Делопроизводство для секретаря. Учебное пособие

151

9. Разделы документа нумеруются: а) арабскими цифрами;

б) римскими цифрами.

10. Гербовая печать имеет форму:

а) круга; б) треугольника;

в) квадрата; г) прямоугольника.

11. Дата в грифе утверждения документа проставляется: а) машинописным способом;

б) руководителем от руки при утверждении документа; в) секретарем от руки после утверждения документа руководителем;

г) любым способом.

12. Реквизит «Гриф согласования» указывается в:

а) правой верхней части страницы; б) левой верхней части страницы;

в) нижней левой части страницы;

г) правой левой части страницы.

3.Юридическое значение документа и особенности языка

1.Какое выражение из нижеприведенных допустимо использовать в документе:

а) глазник принимает с 9.00 до 14.00 ч.; б) цены на кардан установлены в размере…;

в) согласно Вашей просьбе...; г) на предприятие были приняты 23 специалистов.

2. Какое сокращение недопустимо для официального документа: а) изд. (издание);

б) и т.д. (и так далее); в) стр. (страница);

г) назв. (название).

152

3. Паронимы — это:

а) слова с одинаковым или очень близким значением; б) близкие по звучанию однокоренные слова, различающиеся значением;

в) слова с противоположным значением.

г) слова, совпадающие по звучанию, но различающиеся по смыслу.

4. Какое выражение является плеоназмом: а) прейскурант цен;

б) ценный подарок;

в) взаимная неприязнь.

5. При обращении к нескольким лицам местоимения пишутся: а) с прописной буквы;

б) со строчной буквы;

в) с любой буквы.

6. Оттиск печати на служебном документе должен быть поставлен так, чтобы он захватывал:

а) несколько последних букв названия должности лица, поставившего подпись на документе;

б) несколько первых букв названия должности лица, поставившего подпись на документе;

в) несколько последних букв фамилии лица, поставившего подпись на документе;

г) последнюю строчку текста служебного документа.

4.Бланки документов

1.Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:

а) 10 мм – левое; 10 мм – правое; 15 мм – верхнее; 15 мм – нижнее;

б) 20 мм – левое; 10 мм – правое; 10 мм – верхнее; 20 мм – нижнее; в) 20 мм – левое; 10 мм – правое; 15 мм – верхнее; 20 мм – нижнее;

г) 15 мм – левое; 10 мм – правое; 10 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.

153

2. Общий бланк содержит: а) дату документа;

б) отметки для проставления даты документа.

3. В какой форме будет выполнена подпись на документе, составленном на фирменном бланке предприятия:

а) Генеральный директор ОАО … (подпись) Скворцов М. Т.;

б) Генеральный директор (подпись) М. Т. Скворцов; в) Скворцов М. Т. (подпись).

4. В какой части располагается порядковый номер бланка: а) в верхней части лицевой стороны бланка;

б) в нижней части обратной стороны бланка; в) в верхней части обратной стороны бланка;

г) в нижней части лицевой стороны бланка.

РАЗДЕЛ 3. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

1. На каких документах не указываются справочные данные предприятия:

а) организационных;

б) распорядительных; в) внутренних;

г) внешних.

2. Расположите стадии процедуры издания распорядительных документов в правильном порядке:

а) согласование проекта документа;

б) сбор и анализ информации по вопросу; в) подготовка проекта распорядительного документа;

г) внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства.

б), в), а), г.

3. Внутренняя деятельность предприятия регулируется: а) инструкцией;

б) уставом;

154

в) правилами; г) законами.

4. Инструкция не содержит следующих реквизитов:

а) отметка о согласовании;

б) гриф утверждения; в) название вида документа;

г) заголовок.

5. Приказ — это:

а) правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями, преимущественно по вопросам информационно-методического характера;

б) нормативный документ, утвержденный руководителем предприятия или его подразделения, в котором определены права, обязанность и ответственность работников предприятия;

в) нормативный документ, издаваемый руководителем предприятия для решения каких-либо задач.

6. Какой размер шрифта используется для оформления текста приказа:

а) 16;

б) 14; в) 13;

г) 12.

7. Не может быть составлен приказ:

а) по финансово-хозяйственной деятельности; б) по основной деятельности;

в) по личному составу; г) по административно-хозяйственной деятельности.

8. Какой документ оформляется в случае увольнения сотрудника: а) распоряжение;

б) решение; в) приказ;

г) указание.

155

9. В каком случае указание принимает форму информационного письма: а) содержит слово «обязываю»;

б) содержит только разъяснения о порядке применения какого-либо нормативного документа;

в) содержит слово «предлагаю»; г) содержит только разъяснения вопросов информационно-методического

характера.

10. Штатное расписание составляется по унифицированной форме, закрепленной в Постановлении Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»:

а) № Т-4; б) № Т-3;

в) № Т-5;

г) № Т-2.

11.Обязанности, права и ответственность работника закреплена в: а) должностной инструкции; б) уставе предприятия; в) штатном расписании.

12.Должностные инструкции пересматриваются как правило:

а) раз в полгода; б) раз в год; в) раз в 2—3 года;

г) раз в 3—5 лет.

13.Акт составляется на общем бланке в случае, если он: а) является внутренним документом учреждения; б) является внешним документом учреждения.

14.Предваряют всю последующую работу по заключению различных деловых соглашений между партнерами по переписке:

а) гарантийные письма;

156

б) коммерческие письма; в) письма-запросы;

г) письма-рекламации.

15. На гарантийном письме должна стоять подпись:

а) руководителя предприятия и ответственного исполнителя письма; б) главного бухгалтера и ответственного исполнителя письма;

в) руководителя предприятия и главного бухгалтера; г) только главного бухгалтера предприятия.

16. В личную карточку сотрудника не заносят сведения: а) о национальности;

б) о принадлежности к политическим партиям и общественным организациям; в) о семейном положении;

г) об общем стаже работы.

17. В тексте трудового договора должны излагаться:

а) пожелания сотрудника относительно его должности; б) условия труда и его оплаты;

в) нормативные акты.

18. Резюме лучше размещать на:

а) одной странице; б) двух страницах;

в) трех страницах.

РАЗДЕЛ 4. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

1.Документооборот

1.Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания до:

а) завершения исполнения; б) подшивки в дело;

в) завершения исполнения, отправки или сдачи в архив;

157

г) передачи на исполнение.

2. Расположите операции технологической цепочки работы с документами предприятия в правильной последовательности:

а) направление документов на исполнение;

б) доклад руководителю о полученных документах; в) формирование документов в дела;

г) принятие решения руководителем.

б), г), а), в).

3. Расположите этапы работы секретаря-референта с поступившими документами: а) регистрация;

б) направление на исполнение; в) предварительное рассмотрение, разметка;

г) рассмотрение документов руководством.

а), в), г), б).

4. Расположите этапы работы секретаря с внутренними документами в правильной последовательности:

а) проверка правильности оформления проекта документа;

б) подписание документа руководителем; в) контроль исполнения документа;

г) регистрация документа.

а), б), г), в).

5. Выберите верное утверждение:

а) секретарь регистрирует все входящие документы;

б) секретарь регистрирует только те входящие документы, которые будут переданы на рассмотрение руководителю;

в) секретарь регистрирует входящие документы выборочно, в соответствии с утвержденным «Примерным перечнем документов, которые не подлежат регистрации»;

г) секретарь регистрирует входящие документы выборочно по своему усмотрению.

6. Не подлежат регистрации входящие:

в) письма-рекламации;

158

а) рекламные материалы; б) гарантийные письма;

г) коммерческие письма.

7. Существуют следующие системы регистрации документов (отметьте лишний вариант):

а) компьютерная;

б) журнальная; в) карточная;

г) контрольная.

2.Номенклатура дел

1.Номенклатура дел бывает (отметьте лишний вариант):

а) систематизированная;

б) типовая; в) конкретная.

2. Дело не должно содержать более:

а) 150 листов;

б) 200 листов; в) 250 листов;

г) 300 листов.

3. В дела формируют только документы:

а) внутренние; б) внешние;

в) исполненные; г) организационные.

4. В соответствии с приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов,

образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», перечень содержит:

а) 6 разделов;

159

б) 10 разделов; в) 12 разделов;

г) 15 разделов.

5. Документы в деле подшиваются:

а) в прямом хронологическом порядке; б) в алфавитном порядке;

в) по содержанию.

6. Возможна ли выдача дел в другие организации после завершения делопроизводственного года:

а) да, с разрешения руководителя;

б) да, с разрешения секретаря; в) нет.

РАЗДЕЛ 5. ЭТИКА И ПСИХОЛОГИЯ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

1.Имидж секретаря

1.Специалистами выделяются следующие подходы к имиджу (отметьте лишний

вариант):

а) контекстуальный;

б) сопоставительный; в) функциональный;

г) корпоративный.

2. Имидж на взгляд со стороны называется:

а) зеркальный; б) текущий;

в) корпоративный;

г) отрицательный.

3. Усредненное представление людей о качествах желаемого лидера является основой для имиджа:

а) первичного;

160

б) вторичного; в) идеального.

2. Актуализация социальной потребности в повышении культуры делового

поведения работников сферы управления

1. В соответствии с правилами этикета:

а) первой здоровается женщина с мужчиной; б) первым здоровается нижестоящий по должности с вышестоящим;

в) первым здоровается старший по возрасту с младшим.

2. Инициатором рукопожатия при встрече мужчины и женщины является:

а) мужчина; б) женщина.

3. В соответствии с правилами этикета принято представлять: а) старшего по возрасту младшему;

б) женатого холостому; в) более молодую женщину старшей;

г) высшего по иерархии низшему.

4. Отвечая на телефонный звонок, прежде всего секретарь должен сказать:

а) название своей организации; б) «Слушаю вас»;

в) «Алло»;

г) «Добрый день».

3.Этикет в служебных отношениях

1.Жесткое единоличное принятие руководителем всех решений характерно для стиля управления:

а) либерального;

б) демократического; в) авторитарного;

г) алогичного.