Нормативные ссылки» включают информацию только об утвержденных (принятых) документах. В проекте стандарта допускается приводить информацию о проектах документов, взаимосвязанных с разрабатываемым, если обеспечена одновременность их утверждения и/или введения в действие.

Элемент «Термины и определения» включают в стандарт для определения терминов, не стандартизованных в Российской Федерации на национальном уровне. Стандартизованным на национальном уровне считают термин, установленный в национальном стандарте Российской Федерации или межгосударственном стандарте.

Если в стандарте необходимо использовать значительное число (более пяти) обозначений и/или сокращений, то для их установления используют один из следующих элементов стандарта: «Обозначения и сокращения».

Нормативные положения основной части стандарта оформляют в виде разделов, состав и содержание которых устанавливают с учетом особенностей объекта стандартизации, а также общих требований к содержанию стандартов, установленных ГОСТ 1.57 (раздел 7), и требований, установленных в отношении отдельных объектов и аспектов стандартизации, например, ГОСТ Р 549302012 «Разработка стандартов на услуги. Рекомендации по учету нужд потребителя».

Материал, дополняющий нормативные положения основной части стандарта, оформляют в виде приложений с соблюдением правил, установленных ГОСТ 1.5 (подраздел 3.12). Если в стандарте даны справочные ссылки, то в стандарт включают элемент «Библиография» с соблюдением правил, установленных ГОСТ 1.5 (подраздел 3.13).

Если в стандарте дана справочная ссылка на документ, информация о котором приведена в элементе «Нормативные ссылки», то информацию об этом документе в элементе «Библиография» не приводят.

Библиографические данные приводят на последней странице стандарта. В библиографические данные стандарта включают:

-индекс Универсальной десятичной классификации (УДК);

-код группы или подгруппы по Общероссийскому классификатору стандартов (ОКС)8, к которой относится стандарт;

-ключевые слова.

Ключевые слова, относящиеся к объекту стандартизации, приводят в том порядке, в котором эти слова приведены в заголовке стандарта.

7 ГОСТ 1.5-2001 Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению.

8 (ОКС) ОК (МК (ИСО/ИНФКО МКС) 001-96) 0012000 Общероссийский классификатор стандартов.

27

4.5. Согласование, экспертиза, утверждение и введение в действие стандарта организации

Разработанный стандарт организации получает статус «проект», о чем делается отметка на его титульном листе.

Проект документа поступает на согласование всем заинтересованным лицам вместе с прикрепленным к нему листом согласования. Лист согласования содержит информацию: должность, подпись, Ф.И.О. согласующего лица, замечания к документу.

Форма листа согласования стандарта организации

После окончания согласования разработчик документа анализирует информацию, указанную в листе согласования, и проставляет отметки о принятии/непринятии замечаний по проекту. По всем принятым замечаниям в проект документа вносятся соответствующие изменения.

Перед утверждением стандартов организации на продукцию, поставляемую на внутренний и (или) внешний рынок, на работы и услуги, выполняемые организацией на стороне, проводят их экспертизу.

Экспертизы проекта стандарта могут проводиться силами специалистов и/или экспертов организации, разработавшей проект стандарта. При необходимости проект стандарта может быть направлен в специализированные организации для проведения экспертиз:

-метрологической;

-терминологической;

-научно-технической;

-правовой;

-патентной;

-на соответствие национальным стандартам;

-нормоконтроль.

Организация также может представлять его для экспертизы в соответствующий технический комитет по стандартизации (ТК). ТК организует проведение экспертизы проекта стандарта и направляет заключение по проекту в представившую его организацию.

28

Стандарты организации утверждает руководитель организации приказом и (или) личной подписью на титульном листе стандарта. При утверждении стандарта приказом дату введения его в действие устанавливают в данном распорядительном документе. При утверждении стандарта организации личной подписью руководителя дату введения стандарта в действие приводят в Предисловии.

Порядок согласования проекта стандарта организации со структурными подразделениями осуществляют в соответствии с правилами, установленными в организации.

Стандарты организации утверждают, как правило, без ограничения срока действия. По решению организации срок действия стандарта организации может быть ограничен.

4.6. Тиражирование, учет и рассылка стандарта организации

Порядок тиражирования, учета и рассылки стандартов устанавливается организациями самостоятельно.

Ответственным держателем контрольного экземпляра (оригинала) стандарта организации, как правило, назначается инженер по стандартизации. На каждый документ может быть создана Карточка учета по форме, приведенной ниже.

Инженер по стандартизации осуществляет тиражирование стандарта и рассылку учтенных копий в подразделения организации, о чем делает запись в Карточке учета. На титульном листе каждой копии документа указывается его учтенный номер.

Форма карточки учета стандарта организации

Карточка учета стандарта организации

___________________________________________________

(наименование стандарта, дата введения в действие)

29

4.7. Актуализация, внесение изменений и переиздание стандарта организации

Проверка стандартов организации на актуальность проводится с целью исключения применения устаревших требований и может быть двух видов: периодическая (плановая, в том числе при внутренних аудитах) и внеплановая.

Инженер по стандартизации осуществляет периодическую проверку и анализ документа на его соответствие требованиям и существующей практике не реже одного раза в год или по необходимости. Периодичность проверки устанавливается разработчиком при подготовке проекта документа.

Внеплановые проверки документации проводятся в случаях:

-выявления несоответствий при производстве продукции, выполнении работ или предоставлении услуг вследствие осуществления деятельности на основании неактуализированной документации;

-изменения требований документации или потребителей;

-совершенствования услуг, организационной структуры;

-установления дополнительных требований к объекту стандартизации. Актуализация стандарта организации включает в себя:

-проверку на приемлемость его требований и норм;

-проверку на наличие в нем ранее введенных изменений;

-проверку на предмет его состояния: комплектности, внешнего вида;

-внесение изменений и проведение корректирующих действий по результатам проверки.

Актуализации должны быть подвергнуты все имеющиеся учтенные экземпляры стандартов организации.

Результатом проверки является одно из решений:

а) стандарт пригоден для дальнейшего использования; в этом случае срок действия документа продлевается;

б) требуется корректировка документа с выпуском изменения; в этом случае инициируется процесс разработки и внесения изменений;

в) стандарт подлежит аннулированию; в этом случае инициируется процесс аннулирования и изъятия;

г) требуется разработка новой версии документа; в этом случае инициируется процесс переиздания.

По принятию изменения заполняется лист изменений к документу, который утверждается руководителем (заместителем руководителя) организации. Оформленный лист изменения передается инженеру по стандартизации для регистрации изменения и рассылки копий листа изменений всем держателям учтенных экземпляров документа, которые в дальнейшем хранятся в подразделениях вместе с документом.

30