Мазур, Шапиро Управление проектами

•координирует документооборот по закупкам;

•участвует в подготовке графика проекта по разделу «Закупки»;

•разрабатывает детальный график закупок в соответствии с об щим графиком проекта, контролирует график закупок и регу лярно отчитывается перед менеджером проекта;

•разрабатывает бюджеты закупок материалов, оборудования и отслеживает их осуществление;

•актуализирует и регулярно, не реже раза в месяц, подготавлива ет таблицы/диаграммы, с тем чтобы менеджер проекта мог осу ществлять закупки и иметь ясное представление о позициях, ко торые следует заказать;

•координирует регулярную (не реже раза в месяц) подготовку компьютерного отчета о закупках;

•участвует в переговорах по основным позициям закупок, докла дывает о результатах менеджеру проекта, проверяет и подписы вает сводные документы по предложениям поставщиков;

•проверяет и подписывает каждую страницу документов по по ставкам, прежде чем передать их на рассмотрение менеджеру проекта;

•проверяет и участвует в переговорах по дополнительным пред ложениям/требованиям поставщиков, представляя их затем менеджеру проекта на утверждение;

•представляет менеджеру проекта на подпись платежные требо вания поставщиков, оформляя их в форме принятых в компании документов;

•организует периодические встречи (совещания) по закупкам;

•подготавливает в случае предоставления соответствующих пол номочий документы по закупкам по поручению менеджера про екта;

•подготавливает стоимостные оценки затрат на услуги по закуп кам, согласующиеся с бюджетом проекта;

•эффективно внедряет подходы и методы обеспечения качества, проверяет и утверждает все документы по закупкам по проекту;

•заполняет формы текущей информации по услугам поставщиков;

792Глава 19. Управление командой проекта

•участвует в подготовке раздела «Закупки» итогового отчета по проекту, акцентируя внимание на технических, финансовых и других аспектах.

Менеджер по контролю качества закупок:

•организует и координирует изучение контракта в своей части и составляет ее краткое содержание;

•подготавливает и организует команду, ответственную за конт роль и обеспечение качества закупок, разрабатывает организа ционную карту и обеспечивает соответствующий надзор;

•устанавливает необходимые контакты с менеджером по субпод рядным работам;

•подготавливает для каждой закупаемой единицы перечень до кументов по контролю качества, подлежащих разработке по ставщиком или субподрядчиком;

•участвует во встречах с потенциальными поставщиками и суб подрядчиками в период подготовки закупок и принимает реше ния относительно наиболее предпочтительного варианта;

•разрабатывает план контроля качества закупок и определяет порядок надзора за закупкой конкретных позиций; получает одобрение заказчика через менеджера проекта;

•после принятия решения о закупке помогает поставщику на без возмездной основе;

•организует встречи/совещания с поставщиками по согласова нию с инспектором по материалам на площадке;

•согласовывает планы субподрядчиков по контролю качества, руководствуясь при этом стандартами компании и/или заказ чика;

•управляет движением всех документов, составляемых поставщи ком или субподрядчиком, в том числе следит за их своевременной подготовкой; направляет соответствующие документы менедже ру по инжинирингу для рассмотрения и согласования; проверяет и согласовывает все другие документы по контролю качества; на поминает менеджеру по инжинирингу и поставщикам о своевре менной подготовке заключительной/итоговой документации; пе

редает документы менеджеру проекта (утверждения/согласова ния с заказчиком, сопроводительные документы и т.д.);

•контролирует исполнение внутренних распоряжений поставщи ками в соответствии с условиями контракта и с поддержанием надлежащего качества;

•организует плановые проверки поставщиков;

•обеспечивает передачу документации после проверок ответ ственным лицам;

•собирает отчеты по проверкам, проверяет и распределяет для последующего принятия решений;

•подготавливает отчеты по проверкам качества упаковки и до ставки, о приемке материалов для упаковки и доставки, транс портные накладные;

•постоянно информирует инспектора о наличии материалов на площадке, о ходе поставок;

•актуализирует свой раздел компьютерного отчета о ходе за купок;

•обеспечивает в части закупок контакты с контролирующими службами заказчика и участвует в проверках поставщиков;

•объективно рассматривает разногласия с поставщиками со вместно с инспектором по материалам на площадке, менедже ром проекта и представителем группы обеспечения качества;

•внедряет эффективные методы обеспечения качества, проверя ет соответствующие записи (документирование) поставщика;

•обеспечивает оплату счетов поставщика в части, относящейся к его деятельности.

Менеджер по работе с субподрядчиками:

•действует как заместитель менеджера проекта в части форми рования системы взаимоотношений и обязательств сторон, в том числе координирует деятельность субподрядчиков, заня тых в проекте;

•участвует в создании графика проекта в части субподрядной дея тельности, координирует его выполнение, регулярно доклады вает менеджеру проекта, предлагая корректирующие действия;

794Глава 19. Управление командой проекта

•обеспечивает разработку плана субподрядных работ и его реа лизацию, получая согласования заказчика (через менеджера проекта);

•организует и проводит первую и последующие встречи с суб подрядчиками;

•координирует подключение специалистов компании и дочерних компаний, а также подготовку, распределение и согласование документации субподрядчиков;

•координирует действия субподрядчиков по контролю качества с аналогичными действиями менеджеров по контролю проекта;

•обеспечивает процесс внедрения системы обеспечения качества со стороны субподрядных организаций;

•гарантирует, что все мероприятия субподрядчика соответству ют нормам по охране труда, защите окружающей среды и без опасности, утвержденные HSES планом проекта;

•обеспечивает объективное рассмотрение претензий субподряд чиков, согласуя его с менеджером проекта и представителем группы проекта по качеству;

•участвует в переговорах с субподрядчиками по вопросам допол нительных объемов работ, анализирует случаи влияния на ли миты затрат и сроки, помогает менеджеру проекта в принятии соответствующих решений;

•отслеживает продвижение закупок, осуществляемых внешними по отношению к проекту субподрядчиками;

•гарантирует необходимую подготовку строительной, в том чис ле субподрядной, документации;

•участвует (по разделу «Субподрядная деятельность») в подго товке итогового доклада по проекту, акцентируя внимание на технических, финансовых и контрактных аспектах;

•заполняет формы исполнительной документации, относящейся к деятельности субподрядных организаций.

Руководитель работ на площадке:

•действует как заместитель менеджера проекта по вопросам организации и технологии строительно монтажных работ;

•координирует порядок и управляемость работами на площадке с помощью адекватного планирования;

•обеспечивает должную интеграцию деятельности партнеров и других участников с помощью адекватного планирования;

•участвует в выборе строительного оборудования;

•координирует и контролирует строительно монтажные работы на площадке (или относящиеся к работам на площадке);

•обеспечивает максимально эффективное использование челове ческих и материальных ресурсов;

•обеспечивает реализацию политики и инструкций менеджера проекта;

•координирует и контролирует проведение подготовительных строительно монтажных работ;

•создает необходимый минимальный запас потребительских то варов, инструментов, оснастки и сварочных материалов;

•организует и обеспечивает контроль прогресса работ в контакте с менеджером проекта;

•участвует в разрешении разногласий совместно с инспектором по качеству на площадке;

•организует и обеспечивает должную актуализацию информации для компьютерного отчета «Реализация закупок»;

•обеспечивает эффективное внедрение методов обеспечения ка чества и проверяет наличие установленных документов, про цедур и инструкций;

•обеспечивает надлежащее завершение работ на площадке, по лучает акт/акты приемки работ;

•принимает все необходимые меры для того, чтобы обеспечить надлежащую охрану труда, защиту окружающей среды и без опасность;

•участвует в подготовке соответствующего раздела о заверше нии работ на площадке, акцентируя внимание на полученных технических, финансовых и контрактных уроках.

Инспектор по строительной технике (главный механик):

• участвует в выборе строительного оборудования;

796Глава 19. Управление командой проекта

•разрабатывает требования к оборудованию, подготавливает их к рассмотрению менеджером проекта;

•обеспечивает монтаж и периодическую инспекцию оборудова ния, как это предписано соответствующим департаментом ком пании;

•анализирует запасы на складе;

•разрабатывает данные, необходимые для актуализации ежеме сячных отчетов об использовании техники/оборудования, по согласованию с менеджером проекта;

•координирует работы, выполняемые командами, работающими под его руководством;

•внедряет принципы и методы обеспечения качества;

•принимает необходимые меры по обеспечению охраны труда, окружающей среды и безопасности, в особенности в период производства монтажных работ;

•обеспечивает бесперебойную работу техники, оборудования и приспособлений на строительной площадке;

•принимает по согласованию с менеджером проекта решения о возложении ответственности за эксплуатацию строительной техники на конкретных лиц;

•обеспечивает надзор за надлежащим использованием оборудова ния и сообщает о нарушениях соответствующему руководителю.

Инспектор по качеству на площадке:

•обеспечивает контроль качества на площадке в соответствии с принципами и процедурами, установленными руководством со ответствующего департамента компании;

•определяет потребности в контроле качества и испытательном оборудовании, передавая соответствующие заявки в группу ру ководителя работ на площадке;

•определяет потребности в персонале по контролю качества и подготавливает соответствующий запрос в группу руководителя работ на площадке; если имеется потребность в персонале глав ного офиса, направляет соответствующий запрос в компанию;

•подготавливает карту организации процесса для персонала пло щадки, ответственного за контроль качества с необходимыми описаниями работ;

•контролирует и координирует деятельность вышеуказанного персонала;

•подготавливает всю техническую корреспонденцию по контр акту и направляет ее заказчику через менеджера проекта;

•подготавливает, в части своей компетенции, состав исполни тельной документации, организует ее согласование и направля ет копию в соответствующий департамент компании;

•участвует в подготовке плана по контролю качества проекта, со гласовывает его с менеджером проекта и направляет в соответ ствующий департамент компании;

•регламентирует инспекционные процедуры, используемые в проекте, в рамках плана проекта по качеству;

•проверяет наличие всех спецификаций процедур и чертежей, удостоверяется в их соответствии перечню действующих до кументов, а также в том, что все документы с истекшим сроком действия уничтожены или изъяты;

•разрабатывает план и обеспечивает надзор за инспекцией, кон тролем качества, неразрушающим, а также геометрическим контролем;

•поддерживает все контрольно измерительные инструменты и приборы в рабочем состоянии и обеспечивает их метрологиче скую исправность;

•проверяет соответствие квалификации персонала, ответствен ного за неразрушающие методы испытаний, профессионально квалификационным требованиям;

•подготавливает и актуализирует список квалифицированных сварщиков;

•следит за своевременной проверкой и сертификацией сварщиков;

•проверяет наличие сертификатов на используемые материалы;

•обеспечивает квалифицированную приемку материалов и обору дования на площадке и подготавливает соответствующий отчет;

798Глава 19. Управление командой проекта

•поддерживает постоянный контакт с представителями заказчика на площадке, согласует с ними необходимые документы по конт ролю качества: отчеты, накладные, акты приемки работ и т.д.;

•собирает и передает всю информацию для подготовки исполни тельной документации корпоративному представителю на пло щадке;

•организует передачу в соответствующий департамент компании результатов радиографического контроля;

•поддерживает постоянные контакты с представителями суб подрядчиков на площадке, с тем чтобы убедиться в соблюдении условий контракта;

•устраняет возникающие разногласия с соответствующими де партаментами компании;

•подготавливает и направляет менеджеру проекта ежемесячный отчет, а копии — в соответствующий департамент компании и представителю группы контроля качества проекта;

•внедряет утвержденные принципы и методы обеспечения ка чества;

•принимает необходимые меры к обеспечению охраны труда, за щиты окружающей среды, безопасности и охраны.

Инспектор по материалам на площадке:

•управляет всеми материалами проекта (потребительскими това рами, инструментами, сварочными материалами, оборудовани ем для проекта и др.), подготавливает соответствующие распо ряжения/запросы и направляет их менеджеру проекта;

•регистрирует прибывающие на площадку материалы и оборудо вание, сопоставляя их с соответствующими сопроводительными документами;

•проводит необходимые инвентаризации;

•проводит количественные, физические и геометрические про верки материалов, изделий и оборудования;

•организует хранение прибывающих на площадку материалов в установленном месте и определяет работника, ответственного за подготовку соответствующих документов;

•отдельно складирует некондиционные (в том числе поврежден ные) материалы, составляет соответствующий акт совместно с представителем перевозчика и таможенной службой;

•обеспечивает хранение продукции в надлежащих условиях;

•осуществляет доставку продукции (после представления надле жащим образом оформленного требования) и записи движения материалов по складу;

•обеспечивает хранение и уход за оборудованием в соответствии с инструкциями руководителя работ на площадке;

•принимает необходимые меры, направленные на обеспечение охраны труда и защиты окружающей среды;

•отслеживает ход работ, выполняет необходимые формальности таможенных служб и терминалов в тесной кооперации с адми нистрацией и корпоративным менеджментом.

Руководитель работ по площадке:

•обеспечивает выполнение работ на площадке в рамках времен ны´х ограничений и в соответствии с рабочими инструкциями;

•внедряет принципы и методы обеспечения качества и контроли рует использование только действующих документов, процедур и инструкций;

•обеспечивает проверку прогресса на каждом участке работ по проекту;

•принимает необходимые меры по охране труда и защите окру жающей среды;

•обеспечивают ежедневное распределение работ между произ водственными командами.

Инспектор по охране труда и технике безопасности:

•обеспечивает исключение рисковых ситуаций и предлагает пре вентивные меры;

•предлагает решения и методы, обеспечивающие безопасное производство работ;

•участвует в подготовке HSES планов проекта, а также в их пе ресмотре;

800Глава 19. Управление командой проекта

•дает рекомендации по выбору противопожарного оборудова ния, а также индивидуального и коллективного защитного сна ряжения;

•встречает каждого вновь прибывшего на площадку и информи рует его об общих и специальных рисках, а также о средствах защиты, имеющихся в его распоряжении;

•организует информационные и учебные встречи по безопасно сти с учетом работ, выполняемых на площадке;

•инспектирует все мероприятия по безопасности;

•инспектирует участок, с тем чтобы определить потенциальные риски;

•требует немедленной остановки любой работы, представля ющей, по его мнению, опасность для здоровья и безопасности персонала;

•проверяет санитарно гигиенические условия на площадке (сто ловые, туалеты, офисы и т.д.);

•контролирует работоспособность аварийных систем;

•принимает все меры, необходимые для обеспечения возможно сти уполномоченных лиц проверить строительный участок (ин спекторов по труду, уполномоченных лиц стран, в которых про ект осуществляется, и др.);

•контролирует соблюдение временны´ х ограничений на предо ставление сведений о несчастных случаях;

•подготавливает ежемесячный доклад, адресованный менеджеру проекта и корпоративному менеджеру, ответственному за без опасность;

•поддерживает постоянные контакты с представителями заказ чика на площадке по вопросам обеспечения безопасности;

•представляет интересы менеджера проекта на встречах, органи зуемых заказчиком, по вопросам безопасности и охраны окру жающей среды.

Менеджер контракта:

•ведет переписку с заказчиком;

•ведет переписку, связанную с отклонениями от проекта;