1.7. Центры расчетов авиакомпаний и их функции
В организационной структуре авиакомпании создаются специальные подразделения (рис. 1.10), которые занимаются целым рядом задач по взаиморасчетам, это:
ЦР- центр расчетов.
ЦМР- центр международных расчетов.
Эти подразделения подчиняются финансовой дирекции авиакомпании. В его состав входят следующие подразделения:
1) Отдел учета и контроля производства
2) Финансовый отдел
3) Общая бухгалтерия
4) Отдел учета и контроля чартера (заказных перевозок)
5) Отдел технологии учета и контроля расчетов через АСУ
6) Склад бланков перевозочной документации
7) Архив перевозочной и иной финансовой документации.
Вице-президент
по продаже перевозок
Вице-президент
по финансам
Отдел
аккредитации агентов по продаже
Отдел
договоров с агентами
Отдел
БСО
Отдел
планирования, управления и контроля
продаж
Представительства
и филиалы продаж
Центр
расчётов
Контрольно-ревизионный
отдел
Call-центр
Отдел
претензионной работы
Отдел
управления доходами от продаж перевозок
Отдел
продаж перевозок
Отдел
IT-технологий и АСБ
Рис. 1.10. Примерная структура организации и контроля продаж у перевозчика
Основные функции, центра расчётов коммерческой службы авиакомпании
1. Учет и контроль продажи пассажирских перевозок как на территории своего города, так и в других городах Российской Федерации и за рубежом:
- Агентами авиакомпании (Агентства и представительства авиакомпании независимые Агенства и Туристические фирмы);
- Агентами BSP;
- Агентами ТКП.
2. Учет и контроль продажи грузовых перевозок как городах Российской Федерации и за рубежом:
- Агентами авиакомпании;
- Агентами CASS;
- Грузовыми складами и Аэропортами.
3. Учет реализации перевозок на рейсах авиакомпании, в том числе:
- контроль полноты и своевременности поступления перевозочной документации с рейсов авиакомпании;
- "расценка" перевозочной документации и учет доходов от перевозок пассажиров, багажа, грузов и почты.
4. Процедуры контроля над мошенничествами с перевозочной документацией:
- использование на рейсах Авиакомпании, других Авиакомпаний, предъявление к возврату или обмену перевозочных документов, объявленных утраченными или числящихся в остатках у Агентов;
- искажение информации на полетном купоне относительно контрольного (маршрут, класс обслуживания, вид тарифа, скидки и др.).
5. Учет затрат производства, в том числе:
- учет расходов рейсов, связанных с обслуживанием рейса Аэропортами, Топливозаправочными фирмами, Службами аэронавигации, бортпитания, технического и коммерческого обслуживания и прочими фирмами по обслуживанию ВС;
- отнесение на рейс всех прямых, административных и прочих затрат и доходов согласно данным финансового и бухгалтерского учета.
6. Обеспечение расчетов с партнерами по авиабизнесу в том числе:
- контроль отчетов Агентств о продаже пассажирских и грузовых перевозок на правильность расчета тарифов, полноту взимания (возврата) тарифа и такс/сборов, оформления перевозочных и расчетных документов и др.;
- формирование счетов Фирмам кредитных карточек за продажу/возврат пассажирских и грузовых перевозок по безналичной форме оплаты;
- формирование счетов Организациям - клиентам и государственным структурам за продажу/возврат пассажирских и грузовых перевозок по безналичной форме оплаты;
- формирование исходящих счетов другим авиакомпаниям и контроль входящих счетов от Других авиакомпаний за перевозки пассажиров и сверхнормативного багажа и груза, прием к возврату и обмену перевозочной документации;
- формирование счетов почтовым администрациям стран за перевозки почты;
- контроль счетов, предъявленных Аэропортами, Топливозаправочными фирмами, Службами аэронавигации, прочими фирмами по обслуживанию воздушных судов;
- формирование/контроль счетов урегулирования коммерческих прав на воздушных линиях: пульное сотрудничество, линии совместной эксплуатации, компенсационные платежи;
- ведение претензионной переписки, как на уровне отдельного первичного документа, так и на уровне итоговых сумм отчета/счета.
7. Обеспечение учета и проверки полноты и правильности начисления доходов ЦМР. Проверка обоснованности предъявления платежей за обслуживание ВС Авиакомпании за границей. Контроль полноты учета и своевременности перечисления выручки по международным перевозкам.
8. Учет взаимных финансовых обязательств по расчетам со всеми партнерами по рынку авиаперевозок, на основе обработки всех входящих и исходящих счетов (на уровне сумм к оплате).
9. Учет, контроль над исполнением взаимных финансовых обязательств с партнерами по рынку авиаперевозок по операциям на счетах авиапредприятия, (по фактическому зачислению средств).
10. Обеспечение расчетов с применением клиринговых систем (Клиринговая палата ИАТА, ТКП).
11. Ведение отдельного производственного и финансового учета по чартерным программам, урегулирование расчетов с заказчиками.
12. Разработка, согласование и сопровождение Агентских соглашений, договоров о признании перевозочной документации, пульных и других коммерческих соглашений в части касающейся взаиморасчетов.
13. Согласование, учет и контроль применения специальных условий продажи перевозок (конфиденциальных тарифов, скидок, бонусных и сервисных цен)
14. Архивирование физических экземпляров перевозочной и иной документации, требующей длительного хранения.
ЦМР («Аэрофлота»). Основная деятельность заключается в сборе и обработке документации за перевозки на международных линиях, а также за предоставленные и полученные авиакомпанией услуги. Количество документации, связанной непосредственно с оформлением перевозок, составляет более 6 млн. документов, а в целом, с учётом валютно-финансовых - более 10 млн. документов. ЦМР получает и обрабатывает документы из представительств за границей, ведёт расчёты за перевозки и услуги с более чем 600 иностранными авиакомпаниями и фирмами. Обработать такое количество перевозочной и расчётной документации без применения ЭВМ было бы практически невозможно. Поэтому в настоящее время внедрена в производство и успешно эксплуатируется АСУ «Подсистема международных расчётов».
ЦМР «Аэрофлота» осуществляет оперативный валютный контроль за поступлениями и платежами. Ежедневно ЦРТ получает выписки с валютного счёта во Внешэкономбанке РФ и составляет сводный валютный баланс и предоставляет руководству авиакомпании сведения о поступлениях и платежах в инвалюте по расчётам с авиакомпаниями, фирмами и организациями (оперативно – еженедельно, ежемесячно нарастающим итогом с начала года), сведения о поступлениях и платежах в иностранной валюте по результатам работы на МВЛ, сведения о дебиторской и кредиторской задолженности и данные о переводе средств представительствам на оплату ГСМ и др. централизованных платежей.