Информационно-справочные документы
Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи с особым способом передачи текста (пересылается по почте).
Письма оформляются на бланке для писем формата А4 или А5. Текст должен быть простым, т.е. рассматривать 1 вопрос, поэтому, если надо решить несколько вопросов, по каждому составляется отдельное письмо.
Текст письма состоит из:
– обращения (Уважаемый Иван Иванович! Господин Иванов!),
– вступления, где излагаются мотивы, побудившие к составлению документа,
– основная часть, где излагаются просьбы, предложения, замечания, выводы.
В зависимости от содержания основной части письма делятся на большое количество разновидностей.
Заключительная часть может начинаться со слов: мы будем признательны за быстрый ответ, надеемся, что наша просьба будет выполнена, мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества
С уважением,
директор Д.А. Журавлева
|
АО «Луч» 150000 г. Ярославль ул. Свободы 10, оф. 105 т/ф 457895 |
|
Директору АО «Свет» С.П. Соколову 144785 г. Калуга ул. Темная, 47 |
05.10.2002 № 95
на № _______от_______
О предоставлении чертежей
Уважаемый Сергей Петрович!
Нам очень понравились конструкторские разработки Вашего сотрудника А.Б. Петрова, в связи с этим просим Вас выслать нам чертежи его разработок. Оплату гарантируем.
С
уважением,
Директор АО Луч И.И. Иванов
Главный бухгалтер Ф.К. Федоров
Виды служебных писем
Письма, отправляемые их учреждения, делятся на 2 группы:
инициативные
ответные
По характеру информации:
Сопроводительные письма (составляются при отправке каких – либо документов или материальных ценностей, начинаются со слов: посылаем, направляем, прилагаем). Тексты таких писем короткие, составляются на А5, заголовка не имеют.
Письма-приглашения – адресуются отдельным лицам, коллективам, организациям, приглашают принять участие, в каком–либо мероприятии, указывается характеристика мероприятия, сроки проведения, условия участия и т.д.
Информационное письмо – с помощью таких писем пропагандируется деятельность организации, продукция и т.д. Разновидностью такого письма является рекламное письмо.
Письмо-извещение – такие письма являются ответными на запрос и начинаются со слов: СООБЩАЕМ, ИЗВЕЩАЕМ, СТАВИМ В ИЗВЕСТНОСТЬ и т.д.
Письмо-подтверждение – такие письма являются обязательной частью деловых отношений, содержат сообщение о получении каких–либо отправлений
Письмо-напоминание – содержит указания на приближение или окончание срока каких – либо обстоятельств
Гарантийное письмо – такие письма имеют повышенную правовую функцию и удостоверяются печатью. Они обеспечивают исполнение каких – либо обязательств, может гарантироваться оплата выполненной работы.
Задание. Составьте служебное письмо в соответствии с предложенной ситуацией
Ситуация 1.
Начальник отдела маркетинга акционерного общества «Витязь» В.А. Орлов направил письмо с предложением генеральному директору ОАО «Жилой дом» Г.З. Астурян об организации рекламных услуг для продвижения спроса на квартиры в строящихся жилых домах муниципального округа «Зеленый бор» г. Саратова. Предварительная договоренность о рекламной кампании с генеральным директором АО была достигнута в ходе состоявшихся ранее переговоров.
Генеральный директор АО «Жилой дом» поблагодарил начальника отдела маркетинга за предложение, но в силу сложившихся обстоятельств считает рекламу жилья несвоевременной в связи с тем, что строительные работы на объекте ведутся с нарушением сроков сдачи, и просил В.А. Орлова вернуться к решению этого вопроса через полгода, извинившись за нарушение ранней договоренности. К тому же в ответном письме подчеркивалось, что реальный спрос на жилье повышенной комфортности в городе к настоящему времени не сформировался.
Проект ответного письма 01.09.2004. подготовил ведущий специалист С.П. Самойлов (тел.: 23-45-56), а подписал генеральный директор ОАО «Жилой жом».
Ситуация 2.
Президент банка «Статус-Конти» Ф.Г. Ревич 22 июня текущего сезона направил служебное письмо 04/43 – 75 на имя финансового директора общества с ограниченной ответственностью «Чартис» Н.Е. Левченко (юридический адрес: 236500, Санкт-Петербург, ул. К. Рылеева, д. 65). Письмо ставило в известность руководство фирмы о том, что в связи с ликвидацией ООО «Чартис» и для погашения имеющейся задолженности банк «Статус-Конти» просит в состав имущества, подлежащего распределению между кредиторами, включить активы двух дочерних обществ ООО «Чартис», а также имущество, закрепленное за представительствами и филиалами ООО в других городах.
Президент банка также информировал руководство фирмы о предъявлении иска в арбитражный суд.
Исполнитель письма старший экономист П.А. Вьюгина. В качестве приложения представлен график финансовой задолженности за 2003 год.
Ситуация 3.
Составить письмо-запрос и письмо-ответ следующего содержания.
Коммерческий директор общества с ограниченной ответственностью «Визит», специализирующегося в области изучения спроса на туристические услуги и заинтересованного в расширении сферы их распространения, 5 апреля текущего года обратился с запросом к генеральному директору туристического агентства «Сказочный мир» К.Д. Олещковичу о возможности организации туров в Скандинавские страны.
В письме затронуты вопросы продолжительности, сроков и стоимости туристических поездок, включая трансфер, организацию питания, проведение экскурсий и другие услуги.
Письмо также содержало просьбу о рассмотрении вопроса организации индивидуальных туров в Австралию (Сидней – Золотой Берег).
Проект письма подготовила менеджер О.Д. Синявская (тел.: 125-67-90), а подписал в тот же день коммерческий директор ООО С.П. Маркин.
В ответ на запрос С.П. Маркина генеральный директор туристической компании «Сказочный мир» подтвердил возможность организации поездок в названные страны.
В ответном письме содержалась просьба к компании «Визит» дать точные сведения с указанием количества групп, срока пребывания в стране, рассматривались финансовые возможности желающих приобрести путевки. В письме был указан контактный телефон оператора А.Д. Логиновой, которая владеет информацией по всем затронутым в списке вопросам
Ситуация 4
Начальник планово-экономического управления завода «Изолит» Н.И. Есин 10 мая текущего года подготовил проект письма в адрес декана экономического факультета Государственного университета управления С.С. Гавриловой в просьбой рекомендовать специалистов из числа выпускников вечернего и заочного отделений факультета последних лет, имеющих некоторый опыт работы в области экономики промышленных предприятий, на должности экономистов и старших экономистов управления.
В письме также было высказано пожелание к претендентам на вакантные должности подготовить резюме и прислать их по факсу в адрес заводоуправления, желательно также представить рекомендательные письма с последних мест работы.
Автор письма выразил надежду, что университет проработает вопрос об организации производственной практики студентов экономического факультета на заводе с последующим их трудоустройством.
Письмо было завизировано начальником кадровой службы завода Л.И. Лавочкиной 11 мая текущего года и 12 мая подписано заместителем директора завода В.Л. Черновым.
Справка – это документ, содержащий описание или подтверждение определенных фактов, событий.
Справки делятся на 2 группы:
– справки, несущие информацию служебного характера (завскладом сообщает о наличии материалов на складе),
– справки, несущие информацию личного характера, удостоверяющие какой-либо юридический факт.
Ситуации для выдачи справок второй группы типовые, поэтому могут применяться типовые бланки.
Справки оформляются на общем бланке А4 или А5, подписывают справку лица, ее составляющие и несущие ответственность за предоставленную информацию, или руководитель организации. Если справка несет информацию финансового характера, то ее подписывает также бухгалтер, и она может удостоверяться печатью.
|
АО «Луч» СПРАВКА 11.12.2003 № 45 г. Ярославль |
|
Главному инженеру И.И. Иванову |
Об имеющихся на складе
стройматериалах
На 11.12.2003 на складе имеются…
Завскладом В.П. Петрова
Справка личного характера оформляется на общем бланке. Перед текстом заголовок отсутствует, текст начинается с ФИО. Такие слова, как СПРАВКА ДАНА, НАСТОЯЩАЯ, ДЕЙСТВИТЕЛЬНО УЧИТСЯ, не указываются.
|
Университетский колледж СПРАВКА 4.12.2003 № 1 |
|
АО «Луч» Бухгалтерия |
г. Ярославль
Иванова Анна Владимировна учится в колледже по специальности 0601 Экономика и бухгалтерский учет. Форма обучения дневная. Срок окончания 30.07.2004.
Директор Е.С. Петрова
Задание. Напишите справки в соответствии с предложенной ситуацией
Ситуация 1.
Учебно-методическое объединение вузов Российской Федерации по образованию в области историко-архивоведения запросило у Московского государственного университета культуры и искусства сведения о наличии и эффективности использования в учебных и научно-практических целях компьютеров.
В письме УМО просило прислать к 24 июля текущего года следующие сведения:
количество компьютерных классов;
количество компьютеров, используемых в учебных целях;
количество учебных часов, отведенных на учебные программы по курсам;
количество студентов, обучающихся на основе компьютерных программ;
перечень учебных дисциплин с применением компьютеров;
организация промежуточной аттестации студентов в компьютерном классе.
По указанию ректора института справка о наличии и использовании компьютеров в учебных целях была подготовлена деканом экономического факультета И.И. Карской, завизирована зав. учебно-методическим отделом О.Н. Сарковой, преподавателем дисциплины «Документационное обеспечение управления» Е.И. Стаднюк и оправлена за подписью проректора по учебной работе проф. Г.Т. Васина.
Справку подготовить в табличной форме на бланке организации.
Ситуация 2
Зам. генерального директора Российского транспортного агентства «Международные перевозки» А.М. Перов 23 ноября текущего года поручил директору департамента снабжения и сбыта агентства К.П. Лучко и главному бухгалтеру А.C. Воронец подготовить к 1-му января следующего года сведения о количестве и номенклатуре офисной мебели, приобретенной для управления агентства в первом полугодии текущего года. В поручении также подчеркивалась необходимость дать в справке сведения о стоимости мебели в рублях и валюте, а также номера помещений агентства, где была установлена приобретенная мебель. Справку подготовить к 26 ноября текущего года в виде таблицы.
Справка была подписана директором департамента 25 ноября текущего года.
На справке имеется виза А.С. Воронец и отметка об исполнителе поручения менеджере Н.Р. Ускове. К справке были приложены: счет-фактура и договор поставки мебели салоном «Гранда» на склад агентства.
Ситуация 3
Министерство экономического развития и торговли РФ 12 ноября текущего года обратилось с просьбой к Госкомсвязи РФ предоставить информацию о развитии телефонной сети в России.
Зам. председателя Госкомсвязи 15 ноября текущего года поручил директору информационно-аналитического отдела департамента подготовить соответствующую справку. В подготовленном документе были приведены следующие данные:
По общему количеству телефонов Россия занимает 4-е место в Европе (около 30 млн. абонентов).
Телефонная плотность в России составляет 20 телефонов на 100 жителей (США – 60).
Госкомсвязи РФ проинформировал Минэкономразвития и торговли, что им разработана концепция развития отечественных телекоммуникаций, вопрос о которой будет рассматриваться Правительством России в IV квартале текущего года.
Справка была адресована Департаменту прогнозирования Минэкономразвития РФ за подписью зам. Председателя Госкомсвязи Р.О. Тамаркина, исполнителем документа является ведущий специалист информационно-аналитического отдела О.Т. Гусева.
Ситуация 4
Московская государственная консерватория подготовила справку в Министерство культуры Правительства Москвы об участии в Х Международном фестивале «Музыкальные собрания».
В справке содержалась информация о том, что 19 мая текущего года в Малом зале Консерватории будет осуществлена постановка мелодрамы Е. Фомина «Орфей». 20 и 25 мая в Большом зале Консерватории будут проведены концерты русской музыки ХVII-ХХ веков, в которых примут участие камерный оркестр «Музыка веков», ансамбль старинной музыки «Клавесин».
Спонсорами программы выступают представительство компании «Фольксваген» в Москве, компания «Лукойл», отель «Редисон Славянская», институт «Открытое общество», австрийская авиакомпания.
Информационными спонсорами программы являются газеты «Финансовые известия», «Московские новости», еженедельник «Аргументы и факты». Справка на имя министра культуры РФ была подготовлена проректором консерватории профессором А.Я. Дашкевским 1 апреля текущего года и завизирована 31 марта исполнительным директором Н.В. Самуйлович.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, сообщающий о сложившейся ситуации, о выполнении работ, содержащий выводы и предложения составителя, оформляется на общем бланке, имеет заголовок. Подписывает докладную записку составитель, если она адресована руководителю организации. Если записка адресована вышестоящей организации, то ее подписывает руководитель данной организации. Во вводной части текста излагаются факты, послужившие поводом для составления записки, в основной части содержатся выводы, предложения о конкретных действиях. По результатам ее рассмотрения на нее проставляется резолюция.
ООО «Ромашка» Директору фирмы
Отдел рекламы Н.А. Корякину
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
15.04.2003 № 5
о дополнительном финансировании
заказа №113/7
В связи с ростом цен на полиграфические услуги во 2 квартале 2002г. и изменением сметы затрат, прошу выделить дополнительную 1,5 (полтора) млн. руб. для завершения работ по заказу №113/7.
Начальник отдела Р.О. Логинов
В дело № 06-03
Э. Алова
12.04.2002