25. Этапы подготовки и проведения деловой беседы

1. Цель и задачи деловой беседы

Основная цель деловой беседы - убедить партнера принять ваши конкретные предложения. Задачами беседы выступает получение служебной информации, взаимное общение работников одной сферы, совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов, контроль и координация начатых мероприятий, стимулирование трудовой активности.

2. Этапы подготовки и проведения деловой беседы

Выд. 3 этапа подготовки и проведения данного вида речевого общения

Докоммуникативный	Коммуникативный	Посткоммуникативный
1.Планирование, оценка собеседников и обстановки	1.Установление контакта	Анализ и письменная запись основных положений беседы
2.Сбор материала	2.Изложение и обоснование позиции
3.Анализ и редактирование материала, подготовка тезисов	3.Выяснение позиции собеседника
	4.Совместный анализ проблемы
	5.Принятие решений

Подготовка к проведению беседы начинается с предварительных мероприятий. Необходим четкий план - программа действия. Следует определить тему и цели обсуждения, оценить будущих участников общения и обстановку. Надо разработать стратегию достижения целей и тактику ведения беседы.

Сбор материала - трудоемкое дело, но это важнейшая стадия работы по подготовке будущего контакта. Целесообразно сразу же дополнить собранные материалы собственными примечаниями, затем систематизировать информацию и написать тезисы.

Рассмотрим структуру коммуникативного этапа. В начале беседы надо установить контакт с собеседником, создать рабочую атмосферу, привлечь внимание и интерес партнера. При первых словах встречи желательно улыбаться, сказать несколько приятных слов личного характера, пошутить или использовать сравнение для краткого изложения ситуации. Правильное начало беседы предполагает указание ее целей, задач, объявление последовательности рассмотрения вопросов.

Сведения, с которыми вы хотите познакомить собеседников, надо представить кратко, точно и ясно, с указанием источников информации и подчеркиванием их надежности. Излагайте преимущества и последствия, вытекающие из приведенных фактов.

В конце беседы необходимо сделать выводы из основных положений, сформулировать четко и лаконично основные идеи. Опытные деловые люди советуют оставлять в запасе один сильный аргумент на тот случай, если собеседник в момент принятия решений начнет колебаться.

После окончания встречи делают письменную запись, фиксирующую цели, задачи, позиции сторон, достигнутые договоренности, вопросы. Указывают также дату и место проведения, продолжительность, фамилии, имена и отчества, должности присутствующих.

Целесообразно проанализировать беседу, используя следующую схему:

1.Какова тема и цель беседы?

2.Удалось ли в начале разрядить атмосферу, установить психологический контакт?

3.Насколько доказательно изложены позиции? Какие аргументы, методы убеждения используются?

4.Вопросы каких типов прозвучали?

5.Как оспариваются ошибочные суждения?

6.В какой форме выражаются отказы?

7.Отказываются ли собеседники от своих суждений, если аргументация оппонента оказывается более убедительной?

8.Кто делает обобщающий вывод?

9.Какие решения приняты?

10.Можно ли назвать речь участников общения правильной и хорошей?

11.Какие средства языковой адресации, «формулы» приветствия и прощания употреблены?

12.Соблюдены ли пространственные нормы делового общения?

13.Установлен ли визуальный контакт?

14.Какие жесты используются?

15.К какому типу относятся собеседники (по классификации П. Мицича)?