Классификация документов

Все документы распределяются на несколько групп в зависимости от цели их создания. Выделяют организационные, распорядительные, информационно-справочные, Остановимся подробнее на каждой из групп.

Организационные документы

Комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности, ответственность руководства и специалистов предприятия называется организационными документами.

Учредительный договор – документ, который заключается учредителями организации. В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего существа и участия в его деятельности. Договором определяются условия и порядок распределения между участниками прибыли, управления деятельностью юридического лица, выход учредителей из его состава.

Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организации, учреждения.

Типовая структура текста устава для государственного предприятия:

1. Общие положения

2. Основные задачи

3. Функции

4. Права и обязанности

5. Руководство

6. Взаимоотношения. Связи

7. Производственно-хозяйственная деятельность

8. Имущество и средства

9. Контроль, проверка и ревизия деятельности

10. Реорганизация и ликвидация.

Устав каждой организации может содержать дополнительные сведения в зависимости от специфики деятельности организации. Особенностью оформления устава является отметка о регистрации устава, которая ставится на титульном листе. Она включает: наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию, дату регистрации, государственный регистрационный номер. Отметка заверяется печатью регистрирующего органа.

Принят на общем собрании сотрудников Университетского колледжа Протокол от «___»______1998 №48

УТВЕРЖДЕН Приказом Комитета социальной защиты населения Г. Ярославля От «___»_________1998 №290

УСТАВ

УНИВЕРСИТЕТСКОГО КОЛЛЕДЖА

ЯРОСЛАВСКАЯ РЕГИСТРАЦИОННАЯ ПАЛАТА

«____»____________1998г.

в реестре за № 5478 – 2

представитель палаты

_______________Ф.И.О.

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, организаций, учреждений, структурных подразделений.

Типовая структура положения по УСОРД

1. Общие положения

2. Основные задачи

3. Функции

4. Права и обязанности

5. Руководство

6. Взаимоотношения. Связи

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности

8. Реорганизация и ликвидация

Положение об организации оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем организации с проставлением гербовой печати организации и утверждается распорядительным документом вышестоящей организации. Изменения вносятся только приказом руководителя вышестоящей организации.

Положение о структурном подразделении можно классифицировать на положения о структурном подразделении, положение о коллегиальных органах, положения о временных органах. Положение о структурных подразделениях оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации. Изменения вносятся приказом руководителя организации.

МИНИСТРЕСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РФ УНИВЕРСИТЕТСКИЙ КОЛЛЕДЖ ________№_________

УТВЕРЖДАЮ Директор колледжа ______М.П. Семенцова «___»__________2003 г

о бухгалтерии колледжа

1. Общие положения

2. Основные положения

3. Функции

4. Права и обязанности

5. Руководство

6. Взаимоотношения. Связи

Главный бухгалтер А.А. Лапина

Структуру текста положения о коллегиальных и совещательных органах покажем на примере положения о Совете директоров АО:

1. Общие положения

2. Компетенция совета директоров

3. Состав Совета Директоров

4. Выдвижение кандидатов в совет директоров

5. Избрание членов совета директоров

6. Регламент заседаний совета директоров

7. Взаимоотношения с другими подразделениями общества

8. Ответственность членов совета директоров

9. Порядок утверждения положения о Совете директоров и порядок внесения в него изменений.

Особенностью данных положений является то, что если это коллегиальный орган госпредприятия, то изменения вносятся так же, как в положение о структурном подразделении, а если это частное предприятие, то изменения вносятся решением общего собрания акционеров.

Регламент работы – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального органа. Регламент работы определяет порядок планирования работ, порядок подготовки и внесения документов на рассмотрение, порядок принятия и оформления решений заседаний коллегиального органа, доведения их до исполнителей. Оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, утверждается руководителем организации или коллегиального органа.

Правила внутреннего трудового распорядка – правовой акт, регламентирующий порядок работы организации, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы. Правила внутреннего распорядка оформляются на общем бланке с указанием вида документа, подписываются руководителем кадровой службы, согласовываются на собрании трудового коллектива и утверждаются руководителем организации.

Структура и штатная численность – правовой акт, устанавливающий структуру организации, наименование структурных подразделений и должностей, штатную численность по каждой должности в соответствии с группой по оплате труда. Оформляется на общем бланке с указанием вида документа, подписывается руководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером, заместителем руководителя и утверждается руководителем с проставлением гербовой печати.

Федеральное агентство по образованию РФ Московский политехникум СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ _________№____________ г. Ярославль

УТВЕРЖДАЮ Директор политехникума _________М.П. Петров «___»______________2009 МП

Наименование структурных подразделений и должностей	Штатная численность
1. Методический отдел
1.1. Заведующий методкабинетом	1
1.2. Методист	1
2. Учебный отдел
2.1. Ведущий методист	1

Зав. отделом кадров П.М. Петров

Визы

Штатное расписание – правовой акт, закрепляющий должностной состав работников организаций с указанием должностных окладов, регулирующий соотношение разных категорий специалистов, устанавливающий фонд заработной платы организации в целом за месяц. Оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, в заголовке к тексту указывается год, на который составляется штатное расписание, визируется главным бухгалтером, юристом, руководителями структурных подразделений, заместителем руководителя организации, подписывается руководителем отдела кадров и утверждается руководителем с проставлением гербовой печати. В негосударственных учреждениях документ может утверждаться советом директоров.

Московский политехникум _________№____________

УТВЕРЖДАЮ штат в количестве____единиц с месячным фондом заработной платы Директор политехникума _________ФИО «___»______________2009

на 2002 год

Код и № структурного подразделе-ния	Наименова-ние долж-ности	Кол-во штатных единиц	Должностные оклады			Надбавки				Месячный фонд заработной платы		Примечание
			Коэффициент	Разряд	Тарная ставка	за вредность	персональные	выслуга лет
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10		11

Начальник отдела кадров И.О.Ф.

Визы

Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регули-рующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, их подразделений, должностных лиц и граждан. Оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа. Заголовок должен четко определять вопросы на которые распространяется инструкция. Инструкция подписывается тем руководителем подразделения, в основные задачи которого входят ведение вопросами, указанными в заголовке инструкции. Визируется руководителями всех заинтересованных подразделений, юристом. Утверждается приказом руководителя, в котором разъясняется порядок и сроки ее введения в действие и называются ответственные исполнители.

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности. Должностная инструкция оформляется на общем бланке с указанием вида документа. Утверждает ДИ заместитель руководителя, курирующий данное подразделение, или сам руководитель, а подписывает руководитель структурного подразделения. На ДИ ставятся визы начальника отдела кадров и юриста. Заголовок к тексту отвечает на вопрос кого? – секретаря. ДИ состоит из следующих разделов: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения. Могут добавляться и другие.

Университетский колледж ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ _________№_________

УТВЕРЖДАЮ Директор колледжа _________М.П. Семенцова «___»______________2009

методиста

ТЕКСТ

Зам. директора по учебной работе Г.А. Уланова

Визы

Задание1. Разработайте вариант должностной инструкции корректора издательства, менеджера по продажам, секретаря-референта, продавца-консультанта магазина бытовой техники.

Памятка – документ, регламентирующий порядок работы по выделенному направлению деятельности организации. Памятка не входит в состав УСОРД, не имеет унифицированной формы, составляется произвольно, подписывается заместителем директора, курирующим данные вопросы. Например, памятка работнику о сохранении коммерческой тайны предприятия.