Мазур, Шапиро Управление проектами

•Dashboard — средство отслеживания портфелей проектов, позволя ющее в графической форме (KPI — Key Performance Indicators) ото бражать ход исполнения портфеля/программы/проекта и формиро вать на регулярной основе отчетность;

•интерфейс Portfolio Server предоставляет удобную и на данный мо

мент уникальную возможность формализовать бизнес цели компа нии, расставлять приоритеты, а также оценивать проекты на соответ ствие данным бизнес целям.

Microsoft Office SharePoint Server содержит следующие дополнитель ные возможности:

•создание и настройка внешнего вида узлов;

•организация поиска информации;

•создание таксономии узлов;

•организация распределения информации на основе аудиторий;

•отображение на страницах узлов данных из сторонних систем (SAP, Siebel, и т.д.), отображение информации из систем, разработанных Microsoft (Project Server, Portfolio Server, Business Scorecard Manager и т.д.);

•гибкая настройка доступа к информации на основе учетной записи Windows и/или на основе Forms авторизации.

Планирование и контроль при помощи Project Server и Project Web Access дают такие возможности:

•создания заявок на проект и организации документооборота заявок (процедура согласования);

•создания проектов непосредственно на сервере без использования Project Professional;

•принятия обновлений и публикация обновленного проекта непосред ственно из Web Access;

•построения настраиваемых диаграмм Гантта для выделения задач ис полнителя из группы проектов;

•создания новых работ, появившихся в ходе реализации проекта. Од нако для подключения работ в график проекта необходимо подтверж дение со стороны менеджера;

•делегирования задач. Задачи могут быть переданы или руководите лем исполнителю, или исполнителю одного уровня. При корректи ровке назначения менеджеру проекта высылается уведомление о де легировании. Переназначение может быть запрещено;

912Глава 21. Информационные системы управления проектами

•построение таблицы индивидуальной загрузки, что позволяет не только просматривать назначения, но и вносить факт выполнения ра бот и пересылать сведения менеджеру проекта;

•детального контроля доступа к информации (с помощью модуля ад министратора) и задания полномочий, предоставляемых пользовате лям и группам пользователей. В зависимости от количества участни ков проекта и знания инструмента менеджер проекта может выполнять функции администратора самостоятельно или возложить их на ИТ специалистов;

•хранить и организовывать связанные с проектом библиотеки до кументов и контролировать ход выполнения проекта с помощью Pro ject Server 2007, основанного на платформе Windows SharePoint Ser vices;

•обновлять проекты и посылать уведомления по электронной почте. При использовании служб Windows SharePoint Services (входящих в

комплект Microsoft Project Server), необходимых для межпроектного взаи модействия, дополнительно потребуется Microsoft SQL Server Analysis Services (OLAP — взаимодействие), Microsoft Exchange, Internet SMTP/ POP3, IMAP4 или MAPI совместимый почтовый клиент для уведомлений по электронной почте. Чтобы обеспечить безопасность документов на сер вере с установленными службами Windows SharePoint Services, на этом компьютере следует использовать файловую систему NTFS.

Primavera

Семейство продуктов Primavera включает ПО, позволяющее автомати зировать процессы управления как на уровне отдельных проектов, так и на уровне всей компании.

Project Management предназначен для использования в составе корпо ративной информационной системы, хотя вполне может работать и автоном но, обеспечивая решение задач календарно сетевого планирования, расчета критического пути, выравнивания ресурсов, анализа «что если…» и других задач моделирования проектов, групп проектов, портфелей и программ.

Функциональные модули myPrimavera, построенные на современных веб технологиях, образуют веб портал проектов компании. Они дают воз можности для контроля и анализа данных по портфелям проектов (myPrimavera Portfolios), УП, разработке и актуализации графиков (myPrimavera Projects), управлению ресурсами и ролями (myPrimavera Resources),

отслеживания процессов инициации и изменения проектов, управления до кументооборотом и т.д. (Collaboration).

Если все исполнители имеют доступ к локальной сети компании или к Интернету, то возможности по сбору отчетности предоставляет функцио нальный модуль Primavera Timesheets. Однако далеко не всегда компания может обеспечить сотрудников постоянным доступом к сети. Возможна си туация, когда по работам заказчика отчитываются подрядчики, которым не разрешен доступ в корпоративную сеть заказчика. В этих случаях становят ся актуальными другие средства для контроля и учета работ по проектам, которые должны работать в режиме отсутствия постоянного подключения к сети. К таким средствам относится PMExchange. Для исполнителей, рабо тающих на удаленных объектах, предусмотрено решение для КПК —

Sensory Pro Tracker.

Система административной поддержки проектов Primavera Expedition обеспечивает автоматизацию процессов документального сопровождения проектов.

Задачи календарно сетевого планирования решает также Primavera Contractor. Его особенности — только однопользовательская работа едино временно с графиком одного проекта, ограниченным по количеству работ.

Primavera PertMaster — программный модуль для управления рисками. Он обеспечивает связывание реестра рисков с календарным планом через указание влияния риска на контролируемые показатели (сроки, трудозатра ты, стоимости). PertMaster обеспечивает автоматизацию процессов управ ления рисками, включая идентификацию, качественный и количественный анализ.

Methodology Management позволяет сохранять и использовать в даль нейшем базу знаний компании по УП.

Primavera позволяет обеспечить всех ролевых участников проектов спе циализированными инструментами, предназначенными для выполнения са мых разнообразных задач. Интерфейс каждого программного модуля дает пользователю возможность получать необходимую информацию по проек там, в то же время не перегружаясь излишней функциональностью или дан ными. ПО Primavera обеспечивает создание среды взаимодействия для всех участников проектов. Работая в этой среде, участники проектов получают информацию по тем из них, в которых они задействованы независимо от вы полняемой роли — исполнителя, ответственного или руководителя. Каж дый из участников может быть уверен, что тот вклад, который он вносит в

914 Глава 21. Информационные системы управления проектами

общее дело УП, не останется незамеченным и информация обязательно бу дет получена тем, кому она предназначена.

Все программные модули Primavera обеспечивают хранение и обработку данных по всем проектам компании в едином хранилище данных, построен ном на базе СУБД Oracle или Microsoft SQL Server (по выбору заказчика).

Архитектура и конфигурация пакета

Основной продукт в составе Primavera Enterprise — Primavera Project Planner for the Enterprise (Р3е). Он обеспечивает функции планирования работ и составления бюджета проекта, анализа и координации хода работ. P3e позволяет управлять как отдельным проектом, так и комплексом проек тов организации, проводить укрупненный анализ по выбранным категори ям, статьям затрат и структуре работ, контролировать сроки и отслеживать фактические результаты.

Primavera Expedition поддерживает функции контроля исполнения до говорных обязательств и отчетности в ходе проекта.

Для пользователей, которым требуются только отдельные функции

Primavera Enterprise или Primavera Expedition, предназначены веб прило жения, основанные на Интернет/Интранет технологии: Primavision, Progress Reporter и Expedition Analyzer.

Функциональная архитектура

Primavera Project Planner for the Enterprise — ПО, предназначенное для многопроектного планирования и контроля всех проектов в организа ции, включая их бюджетирование, календарно сетевое планирование, уп равление ресурсами, анализ проектов и портфелей проектов по показателям, анализ «что если…», управление рисками и т.д.

Portfolio Analyst — ПО для укрупненного анализа проектов, позволя ющее руководителям подразделений анализировать загрузку сотрудников, оборудования, оценивать потребность в материалах каждого пакета работ и портфеля проектов в целом, проводить анализ проектов по методике осво енного объема.

Primavision — веб приложение, предназначенное для инициации про ектов руководством организации и для укрупненного анализа данных по от дельным проектам и их портфелям.

Project Website — инструмент для автоматического создания и под держки веб сайта проекта, содержащего информацию, доступную только для чтения: календарно сетевые графики, данные по загрузке ресурсов,

показатели хода выполнения плана, уведомления о ходе проекта, ссылки на документы и т.д.

Progress Reporter — веб приложение, предназначенное для рассылки сотрудникам сведений о предстоящих работах и для сбора от них табелей учета трудозатрат.

Methodology Manager — приложение для поддержки корпоративной базы знаний по выполненным проектам, а также для создания новых проек тов на основе принятых корпоративных, государственных и международ ных стандартов.

Primavera Enterprise Software Development Kit (SDK) — приложение, предназначенное для доступа к бизнес правилам Primavera Enterprise, а также для работы с базой данных без нарушения ее целостности.

Primavera Expedition — ПО для контроля исполнения договорных обя зательств, стандартизации процесса администрирования проекта, автома тизации документооборота.

Программная архитектура

ПО Primavera Enterprise, Primavera Expedition построено по технологи ям «клиент — сервер» и «веб клиент — веб сервер».

ПО Primavera Project Planner построено на архитектуре файл сервер. При этом на сервере могут храниться как данные проектов, так и исполняе мые файлы программ. В качестве средства для организации хранения дан ных проектов используется Btrieve.

ПО SureTrak — однопользовательское рабочее место. Для хранения данных проектов используется Btrieve или внутренний формат данных SureTrak.

Особенности пакета. Планирование проектов и мультипроектов

На этапе планирования работ основным инструментом является Primavera Enterprise, с помощью которого совместными усилиями участни ков проекта формируется структура декомпозиции работ (WBS структу ра), графики реализации проекта, распределяются ресурсы и фиксируются стоимости запланированных работ. Для формирования расписания проекта используются диаграммы Гантта, PERT представление, ресурсные диа граммы, позволяющие проанализировать рассчитанное расписание и ре зультаты выравнивания ресурсов по работам и объектам.

Если в организации одновременно ведется большое количество проек тов, Primavera Enterprise и Primavera Expedition предоставляют широкие

916 Глава 21. Информационные системы управления проектами

возможности по формированию и обзору сводной информации и анализу работ как по одному, так и по нескольким проектам (при этом их можно группировать по множеству критериев: уровням готовности, местам прове дения, рискам и т.п.). Primavera Expedition определяет наиболее приоритет ные для каждого пользователя задачи и требующие обработки документы, контролирует графики рассмотрения и согласования проектных материалов, фиксирует отклонения и сообщает о них ответственным лицам, отслеживает объемы и стоимость поставок.

Отчетность. Проект можно просматривать с различных точек зре ния — как с помощью средств подготовки отчетов Primavera Enterprise, так

ис помощью собственных средств Primavera Expedition, позволяющих со здать итоговый отчет на основании справок конкретных исполнителей.

Как корпоративная система P3e фиксирует бюджеты проектов, планы финансирования и поступления средств для их реализации, обеспечивает коммуникации между многочисленными участниками.

Взаимодействие проектной команды. Еще большего эффекта удается достичь, если в процессе исполнения проекта средства Primavera использует не только предприятие, исполняющее проект, но и его соисполнители, под рядчики и субподрядчики.

Каждая организация может использовать набор функциональных моду лей Р3е для планирования и контроля, Primavision — для инициации и ана лиза реализации проектов, Progress Reporter — для ввода информации о фактически выполненных объемах работ и отработанном времени, Primavera Expedition — для сопровождения договоров и контроля обяза тельств, например по подрядным договорам (разумеется, если много соис полнителей и эти процессы нуждаются в автоматизации), Expedition Mobile — для сбора информации о факте выполнения поставок и другой информации по договорам, Primavera Expedition Express — для пользовате лей с удаленных рабочих мест.

Сбор фактических данных. На этапе исполнения проекта данные о выполненных работах, поступающие от подрядчиков или ответственных лиц, вносятся в журналы регистрации поставок материалов, суточных отче тов, отслеживания разработки и согласования проектной документации

идр. С помощью Primavera Expedition они привязываются к исходному до говору, что позволяет при необходимости изучить его историю.

Параллельно с этим в детализированный календарный график заносятся сведения о выполненных в рамках проекта работах, использованных мате

риально технических и финансовых ресурсах и отработанных человекоча сах. Эта информация, собираемая с помощью Progress Reporter, передается в общую базу данных, где происходит автоматическое обновление соответ ствующих сведений о проекте.

Управление документацией и ведение архива. Вся документация, разрабатываемая в ходе проекта, проходит процедуру согласования и ут верждения, фиксируемую с помощью Expedition.

Регулярное обновление веб сайта, который генерируется в Р3е, обеспе чивает доступ к актуальной информации всем участникам проекта в соот ветствии с определенными правами доступа.

Таким образом, к этапу завершения проекта или к моменту окончания отчетного периода накапливается вся информация о выполнении как соб ственных работ предприятия, так и работ его партнеров. Эта информация может использоваться для автоматического формирования актов выполнен ных работ, счетов и других сводных отчетов, а также для проверки коррект ности данных, поступающих от исполнителей.

Кроме того, существует специальное средство Project Architect (встро енный модуль Р3е) для создания графиков новых проектов на основе суще ствующих типовых решений.

Решение компании Welcom на базе Open Plan

С1983 г. программные продукты семейства Welcom получили распрост ранение на предприятиях авиакосмической и оборонной отрасли США, но впоследствии стали применяться для УП в самых различных отраслях.

С2006 г. данные продукты распространяются компанией Deltek. Особенность семейства продуктов Welcom — тесная интеграция между

собой, а также открытая архитектура и богатые возможности по обмену дан ными с другими приложениями. Это позволяет строить системы УП на пред приятиях с учетом уже сложившейся информационной инфраструктуры.

В настоящее время в семейство продуктов компании Welcom входят: Open Plan — система календарного планирования и контроля, предназ

наченная для управления реализацией как отдельных проектов, так и слож ных проектных программ в срок и в рамках бюджета;

Cobra — система управления бюджетом проектов, позволяющая плани ровать и контролировать стоимость реализации проекта, а также проводить анализ и прогнозировать ход выполнения проекта на основе показателей ос военного объема;

918 Глава 21. Информационные системы управления проектами

WelcomHome — веб ориентированный инструмент для создания вирту ального офиса проекта, обеспечивающий коммуникации между членами распределенной команды при совместной работе над проектом;

WelcomRisk — управление рисками проекта, включая процессы их идентификации и анализ рисков, а также разработки планов реагирования на риски и мониторинга;

WelcomPortfolio — управление портфелем проектов;

Deltek Costpoint — интегрированное управление ресурсами проектно ориентированной организации;

Open Plan — средство календарного планирования и контроля.

В семейство Welcom входят две версии ПО календарного планирова ния: профессиональная — Open Plan Professional и настольная Open Plan Desktop.

Основное отличие Open Plan Professional от настольной версии — нали чие функций мультипроектного планирования и контроля, а также специа лизированных средств настройки дополнительных полей базы данных про екта, типовых процедур работы с данными, экранов и отчетов системы.

Таким образом, Open Plan Desktop ориентирован в первую очередь на менеджеров, отвечающих за отдельные проекты (размер проектов практи чески не ограничен), а Open Plan Professional является инструментом ме неджеров, отвечающих за мультипроектное управление.

Управление бюджетом проекта с помощью Cobra. Финансовая сис тема управления бюджетом проекта Cobra может быть использована без связи с системой календарного планирования и контроля, однако для интег рации в систему УП в комплекте поставки имеется специальный модуль, ко торый позволяет напрямую получать данные из Open Plan, а также Primavera Project Planner и Microsoft Project.

Виртуальный офис проекта на базе WelcomHome. Программный па кет WelcomHome обеспечивает поддержку коммуникаций между членами команды проекта. WelcomHome — это средство групповой работы, основан ное на веб технологиях и предназначенное для ведения проектов с использо ванием единого веб интерфейса доступа ко всей информации по проекту. WelcomHome обеспечивает членам команды централизованное взаимодей ствие, доступ к проектной информации и позволяет участникам проекта от слеживать ход его реализации в режиме реального времени через Интернет.

Важная особенность Open Plan — открытая архитектура и возмож ность интеграции с различными системами предприятия (ERP и бухгалтер

ские системы, документооборот, нормативно справочные базы данных и др.). Помимо собственного формата хранения данных Open Plan может ис пользовать для сохранения информации проекта популярные СУБД Oracle, Microsoft SQL Server, Sybase.

Open Plan поддерживает технологию OLE Automation, что дает воз можность с минимальными усилиями создавать решения, использующие функциональные возможности пакета при вызове из внешних приложений.

Процедуры экспорта импорта позволяют создать в Open Plan различ ные сценарии обмена данными с другими приложениями. В стандартной по ставке имеются уже готовые сценарии обмена с Microsoft Project 2000, Cobra, SAP R/3, Baan. Кроме того, предоставляются примеры сценариев экспорта данных в формате XML, на основании которых можно создать от четы любой сложности для публикации в Интернет.

Open Plan поддерживает мультипроектный режим работы, который подразумевает связывание нескольких отдельных проектов в рамках одного комплексного проекта или программы.

Open Plan позволяет создавать пул ресурсов пакета проектов организа ции и контролировать распределение этих ресурсов между проектами. Ре сурсы могут быть зарезервированы для использования на определенном проекте частично (с указанием промежутка времени резервирования и про цента загрузки ресурса на проекте) или полностью.

Одна из ключевых возможностей Open Plan в качестве системы ка лендарного планирования на уровне предприятия — планирование ре сурсов различных типов (возобновляемые, расходуемые, с ограниченным сроком годности) и классов (людские, неодушевленные, финансовые), а также управление ресурсами всей совокупности проектов компании. Open Plan позволяет проводить оптимизацию не только для воспроизво димых ресурсов (оборудование, специалисты), но и для материальных (материалы, комплектующие).

Open Plan позволяет описать профиль доступности (количество единиц ресурса и временной интервал, в течение которого ресурс может использо ваться для выполнения работ) имеющихся в компании ресурсов.

Важная для оптимизации использования ресурсов в проекте возмож ность — наличие в системе понятия взаимозаменяемости и «квалификации ресурса». Менеджер проекта может предусмотреть для определенного вида работ не конкретного исполнителя, а требуемую для их выполнения квали фикацию.

920 Глава 21. Информационные системы управления проектами

Ресурсы Open Plan могут быть представлены в виде иерархической структуры.

Open Plan предусматривает два базовых метода оптимизации календар ных графиков при ресурсном планировании: при ограниченном времени и при ограниченных ресурсах.

В Open Plan можно задавать и собственные правила оптимизации вы равнивания ресурсов, в том числе определение приоритетности планирова ния работ. Включив фильтр на отображение только доступных ресурсов, менеджер получит список реально доступных ресурсов (с указанием объема доступности), в рамках которого он может использовать ресурс на своем проекте. Потребность в ресурсах наглядно представляется на соответству ющих гистограммах.

Имеется возможность полностью или частично резервировать ресурс как на весь конкретный проект, так и на заданный временной диапазон.

Пакет Cobra предназначен для компаний, которым требуются выделен ное в отдельное направление планирование и контроль бюджета проектов и программ. Cobra позволяет управлять затратами проекта, анализировать движение денежных средств, моделировать экономические прогнозы и ге нерировать финансовые отчеты с точностью до недели, месяца или года, ис пользуя методику освоенного объема. Поддерживается возможность при планировании бюджета учитывать накладные расходы, стоимость привле чения денежных средств на проект и использование нескольких валют.

Данные о фактических затратах могут вноситься в Cobra вручную или через промежуточный файл, который генерируется бухгалтерским модулем системы управления предприятием. Возможности Cobra по составлению прогнозов могут быть использованы при оценке окончательной стоимости проекта на основе анализа хода его реализации.

С пакетом Cobra поставляется 60 стандартных отчетов по различным аспектам управления бюджетом проектов и прогнозирования, а также спе циальная программа — помощник по составлению произвольных отчетов. Все отчеты могут быть напрямую сохранены в формате Microsoft Excel или в HTML формате.

Наличие встроенного в Open Plan методологического модуля «Дирек тор управления проектами» (ДУП) позволяет компании формализовать и повторно использовать накопленный опыт, настроить стандартные проце дуры УП предприятия, а также автоматизировать сбор и распределение от носящейся к проекту информации.