Экономическая оценка совокупной стоимости владения информационными технологиями Совокупная стоимость владения
Совокупная стоимость владения (Total Cost of Ownership), или ССВ, является ключевым количественным показателем информационных технологий и информационных систем в компании, так как позволяет оценивать совокупные затраты на ИТ, проводить их анализ и управлять затратами (бюджетом ИТ) для достижения высокой эффективности ИТ. Понятие ССВ применяется в отношении компьютерных технологий, систем документооборота, различных аппаратных платформ, сетей и программного обеспечения.
В ряде случаев, например в системах хранения информации, непосредственно сама информация стоит во много сотен раз больше, чем все оборудование (носители, контроллеры и прочее). По данным компании Seagate, час простоя системы в брокерской фирме обходится в 6,5 млн. USD. Отказ системы хранения данных вызывает большие убытки. Кроме того, в данном случае только 20 % общей стоимости функционирования системы приходятся на оборудование, а 80 % — на другие расходы (обслуживание, поддержка, потери от поломок системы). Исследователями департамента США по коммерции Национального Института по Технологиям й Стандартам (U.S. Department of Commerce National Institute of Standards and Technology) подсчитано, что экономика США ежегодно теряет из-за сбоев в работе программного обеспечения порядка 59,5 млрд USD. Значительная часть этой суммы (64 %) возникает из-за непрофессионального вмешательства, а 36 % происходят по вине производителей и продавцов программного обеспечения.
Увеличению совокупной стоимости владения способствуют следующие факторы:
человеческий фактор;
нестандартные конфигурации персональных компьютеров;
наличие специфической информации на рабочих местах;
увеличение числа удаленных пользователей;
риск ошибок при инвестировании в информационные технологии;
недоработки производителя оборудования или программного обеспечения;
неэффективная система восстановления информации после сбоев;
ошибки при определении требований к проектируемой информационной системе и ее создании;
низкая степень защищенности информационной системы;
высокие нормы выработки на одного сотрудника.
Инвестиции, сбои, поломки, проблемы технической поддержки требуют особого подхода к учету постоянно растущих расходов. Решение проблемы снижения совокупной стоимости владения следует начать с проведения аудита существующих расходов на информационные системы, поэтапно решая вопросы дальнейшего развития экономически эффективной информационной системы предприятия.
Анализ расходов на информационные системы
Корпорация Microsoft совместно с компанией Interpose проанализировали расходы на информационные технологии и разработали модель ССВ, которая позволяет определить этот, показатель и применить его при оптимизации структуры расходов. Данная модель может быть использована руководителями предприятия и способствует упрощению анализа и управления прямыми и косвенными затратами, связанными с эксплуатируемыми информационными технологиями. Оптимизация модели ССВ приводит к выявлению структурных недостатков.
Проведенный анализ расходов на информационные технологии выявил их усредненные значения на зарубежном предприятии:
• компьютер под управлением Microsoft Windows NT Workstation 4.0 обходится организации каждый год в среднем в 6515 USD;
капитальные затраты на аппаратно-программные средства составляют около четверти всех расходов на информационные технологии;
значительная часть из остальных затрат связана с администрированием и технической поддержкой, неявными расходами на поддержку компьютерных систем, которые производятся рядовыми пользователями.
По утверждению создателей, модель ССВ позволяет разобраться в структуре этих расходов и открывает широкие перспективы для их сокращения, так как они в основном связаны с трудозатратами на управление процессами, обучение и операции с соответствующими инструментальными средствами.
В подходе, разработанном Microsoft и Interpose, анализируются структуры затрат для различных видов потребителей (серверов, клиентских мест, сетевых компонентов, принтеров), проводится их классификация (портативные компьютеры - настольные, сервер файлов и печати - сервер приложений). Данная модель способна учесть различные характеристики каждого вида потребителей (фондов) и оптимизировать ввод данных для анализа.
По данным Interpose, некое усредненное распределение затрат для Windows NT Workstation 4.0 может быть представлено следующим образом (рис. 6.2).
Рис. 6.2. Рациональная модель распределения затрат, представляющих совокупную стоимость владения.
Как видно из рисунка, все затраты разделены на две группы: плановые и внеплановые. Плановые затраты состоят из расходов:
на аппаратно-программные средства (капитальные вложения и отчисления по лицензиям на новые системы, модернизацию и очередные обновления);
на администрирование (оплата сетевого и системного администрирования, администрирования накопителей, труда и субподряда, а также задачи реагирующего и упреждающего управления);
на поддержку (служба технической поддержки, обучение, материально-техническое снабжение, командировки, договоры на обслуживание и поддержку, а также накладные расходы);
на разработку (создание приложений и «содержания», тестирование и подготовка документации, в том числе разработка новых проектов, адаптация к требованиям заказчиков и обслуживание);
• на оплату коммуникационных средств (выделенной линии и доступа к серверам).
Внеплановые затраты возникают тогда, когда рядовые пользователи предоставляют поддержку сами себе и своим коллегам. Данный тип затрат сложно поддается учету и представляет собой большую проблему, так как, согласно исследованиям Interpose, свыше 50 % средних расходов организаций на информационные технологии образуется вне традиционных бюджетов и редко учитываются предприятиями. Внеплановые затраты могут представлять также скрытую опасность, так как при нерациональном сокращении расходов на информационные технологии происходит перераспределение функций технической поддержки с профессиональных работников непосредственно на рядовых пользователей, при этом начинается резкий неконтролируемый рост таких затрат.
Создатели модели ССВ с помощью специальной методологии способствуют организации исследований и количественного анализа внеплановых затрат, которые:
связаны с конечными пользователями (самостоятельное разрешение проблем, обращение к коллегам, нерегулярное изучение каких-либо материалов, действия методом проб и ошибок);
вызваны простоями (потери из-за плановых и внеплановых перерывов).
Кроме того, существует категория неявных затрат, то есть скрытых расходов на информационные технологии, которые также следует учитывать:
оплата труда сторонних работников (на диагностику, консультирование, техническую поддержку и т.д.);
стоимость времени эксплуатации компьютерной и организационной техники, в течение которого низкоквалифицированные сотрудники использовали оборудование не эффективно или не по прямому назначению;
стоимость оплаченного времени работы сотрудникам отдела информационных технологий, в то время как сотрудники работали не эффективно или не работали вообще;
стоимость времени работы персонала, потраченного на ожидание помощи специалистов и сотрудников;
стоимость затрат времени сотрудников, потраченного на организацию хранения файлов и резервного копирования;
стоимость затрат времени сторонних специалистов и сотрудников предприятия на восстановление потерянной информации.
Дальнейшая декомпозиция затрат позволила расширить и конкретизировать список плановых и внеплановых затрат по группам.