Practice of Writing Business Letters. Учебное пособие

We believe that the Company was only registered last year and has a relatively small capital, but you will, of course, be able to obtain these details from other sources.

Yours faithfully, Manager.

Instructions concerning insurance

8

Dear Sirs,

We enclose herewith our order for your new device, which we ask to dispatch as soon as possible.

As we are going to become your regular customers we have decided to have insurance including freight and would ask you to arrange insurance in Odessa and send us all particulars about.

Thus your invoice should be made on C.I.F. terms. Yours faithfully,

Manager.

9

Dear Sirs,

Can we draw your attention to the overdue balance of $534 payable on the 31st of January?

We shall be pleased to receive payment at your early convenience.

Yours faithfully, Manager.

10

Dear Sirs,

Let us inform you that order no…. For men’s suits of the 13th December is now ready for shipment.

On receipt of your remittance of $200 as per enclosed invoice we shall be pleased to arrange dispatch.

Yours faithfully, Manager.

31

Preliminary Task 15

Insert the necessary prepositions and translate the following letters.

1

Mr. John Oakes November 11th, 19… Purchasing Manager

Dear Mr. Rolf,

Thank you very much ….. your enquiry.

We are ….. course every familiar ….. you range ….. vehicles and are pleased to inform you that we have a new line of batteries that fit your specifications exactly.

The most suitable of our product …. your requirements is the Artemis 66A.

This product combines economy high power output and quick charging time and is now …. stock.

I enclose a detailed quotation, specifications and delivery terms. As you can see, our prices are really competitive. I look forward to hearing from you,

Yours sincerely, Purchasing Manager.

2

The Sales Manager 1 stJanuary, 19… Blake and Sons Ltd.

2 Penalty Street

Dear Sir,

Further …… our letter ….. the 26 th December, we write to inform you….. the results….. the market research.

The findings ….. report, a copy …. which we enclose herewith, are favorable and clearly indicate that there is a market here …. your products.

If you are prepared to accept recommendations ..… the report, we are willing to begin negotiations …. a view to rendering you assistance ….. the above, your cooperation here will be much appreciated …. to your request …. The 10 th December, … which

32

you ask … more favorable terms, we regret, therefore that at present we are unable to offer more than the terms agreed last year.

Apart … this fact we are nevertheless willing to consider your case …. the future, provided that you are prepared to order a little more.

We trust that our proposals will be acknowledged … a substantial order.

Yours faithfully, Executive Director.

Task 11

Compose a letter out of the following:

…letter….write….result / exhibition / held / these / two weeks. Most contracts / comments / which / we / enclose / herewith / signify / recognition of your product. It takes / a longer time / however / meet the demand / since / market / vast and fluctuating. Nevertheless, if / you / prepared / accept / our recommendation / we / willing / continue / studying the market / and / supplying / data on the conditions and trends . We look…

Preliminary Task 16

Build up sentences by arranging the words in their proper order:

Task 12

1.Write a letter of gratitude taking into consideration the following:

1)Выразите благодарность за то, что вам показали завод.

2)Сообщите, что это произвело на вас впечатление.

3)Вы разговаривали с менеджером производства, и он от- ветил на все ваши вопросы.

4)Скажите, что этот визит был очень приятный и полез- ный, поблагодарите и выразите надежду на дальнейшее развитие ваших деловых отношений.

2.Write a letter-offer for different goods. (raw material, equipment etc) to some firms stating basic terms, price according to price-list, terms of delivery, terms of payment. Give your offer concerning a discount from the price.

3.Write a letter to your business partner concerning the delay in payment under the contract of sale. Try to find out the reasons of the delay.

4.Write a letter to your business partner concerning the delay in delivery of goods .Try to find out the reasons of the delay.

5.Write a letter to your creditor asking for an extension of time for repayment.

6.Write a letter to a company requesting information about shares and their availability.

35

Итоговый тест

Содержание теста

Вконце курса студент выполняет два варианта итогово- го теста. Каждый тест содержит 8 заданий на пройденный лексический материал. Тесты нацелены на контроль усвоен- ного материала. Задания тестов контролируют знание лекси- ки, формы и умение составлять деловое письмо.

Рассмотрим первый вариант теста.

Впервом задании следует выбрать из трех ответов пра- вильную заключительную форму вежливости.

Во втором задании следует выбрать из трех ответов один правильный ответ вступительного обращения.

Втретьем задании студенту предлагается найти соответ- ствующие английские эквиваленты русским словосочетаниям (14 английских эквивалентов и 19 русских словосочетаний).

Вчетвертом задании выбираются русские выражения, соответствующие английским выражениям (15 русских выра- жений и 15 английских).

Впятом задании нужно вставить соответствующий гла- гол в пропущенное место (в нужной форме).

Вшестом задании предлагается из данных слов записать цифры, которыми обозначены слова в той последовательно- сти, в которой следуют слова в составленном предложении (горизонтально).

Вседьмом задании надо вставить пропущенный пред- лог, где необходимо.

Впоследнем восьмом задании предлагается составить за- конченное предложение, используя компоненты из каждой колонки.

Инструкция к тесту

1.Студент выполняет каждый вариант теста в течение урока;

2.На каждое задание имеется только один правильный ответ;

36

3.Ответы строить в столбик, не делая лишних знаков. Они должны иметь вид цифры с цифрой с тире, а цифры с буквой без тире. Например: 1в или 15-5;

4.Все задания оцениваются одинаково.

Цели и задачи итогового теста

Цели: изучив материал курса и выполнив итоговый тест студент должен уметь составлять и оформлять деловые пись- ма на английском языке, выражать благодарность, приносить извинения партнеру за задержку в поставке, отгрузке товара, оплате за товар, излагать разные просьбы, сообщать об отказах в той или иной сфере на современном и деловом английском.

Задача: на материале «Практикума обучения деловой пе- реписке» научить студента вести переписку с деловыми парт- нерами на английском языке грамотно, толково и корректно; это является залогом успеха в мире бизнеса.

Требования к студентам

Изучив предлагаемый курс написания деловых писем, студент должен:

овладеть навыками написания делового письма на анг- лийском языке;

знать фразы-клише, используемые в деловой переписке, типы деловых писем, «золотые правила» написания де- лового письма, основные грамматические структуры, правописание всех слов и словосочетаний на английском языке и др.;

уметь читать и понимать деловые письма, делать двух- сторонний адекватный перевод писем, составлять и вес- ти деловую переписку с партнером.

37

Final Test № 1

I.The closing phrases in letters addressed:

1.to friends and relatives

a.yours faithfully

b.yours sincerely

c.yours truly

2.to colleagues

a.yours respectfully

b.very truly yours

c.yours sincerely

3.to institutions, firms etc.

a.yours sincerely

b.yours faithfully

c.yours affectionately

II. Choose the correct answer:

4.A partnership can be addressed in the following way:

a.The secretary

b.Messrs

c.Partners

5.“Best wishes” is the right way to make a complementary close to a letter beginning with a salutation

a.Dear Sir

b.Dear Marlene

c.Dear Mr. Williams

III. Find English equivalents to Russian expressions

IVI. Choose the Russian equivalents to the following expressions

Выберите русские выражения, соответствующие англий- ским выражениям

39

VI. Find the appropriate verbs and put them in proper form

Вставьте соответствующие глаголы в предложения (в нужной форме)