5.2. Принципы формирования бумажной отчётности агентств

Содержание документов, предназначенных для передачи в ТКП, и процедуры формирования отчётности агентств перед ТКП изложены в «Руководстве по компоновке и передаче купонов бланков СПД НСАВ ТКП из агентств в ТКП».

Для передачи в ТКП предназначены купоны оформленных на бланках СПД билетов, МСО, экземпляры квитанций оплаты по ПК (форма С-98), копии электронных билетов (маршрут-квитанций) и копии ЕМD (квитанций) и дополнительные документы, если это предусмотрено Руководством.

В агентстве остаётся:

- агентский купон, пассажирский купон или копия пассажирского купона в зависимости от вида выполняемой операции;

- копия электронного билета (маршрут-квитанции) с росписью пассажира о получении наличными суммы, рассчитанной к возврату;

- копия ЕМD с росписью пассажира (спонсора, лица, внёсшего сумму в счёт оплаты будущих перевозок) о получении наличными суммы, рассчитанной к возврату.

Тип купона билета (МСО), направляемого в ТКП, зависит от вида операции, выполняемой по документу («ПРОДАЖА», «ВОЗВРАТ», «ОБМЕН», «АННУЛИРОВАННЫЕ БЛАНКИ»).

Купоны, предназначенные для передачи в ТКП:

1. Контрольные купоны (и неиспользуемые полетные купоны, если таковые имеются) проданных и выданных в обмен билетов, полетные купоны принятых к возврату и обмену билетов - форм Е61, D61.

2. Пассажирский купон использованного билета (вместе с обложкой), по которому производится возврат сумм. Формы бланков - Е61, D61.

3. Контрольные купоны (и неиспользуемые обменные купоны, если таковые имеются) выданных пассажиру МСО, обменные купоны (если таковые имеются) принятых у пассажира МСО - формы 30, М61.

4. Пассажирский купон (вместе с обложкой) возвращенного МСО (формы 30, М61). В агентстве остается копия пассажирского купона МСО.

5. Экземпляры банка и контрольные экземпляры выданных пассажиру квитанций

оплаты по пластиковой карте - форма С98.

6. Книжка аннулированного бланка формы Е61, D61, 30, М61 с изъятым агентским купоном.

Все купоны делятся на две пачки. Пачка 1 (передаётся Агентством в ТКП (авиакомпанию) и Пачка 2 (хранится у Агента), а внутри каждой из них купоны раскладываются в соответствии с реестром. При этом купоны разделяются по пачкам в соответствии с таблицей 5.1:

Таблица 5.1

Правила компоновки купонов в пачке (в случае наличия бумажных бланков)

Операция	Пачка 1	Пачка 2
Аннулированные	Книжка с зелёным (контрольным) и всеми полётными купонами с пометками VOID	Розовый (агентский) купон с пометкой VOID
Обмен	Книжка с возвращаемыми полётными купонами, зелёный купон и неиспользованные полётные купоны от выданного в обмен билета	Розовый купон от выданного в обмен билета
Продажа	Зелёный и неиспользованные полётные купоны	Розовый купон
Возврат	Книжка с возвращаемыми полётными купонами с указанием суммы возврата (перерасчёта)	Копии полётных купонов

Термины и определения.

Для описания схемы компоновки отчетов применяются следующие термины и

определения:

Партия документов – набор пачек, формируемых в агентстве за отчетный период.

Рекомендуемое количество пачек в партии не более 200 (далее – партия).

Пачка - купоны, предназначенные для ТКП. Пачка включает купоны для ТКП одного или нескольких кассиров. Рекомендованное количество купонов в пачке от 100 до 150 (далее - пачка).

Конец отчетного периода - это дата окончания отчетного периода в Системе взаиморасчетов. В Системе взаиморасчетов принят декадный период движения информации.

Реестр пачки - это документ, содержащий информацию по купонам билетов (квитанций, ордеров) пачки:

• о суммах, учитываемых по данным купонам;

• о типографских номерах купонов;

• о типах купонов.

В реестре пачки информация указывается в строгом соответствии с порядком купонов в пачке.

Реестр партии/мешка – перечень номеров пачек строго из одной партии документов, упакованных в один мешок.

Если одна партия документов находится в нескольких мешках, необходимо подготовить также общий реестр на всю партию. В общем реестре указывается общее количество пачек в партии и общее количество мешков, в которых находится партия, реквизит «порядковый номер мешка в партии» не заполняется. Остальные графы общего реестра заполняются в соответствии с их назначением. Данный реестр должен находиться в первом мешке партии. В этих случаях в наименовании общего реестра зачеркивается слово «мешка», а в наименовании графы «Количество пачек в мешке/в партии» зачеркивается слово «в мешке». В остальных реестрах в наименовании реестра в наименовании указанной графы зачеркиваются слова «партии» и «в партии» соответственно. Если мешок содержит несколько партий документов, то на каждую партию заполняется свой реестр, при этом в наименовании реестра и в наименовании графы «Количество пачек в партии/в мешке» зачеркиваются слова “мешка” и «в мешке» соответственно

Ярлык партии документов – общий ярлык на все пачки, объединенные агентством в одну партию документов для ТКП.

Ярлык пачки - документ, содержащий итоговые данные по пачке.

Формирование отчетности.

В процессе формирования бумажной отчётности агентств по установленной схеме компоновки документов выполняются процедуры:

- формирования партий документов по видам операций (продажа, возврат, обмен, аннулирование), суммы по которым должны быть учтены в одном виде валюты;

- определения вида валюты партии «РУБ», «ДОЛЛ», «ЕВРО», «НВ».

В настоящее время существует широкий спектр программного обеспечения для автоматизации процесса составления, обработки, контроля финансовых отчетов внутри агентства. Выбор программного обеспечения агентство производит самостоятельно.

В случае если формирование пачек возложено на кассира, то разделение купонов, заполнение ярлыка пачки производит непосредственно кассир. Схема компоновки документов в пачке и порядок заполнения ярлыка пачек и реестра пачек содержатся в «Требованиях к компоновке и передаче контрольных купонов бланков ТКП из агентств в ТКП» и дополнениях к указанному документу.

Примечание. В агентствах с автоматизированной обработкой данных могут с использованием специализированных программ формироваться следующие документы:

- реестр пачки/партии,

- ярлык пачки,

- ярлык партии.

За отчетный период вместе с партией(ями) документов в ТКП передается реестр, содержащий информацию о заключенных прямых договорах.

Реестр пачки.

Реестр пачки может быть представлен в одном из следующих вариантов:

Вариант 1. Реестр содержит заголовок

«Реестр пачки №_______/валюта партии______»

и состоит из следующих граф:

• порядковый номер контрольного купона в пачке (1),

• порядковый номер дополнительного купона в пачке (2),

• типографский номер контрольного (дополнительного) купона (3),

• НАЛ (4),

• КР (5),

• ВЗ (6),

• ПК (7),

• РТ (8)

и итоговой строки.

В итоговой строке реестра подводится итог по каждой графе, полученные данные

переносятся в соответствующие графы ярлыка пачки.

Вариант 2. Реестр содержит заголовок

«Реестр пачки №_________/валюта партии________»

и состоит из следующих граф:

• порядковый номер контрольного купона в пачке (1);

• порядковый номер дополнительного купона в пачке (2);

• типографский номер контрольного (дополнительного) купона (3);

• форма оплаты (код) (4);

• сумма, оплаченная указанной формой оплаты (5);

Если купон имеет комбинированную форму оплаты, то, соответственно, для данного купона в графах (4), (5) заполняются несколько строк, количество которых соответствует числу форм оплаты (форм расчета с пассажирами) данного купона.

В итоговой строке реестра подводится итог по каждой графе.

Итоговая строка по графе (5) представляет собой итоговые суммы соответственно

Конец отчетного периода - это дата окончания декадного периода, состоящая из восьми знаков (день/месяц/год).

Например:

10/01/2005 - первая декада января 2005 года,

31/12/2005 - третья декада декабря 2005 года.

Номер партии - это уникальный номер партии документов для ТКП, формируется агентством из семи знаков (nnnммгг):

nnn - порядковый номер партии документов в месяце продажи, обменов, возвратов перевозок,

мм - месяц продажи, обменов, возвратов перевозок,

гг - последние две цифры года.

Партии одного месяца представляющие отчетность 3-х декад должны иметь сквозную нумерацию, независимо от вида валюты партии.

Номер пачки - уникальный порядковый номер пачки в партии.

Заполняется только для ярлыка пачки.

Количество пачек в партии - заполняется только для ярлыка партии документов.

Признак отсутствия продажи в отчетном периоде - проставляется знак «+» при отсутствии продаж, обменов, возвратов в отчетном периоде.

Примечание: При формировании партии, включающей купоны билетов, оформленных по РТА, в графе «Итого выручка ВЗ» код «ВЗ» перечеркивается и вписывается код «РТ». В этом случае в графу «Итого выручка РТ» ярлыка пачки включается итоговая сумма графы «РТ» реестра пачки. В графе «Итого выручка РТ» ярлыка партии отражается сумма значений графы «Итого выручка РТ» ярлыков пачек данной партии.

Количество купонов - количество израсходованных контрольных купонов бланков форм Е61, D61, 30, М61.

Примечание. В графе «количество купонов» учитывается как один документ:

- контрольный купон и неиспользуемый(е) полетный(е) купон(ы) проданного (выданного в обмен) билета;

- контрольный купон и неиспользуемый обменный купон.