Стили общения (Часть 1) / ПРОТОКОЛЫ

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, сообщающий о сложившейся ситуации, о выполнении работ, содержащий выводы и предложения составителя, оформляется на общем бланке, имеет заголовок. Подписывает докладную записку составитель, если она адресована руководителю организации. Если записка адресована вышестоящей организации, то ее подписывает руководитель данной организации. Во вводной части текста излагаются факты, послужившие поводом для составления записки, в основной части содержатся выводы, предложения о конкретных действиях. По результатам ее рассмотрения на нее проставляется резолюция.

ООО «Ромашка» Директору фирмы

Отдел рекламы Н.А. Корякину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

15.04.2003 № 5

о дополнительном финансировании

заказа №113/7

В связи с ростом цен на полиграфические услуги во 2 квартале 2002г. и изменением сметы затрат, прошу выделить дополнительную 1,5 (полтора) млн. руб. для завершения работ по заказу №113/7.

Начальник отдела Р.О. Логинов

В дело № 06-03

Э. Алова

12.04.2002

1. Объяснительная записка оформляется аналогично докладным. Объяснительные записки делятся на 2 группы:

1. Носят служебный характер. Например, сопровождают какой–либо документ (план, отчет)

2. Личного характера по поводу каких – либо происшествий, поступков, поведения работников. Пишутся от руки, подписываются составителем.

Университетский колледж Директору колледжа

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА В.И. Шумову

04.04.2002

о срыве занятий в группе №12

04.04.2002 в 09.00 на занятие по гражданской обороне пришли только трое учащихся из состава группы в 20 человек.

В результате этого занятие пришлось отменить.

Преподаватель ГО А.Ю. Климов

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Проведению заседаний предшествует большая работа, в ходе которой составляется группа документов, сопровождающих протокол: повестка дня, списки участников, списки приглашенных, тезисы выступлений, справки по обсуждаемым вопросам, проекты решений по каждому вопросу. Документирование хода совещания возлагается на секретаря.

Протокол оформляется на общем бланке и содержит реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, № протокола, место составления, гриф утверждения (если подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи. Заголовок – это название мероприятия. Текст состоит из 2- частей: вводная часть содержит постоянную информацию: ПРЕДСЕДАТЕЛЬ, СЕКРЕТАРЬ, ПРИСУТСТВОВАЛИ – и временную – ФИО присутствующих. В списках присутствующих обязательно указывается должность. Если присутствующих много, то составляется отдельный список, который прилагается к протоколу. Текст основной части состоит из разделов, соответствующих повестке дня. Текст каждого раздела состоит из 3-х частей (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). В протоколах используется форма изложения текста от 3-го лица множественного числа. Содержание выступления излагается от 3-го лица ед. числа. Подписывает протокол председатель и секретарь.

ОАО «Мотор – класс»

ПРОТОКОЛ

2002. №18

Москва

заседания совета директоров

Председатель: А.Р. Серов

Секретарь: О.С. Чернова

Присутствовали: А.З. Керн, О.О. Караваев, А.Р. Серов, О.С. Чернова, М.А. Яров

Повестка дня:

1. Об организации филиала в г. Тверь – Докладчик М.А. Яров

2. ………………

1. СЛУШАЛИ:

Ярова М.А. – краткое изложение содержания выступления (текст прилагается)

ВЫСТУПИЛИ:

Керн А.З. – изложение содержания выступления или вопроса (текст прилагается)

Серов А.Р. - изложение содержания выступления или вопроса (текст прилагается)

РЕШИЛИ:

1. Подготовить необходимые документы для организации филиала предприятия до 15.09.2002 (отв. Караваев О.О.)

2. Доработать бизнес – план предприятия с учетом дополнений М.А. Ярова (отв. Керн А.З.)

2. СЛУШАЛИ:

Председатель А.Р. Серов

Секретарь О.С. Чернова

В дело № 454

лп

«__»________200_г.

В сокращенном протоколе после списка присутствующих указывают номер вопроса по повестке дня, и печатается заголовок к тексту доклада. Последняя строка подчеркивается, и под ней печатают фамилии докладчиков и выступающих в порядке их выступления в именительном падеже. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением.

ОАО «Мотор – класс»

ПРОТОКОЛ

2002. №18

Москва

заседания совета директоров

Председатель: А.Р. Серов

Секретарь: О.С. Чернова

Присутствовали: А.З. Керн, О.О. Караваев, А.Р. Серов, О.С. Чернова, М.А. Яров

Повестка дня:

1. Об организации филиала в г. Тверь

Доклад М.А. Ярова

(Керн А.З., Серов А.Р.)

ПОСТАНОВИЛИ:

1.2. Подготовить необходимые документы для организации филиала предприятия до 15.09.2002 (отв. Караваев О.О.)

1.3. Доработать бизнес – план предприятия с учетом дополнений М.А. Ярова (отв. Керн А.З.)

Председатель А.Р. Серов

Секретарь О.С. Чернова

В дело № 454

лп

«__»________200_г.

В протоколе краткой формы указывают только список присутствующих, рассмотренные вопросы, принятые решения.

ОАО «Мотор – класс»

ПРОТОКОЛ

2002. №18

Москва

заседания совета директоров

Председатель: А.Р. Серов

Секретарь: О.С. Чернова

Присутствовали: А.З. Керн, О.О. Караваев, А.Р. Серов, О.С. Чернова, М.А. Яров

Рассмотренные вопросы:

1. …..

2. ….

Принятые решения:

1. ….

2. …..

Председатель А.Р. Серов

Секретарь О.С. Чернова

В дело № 454

лп

«__»________200_г.

В протоколе заседания совета директоров должны быть подписи не только председателя и секретаря, но и подписи всех участников.

В протоколе может утверждаться какой–то документ, в этом случае он должен прилагаться к протоколу и иметь ссылку на номер и дату протокола.

2. Выписка из протокола оформляется так же, как полный протокол, только сведения даются по конкретному вопросу. Выписка требует обязательного заверения.

ОАО «Мотор – класс»

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

2002. №18

Москва

заседания совета директоров

Председатель: А.Р. Серов

Секретарь: О.С. Чернова

Присутствовали: А.З. Керн, О.О. Караваев, А.Р. Серов, О.С. Чернова, М.А. Яров

Повестка дня:

1. Об организации филиала в г. Тверь – Докладчик М.А. Яров

1. СЛУШАЛИ:

Ярова М.А. – краткое изложение содержания выступления (текст прилагается)

ВЫСТУПИЛИ:

Керн А.З. – изложение содержания выступления или вопроса (текст прилагается)

Серов А.Р. - изложение содержания выступления или вопроса (текст прилагается)

РЕШИЛИ:

1. Подготовить необходимые документы для организации филиала предприятия до 15.09.2002 (отв. Караваев О.О.)

2. Доработать бизнес – план предприятия с учетом дополнений М.А. Ярова (отв. Керн А.З.)

Председатель А.Р. Серов

Секретарь О.С. Чернова

Верно

Секретарь лп О.С. Чернова

15.09.2002

В дело № 454

лп

«__»________200_г.

Задание. Составьте протокол в соответствии с предложенной ситуацией

Ситуация 1

Двенадцатого сентября текущего года на экономическом факультете состоялась научная студенческая конференция, на которой присутствовали преподаватели и аспиранты факультета (всего 78) человек. Протокол вел инспектор учебного отдела Попова Л.О.

Конференция была посвящена проблемам изучения развития банковской системы в России. Доклад на эту тему сделала студентка № курса Савельева Р.А. Ей задавались вопросы о времени появления первых банков в России, торговых и неторговых операциях. В выступлении студента 4 курса Алимова А.Б. подчеркивалась важность изучения исторического опыта и его использования в современных рыночных условиях.

На конференции было сделано также сообщение аспиранта кафедры менеджмента К.М. Амурского по теме, близкой к содержанию доклада и его кандидатской диссертации.

Итоги дискуссии были подведены председательствующим –доктором экономических наук В.А. Титовым, который высоко оценив научный уровень доклада и понимание большинством присутствующих сущности проблемы остановился на значении исследования банковской системы в России, дающем импульс современным работам такого характера. Он также подчеркнул необходимость более широкого участия в работе подобных конференций студентов и преподавательского состава других кафедр института.

Было решено одобрить научный доклад и отметить его высокий профессиональный уровень, умение автора работать с источниками и литературой по теме исследования. Было также предложено включить текст доклада в сборник научных трудов факультета и поручить председателю конференции создать постоянный оргкомитет по проведению научных студенческих конференций.