Вердикт - уничтожить

лицом выбирается секретарь-референт предприятия или сотрудник, занимающий специально созданную должность и для которого работа с секретной информацией – прямая и основная обязанность. Этот человек должен следить за тем, кто и как использует секретную информацию, и заносить все обращения к грифованным документам в специальный журнал. Сотрудники не могут делать какие-либо выписки без письменного разрешения руководства или копировать секретные документы. Копирование при необходимости должно производиться уполномоченными лицами в специальных помещениях. Ни одна испорченная копия не может использоваться вторично, она должны быть немедленно уничтожена.

Если по каким-либо причинам сотрудник, имевший доступ к конфиденциальным документам разрывает трудовое соглашение с организацией или покидает ее по истечении срока трудового договора, он несет ответственность за полученные сведения в течение двух лет, если иной срок неразглашения информации не был прописан в трудовом договоре.

Второй вопрос касается утилизации секретных документов. Мало кому придет в голову попросту скомкать конфиденциальную бумагу и сунуть ее в мусорную корзину, где документ легко может стать желанной добычей промышленного шпиона или Вашего недоброжелателя. Значит, к уничтожению документов с грифом «секретно» нужно подойти с особой серьезностью, т.е. постараться найти способ, при котором информация, содержащаяся в документе, исчезнет с максимальной гарантией. Конечно, один из самых верных способов – предание бумаги огню, однако это не всегда удобно и не всегда этично в мире каменный джунглей и дорогих офисов. Трудно представить себе веселый костер на балконе десятого этажа или ритуальное сожжение бумаги в центре головного офиса какойнибудь крупной компании. Не доводя дело до подобного абсурда, проще прибегнуть к помощи уже упоминавшегося уничтожителя документации – шредера. Единственно, о чем необходимо помнить, так это о том, что для уничтожения секретной документации Вам следует выбрать шредер с высоком УС (уровнем секретности). Всего в производстве уничтожителей документов различается оборудование пяти уровней. Для Вашей задачи нужно использовать шредеры с четвертым и пятым УС, которые разрезают бумагу на кусочки 2 на 15 мм и 0,8 на 12 мм соответственно. Конечно, уничтожитель третьего УС также подойдет, т.к. едва ли кому-то удастся восстановить целый документ из целой корзины ленточек шириной в 2 мм или частей размеров 4 на 80 мм.

Сохрани и спаси документ!

Когда Вы определили, какие документы должны содержаться в Вашем офисе, он едва ли будут использоваться часто, Вы должны также определить место хранения этих бумаг. Как правило, документы хранят в несгораемых шкафах, тем не менее, нежно учесть

11

несколько основных правил, которые позволят Вашим архивам содержаться в сохранности, т.е. в состоянии, пригодном для дальнейшей эксплуатации документа. Чтобы однажды открыв шкаф, Вы не обнаружили труху или кусок непригодной для чтения заплесневевшей ветоши, бумаги нужно хранить, предохраняя от основных факторов, способных привести их

внегодность и тем самым, вероятно, вызвать определенные проблемы, связанные с невозможностью воспользоваться нужным в определенный момент документом.

Правила хранения документации не так сложно соблюсти. Прежде всего, учтите, что

лучше всего сохраняется бумага с наименьшим содержанием древесины, она не так гигроскопична, менее подвержена высыханию и пожелтению. В кабинете, где Вы храните

большое количество документов, должна поддерживаться относительная стабильность температуры и влажности воздуха, т.к. для бумаги особенно опасны не столько высокие и низкие показатели температуры и влажности, сколько изменение этих показателей. Существует определенный стандарт температуры и влажности, оптимальной температурой для хранения документов является 18° С с отклонением в пару градусов, а относительная влажность воздуха 55% с отклонением примерно в 5%. Конечно, документы хранятся в специальных папках и за плотно закрытыми дверцами шкафов, чтобы до минимума снизить воздействие злейшего врага бумаги – пыли, а также защитить документацию от встречи с мелкими паразитами, способными испортить ее продуктами своей жизнедеятельности. Также целесообразно хранить документы в шкафу с непрозрачными дверцами. Дело не только в наибольшей безопасности хранения бумаг, но и

втом, что для документов вредно воздействие света, особенный урон бумаге наносит воздействие ультрафиолета. Как ни печально признавать, но не меньший вред наносит ксерокопирование и сканирование документов. В целом, не рекомендуется проводить подобные процедуры более пяти раз, т.к. и этого достаточно, чтобы вызвать значительное изменение цвета бумаги и снижение ее устойчивости к механическим повреждениям. Такое воздействие обуславливается тем, что при прохождении светового луча по страницам Ваших документов, уровень освещенности в двадцать раз превышает рекомендуемый. Если Вы знаете, что какой-то документ должен копироваться с определенной частой, можно снять с него одну копию хорошего качества и в дальнейшем работать с ней.

Полный порядок

Ну что же, Вы разобрались на своем рабочем месте, отправили а архив то, что залежалось на Вашем столе, проверили, не осталось ли без присмотра какой-нибудь папки, доступ к которой должен быть ограничен. Все приговоренные документы благополучно до места конечного пребывания. Неужели теперь Ваш стол будет идеально чистым? Настолько

12

истым, что никто не поверит, что за этим столом можно работать. Конечно, нет! Есть документы, дела находящиеся в производстве в данный момент, они должны находиться на столе, на видном месте, чтобы Вы не упускали их из виду. Всему прочему место в Вашей сервисной тумбе. В ящиках стола должно содержаться то, к чему Вы обращаетесь с определенной периодичностью, но то, что не нужно Вам каждую минуту. Как правило, это какие-то справочные материалы. Теперь у Вас настоящий рабочий порядок.

Чтобы поддерживать его и больше никогда не возвращаться к бумажному морю, возьмите на вооружение простое правило пятиминутки. Оно заключается в том, чтобы каждый час делать в работе пятиминутный перерыв и придирчиво инспектировать свое рабочее место, не завалялось ли на нем чего лишнего, не превращается ли стопка документов в кипу бумажной неразберихи. Это правило не только поможет Вам следить за порядком, но и обеспечит короткую перемену деятельности и даст передышку в работе.

13