Русский. пособие

–выражение надежды на дальнейшее сотрудничество;

–объявление программы и пожелание радостного времяпрепровождения.

Высказывания, в которые заложен такой смысл, должны быть краткими, энергичными и целеустремленными.

Во время застолья в деловом общении используются также развлекательные речи, их цель – развлечь и развеселить слушателей. В такой речи уместны шутка и серьезная мысль, правда и вымысел. Это может быть связное повествование, а может быть дайджест из анекдотов. Юмор, кое-что личное, ирония, насмешливая серьезность, карикатура

ипреувеличения, шутливые выпады против той или иной группы, нападки на противоположный пол или отдельных людей – и все это на дружественной ноте – это типичные составляющие развлекательной речи. Если речь не юмористическая, в ней должны быть новизна, конкретность, по возможности конфликтные, драматические моменты, контрасты, действие. В юмористической речи, наоборот: нелишни преувеличения в описании обычных ситуаций или личных качеств; уместен иронический показ оборотной стороны того, о чем говорит оратор; целесообразно прибегать к умолчанию и внезапной развязке, показывать людей в нелепом или неловком положении. Таким образом, добрая шутка

иблагожелательный тон – это неотъемлемые черты речей в дружеском кругу, в неформальном деловом застолье. Главная характеристика таких речей – это лаконичность.

8.3.Выступление с публичной речью

Когда Нельсон Мандела совершал свой «победный тур» по Соединенным Штатам после двадцатисемилетнего тюремного заключения

вЮАР, он и президент США Джордж Буш обменялись речами, стоя рядом на лужайке перед Белым Домом.

Президент Буш выступал, как обычно в таких случаях, по готовому тексту, но получалось это у него естественно и чуть ли не небрежно. Мандела, которому было уже за семьдесят, говорил торжественно, но ни разу не опустил глаз, чтобы свериться с бумажкой! Его английский язык был безупречным, речь – четкой и поразительно искренней. Джордж Буш был поражен тем, что Мандела говорил, не прибегая к заранее подготовленному тексту. Когда они направились к Белому Дому, параболические микрофоны прессы уловили его слова: «Отличная речь. И без бумажки. Просто удивительно».

Это всегда производит на людей впечатление – когда кто-то говорит гладко и четко, не заглядывая в бумажку. Но это возможно только

втом случае, когда человек мысленно видит то, что говорит. Как прави-

121

ло, его речь течет так легко именно благодаря этой воображаемой картине.

Своеобразие речи состоит в том, что она воздействует на слушателей не только словами, использованными при построении фразы, но и тем, как именно эти слова сказаны (интонация, сила, высота звука ни пр.). Эффективное воздействие на аудиторию происходит не столько из-за того, что говорят, сколько из-за того, как это сказано. Одно и то же слово НЕТ может быть сказано повелительно или равнодушно, задумчиво или колюче, категорично или нерешительно.

На слушателей действует также обстановка, в которой произно-

сится речь: помещение, состав слушателей, наличие или отсутствие свежего воздуха, освещение, технические средства, личность самого оратора, его внешний вид и многое другое.

Речь воздействует через структуру и способ произнесения: «Зача-

стую в тоне голоса, в слезах и во всей атмосфере, которую оратор распространяет вокруг себя, так же много красноречия, как в выборе слова» (Ларошфуко).

К сожалению, в реальной практике деловой коммуникации очень мало пока таких выступающих, которые говорят перед аудиторией, не задумываясь над тем, как они это делают. А.П. Чехов писал: «Лектор медленно засыпал, аудитория намного его опередила».

Чтобы прийти к успеху, оратору необходимо каждый раз помнить

оследующем:

1.Выступающий принимает на себя некое обязательство перед публикой. Он старается доказать нечто такое, что должно получить поддержку слушателей и вылиться в некое действие.

2.Слушатели молча оценивают выполнение этого обязательства («Есть ли в этом смысл?», «Точны ли эти факты?», «Внушает ли мне доверие этот человек?»). А после окончания речи публика, как правило, выносит приговор. Опытный оратор не допустит отрицательного результата, он хорошо подготовится к встрече и будет постоянно следить за тем, как его выступление воспринимается аудиторией, по невербальным сигналам: когда выступление не нравится, слушатели начинают менять положение тела, смотреть на часы, разворачивать ноги в сторону двери, поворачиваться к оратору боком, спиной, зевать, закрывать лоб руками, опираться головой на обе руки, разговаривать с соседом, всячески показывая нежелание слушать оратора.

Как произвести положительное впечатление. В.О. Ключевский писал: «Сидящих в зале слушателей можно сравнить лишь с голодными гостями, уставившимися на вас». Помня об этом, следует уже на подходе к трибуне держаться уверенно, производить хорошее впечатление.

122

Психологи утверждают: большинство слушателей в течение первых минут выступления уделяют оратору все свое внимание. Они внимательно присматриваются к нему: как он идет, как начинает говорить, как ведет себя за трибуной. Кроме демонстрации жестов уверенности, необходи-

мо установить со слушателями контакт глаз, демонстрировать уве-

ренный, прямой взгляд. Социологи установили, что если оратор только два-три раза украдкой посмотрит на присутствующих, его рейтинг значительно снизится. То же самое происходит, если говорящий смотрит поверх головы сидящего в последнем ряду или непродолжительное время смотрит в окно. Во всех этих случаях аудитория не доверяет оратору, решает, что выступающий неискренен или неуверен. Необходимо обращать свой взгляд сразу же на нескольких слушателей, желатель-

но в разных концах аудитории, охватывая как бы всех сразу и никого при этом не оставляя без внимания. Взгляд должен быть теплым, доброжелательным, дружеским. Избегайте при этом смотреть на кого-либо искоса, поворачивайте голову, переводя взгляд с одного на другого.

Для установления психологического контакта с аудиторией используйте улыбку. «Улыбка, – пишет Д. Карнеги, – ничего не стоит, но много дает. Она обогащает тех, кто ее получает, не обедняя при этом тех, кто ею одаривает. Она длится мгновение, а в памяти остается порой навсегда. Никто не богат настолько, чтобы обойтись без нее, и нет такого бедняка, который не стал бы от нее богаче. Она создает счастье в доме, порождает атмосферу доброжелательности в деловых взаимоотношениях и служит паролем для друзей».

Специалисты по речевой коммуникации советуют:

•Исключайте безличные предложения. Например, было проведе-

но..., было изучено..., были спланированы перспективные направления...

Широко используйте форму первого лица: мы спланировали..., я изу-

чил... и «ВЫ-подход»: вам будет интересно узнать..., это поможет вам..., для вас важно....

•Говорите не слишком быстро, даже если времени на выступление мало, говорите в умеренном темпе.

•Голосом выделяйте существенные моменты вашей речи: слова,

понятия, части предложений, цифры.

•Не перегружайте свою речь иностранными словами, придавая ей тем самым важность или научность. Например, Амбивалентность конструкции редуцируется за счет контракции ее редундантных эле-

ментов. Чтобы разобраться в смысле подобной фразы слушателю необходимо обратиться к лингвистическому словарю, из которого выяснит-

ся, что амбивалентность – это двусмысленность; редуцироваться – сокращаться; контракция – стяжение; редундантный – избыточный.

123

Таким образом, на русском языке это предложение звучит просто и понятно.

Вместе с тем бывают ситуации, когда выступающий преднаме-

ренно использует иностранные слова, чтобы ввести в заблуждение слушателей. Известен такой, например, случай. Один из противников сенатора К. Паппера, выступая перед аудиторией, заявил: «...всё ФБР

икаждый член конгресса знают, что Клод Паппер бесстыдный экстраверт. Более того, есть основания считать, что он практикует непотизм по отношению к свояченице, сестра его была феспианкой в греховном Нью-Йорке. Наконец, и этому трудно поверить, хорошо известно, что до женитьбы Паппер практиковал целибат». Избиратели возмутились,

иК. Паппер потерял место в сенате. Не владеющий подобным лексиконом слушатель попался в ловушку. На самом деле эти слова означают: экстраверт – общительный человек; непотизм – покровительство родственникам; феспианка – поклонница драматического искусства; целибат – безбрачие.

•Обращайте внимание на ваши жесты; пользуйтесь ими с уче-

том их информативности и ситуативно уместно.

8.4. Подготовка публичной речи

Публичная речь требует даже от опытных ораторов тщательной подготовки, а для начинающих деловых людей, молодых специалистов, это обязательное требование. Подготовка речи является творческой работой, доставляющей автору радость и импровизационный азарт. К такой подготовке относится прежде всего обдуманная последовательность всех этапов работы.

Принятовыделятьследующиеэтапыподготовки речи кпроизнесению:

1.Сбор материала.

2.Отбор материала и его организация.

3.Обдумывание материала (связка деталей).

4.Первая редакция ключевых слов (предварительная редакция).

5.Стилистическое оформление главной части (упражнение в словесном оформлении).

6.Формулирование вступления и заключения.

7.Общий контроль.

8.Вторая редакция ключевых слов (окончательная редакция).

9.Мысленное освоение.

10.Риторическое освоение (проба речи).

Иногда короткие деловые сообщения не требуют тщательной подготовки. В этом случае можно использовать следующую схему.

124

1. Выбор темы и формулирование рабочего названия выступления →2. Сбор материала → 3. Рабочий план → 4. Введение и заключение → 5. Краткий просмотр целого (для проверки логики и достижения целей выступления, а также правильности расчета времени).

Запомните! Чтение вслух одной страницы печатного текста занимает в среднем 2 мин.

Если тема выступления задана заранее (информативное выступление на семинаре, убеждающая речь в конфликтной ситуации и т. п.), подумайте, как лучше преподнести ее аудитории. Только вы определяете,

каким образом и на каком материале будут раскрыты основные положения предложенной темы.

Выбрав тему, сформулируйте «рабочее» название вашего выступления (табл. 5).

Работа над основной частью выступления

Выступление должно состоять из трех частей: вступление, основная часть и заключение. Однако необходимо помнить о рамочных компонентах речи:

А) приветствие – факультативно и уместно, если оратор только что появился в аудитории;

Б) обращение – обязательно в любой ситуации и должно быть тщательно продумано, чтобы объединяло присутствующих и относилось к каждому;

В) благодарность за внимание – произносится после заключения и служит сигналом полного окончания речи.

Цели основной части выступления

*сформулировать общие положения;

*сообщить слушателям новую информацию;

*последовательно разъяснить выдвинутые положения;

*доказать правильность выдвинутых положений;

*подвести слушателей к необходимым выводам.

125

При написании основной части выступления сначала составляют рабочий план. При составлении рабочего плана необходимо определить, в какой последовательности будут изложены основные вопросы, – композицию текста.

Основное требование к композиции – логическая последователь-

ность и стройность изложения материала. Важно расположить материал таким образом, чтобы он помогал раскрыть главную мысль выступления.

При составлении рабочего плана выступления можно:

а) сохранить композицию исходного текста, если выступление представляет собой пересказ какой-либо одной статьи, книги т. п.;

б) изменить композицию исходного текста (текстов), выбрав способ изложения материала, который в наибольшей степени соответствует цели выступления, аудитории, перед которой вы будете выступать, продолжительности выступления и другим факторам.

Возможные способы изложения материала

Индуктивный способ – изложение материала от частного к общему. Дедуктивный способ – изложение материала от общего к частному

(от тезиса к его доказательству).

Метод аналогии – изложение от частного к частному (переход от известного к новому на основе сопоставления различных явлений, событий, фактов, рассуждение или описание по аналогии с известным).

Ступенчатый способ – последовательное изложение одной темы за другой без возврата к предыдущей.

Исторический способ – изложение материала в хронологической последовательности (разновидность ступенчатого).

Концентрический способ – расположение материала вокруг главной проблемы, переход от общего рассмотрения центрального вопроса к более конкретному его рассмотрению.

Использование различных способов изложения материала в одном и том же выступлении позволяет сделать структуру главной части более оригинальной, нестандартной.

Тезис и аргументация в основной части убеждающего выступления

Если выступление убеждающее (т. е. направлено на защиту вашей точки зрения), то следует продумать систему аргументации в основной части.

126

Тезис – мысль или положение, истинность которого требуется доказать.

Успех доказательства зависит от выполнения ряда правил представления тезиса.

1.Тезис должен быть суждением ясным и точно определенным.

2.Тезис должен оставаться тождественным, т. е. одним и тем же на протяжении всего доказательства.

3.Тезис не должен содержать в себе логическое противоречие.

4.Тезис не должен находиться в логическом противоречии с суждениями по данному вопросу, высказанными ранее.

5.Тезис должен быть обоснован фактами.

6.Тезисом не должно быть суждение очевидное, поскольку то, что достоверно само по себе, не требует доказательств.

7.Тезис должен определить собою весь ход доказательства так, чтобы то, что в результате будет доказано, было именно тем, что требовалось доказать.

Аргументация – система доказательств тезиса, аргументов,

приводимых в его защиту или опровержение Аргументы бывают сильные, слабые и несостоятельные.

Сильные аргументы не вызывают критики, их невозможно опровергнуть, разрушить, не принять во внимание. Слабые аргументы могут вызвать сомнения оппонентов. Несостоятельные аргументы позволяют разоблачить, дискредитировать соперника, применившего их.

Сила и слабость аргументов должна определяться не с точки зрения выступающего, а с точки зрения слушателя (оппонента).

Составление вступительной и заключительной части текста выступления

Следует помнить, что:

1)существует эффект края: люди запоминают первое и последнее из того, что вы сказали (т. е. вступление и заключение вашей речи);

2)вступление и заключение пишут и шлифуют тогда, когда ос-

новная часть подготовлена и все свои идеи оратор отчетливо понимает и ясно изложил в основной части;

3)вступление и заключение всегда следует писать полностью.

Вступление

Во вступлении оратор может ставить перед собой следующие цели:установить контакт с аудиторией, вызвав расположение и дове-

рие к себе;

127

заинтересовать слушателей;

подготовить слушателей к восприятию выступления;

обосновать постановку вопроса.

Заключение

В заключении оратор может ставить перед собой следующие цели:

суммировать сказанное, обобщить информацию;

способствовать запоминанию основных положений, выдвинутых

ввыступлении, и др.;

сделать выступление менее официальным и тем самым повысить благожелательное отношение аудитории к себе как оратору и к тексту своего выступления;

повысить убедительность речи, используя дополнительные сильные аргументы;

вновь привлечь внимание к проблеме, о которой идет речь;

повысить значимость своего выступления (перевести выступление в более высокий стиль);

призвать слушателей к выполнению тех или иных задач.

Как и начало речи, концовку нужно тщательно продумать, обязательно записать и отрепетировать. Концовка должна быть короткой.

128

Лекция 9

ПИСЬМЕННАЯ ДЕЛОВАЯ РЕЧЬ

9.1. Деловая документация

Формирование официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. Интернациональные свойства делового письма – следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно – служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации.

К служебной информации предъявляются общие требования:

–достоверность (объективность),

–актуальность (необходимость, новизна, своевременность),

–убедительность (аргументированность),

–полнота (достаточность информации).

Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Итог документирования – создание документа. В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т. е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные общественные и личные потребности.

Слово документ происходит от латинского слова documentum (доказательство, свидетельство). В русский язык слово вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость. В дальнейшем у слова документ развились два новых значения: I) узкое, бытовое: паспорт, удостоверение; 2) пере-

носное, расширительное: все то, что может свидетельствовать о чем-либо, подтверждать что-либо (произведение искусства – доку-

мент эпохи и т. п.).

Определение служебный документ разграничивает две сферы общественной практики: административно-управленческую, где исполь-

129

зуются служебные документы, и научно-техническую, где применяется техническая или научная документация.

Существует около 60 видов управленческих документов. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению: личные, директивные и распорядительные, ад- министративно-организационные, информационно-справочные, деловые письма, финансовые и учетные документы. Каждый документ имеет определенную текстовую форму.

Различаются пять типов записи текстов:

–линейная запись (автобиография, заявление, доверенность и др.),

–трафарет (справки, контракты, договоры и др.),

–таблица (финансовые ведомости и др.),

–анкета (личный листок по учету кадров и др.),

–тексты-аналоги (приказы, решения, постановления и др.). Образцы управленческих документов, их композиция и оформле-

ние закреплены в государственном стандарте «Организационнораспорядительная документация. Основные положения».

Среди функций документа выделяют общие и специальные. Общие функции документа:

–информационная: любой документ создается для сохранения информации;

–социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью;

–коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

–культурная: документ – средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, в научнотехнической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества.

Специальные функции документа:

–управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;

–правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судебного доказательства это может быть любой документ;

130