Использование кнопок Excel

Панели инструментов Wordсодержат две кнопки для работы сExcel: одна на стандартной панели инструментов и другая — на панели инструментовMicro­soft, как показано ниже. Чтобы вывести на экран панель инструментовMicrosoft, выберите командуВидПанели инструментови установите флажокMicrosoft, после чего щелкните по ОК.

Обратите внимание, что кнопка MicrosoftExcelна стандартной панели инстру­ментов содержит изображение электронной таблицы, на фоне которой располо­жен значокExcel, в то время как изображение на кнопке панели инструментовMicrosoftсостоит только из значкаExcel. Кроме того, обратите внимание, что всплывающие подсказки для этих двух кнопок также различаются, как отлича­ются и пояснения, выдаваемые в строке состояния при выборе одной из этих двух кнопок.

Функции этих двух кнопок кратко можно описать следующим образом:

• Кнопка Добавить таблицу Excelна стандартной панели инструментов приводит к внедрению в документWordэлектронной таблицы — то есть при этом вы сможете редактировать электронную таблицуExcelпрямо в доку­ментеWord.

• Кнопка MicrosoftExcelна панели инструментовMicrosoftприводит к связыванию электронной таблицы или вставке базы данных изExcel; щелчок по этой кнопке приводит к запускуExcelили (если он уже запущен) переключению в окноExcel.

Обмен информацией с Excel

Информация из книги MicrosoftExcelможет копироваться, внедряться, связы­ваться или извлекаться в зависимости от ваших потребностей и того, какова будет дальнейшая судьба документаWordи информации изExcel. Выбирая один из этих четырех способов использования информацииExcel, имейте в виду следующее:

• Копировать информацию из существующей книги Excelи вставлять ее в документWordимеет смысл в том случае, если вы не собираетесь изменять информацию в этой книге или если вы не хотите, чтобы информация в документеWordотражала будущие изменения в документеExcel. При этом информация копируется в документWordв виде таблицыWordили графи­ческого изображенияWord.

• Внедрение информации допустимо в том случае, если используемый документ Excelотносится только к данному документуWordи никогда не понадобится ни в других документахWord, ни для каких-либо иных нужд, и если при этом информация, скорее всего, будет в будущем меняться. Внедрять в документWordможно как существующую электронную таблицу, так и заново созданную. При этом информация электронной таблицы хранится в докумен­теWord.

• Связывание информации удобно в тех случаях, когда используемый документ Excelбудет нужен либо в самомExcel, либо в других документах и приложениях (в частности, в других документахWord). Все изменения, которые вносятся при этом в исходную электронную таблицу, будут отобра­жаться во всех документах, связанных с этой таблицей (в том числе и в документахWord). Прежде чем вы сможете связать документWordс электронной таблицей, эта таблица должна существовать, то есть ей должно быть присвоено имя и она должна быть сохранена в файле. При этом информация электронной таблицы хранится в файлеExcel.

• Извлечение информации применяется в тех случаях, когда вам нужна только часть информации из существующей книги Excel, выбранная по каким-либо критериям. При этом, если извлеченная информации вставлена в документWordв виде поля, то любые изменения в книгеExcel, относящиеся к извлеченным данным, будут отображаться в документеWord. Извлеченная информация хранится в документеWord, а исходная информация книгиExcelхранится в файлеExcel.