6.10. Логистика документооборота и движения денежных средств в сввт
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело").
Документооборот в СВВТ - это движение документов, начиная от первичных перевозочных документов и заканчивая актами сверки расчётов за проданные пассажирские ВП и сопутствующие услуги.
Система документооборота СВВТ обладает набором определённых характеристик, обеспечивающих эффективность её использования участниками системы для целей:
- хранения данных;
- работы с документами;
- работы с бизнес-логикой, определяющей логистическую схему движения документов (маршрут движения).
Рассмотрим подробнее логистические схемы документооборота и движения денежных средств при продажах ВП и дополнительных услуг в СВВТ (рис. 6.8). Маршрут движения документов в СВВТ неразрывно связан с маршрутом движения денежных средств ("сопутствующим" или "встречным").
В СВВТ "изначальными поставщиками" являются:
- перевозчики и поставщики (перевозки и дополнительные услуги);
- ТКП (документы и услуги по взаиморасчётам);
- аккредитованные агентства (услуги продаж);
- пассажиры (деньги).
АВС
ТКП
* Отчётность
* Денежные средства *Документ,
подтверждающий
*Отчётность оплату
* Денежные средства * Оплата услуги * Документ,
подтверждающий
право на получение
Поставщик
услуг
Клиент
* Документ,
подтверждающий
право на получение
услуги
Рис.6.8. Обобщённая логистическая схема документооборота и движения денежных средств в СВВТ.
В схеме взаимоотношения участников определены следующим образом.
Клиент :
- оплачивает услугу АВС (перевозку, дополнительную услугу ит.д.);
- получает от АВС документы, подтверждающие оплату (в общем случае кассовый чек), и право на получение услуги (бумажный или электронный билет, ЕМD-квитанцию);
- представляет поставщику услуг документ, подтверждающий право на использование купленной услуги, и использует эту услугу.
Аккредитованное агентство (АВС) :
- получает от клиентов оплату за купленные услуги;
- предоставляет клиентам документы, подтверждающие оплату и право на получение услуг;
- отчитывается перед ТКП в соответствии с установленным графиком и по установленным формам отчётности, сверки и взаиморасчётов;
- получает от ТКП обменные файлы, информацию о продажах , а также отчётные документы по взаиморасчётам;
- перечисляет в ТКП выручку от продаж услуг по графику в установленном объёме за вычетом своей комиссии.
ТКП :
- получает от АВС отчётность и выручку;
- направляет АВС и поставщикам услуг в соответствии с установленным графиком обменные файлы, информацию о продажах и отчётные документы по взаиморасчётам для согласования и подписания;
- перечисляет поставщикам услуг выручку от продаж по графику, обеспечивая взаиморасчёты между участниками СВВТ;
- перечисляет АВС оплату за их услуги;
- получает от поставщиков и АВС оплату за собственные услуги.
Поставщики услуг : (перевозчики, поставщики дополнительных услуг и др.) получают от ТКП в соответствии с графиком:
- обменные файлы, информацию о продажах и отчётные документы по взаиморасчётам для согласования и подписания;
- выручку от продаж в установленном объёме;
- услуги по взаиморасчётам.
Рассмотренную схему можно привязать к схемам документооборота и движения денежных средств по продажам конкретных видов услуг.
Рассмотрим такие логистические схемы на примерах продаж:
- пассажирских авиаперевозок (рис. 6.9);
- пассажирских ж/д перевозок;
- дополнительных и др. услуг;
- перевозок поездами "Аэроэкспресс";
- автобусных перевозок;
- смешанных пассажирских перевозок.
*Информация о результатах
продажи перевозок на СПД
НСАВ-ТКП
ТКП
АВС
* Обменные файлы
* Отчёт о взаиморасчётах
* Информация о * Отчёт с контрольными
результатах продажи купонами
перевозок на СПД * Денежные средства за
* Отчёт об объёме проданные перевозки за
выручки и АГС от вычетом агентского
продажи перевозок вознаграждения * Полётный и
* Денежные средства за пассажирский
проданные перевозки за * Оплата купоны билета
вычетом агентского перевозки
вознаграждения и
стоимости услуг ТКП
Перевозчик
Пассажир
* Полётный купон билета
Рис. 6.9. Логистическая схема документооборота и движения денежных средств в СВВТ по расчётам за продажи пассажирских авиаперевозок.
На следующей схеме (рис. 6.10) стрелки указывают движение документов, а текст возле них представляет наименования соответствующих документов (то же самое на последующих схемах).
*Агентское вознаграждение
* Информация о результатах
продажи дополнительных услуг
ТКП
АВС
* отчёт о взаиморасчётах
* Подписанный отчёт
о взаиморасчётах
* Стоимость
дополнительных услуг
* ЕМD (квитанция)
* Отчёт * Документ,
* Стоимость * Оплата стоимости подтверждающий
дополнительных услуг дополнительных оплату
за минусом услуг
агентского
вознаграждения
Провайдер
услуг
Пассажир
* ЕМD (квитанция)
Рис.6.10. Логистическая схема документооборота и движения денежных средств на дополнительные услуги, оказываемые пассажирам.
Рассмотрим интегрированную схему логистики и документооборота по предоставлению дополнительных услуг в СВВТ (рис. 6.11).
Маршрут движения документов в СВВТ неразрывно связан с маршрутом движения денежных средств («сопутствующим» или «встречным»). На рис. 6.7. взаимоотношения участников определены следующим образом.
Клиент:
- при продаже дополнительных услуг - оплачивает дополнительную услугу Агентству воздушных сообщений (АВС); получает от АВС документы, подтверждающие оплату (в общем случае кассовый чек), и документ, удостоверяющий право на получение услуги;
- при отказе от дополнительных услуг - получает от АВС возврат стоимости дополнительной услуги за вычетом сбора за отказ от дополнительной услуги (если сбор предусмотрен правилами поставщика дополнительных услуг); возвращает АВС документ, удостоверяющий право на получение услуги.
КЛИЕНТ
Оплата услуги
Возврат документа, под- Возврат стоимости Документ. подтверждающий
тверждающего право Услуги при отказе оплату, док-т, подтверждающий
на получение услуги право на получение услуги
АВС
Нерезидент
РФ
Резидент
РФ
Стоимость доп. услуг, Вознаграждение Информация о ре- Стоимость доп.услуг
отчёт о взаиморасчётах АВС зультатах продажи, за минусом вознагр.
Возврат стоимос- отчет о взаиморасче- АВС, отчёт о взаимо-
ти доп. услуг за тах расчётах
минусом вознагр.
АВС
ТКП
Возврат стоимости доп.услуг за минусом Отчёты
вознаграждения АВС и стоимости работ стоимость доп. Услуг за минусом
И услуг ТКП вознаграждения АВС и стоимости
Работ и услуг ТКП
П
Р О В А Й Д Е Р Ы Д О П О Л Н И Т Е Л Ь Н Ы Х
У С Л У Г В С В В Т
Отели,
трансферы и др.
Аэроэкспресс
Автобусные
перевозки
Пасс-кие
ж/д перевозки
Туристические
услуги
Рис. 6.11. Интегрированная схема логистики и документооборота по предоставлению дополнительных услуг Клиентам.
АВС:
- при продаже дополнительных услуг - получает от клиентов оплату за купленные услуги; предоставляет клиентам документы, подтверждающие оплату и право на получение услуг;
- при отказе от дополнительных услуг - возвращает клиенту стоимость дополнительной услуги за вычетом сбора за отказ от дополнительной услуги (если сбор предусмотрен правилами поставщика дополнительной услуги); оформляет возврат от клиента документов, подтверждающих право на получение услуги; отчитывается перед ТКП в соответствии с установленным графиком и по установленным формам отчетности; получает от ТКП информацию о продажах и отчетные документы по взаиморасчетам; перечисляет в ТКП по графику денежные средства за проданные дополнительные услуги за вычетом денежных средств за дополнительные услуги, по которым оформлен возврат, и агентского вознаграждения.
В соответствии с требованиями валютного законодательства РФ агентства-нерезиденты РФ перечисляют в ТКП денежные средства за проданные дополнительные услуги в полном объеме, включая агентское вознаграждение.
ТКП:
- получает от АВС отчетность и денежные средства за проданные дополнительные услуги за вычетом денежных средств за дополнительные услуги, по которым оформлен возврат, и агентского вознаграждения агентств-резидентов РФ;
- направляет АВС и поставщикам услуг в соответствии с установленным графиком
информацию о продажах и отчетные документы по взаиморасчетам для согласования и подписания;
- перечисляет поставщикам услуг денежные средства за проданные дополнительные услуги за вычетом денежных средств за дополнительные услуги, по которым оформлен возврат, агентского вознаграждения и стоимости услуг ТКП;
- возвращает агентствам-нерезидентам РФ агентское вознаграждение.
При такой логистике все участники СВВТ получают определенные возможности.
Клиент получает возможность:
- купить в аккредитованном агентстве не только воздушную перевозку, но и любую из
перечисленных выше дополнительных услуг;
- заказа и оформления дополнительных услуг в любом из около 7000 аккредитованных в СВВТ пунктов продажи, что позволяет ему искать более подходящие предложения по цене, качеству, доверию и др.
АВС получает возможность:
- качественного расширения своего бизнеса;
- расширения перечня оказываемых услуг клиенту;
- самостоятельного формирования пакета услуг для клиента при продаже перевозки;
- бронирования и продажи дополнительных услуг с применением электронного документа НСАВ-ТКП;
- продажи различных видов услуг в рамках одного договора с ТКП.
Поставщики дополнительных услуг:
- качественно расширяют сеть продаж своих услуг;
- получают 100% возврат выручки за проданные услуги;
- получают 100% легитимный документ для оформления своих услуг.
ТКП как управляющий орган СВВТ:
- существенно расширяет свой бизнес;
- усиливает свои позиции на рынке услуг нейтральных сред, как минимум в Российской Федерации и странах СНГ.