Сбор информации о выполнении графика
Разработать единую форму учета и порядок сбора информации о выполнении работ.
Исполнители обязаны отмечать даты начала и окончания работ.
Начиная с конца первого рабочего дня и до завершения поставленной задачи, исполнителям предписано присылать мне копии своих отчетов.
Это дает такие преимущества.
Ними мне удобно работать с такой компактной формой.
Своевременное поступление информации повышает вероятность успешного выполнения поставленной задачи.
Установленная периодичность отчетности позволяет исполнителям работать спокойно, не ожидая внезапных проверок.
Исполнителям легче соблюдать график, периодически сверяясь с ним.
Причины отклонения от графика
1. Трудоемкость работ больше ожидаемой.
2. Обнаружилась неучтенная в плане работа.
3. Квалификация или навыки исполнителей не соответствуют требованиям.
4. Данные по отработанному времени недостоверны.
5. Производительность исполнителя больше или меньше ожидаемой.
6. Вы предусмотрели на ознакомление с работой времени меньше, чем требуется.
7. Вы неправильно определили уровень квалификации исполнителя.
8. Исполнители неточно учитывают отработанное время.
Причины отклонение от запланированных расходов
Отклонение от запланированных расходов может наблюдаться из-за:
1. несвоевременного предоставления счетов;
2. неучтенных скидок (дисконтов) при закупках по предоплате;
3.того, что в плане не учтены некоторые необходимые статьи расхода;
4.ошибок в проведенных оплатах.
Алгоритм изменения плана проекта
Иногда клиенты меняют свои требования, некоторые работы оказываются труднее, чем предполагалось, появляются новые технологии. В таких случаях возникает необходимость в изменении плана проекта.
Алгоритм изменения плана проекта
1. Поступившее предложение по изменению плана проекта должно быть четко сформулировано письменно.
2. Оценить влияние предложенных изменений на все аспекты вашего проекта, а также последствия отклонения предложения.
3. Решить, стоит ли принимать предложение. Все, кого это касается, должны быть оповещены. Они тоже должны участвовать в принятии решения.
4. Если предложение принято, сообщите об этом его инициатору. Объясните, на чем основано такое решение.
5. Перед началом внесения изменений составьте список мероприятий, направленных на реализацию предложенных изменений. Это обязательный документ.
6. Внести соответствующие изменения в график работ, описание поставленных целей и намеченных результатов, перечень требуемых ресурсов.
7. Сообщить всем участникам проекта и соответствующим лицам аудитории о внесенных в план изменениях и ожидаемых результатах.
1. Помнить, что изменения всегда сопровождаются дополнительными расходами. Если возникла необходимость внести изменения в план, проверить оценку связанных с этим дополнительных расходов, принять меры по их уменьшению.
2. Учесть влияние изменений на все стороны вашего проекта. Не исключено, что влияние изменений будет ощущаться до самого завершения проекта.
Коммуникации
Одно из важнейших условий успешности проекта правильное и своевременное информирование соответствующих лиц. Основное назначение информирования следующее.
1. Обеспечивать постоянную поддержку основными лицами аудитории и участниками проекта.
2. Своевременно выявлять проблемы и принимать соответствующие решения.
3. Поддерживать у людей ясное понимание целей и задач проекта.
4. Отмечать текущие достижения проекта.
5. Поддерживать эффективное взаимодействие участников.
Управление коммуникациями обеспечивает поддержку взаимодействия между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями. Управление коммуникациями проекта включает в себя процессы, необходимые для гарантии своевременных и соответствующих процессов генерации, сбора, хранения и распространения информации проекта между его участниками.
