Документационное обеспечение. Учебное пособие
.pdfзафиксированная в документе. Дату записывают разделенной точками – трехчленное число из арабских цифр, по две каждый элемент:
первый – число месяца; второй – порядковый номер месяца;
третий – две последние цифры года.
Если число месяца или его порядковый номер – число однозначное, перед ним ставят ноль, например: 15.03.98; 04.10.98.
Текст является важным реквизитом всех документов. Он должен быть аргументированным, кратким и понятным с четким и логичным изложением мысли. В тексте документа необходимо изложить:
1)задачи, цели, мотивы создания документа;
2)выводы, предложения, решения, распоряжения и
просьбы.
Договор поставки Договор – тот, по которому организация-поставщик
обязуется передать в определенные сроки организации-покупателю (заказчику) в собственность или оперативное управление определенную продукцию, а организация-покупатель обязуется принять продукцию к оплате по установленным ценам.
Образец 1
ДОГОВОР
"__" __________ _____ г.
_____________(наименование организации, предприятия)
_____________(должность, фамилия, имя и отчество), действующего на основании________, назван. далее Поставщик, с одной стороны, и _____________________ (наименование организации, предприятия) в лице____________ (должность, фамилия, имя, отчество), действующего на основании___________, назван далее Покупатель, с другой стороны, заключили настоящий Договор о нижеследующем: …
Покупатель _________
Продавец ________
МП МП
81
Договор подряда Договор подряда – это договор, по которому предприятие
(организация)-подрядчик обязуется выполнить объем работ предприятию (организации)-заказчику.
Реквизиты:
1)название документа;
2)место и дата заключения договора;
3)вводная часть (названия сторон, которые заключают договор, должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, с указанием их полномочий);
4)предмет договора (точное определение вида выполняемых работ);
5)срок исполнения;
6)требования к выполняемым работам;
7)общая сумма договора;
8)стоимость работ;
9)порядок изложения споров;
10)юридические адреса сторон;
11)подписи и печати сторон, заключивших договор. Приложением к договору, как правило, могут быть: особые
условия договора, графики сдачи работ, передачи заказчиком оборудования, материалов. Ими могут быть внутреннестроительный титульный список, справка по обеспечению и финансированию робот.
Договор о материальной ответственности Договор о материальной ответственности – это договор,
по которому одна сторона (материально ответственное лицо) принимает на себя полную материальную ответственность за принятые материальные ценности и обязывается соблюдать установленные правила приема, хранения, отпуска и учета их, а другая сторона (предприятие или организация, которой принадлежат материальные ценности) обязуется создать материально ответственным лицам нормальные условия труда и производственную обстановку, что обеспечивает сохранность сданных ими на хранение материальных ценностей.
Заключенный договор о материальной ответственности обеспечивает бесспорное взыскание с материально ответственных
82
лиц стоимости материальных ценностей, недостаток которых проявляется. Такие договоры подписывают при назначении материально ответственных лиц на роботу. Реквизиты:
1)название документа (договор);
2)место и дата заключения договора;
3)название сторон – должности, фамилии, имена и отчества тех, кто заключает и подписывает договор;
4)обязательства материально ответственного лица;
5)обязательства предприятия (организации);
6)срок действия договора;
7)адреса сторон;
8)подписи лиц, заключающих договор;
9)печать предприятия (организации).
Такой документ составляется в двух экземплярах: 1-й экземпляр хранится в отделе кадров предприятия (организации) в личном деле материально ответственного лица; 2-й экземпляр передается работнику, который подписал договор.
Договоры визируются юрисконсультом и главным (старшим) бухгалтером предприятия (организации).
Образцы договоров по другим вопросам Образец 1
Договор о залоге имущества (с оставлением имущества у залогодателя)
г. ____________ __\__\__20__ г.
_________ и (наименование организации, предприятия) в лице________________, действующего на основании____________, назван далее Залогодатель, с одной стороны, и ______________
(наименование организации, предприятия) в лице______________, действующий на основании_____________ назван далее Залогодержатель, с другой стороны, заключили договор о нижеследующем далее: …
ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА, РЕКВИЗИТЫ И ПОДПИСИ СТОРОН
Залогодатель: _______
Залогодержатель: _______
Договор аренды
Образец 2
83
Арендодатель, с одной стороны, и Организация арендаторов, названная далее Арендатор, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем: ….
ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА СТОРОН:
Арендодатель: __________________
Арендатор: __________________
Подписи:
Арендодатель Арендатор
__\__\__20__ г.
Образец 3
ДОГОВОР АРЕНДЫ С ПРАВОМ ВЫКУПА
(место заключения договора)
___________20___г. (название организации) названная далее Арендодатель, в лице________________ (фамилия, имя, отчество, должность), действующего на основании Устава, с одной стороны, и___________ (название организации), названа далее Арендатор, в лице __________ (фамилия, имя, отчество), действующего на основании __________, _________, (постановление общего собрания членов организации арендаторов, устава), с другой
стороны, заключили настоящий Договор о нижеследующем далее Подписи Арендодатель _________ Арендатор _________
Образец 4
Товарообменный (бартерный) ДОГОВОР
__\__\__20__ г.
_______________(название предприятия – участника прямых связей в СНГ, с одной стороны) и___________ (название предприятия – участника прямых связей, с другой стороны), именуемые далее Стороны, заключили настоящий товарообменный (бартерный) договор о нижеследующем: …
Подписи представителей Сторон Договора
Образец 5
Договор купли-продажи ТОВАРОВ
__\__\__20__ г.
Предприятие, именуемое в дальнейшем (наименование) Продавец, в лице____________ (должность, фамилия, имя,
84
отчество), действующего на основании, с одной стороны, и
_____________, именуемое в дальнейшем (наименование) Покупатель, в лице_____________ (должность, фамилия, имя, отчество) действующего на основании, с другой стороны, заключили настоящий Договор о нижеследующем: …
ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА, РЕКВИЗИТЫ И ПОДПИСИ СТОРОН: ПРОДАВЕЦ ПОКУПАТЕЛЬ
Образец 6
ДОГОВОР о купле-продаже имущества ПРИ УЧАСТИИ ГРАЖДАН
Мы, ниже подписались_______________ (фамилия, имя, отчество, место жительства) назван далее Продавец
______________ (фамилия, имя, отчество) назван далее Покупатель, заключили настоящий Договор о нижеследующем: …
Подписи:
Продавца________ Покупателя_______
(Удостоверение нотариуса)
Договорная документация
Договорная документация непосредственно связана с хозяйственной деятельностью организации и оказывает прямое воздействие на скорость и точность принятых решений. Существуют следующие виды договорных документов:
• Преддоговорные документы (конкурсные, тендерные документы, коммерческие предложения);
•Договорные документы (дополнительные соглашения и собственно договоры);
•Первичные и производные документы (акты, счета и
т.п.).
Для заключения договора между контрагентами необходимо прежде всего провести проверку полномочий контрагента на заключение договора. Уполномоченное лицо должно удостовериться в наличии юридических прав или законных полномочий на подписание договора у представителя контрагента. Обычно договор подписывает директор или другое уполномоченное лицо. Для соблюдения правильности процедуры
85
нужно ознакомиться с оригиналами учредительных документов контрагента. К ним относятся:
•устав организации;
•протокол избрания руководителя организацииконтрагента на данную должность или приказ о его назначении;
•официальное удостоверение личности избранного руководителя (паспорт).
В случае заключения договора через доверенное лицо необходима доверенность, которая гарантирует полную юридическую силу подписи уполномоченного лица. К обязательным реквизитам доверенности относятся:
•название организации;
•описание полномочий поверенного;
•фамилия, имя, отчество и подпись руководителя, заверившего доверенность;
•печать организации;
•дата составления доверенности.
При подписании договора с юридическим лицом к нему прилагаются следующие документы:
•документ, подтверждающий полномочия представителя юридического лица (доверенность или соответствующее решение единоличного исполнительного органа);
•копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица или ИП;
•копия справки о внесении юридического лица в ЕГРЮЛ;
•копия свидетельства о постановке на учет в налоговом
органе;
•банковские реквизиты.
При подписании договора с ИП необходимо прилагать:
•паспорт;
•копию свидетельства о государственной регистрации ИП. При подписании договора с физическим лицом необходимо
прилагать паспорт.
Образцы документов хозяйственных договоров и документооборота предприятий с юридическим и налоговым комментарием.
Документы, обеспечивающие заключение, изменение и расторжение договора:
86
· Протокол записи деловой беседы.
Документы, фиксирующие предварительные итоги переговоров:
·Протокол о намерениях.
·Соглашение о сотрудничестве и организации
взаимоотношений.
· Протокол о результатах проведенных переговоров.
Документы, имеющие характер предварительного договора:
·Предварительный договор.
·Предложение заключить договор (оферта).
Документы, опосредующие урегулирование разногласий:
·Протокол разногласий к договору.
·Протокол согласования разногласий.
Документы, обеспечивающие заключение договора через посредников:
·Доверенность (на заключение договора).
·Доверенность (на заключение проекта договора).
·Доверенность (на ведение дела в Суде).
·Доверенность (на управление филиалом).
·Доверенность (представителю предприятия).
Документы, обеспечивающие изменение договора:
·Письмо с предложением изменить условия договора.
·Согласие на изменение условий договора.
·Соглашение об изменении и дополнении договора
подряда.
·Соглашение об изменении порядка исполнения договора.
·Соглашение о пролонгации договора подряда.
Перемена лиц в обязательстве:
·Письмо с информацией об уступке права требования.
·Соглашение об уступке права требования.
·Согласие на уступку договора.
·Соглашение об уступке договора.
·Письмо с просьбой о даче согласия на перевод долга.
·Согласие на перевод долга.
·Соглашение о переводе долга.
Расторжение договора и другие способы прекращения обязательств:
87
·Письмо об одностороннем расторжении договора.
·Письмо с предложением расторгнуть договор.
·Соглашение о расторжении договора.
·Письмо о зачете взаимных требований.
·Протокол о зачете взаимных требований.
·Соглашение о новации.
Способы обеспечения исполнения обязательств:
·Типовой договор о залоге с оставлением предмета залога
узалогодателя.
·Договор о залоге здания, сооружения, дома (ипотека)
·Договор о залоге имущества с передачей имущества залогодержателю (заклад).
·Договор о залоге товаров в обороте.
·Договор о залоге товаров в переработке.
·Договор о залоге ценных бумаг на предъявителя.
·Договор о залоге имущества (с оставлением имущества у залогодателя).
·Договор о закладе валютных средств.
·Договор о залоге доли в уставном капитале ТОО.
·Договор о залоге прав арендатора по договору аренды.
·Договор о залоге права требования по договору займа.
·Договор о залоге предприятия (ипотека).
·Договор поручительства.
·Гарантийное письмо.
·Гарантийное обязательство (солидарная гарантия).
·Гарантийное обязательство (субсидиарная гарантия).
·Соглашение о задатке.
Договоры, используемые в хозяйственной деятельности предприятий (экономико-правовой анализ):
·Договор купли-продажи объекта недвижимости между предприятиями.
·Договор купли-продажи оптовой партии товаров.
·Договор купли-продажи акций открытого акционерного
общества.
·Договор поставки товара.
·Договор поставки товара (упрощенный вариант).
·Договор мены.
88
·Договор на проведение товарообменной (бартерной) операции.
·Договор поручения на заключение договора (контракта) с иностранной фирмой.
·Договор поручения на продажу продукции.
·Договор комиссии на приобретение продукции.
·Договор комиссии на продажу продукции (договор о передаче продукции на реализацию).
·Агентское соглашение между юридическими лицами.
·Договор на оказание услуг по аудиту и анализу финансового состояния предприятия.
·Договор на оказание информационных (консультационных) услуг.
·Договор на оказание консультационных услуг экономикоправового характера (консалтинговых услуг).
·Договор на оказание маркетинговых услуг (на проведение маркетинговых исследований).
·Договор на консультационно-юридическое обслуживание.
Протокол записи деловой беседы
Место встречи представителей сторон:
г. _______________
Дата встречи: "__"__________ 200_ г.
Продолжительность беседы: начало - "__" час. "__" мин. окончание - "__" час. "__" мин.
Организатор встречи: ____________________________.
На встрече присутствовали следующие лица:
1. Со стороны фирмы____________________ (наименование фирмы)
АКТ – документ, составленный одним или несколькими лицами, подтверждающий установленные факты или события. Акты составляются при приемке-сдаче дел, после ревизий, при проведении испытаний новых изделий и образцов, после приема законченных объектов и т.д.
В формуляр акта входят такие реквизиты: автор документа (название организации), дата, номер и место составления; гриф утверждения; заголовок; основание (приказ руководителя организации); состав комиссии; текст (должно быть две части:
89
вводная и констатирующая). В вводной части указывают основание для составления акта, перечисляют лиц, которые его составляли, а также присутствовавших при его составлении.
В констатирующей части излагают цели и задачи акта, содержание и характер проведенной работы, установленные факты,
атакже выводы, сведения о количестве экземпляров акта, хранение их, перечень приложений к акту; подписи членов комиссии и присутствующих (в случае необходимости).
Акт обследования или ревизии должен включать следующие сведения:
1)где, когда, кем, о чем составлен;
2)за какой период проверялась работа;
3)конкретные объекты проверки;
4)подробное описание состояния каждого отдельного объекта работы;
5)должности и фамилии лиц, которые изъявили халатность или преступное отношение к работе, к государственной, общественно-кооперативной собственности;
6)должности и фамилии лиц, работающих добросовестно;
7)выводы и предложения, в которых дается сначала общая,
азатем детальная (по отдельным объектам) оценка работы с указанием конкретных лиц: административные меры в отношении виновных (выговор, возмещение убытков, передача дела в суд), а также поощрения (благодарность, премия, высокая оценка работы и др.).
Примечание: слово Акт пишут в левом верхнем углу листа, под ним дату, ниже - место составления акта. Заголовок в краткой форме должен отражать содержание актируемого события. Формулируется заголовок с помощью отглагольного существительного с предлогом «О» («Об») или без него. Например: «О проверке…», «О списании…», «Об уничтожении…» или «Установление производительности автоматической линии…».
Содержание для удобства чтения разбивают на пункты. После слова "ОСНОВАНИЕ" указывают распорядительный
документ или устное распоряжение должностного лица.
После слова "составлена" перечисляют должности, инициалы, фамилии лиц, которые составили акт.
90