Объяснительная записка оформляется аналогично докладным. Объяснительные записки делятся на 2 группы:
Носят служебный характер. Например, сопровождают какой–либо документ (план, отчет)
Личного характера по поводу каких – либо происшествий, поступков, поведения работников. Пишутся от руки, подписываются составителем.
Университетский колледж Директору колледжа
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА В.И. Шумову
04.04.2002
о срыве занятий в группе №12
04.04.2002 в 09.00 на занятие по гражданской обороне пришли только трое учащихся из состава группы в 20 человек.
В результате этого занятие пришлось отменить.
Преподаватель ГО А.Ю. Климов
Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Проведению заседаний предшествует большая работа, в ходе которой составляется группа документов, сопровождающих протокол: повестка дня, списки участников, списки приглашенных, тезисы выступлений, справки по обсуждаемым вопросам, проекты решений по каждому вопросу. Документирование хода совещания возлагается на секретаря.
Протокол оформляется на общем бланке и содержит реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, № протокола, место составления, гриф утверждения (если подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи. Заголовок – это название мероприятия. Текст состоит из 2- частей: вводная часть содержит постоянную информацию: ПРЕДСЕДАТЕЛЬ, СЕКРЕТАРЬ, ПРИСУТСТВОВАЛИ – и временную – ФИО присутствующих. В списках присутствующих обязательно указывается должность. Если присутствующих много, то составляется отдельный список, который прилагается к протоколу. Текст основной части состоит из разделов, соответствующих повестке дня. Текст каждого раздела состоит из 3-х частей (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). В протоколах используется форма изложения текста от 3-го лица множественного числа. Содержание выступления излагается от 3-го лица ед. числа. Подписывает протокол председатель и секретарь.
ОАО «Мотор – класс»
ПРОТОКОЛ
№18
Москва
заседания совета директоров
Председатель: А.Р. Серов
Секретарь: О.С. Чернова
Присутствовали: А.З. Керн, О.О. Караваев, А.Р. Серов, О.С. Чернова, М.А. Яров
Повестка дня:
Об организации филиала в г. Тверь – Докладчик М.А. Яров
………………
1. СЛУШАЛИ:
Ярова М.А. – краткое изложение содержания выступления (текст прилагается)
ВЫСТУПИЛИ:
Керн А.З. – изложение содержания выступления или вопроса (текст прилагается)
Серов А.Р. - изложение содержания выступления или вопроса (текст прилагается)
РЕШИЛИ:
Подготовить необходимые документы для организации филиала предприятия до 15.09.2002 (отв. Караваев О.О.)
Доработать бизнес – план предприятия с учетом дополнений М.А. Ярова (отв. Керн А.З.)
2. СЛУШАЛИ:
Председатель А.Р. Серов
Секретарь О.С. Чернова
В дело № 454
лп
«__»________200_г.
В сокращенном протоколе после списка присутствующих указывают номер вопроса по повестке дня, и печатается заголовок к тексту доклада. Последняя строка подчеркивается, и под ней печатают фамилии докладчиков и выступающих в порядке их выступления в именительном падеже. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением.
ОАО «Мотор – класс»
ПРОТОКОЛ
№18
Москва
заседания совета директоров
Председатель: А.Р. Серов
Секретарь: О.С. Чернова
Присутствовали: А.З. Керн, О.О. Караваев, А.Р. Серов, О.С. Чернова, М.А. Яров
Повестка дня:
Об организации филиала в г. Тверь
Доклад М.А. Ярова
(Керн
А.З., Серов А.Р.)
ПОСТАНОВИЛИ:
1.2. Подготовить необходимые документы для организации филиала предприятия до 15.09.2002 (отв. Караваев О.О.)
1.3. Доработать бизнес – план предприятия с учетом дополнений М.А. Ярова (отв. Керн А.З.)
Председатель А.Р. Серов
Секретарь О.С. Чернова
В дело № 454
лп
«__»________200_г.
В протоколе краткой формы указывают только список присутствующих, рассмотренные вопросы, принятые решения.
ОАО «Мотор – класс»
ПРОТОКОЛ
№18
Москва
заседания совета директоров
Председатель: А.Р. Серов
Секретарь: О.С. Чернова
Присутствовали: А.З. Керн, О.О. Караваев, А.Р. Серов, О.С. Чернова, М.А. Яров
Рассмотренные вопросы:
…..
….
Принятые решения:
….
…..
Председатель А.Р. Серов
Секретарь О.С. Чернова
В дело № 454
лп
«__»________200_г.
В протоколе заседания совета директоров должны быть подписи не только председателя и секретаря, но и подписи всех участников.
В протоколе может утверждаться какой–то документ, в этом случае он должен прилагаться к протоколу и иметь ссылку на номер и дату протокола.