Вердикт - уничтожить

УДК 331

ББК 65.29

Вердикт – уничтожить! / Кадровые решения, 2008

© ООО «Ай Пи Эр Медиа», 2008

Автор: Палагина Александра Владимировна

Бумажное море

Начинается рабочий день, Вы заходите в офис и обреченно смотрите на свой рабочий стол. На нем, как айсберг в океане, возвышается монитор Вашего компьютера. Монитор действительно похож на айсберг, так как Вам видится только его верхушка, а остальное скрыто, как в морских волнах, в кипе бумаг. Чего только Вы не найдете на своем рабочем столе: вот это документы, которые нужно отправить на подпись, вот эти здесь оказались, наверное по ошибке, эти Вы должны передать в архив, с теми еще предстоит работать, а это что? А, вот это то, что вчера называлось «делом первостепенной важности и срочности». И не успели Вы выкопать нужный документ из кучи распечаток, черновиков, испорченных бланков, оберток от обедов и милых безделушек - талисманов, призванных поднимать Вам настроение, как к Вам направляется начальство с замечанием о нерациональном использовании Вами бумаги или о том, что шкафы офиса забиты бумагами, от которых давно не мешало бы избавиться.

Как не захлебнуться в этом бумажном океане? Как правильно рассортировать бумажную документацию и содержать ее в порядке? И как решить, можно ли еще использовать листок бумаги, на котором уже что-то напечатано по ошибке или просто эта информация уже не представляет для Вас ценности? Ваша задача, возможно, усложняется еще и тем, что документы, с которыми вам приходиться имеет дело, не предназначены для чужих глаз, как поступать с такими бумагами? Не утонуть Вам помогут несколько простых

правил работы с документами:

наведите порядок на рабочем столе;

неукоснительно следуйте выработанной системе хранения документов;

уничтожайте документы своевременно и грамотно;

1

 периодически проверяйте и восстанавливайте порядок.

Убираем все лишнее

Если на Вашем рабочем столе беспорядок, не удивительно, если Вы чувствуете себя неуютно, не всегда можете эффективно выполнять рабочие обязательства, не укладываетесь в намеченные сроки. Результатом становится нервозность, стресс, негативное отношение к работе, а подчас и чувство неудовлетворенности жизнью. Нелишним будет напомнить, что

Ваш стол – прямое отражение эффективности Вашей работы. И если Вы считаете,

будто мнение о том, что стол, погребенный под горой документации, производит впечатление, что его хозяин или хозяйка – чрезвычайно занятой человек, то это не верно, т.к. у того, кто бросит взгляд на такое рабочее место, почти наверняка возникнет представление о том, что хозяин стола не столько плохо следит за порядком, сколько не достаточно успешно справляется со своими обязанностями. Не стоит и упоминать о том, что обилие бумаг и вообще предметов на столе затрудняет элементарную очистку поверхности стола от пыли и бактерий, которых там может насчитываться довольно много. Как утверждают западные исследователи, на одном квадратном сантиметре любого рабочего стола живет порядка трех с половиной тысяч микробов.

Итак, Вы решили разобрать все бумаги по местам и очистить рабочий стол от кип документов, больше похожих на макулатуру, когда они в беспорядке нагромождены на столе. С чего начать? Прежде всего, нужно взять несколько пустых коробок, куда можно сложить бумагу и определенным образом их промаркировать. В одну коробку следует сложить документы, которые Вы сами классифицируете как относящиеся к одной категории, например, у Вас может быть одна коробочка для бумаг, которые пора отправить в архив, другая – для тех, которые Вы еще не просмотрели, третья – для тех, которые нужно кудалибо отправить, передать, четвертая – для тех, что находятся непосредственно в работе. В целом, не рекомендуется создавать более четырех стопок, т.к. в противном случае Вы рискуете снова запутаться. Действовать нужно решительно и даже смело. Будьте готовы к тому, что придется избавиться от немалой части накопившихся бумаг, представляющей из себя документы, не подлежащие сохранению и утратившие свою актуальность к данному моменту времени.

Прежде чем приступать к непосредственному разбору документов, убедитесь, что Ваш стол готов к их приему, т.е. не содержит ничего такого, чему на нем не место. Психологи убеждены, что на рабочем столе должно находиться не более десяти предметов, считая оргтехнику, т.к. большее количество вещей не позволит Вашему вниманию концентрироваться, сознание перегружается и не может четко выбрать приоритетную задачу,

2

на которой нужно зафиксировать внимание. Вы бессознательно будете отвлекаться на посторонние вещи, что не сможет не сказаться на вашей работе. Необходимо уделить внимание тому, нужны ли на столе вещи личного характера – фотографии, талисманы и т.п. Конечно, увлекать подобными предметами ни в коем случае не стоит, однако доказано, что наличие чего-то личного и приятного способно не только значительно улучшить настроение и самочувствие сотрудника, но и заметно повысить уровень его работоспособности и даже увеличить время его эффективной работы в течение дня.

Итак, Вы приступили к «большим разборкам», рассортировали все и получили несколько увесистых кип документов и просто бумаги. Что же с ними сделать, как решить, какое применение наиболее подходящее для той ли иной кучи? Некоторые бумаги Вы должны сдать на хранение, некоторые оставить при себе, чтобы они помогли Вам в текущих делах, ну а с какими-то придется расстаться навсегда, и таким образом не только найти им лучшее применение, но и значительно разгрузить помещения компании. Не стоит бояться избавиться от лишнего.

Хотя Вы часто сталкиваетесь с дилеммой, выкинуть лист бумаги, одна сторона которого испорчена (неудачная ксерокопия, испорченный бланк и т.д.), а другая еще может Вам послужить, при ее решении не стоит руководствоваться только желанием сэкономить. Если Ваша компания не ведет строгого учета каждой использованной бумажки, тогда совет один – выбрасывайте, не сомневаясь. Однако если Вы ратуете за экономию, испорченный лист еще можно использовать, он только в качестве черновика, для того, чтобы распечатать на нем свою частную информацию, памятку или то, что не будет считаться официальным документом и не будет подшито в какое-либо делопроизводство. Прежде чем использовать лист вторично ил просто выкинуть его в мусорную корзину, непременно убедитесь, что смазанная и едва различимая копия на обратной стороне не содержит какой-либо конфиденциальной информации, которую нужно уберечь от посторонних глаз. В противном случае лист нужно немедленно утилизировать, причем так, чтобы ни при каких обстоятельствах нельзя было восстановить информацию, содержавшуюся на нем.

«Закажите» Ваши документы

Каждый, кто работает с бумагами, рано или поздно сталкивается с одной и той же проблемой: куда деть документы, которые больше не нужны. Казалось бы, все просто - нужно собрать бумаги в кучу и выкинут на свалку или сложить в металлическую емкость и поджечь. Однако на деле все обстоит гораздо сложнее, и не будем бояться этого слова – интереснее. Прежде чем принимать радикальные меры по борьбе с лишними документами, которые занимают много места и превращают Ваш офис лавку древностей или забытый

3

архив, Вам следует провести тщательную инвентаризацию всей документации. Есть документы, за которые отвечаете только Вы и которые, однозначно, используете только Вы, соответственно и судьбу их решать исключительно Вам. Но существует и другая документация, относительно уничтожения которой Вы должны проконсультироваться с начальством, а подчас и с нормативными актами, регулирующими обращения с документами

иопределяющими правила не только хранения различных видов бумаг, но и порядок и процесс их уничтожения. Конечно, особое внимание следует уделить документам, содержащим финансовую или любую другую информацию о компании, которая не должна разглашаться, или представляют из себя коммерческую тайну. Такие бумаги нельзя просто выкинуть. Но об этом речь пойдет чуть позже.

Всовременном мире, когда за деньги Вам могут оказать любую помощь в чем угодно,

ис проблемой лишних документов Вам могут помочь справиться специальные фирмы,

которые гарантируют эффективность и конфиденциальность уничтожения бумаг.

Сотрудники подобных организаций могут правильно с юридической точки зрения определить, подлежит ли тот или иной документ уничтожению, составят акт о выделении документов к уничтожению, на основе которого и будет произведена утилизация. Также сотрудники такой компании могут на договорных условиях провести экспертизу содержания Вашей документации на предмет выявления какой-либо информации, представляющей общественную или историческую ценность. К тому же Вы должны помнить о том, является ли компания, в которой Вы работаете, организацией – источником комплектования государственных архивов или нет. Как правило, в Уставе компании записана, к какому из двух типов коммерческих организаций она относится. Если Вы знаете, что Ваша фирма не является источником комплектования государственного архива, тогда уничтожение более негодных документов полностью Ваша прерогатива. Но если дело обстоит по-другому, прежде чем распрощаться с ненужной документацией, Вы должны представить ее на анализ сотрудникам архива, чтобы те приняли решение относительно того, стоит ли данные бумаги забрать в государственные фонды или они не представляют большого интереса и все-таки могут быть утилизированы.

Врезультате анализа Ваших бумаг эксперты приходят к выводу, какие именно бумаги больше вам не пригодятся. Как правило, компании сами вывозят документы компании на всем транспорте, а уничтожение поводят в присутствии клиента. Следует упомянуть, что объем уничтожения документов составляет порядка тонны бумаги за четверть часа. Конечно, у компаний, занимающихся оказанием подобного рода услуг, есть определенные требования

4

к уничтожаемым материалам, как правило, на уничтожение принимается только стандартная офисная бумага, т.е. не картон и прочие, еще более плотные, предметы.

Если Вы пришли к выводу, что Ваш офис давно пора избавить от шуршащего хлама, который уничтожать нельзя, а держать негде. Те же компании могут предложить Вам помощь в дистанционном хранении Ваших документов. Сотрудники компании рассортируют, оформят Ваши бумаги в архив, расположенный не на территории Вашего офиса, а при необходимости и помогут выделить и определить по назначению документы, которые нужно хранить в общих или специализированный государственных архивах. Однако стоит помнить о том, что некоторые бумаги, даже те, срок хранения которых определяется как постоянный, Вы не можете передать на хранение третьим лицам. В первую очередь это касается документации акционерных обществ. Если акционерные общества должны хранить постоянно такую документацию как: решение о создании общества, Устав общества и вносимые в него изменения, годовые отчеты общества, протоколы общих собраний акционеров, протоколы различных заседаний, списки аффилированных лиц и тех, кто имеет право на участие в общем собрании акционеров, а также описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив и акты о выделении документов уничтожению. Всего в списке 15 пунктов. Положение устанавливает следующий порядок хранения такой документации: подлинники документов должны содержаться по месту нахождения исполнительного органа акционерного общества, бумаги с грифом «Коммерческая тайна» помещаются в сейфы, до передачи в архив документы хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества. Если принято решение ликвидировать акционерное общества, то нужно знать, заключало ли данное общество договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России, т.к. какаято доля его бумаг может быть отнесена к составу Архивного фонда РФ, и тогда они должны быть переданы в соответствующий государственный архив. Документация, не подлежащая передаче в государственные органы, хранится там, куда ее решил поместить председатель правления акционерного общества.

Как решить проблему локально

Если же Вы осмотрелись в офисе и решили, что документов, с которыми Ваша компания хочет распрощаться навсегда, не так много, чтобы тратиться на специалистов, но вручную Вы не сможете порвать кипу листков, решите проблему проще – поставьте в офис шредер – специальный аппарат для уничтожения бумаг.

К выбору такой машинки стоит подходить разумно и руководствоваться не только ценой самого аппарата, но и сознанием того, для какого типа работы Вам нужен шредер. Не

5

стоит и говорить о том, что следует отдавать предпочтение оборудованию зарекомендовавших себя фирм. Также Вам нужно определиться с тем, какой тип шредера Вы хотите установить. Основных типов два – персональный и офисный. Если персональный аппарат предназначен для работы всего нескольких человек и способен перерабатывать относительно небольшие объемы материалов, приговоренных к утилизации, то его главное достоинство – компактность. Такая машинка поместиться даже в самом небольшом офисе. Офисные шредеры более громоздкие, но и объем работы они способны выполнять куда больший. Еще один критерий выбора «пожирателя бумаги» - тип документов, которые Вы будете уничтожать. Если шредер будет иметь дело исключительно с бумагами общего пользования, бланками и документами, не являющимися коммерческой тайной, Вам подойдет шредер с продольной резкой, т.е. после переработки оставляющий аккуратные полоски. Такая машина отличается высокой производительностью по сравнению со шредером с перекрестной резкой, который предназначен для уничтожения секретной документации. Этот аппарат во много раз проигрывает по производительности, и за такой машиной требуется более тщательный уход, например, периодическая мазка ножей, но ее достоинство в том, что после обработки Ваши бумаги компактно складываются в мусорную корзину крохотными кусочками, ни при каких условиях не подлежащими прочтению. Такая машина превращает даже дискеты и компакт диски в неопознаваемые частицы.

Как вынести вердикт документу

Прежде чем приняться за ликвидацию документов, непременно проконсультируйтесь с юристом, т.к. иногда возникают ситуации, когда Вы можете неверно понять какое-либо законодательное положение. Предположим, Вы знаете, что уничтожать следует только те документы, срок хранения которых истек. Однако правильно ли Вы определяете конечную дату срока хранения. Знаете ли Вы, что если в соответствии с определенным положением законодательства, некая документация подлежит хранению в течение, скажем, пяти лет, то отсчет этих пяти лет начинается с первого января года, который идет следом за годом, когда было принято решение о передачи бумаги на архивное хранение. Например, если какой-либо акт или документ датирован мартом 2008 года, то началом срока его хранения следует считать первое января 2009 года и соответственно документ может быть уничтожен не ранее января 2012 года.

Не следует забывать, что нет правил без исключений. Это применимо и к законам о хранении и уничтожении документации. Так определенные акты регулируют обращение с договорами, налоговой документацией. Также Вы должны знать, какие бумаги подлежат

6

долговременному хранению, т.е. сроком от пятидесяти до семидесяти пяти лет, а какие и вовсе не подлежат утилизации.

Напомним, что основными нормативными актами в области работы с документацией являются: перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 6 октября 2000 года, а также федеральные законы «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ от 22 октября 2004 г.), «О бухгалтерском учете» (№ 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г.), «Об обществах с ограниченной ответственностью» (№ 14-ФЗ от 8 февраля 1998 г.).

Если компания относится к типу акционерных обществ, ей стоит помнить о постановлении ФЦКБ России «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (№ 03-33/пс от 16 июля 2003г.). В данное положение включен список документов, подлежащих обязательному хранению, него входит почти вся документация акционерного общества, начиная с решения об учреждении данного общества и каждого из его филиалов. Все внутренние бумаги, включая решения о созыве совета акционеров, вхождении в него и выходе из совета любого из его участников и списки всех участников акционерного общества и его аффилированных лиц. При этом наименьший срок хранения, установленный Положением – один год – у документации, содержащей месячный бухгалтерский отчет.

Согласно нормативным актам устанавливаются следующие сроки хранения для бухгалтерских документов: минимум пять лет. Это касается договоров, различных актов, переписки, ведомостей и т.д. Что до срока хранение бумаг, которые нужны для исчисления и уплаты налогов, и бумаг, подтверждающих финансовые перемещения, такие как получение доходов, произведение расходов, уплату налогов, то он составляет четыре года. А такие бумаги, как лицевые счета работников, а также документы, касающиеся финансовый расчетов с сотрудниками компании – о зарплате, получении гонораров и премий и т.п. – хранятся семьдесят пять лет. Также на документах, представляющих ценность только в течение самого делопроизводства, может стоять пометка «До минования надобности». Это значит, что бумаги теряют актуальность, как только ими прекращают активно пользоваться. Но и в этом случае официальные документы должны храниться в архиве Вашей организации хотя бы год. Если увеличение срока хранения документации решением администрации компании касается только самой компании, то уменьшение этого срока и преждевременная утилизация могут привести к плачевным результатам, если этот факт станет известен в надлежащих инстанциях. Компания может понести административное наказание.

Решено: уничтожить

7

Как Вы, несомненно, уже знаете, прежде чем отправить документы на казнь, нужно удостовериться в том, что Ваше решение правомерно. Для этого на предприятии приказом руководителя компании создается специальная экспертная комиссия, которая должна состоять не менее чем из трех человек, как привило, в нее входят помимо самого начальника предприятия люди, которые, собственно, и отвечают за хранение документации и архива компании. Комиссия составляет опись документов, определяя характер хранения документации – постоянный, временный (до десяти лет) или долгосрочный (свыше десяти лет). После составления актов о выделении бумаг на утилизацию, т.е. тех, что не подлежат хранению или тех, срок хранения которых уже истек, можно приступать к ликвидации.

Процессу уничтожения документов присущ определенный порядок, который не следует нарушать. Он заключается в том, что изначально «приговоренные» папки тщательно упаковываются (для удобства), затем дела передают лицу или лицам ответственным за непосредственную утилизацию. Документы обязательно снабжаются накладной. В ней кроме веса того, теперь называется макулатурой, фиксируется количество дел, т.е. папок, а также дата передачи бумаг на уничтожение. Утилизация производится в присутствии сотрудника компании, который на Вашем предприятии отвечает за сохранность документации в целом.

Если Ваша компания уничтожает документы самостоятельно через шредер или попросту сжигает во дворе, что также вполне допустимо, тем не менее, акт об уничтожении должен быть составлен. Несмотря на то, что такой способ не отражен в нормативный актах, все же он и нарушением не является, т.к. нарушением закона считается (и соответственно, сопровождается наказанием, как правило, в виде денежного штрафа размером от двух тысяч рублей) нарушение сроков хранения бухгалтерской, налоговой и прочей финансовой документации. Не стоит торопиться с уничтожением, если Вы не уверены, что срок хранения бумаг действительно истек. Многие «бумажные» работники придерживаются собственного негласного правила – если дело закончено, путь полежит еще два года. Хотя, конечно, Вы не станете снова устраивать в рабочих шкафах памятник старой бумаге.

TOP SECRET

Хранение и утилизация документов дело не такое сложное, пока не касается обращения к документации, содержащей конфиденциальную информацию, разглашение которой может привести к весьма плачевным последствиям. Например, в Европе исследователи пришли к выводу, что если примерно одна пятая информации, не предназначенной для посторонних глаз, будет раскрыта, то компания, допустившая утечку, разорится в течение одного месяца. Кого в компании обрадует такая перспектива? Ответ однозначен – никого, кто, конечно, не желает пустить боссов по миру. Но если кадровые

8

проблемы компании остаются полностью в компетенции начальства, то элементарное недопущение утечки секретной информации не настолько сложная задача, если подойти к ее выполнению грамотно и ответственно. Прежде всего, в компании должна быть налажена система хранения секретных документов. Как правило, место такого хранения – надежный сейф в кабинете директора, топ-менеджера, главного бухгалтера или кого-либо с подобными полномочиями.

Работу с конфиденциальными документами регулируют такие нормативные акты, Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» (№ 24 – ФЗ от 20 февраля 1995г.), согласно которому конфиденциальная информация – это «документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации», и Указ Президента РФ «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (№ 188 от 6 марта 1997г.). Президентский указ включает в себя перечисление групп информации, которые должны считаться секретными. К ним относятся такие сведения, как:

факты и обстоятельства частной жизни человека, которые не должны транслироваться в средствах массовой информации, кроме тех случаев, когда подобное разглашение показано федеральными законами;

ряд профессиональных тайн (врачебная, нотариальная, адвокатская), тайна следствия;

личные тайны граждан (тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.);

коммерческая тайна (научно–техническая, производственная или финансово экономическая информация, основная ценность которой в том, что ее могут использовать ограниченное число посвященных людей);

сведения о каком-либо изобретении, в т.ч. предмете творчества до его официального обнародования;

информация о подготавливаемых в органах исполнительной власти проектах указов и распоряжений.

Нормативные акты не могут устанавливать степень секретности перечисленных сведений, ее определение целиком и полностью засвистит от учреждения, организации, которой данная информация принадлежит. Каждая компания сама решает, как защищать свою информацию, однако не секрет, что в связи с растущим уровнем конкуренции компаниям требуются все большие и большие ухищрения, чтобы обезопасить себя от коммерческого шпионажа.

9

Особое отношение должно быть к бумаге, содержащей секретные сведения, т.к. она – самый уязвимый носитель информации, к сожалению, не имеющий дополнительного уровня защиты, какой имеют, скажем, любые виды электронные носители. Конечно, можно записывать все конфиденциальные сведения шифром, но едва ли это будет удобно… Поэтому существует свод неких правил о работе с секретными документами. Прежде всего, стоит обратить внимание на гриф, которым помечена документация, это может быть «Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна», «Секретно» и т.п. Кроме специального обозначения – грифа, - указывающего ограничение доступа к конкретному документу, на нем прописывается номер экземпляра и указывается правообладатель этой информации: либо полная информация о юридическом лице (полное наименование и место нахождения), либо личная информация об индивидуальном предпринимателе (фамилия, имя, отчество и место жительства гражданина).

Главный показатель, на основе которого документацию надо считать коммерческой тайной,– это действительная или потенциальная коммерческая ценность информации в силу неизвестности ее третьим лицам. Для сохранности такой информации необходимо принять определенные меры, а именно:

четко определить, составляют ли рассматриваемые сведения коммерческой тайной организации;

обеспечить строгий контроль за тем, кто и на каком основании может допускаться

кданным документам;

установить, кто именно из работающих в организации отвечает за делопроизводство, признанное секретным;

составить инструкцию для работы с конфиденциальными бумагами, с которой будет ознакомлен персонал, который должен в силу обстоятельств иметь к ним допуск;

ввести четкую систему материальной или другой равнозначно-поощрительной мотивации для сотрудников, имеющих доступ к коммерческой тайне компании. При этом степень ответственности сотрудника должна быть отражена в официальном договоре, где также будет предусмотрена ответственность (вплоть до уголовной) за халатное или намеренное нарушение правил работы с секретной документацией.

Контроль над выполнением требований к работе с секретной информацией осуществляет верхнее руководство и управление службы безопасности организации. От них зависит своевременность и качество проведение специального инструктажа работников, которые должны быть посвящены в коммерческие секреты организации, и назначение лица, ответственного за непосредственную работу с такого рода бумагами. Как правило, таким

10