Документационное обеспечение. Учебное пособие

После слов "ПРИСУТСТВОВАЛИ" перечисляют должности, инициалы и фамилии лиц, которые были свидетелями составления акта.

В конце акта (перед подписями) указывается количество экземпляров акта и место его хранения. Например:

Составлен в трех экземплярах: 1-й экземпляр – комбинату; 2-й экземпляр – лаборатории;

3-й экземпляр – заводу № 1 (к делу).

Количество экземпляров определяется соответствующими нормативными документами или тем, какой круг организаций или лиц заинтересованы в нем.

Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении.

Образец

Киевский завод

УТВЕРЖДАЮ солодовых экстрактов Директор завода Акт В.В. Пархоменко

18.08.98 № _ 2508988.98

г. Киев О результатах ревизии кассы

Основание: приказ директора завода от 17.08.98 № 113 Составлен комиссией в составе:

Председатель – заместитель главного бухгалтера завода Т.И Костенко

Члены комиссии: бухгалтер С.М. Бойко, экономист С.В. Петух.

Присутствовали: кассир завода Л.И. Заря.

По результатам проведения ревизии установлено:

1. Остаток денег в кассе, по состоянию на 18.08.98 по кассовой книге и данными бухгалтерского учета, составляет 1705 гривен 75 копеек (одна тысяча семьсот пять рублей 75 коп).

2 . Фактически остаток наличных денег 1700 рублей 35 коп (одна тысяча семьсот рублей 35 коп).

Недостаток наличных денег, образовавшейся по вине кассира, 5 рублей 40 коп.

91

Комиссия предлагает кассиру завода Зари Л.И. вернуть деньги, которых не хватает, в кассу завода. Совершено в трех экземплярах: 1-Й экземпляр - директору завода, 2-й - в бухгалтерию

определенных видов работ происходит тогда, когда в организации не хватает специалистов определенной отрасли и когда эти работы нельзя выполнить на договорных началах с учреждениями и предприятиями. Трудовое соглашение имеет следующие обязательные реквизиты:

1)название документа;

2)дата и место его составления;

3)перечень сторон, заключивших соглашение;

4)содержание соглашения с указанием обязанностей исполнителя и заказчика;

5)сроки выполнения и оплаты труда;

6)юридические адреса сторон;

7)подписи сторон;

8)печать предприятия или организации

Трудовое соглашение состоит в нескольких экземплярах, один из которых передается исполнителю, а остальные хранятся в делах организации-заказчика

Тема 13. Учетно-финансовые документы. Поручение

Письменное полномочие, согласно которому организация или отдельное лицо предоставляет право другому лицу от ее имени совершать какие-то юридические действия или получать материальные ценности, называют ПОРУЧЕНИЕ.

Поручение может выдаваться на распоряжение имуществом, на получение денежных и товарно-материальных ценностей, ведение дел в судебных (арбитражных) органах и др. Поручения разделяют на официальные и личные.

92

В официальном поручении должно быть указано: 1) название организации, выдающей доверенности; 2) номер поручения и дату выдачи;

3)название документа (поручения);

4)должность, фамилия, имя, отчество лица, которому выдается доверенность;

5)название организации или предприятия, от которого должны быть получены товарно-материальные ценности;

6)номер и дату сопроводительного документа (наряда, разнарядки и др.);

7)перечень товарно-материальных ценностей с указанием количества их или на какую сумму;

8)срок действия доверенности;

9)образец подписи лица, которому выдана доверенность;

10)название документа, удостоверяющего личность получателя ценностей (паспорт, удостоверение);

11)подписи должностных лиц, выдавших доверенности;

12)печать организации, выдавшей поручение.

Официальные поручения разделяют на разовые, выдаваемые для определенного одноразового действия (чаще на право получения материальных ценностей); а также специальные и

общие.

Специальным поручением называют документ, которым должностное лицо уполномочивается на осуществление однотипных поступков: на представительство в органах суда, на осуществление транспортных, хозяйственных и банковских операций в пределах определенного периода времени.

Общее поручение выдают на право осуществления операций, связанных с управлением имуществом.

Поручение выдают на срок не более трех лет. Если срок полномочий не указан, поручение сохраняет силу в течение одного года со дня его подписания. Если же поручение вообще не датировано, оно не имеет юридической силы.

Личные поручения выдаются отдельным лицам, которые передают свои права другим лицам. Среди них самым распространенным документом является доверенность на получение денег. Такое письменное полномочие не требует обязательного нотариального удостоверения. Оно может быть

93

удостоверено организацией, в которой работает или учится доверитель, администрацией стационарного лечебного учреждения,

вкотором он находится на счетах, а также воинских частей. Доверенность на получение денег наличными составляется

впроизвольной форме и имеет такие реквизиты:

1)название документа;

2)фамилия, имя и отчество лица, выдавшего доверенность;

3)фамилия, имя и отчество лица, которому выдана доверенность (доверенного лица).

КВИТАНЦИИ выдают и получают, когда платят в учреждении деньги за определенные ценности, материалы, оборудование или за выполненную работу; когда пересылают деньги частному лицу и др.

Квитанции выдают конторы, учреждения, советы и др. В квитанции обязательно указывается:

1)кем выдан документ (название организации);

2)ниже пишут слово КВИТАНЦИЯ, номер и дату ордера;

3)от кого принято (название учреждения или частного

лица);

4)за что принято;

5)величину суммы;

6)на основании какого документа выданы (название, дата,

номер);

7)когда принято (число, месяц, год);

8)штамп кассира о получении денег;

9)подпись кассира.

Накладная Накладная – документ, дающий право на получение чего-

то. В накладной должны быть такие реквизиты:

1)название: сверху посередине большими буквами слово "НАКЛАДНАЯ" № от (дата);

2)наименование учреждения или частного лица (фамилия, имя, отчество), которому выдана накладная;

3)наименование учреждения (или штамп учреждения с наименованием, адресом, телефоном, текущим счетом), выдавшего накладную;

4)основание выдачи накладной;

94

5)обозначения каждой графы (названия предметов оборудования, количество этих предметов, стоимость, сумма стоимости, итоговая запись);

6)подпись руководителя учреждения и бухгалтера (или счетовода);

7)лицо, выдавшее накладную;

8)лицо, которое получило накладную;

9)печать.

Расписка Расписка – это письменное подтверждение определенного

действия, которое уже совершено – передача и получение документов, денег, товаров и т.д.

Она может иметь произвольную форму, но в ней должны быть следующие реквизиты:

1)должность, фамилия, имя, отчество того, кто дает

расписку;

2)должность, фамилия, имя, отчество того, кому дается

расписка;

3)точное наименование материальных ценностей, предметов, инструментов;

4)распоряжение или документ, на основании которого получены ценности;

5)дата и подпись того, кто получает ценности.

Образец

Расписка

Я, старший научный сотрудник Института археологии РAH Кузьминов Петр Петрович, получил от заместителя директора по административно-хозяйственной работе Ткаченко В.В. напрокат для членов археологической экспедиции: 1) пятнадцать (15) рюкзаков, 2) пять (5) палаток, 3) двадцать пять (25) лопат, 4) пять

(5) эмалированных ведер, бывших в употреблении.

Основание: приказ директора Института археологии РAH № 155 от 010798.

150798 (подпись).

Если расписка выдается на большую сумму денег или товары большой ценности, то в нее вносятся сведения – адрес, номер и серия паспорта того, кто ее получил.

Даты в тексте расписки пишут по образцу: 14 августа 1996.

95

Денежные суммы пишут словами, а в скобках – цифрами. Подписи ставят справа под текстом, дату – слева.

Тема 14. Культура слова

Личные официальные документы – это документы, с

помощью которых граждане высказывают свои предложения, просьбы, жалобы, передают полномочия другому лицу при получении документов, денег, вещей и т. п., закрепляют свои права перед государством, учреждением или просто лицом.

Личными официальными документами являются: поручение, расписка, завещание, заявление и т.д.

Поручение – это документ, по которому частное, официальное лицо или организация предоставляет право (полномочия) другому частному, официальному лицу или организации на законных основаниях осуществлять от ее имени определенные юридически значимые действия или представительские функции с третьими лицами и тем самым создавать для последних правовые последствия.

Поручение разделяют на личные (частные) и официальные (служебные). В зависимости от объема и содержания полномочий, предоставляемых представителю, различают три вида поручений:

Разовые – на выполнение одноразового действия (чаще всего это получение товарно-материальных ценностей или получение стипендии, заработной платы, пенсии, почтового перевода и т.п.);

Специальные – на осуществление частным или служебным лицом однотипных поступков (представительство в органах суда, выполнение банковских операций в пределах определенного срока и т.п.);

Генеральные (Общие) – на выполнение расширенных полномочий (осуществление операций, связанных с управлением и владением недвижимым и движимым имуществом, банковских операций, представительских функций в суде и т.п. с правом передоверия третьему лицу).

96

Срок действия доверенности указывается цифрами (разовая, специальная) и буквами (генеральная, общая). Максимальный срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок действия доверенности не указан, она сохраняет юридическую силу в течение года со дня ее заключения.

Лицо или учреждение, заключившее доверенность, может в любое время отменить ее, а лицо, которому доверенность выдана, отказаться от нее. Соглашение об отказе от этого права недействительно. С прекращением действия доверенности теряет силу любое передоверие третьему лицу.

Личные доверенности выдаются отдельными лицами, которые передают свои права другим лицам (право на получение чего-либо).

Текст личного поручения пишется в произвольной форме, но обязательными являются:

наименование документа;

место заключения, число, месяц, год — для генеральной доверенности (буквами и без сокращений);

фамилия, имя, отчество доверителя;

домашний адрес доверителя (для генеральной доверенности);

фамилия, имя, отчество и данные документа, удостоверяющие личность, которой выдается доверенность;

содержание действий, обязанностей, прав, которые имеет полномочия выполнять доверенное лицо;

срок действия разового поручения указывается цифрами, а специального и генерального – буквами;

подпись доверителя (справа);

дата заключения документа для разового поручения пишется цифрами;

заверения (удостоверения) подписи доверителя может быть осуществлено предприятием, где он работает, учреждением, где учится, ЖЭКом по месту иного жительства или любой нотариальной конторой;

должность, название учреждения, подпись, инициалы и фамилия лица, от имени которого выступает заверитель;

запись о взыскании государственной пошлины или гербового сбора (для генеральной доверенности);

97

номер, по которому зарегистрировано документ (для генеральной доверенности);

печать организации, учреждения, где работает заверитель. Дата удостоверения указывается цифрами, а для

специального и генерального поручения буквами (слева).

Образец личного поручения ПОРУЧЕНИЕ

Я, Савчук Вячеслав Антонович, курсант триста пятой учебной группы факультета № 1 НАВДУ, поручаю получить в кассе академии принадлежащее мне денежное содержание за октябрь 2002 г. Тодоренко Роману Петровичу по его паспорту серии XII – АБ № 256932, выданным УФМС России по г. Москва 10 мая 1998 г., прописанным по адресу: г Москва, ул. Космонавтов, 35, кв. 53.

Поручение действительно до 01.11.02. 20.10.02 (подпись В.А. Савчук). Подпись Савчука В.А. свидетельствую: А.А. Макарчук

Начальник отдела по работе с персоналом полковник милиции (печать) 20.10.02.

.Завещание – это документ, в котором изложены волеизъявления одного лица (завещателя) относительно распоряжения имуществом, которое ему принадлежит, на случай смерти.

Завещание, как правило, излагается в письменной форме с указанием места и времени его составления, подписывается завещателем и нотариально заверяется.

Заявление – это вид письменного обращения, с помощью которого граждане реализуют через государственные органы или общественные организации предоставленные им права (на обмен, получение жилой площади, приватизацию, прописку, оказание помощи и т.д.).

Заявление в органы внутренних дел подается заинтересованным лицом по месту жительства на имя начальника районного отдела внутренних дел (на получение водительского удостоверения, обмен или при потере паспорта, выдаче заграничного паспорта, разрешение на ношение оружия,

98

разрешение на регистрацию охотничьего оружия, газового пистолета и т.п.).

Жалоба – это документ, в котором лицо (учреждение) жалуется на нарушение его прав и интересов со стороны другого лица (учреждения) и предлагает принять надлежащие меры для ликвидации такого нарушения.

Реквизиты:

1.Адресат (название учреждения или должностного лица, имеющего полномочия по рассмотрению данной жалобы).

2.Адресант (фамилия, имя, отчество, должность, домашний адрес и паспортные данные лица, подающего жалобу).

3.Название вида документа.

4.Текст.

5.Дата.

6.Подпись.

7.Заверения подписи.

ПРЕДЛОЖЕНИЕ Предложение – это документ, в котором лицо (учреждение)

выражает свое мнение о методах улучшения деятельности государственных органов, общественных организаций, учреждений.

Реквизиты:

1.Название министерства, которому подчинена учреждение.

2.Полное название организации — автора документа.

3.Адресат.

4.Адресант.

5.Название вида документа.

6.Дата.

7.Место написания.

8.Заголовок.

9.Текст.

10.Должность.

11.Подпись.

Тема 15. Внутренние и внешние документы

Накопительные документы составляются в течение

99

определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т.д.

Разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т.д.

По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности предприятия.

По назначению все первичные документы делятся на: организационно-распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления, комбинированные.

-организационно-распорядительные (приказы, распоряжения, указания, доверенности) разрешают проведение операций, и информация, содержащаяся в них, не отражается в учетных регистрах;

-оправдательные (накладные, требования, приходные ордера и т.д.) отражают факт совершения операции; информация, содержащаяся в них, записывается в учетные регистры. Существует целый ряд документов, которые сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (расходные кассовые ордера, платежные ведомости на выплату заработной платы), данные, содержащиеся в них, заносятся в учетные регистры;

-документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основании распорядительных или оправдательных документов для обобщения бухгалтерских записей, такими документами являются бухгалтерские справки, расчеты накладных расходов, разработочные таблицы.

-комбинированные документы одновременно выполняют

100