Делопроизводство для секретаря. Учебное пособие

1

Смирнова Елена Петровна, Петрова Юлия Александровна

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ДЛЯ СЕКРЕТАРЯ Учебное пособие

3

СОДЕРЖАНИЕ

Руководство по изучению курса

РАЗДЕЛ 1. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

1.Нормативно-методическая основа делопроизводства

2.Секретарь в структуре управления

3.Документ

РАЗДЕЛ 2. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. ГОСТ Р 6.30– 2003 «УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННОРАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ»

1.Состав реквизитов документов

2.Правила оформления реквизитов

3.Юридическое значение документа и особенности языка служебных документов

4.Бланки документов

РАЗДЕЛ 3. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ РАЗДЕЛ 4. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

1.Документооборот

2.Номенклатура дел

РАЗДЕЛ 5. ЭТИКА И ПСИХОЛОГИЯ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

1.Имидж секретаря

2.Актуализация социальной потребности в повышении культуры делового поведения работников сферы управления

3.Этикет в служебных отношениях

4.Взаимоотношения с руководителем

5.Технология и этикет деловых ситуаций

Тесты Практические работы Темы рефератов

Используемая литература и нормативно-правовые акты Рекомендуемая литература

4

РУКОВОДСТВО ПО ИЗУЧЕНИЮ КУРСА

Цели и ожидаемые результаты курса

Основной целью изучения дисциплины «Делопроизводство для секретаря» является формирование у студентов знаний о нормативно-методической основе делопроизводства, сущности и структуре документов, требованиях к их оформлению; о принципах и правилах организации документооборота (составление, сбор, регистрация, хранение, систематизация, анализ, контроль сроков исполнения, защита конфиденциальной информации и т.п.), ведения номенклатуры дел ; об этике и психологии делового общения, а также развитие умений и навыков по оформлению всех видов служебных документов, отражающих деятельность предприятия.

В результате изучения дисциплины студент должен знать:

нормативно-правовую базу, регламентирующую вопросы работы с документами в организации по законодательству Российской Федерации;

основные понятия, термины и ГОСТы делопроизводства;

организацию документооборота, направление и структуру потоков

документов;

правила оформления реквизитов и требования, предъявляемые к составлению всех видов документов;

этику и психологию делового общения.

В результате изучения дисциплины студент должен уметь:

применять на практике основы правового обеспечения процедур документооборота;

составлять основные виды документов, требуемых в процессе осуществления должностных обязанностей;

применять на практике правила ведения работы с документами;

логически верно и точно выстраивать устную речь при ответах на телефонные звонки, а также вести грамотную деловую переписку;

взаимодействовать и общаться с руководством и коллективом организации с учетом правил делового общения и этики.

Связь с другими дисциплинами

Курс «Делопроизводство для секретаря» может использоваться при изучении дисциплин «Основы делопроизводства», «Документация и делопроизводство», «Делопроизводство и документооборот» и др. дисциплин по делопроизводству, документообороту и документации, в том числе по направлениям подготовки бакалавров «Менеджмент», «Управление качеством», «Реклама и связи с общественностью» и др.

5

Для изучения данной дисциплины студенты должны прослушать курсы основ менеджмента, маркетинга, организационного поведения, правоведения, управления качеством, управления процессами и т.п.

ТК – текущий контроль (тестирование по пройденным темам) ПР – практическая работа - составление документов, дел и т.п.

6

РАЗДЕЛ 1. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

1. Нормативно-методическая основа делопроизводства

Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Для принятия правильного решения требуется полная, оперативная, достоверная информация.

Полноту информации характеризует ее объем, информация должна быть оперативной, такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось. Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.

служит для фиксации административной (управленческой) информации.

Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60% рабочего времени. На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

Делопроизводство – это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Задачи делопроизводства заключаются в следующем – оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов, создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения), создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел), создание условий для хранения документов.

Под системой документирования понимается совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельность учреждения, организации, или предприятия.

Документирование является важнейшей составной частью делопроизводства.

Оно включает все операции по подготовке, составлению, согласованию,

иотправляемые (исходящие) документы. Которые, в свою очередь, можно классифицировать по следующим признакам.

1.По содержанию (важнейший вид классификации) это могут быть документы по административным вопросам, вопросам материально-технического обеспечения, планирования, бухгалтерского учета, подготовки кадров, внешнеторговой деятельности

ит.д.

2.По происхождению документы делятся на:

-официальные;

-личные.

Официальные документы создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам). К официальным документам относятся и документы, удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т.д.).

Личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности.

3.По месту составления документы делятся на: внешние – полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие), - внутренние

–составленные в данном учреждении и исполняемые внутри его;

4.По наименованию выделяется несколько десятков видов и разновидностей

управленческих документов:

-анкеты;

-акты;

-протоколы;

-ведомости;

-инструкции;

-приказы;

-отчеты и т.д.

Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, содержащая образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Инструкция по документированию управленческой деятельности –

нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приёмы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом условий и специфики его деятельности. Приступая к работе с документами в любой организации секретарь обязательно знакомится с инструкцией по документированию и управленческой деятельности данного учреждения. Все операции документирования должны соответствовать установленным государственным и отраслевым нормативом.

9

1. Работа с документами. Этот вид деятельности включает весь комплекс работ, связанных с делопроизводством: оформление документов, направление документов в структурные подразделения, контроль за сроками исполнения документов, прием документов на подпись руководителю и контроль за правильностью их оформления, организация хранения документов.

2. Работа со средствами связи. Ведение телефонных переговоров (при отсутствии руководителя на рабочем месте секретарь записывает фамилию и телефон звонившего абонента и, по возможности, интересующий его вопрос), прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте. Секретарь обязан также следить за исправностью всех находящихся в его ведении средств связи и немедленно вызывать ремонтные службы в случаи их неисправности.

прием сотрудников и других посетителей в установленные часы приема (предварительная запись на прием к руководителю).

4. Подготовка и проведение совещаний. Секретарь должен проинформировать приглашенных на совещание по распоряжению руководителя, подготовить список участников, оформить доклад руководителя. Во время проведения совещания секретарь ведет его протокол.

5. Работа хозяйственного характера. В обязанности секретаря входит еще и большой круг вопросов хозяйственного характера. Это проверка качества уборки кабинета руководителя, а также обеспечение исправности всех технических средств, находящихся в кабинете. Это обеспечение руководителя всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями.

Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документному

и бездокументному обслуживанию руководителя. К документному обслуживанию

относятся такие операции, как составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подготовка в дела и передача на хранение документов. Остальные обязанности – выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка совещаний и заседаний, прием посетителей, телефонные переговоры, подготовка командировок, планирование своей работы –

бездокументное обслуживание руководителя.

Основные деловые и личные качества секретаря

В сложившейся практике оценки труда секретарей выделяют основные деловые качества:

1.Профессиональные навыки. То есть высокий уровень базового образования, умение стенографировать, работать на компьютере, знание основ работы с документами, хорошее знание русского и иностранного языка.

2.Организаторские качества. Умение организовать свою работу (рабочее место, распределение обязанностей по времени, своевременное выполнение каждодневных операций) и работу офиса, рациональное ведение делопроизводства, умение организовать приемы, презентации, поездки руководителя.

10

3. Ответственность и надежность. Умение нести ответственность за задачи, поставленные руководителем. Секретарь должен уметь работать самостоятельно, грамотно решать вопросы по оформлению и составлению документов.

4. Инициативность. Секретарь должен самостоятельно принимать решения в рамках своих полномочий и проявлять инициативу в рамках вопросов своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по любому поводу. Принятое решение

в установленное время. Недопустимы опоздания секретаря как на работу, так и на деловые встречи, заседания, совещания.

6.Преданность организации, дипломатичность, умение хранить конфиденциальные сведения. Чувство сопричастности ко всем делам организации. Направленность всей работы на процветание организации. Стремление к постоянному совершенствованию профессионального мастерства, понимание важности и значимости своей должности. Проявление такта, вежливости и доброжелательности с собеседником, независимо от личного отношения к нему. Не разглашать сведения, имеющие секретный характер, а также информацию, которая может нанести ущерб дел у или отдельным лицам. Правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников.

7.Осведомленность. Хорошо ориентироваться в вопросах того направления деятельности, в котором работает руководитель и организация в целом; быть в курсе событий, происходящих в подразделении и организации;

8.Хорошая память. Это качество зависит не только от личных способностей

запоминания информации, но и от умения рационально использовать современную оргтехнику и справочно-информационный аппарат. Помочь секретарю в развитии зрительной и слуховой памяти могут такие методы, как подчеркивание ключевых слов текста, выделение главной мысли текста, запоминание путем неоднократного повторения.

Чтобы достичь высокого уровня квалификации, секретарь должен обладать перечисленными деловыми качествами и развивать в себе ряд личных качеств, работая над своим характером, образованием, вкусом. Большинство личных качеств закладывается в человеке с воспитанием в семье и школе, определяется индивидуальными наклонностями, привычками, типом нервной системы.

Деловые и личные качества при выполнении определенной работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. Выделим наиболее существенные качества, необходимые секретарю.

1.Коммуникабельность. Умение легко устанавливать контакты с самыми разными по характеру людьми. Уметь быстро переключатся с одного вида деятельности на другой, правильно рассчитывать время, особенно в период больших нагрузок.

2.Внешний вид. Гармоничное сочетание привлекательности и строго элегантного стиля в одежде. Следует помнить, что «секретарь – лицо учреждения», а лицом самого

секретаря является качество выполняемой им работы, культура рабочего места и внешнего вида.