3 Структура окна Excel

Окно Excel во многом похоже на окно Word: в верхней его части расположены главное меню, панели инструментов «Стандартная» и «Форматирование»; в нижней части находятся строка состояния и горизонтальная полоса прокрутки, справа – вертикальная полоса прокрутки.

Рабочая область Excel предназначена для работы с одним или нескольким наборами листов – такие наборы называются книгами. При первом запуске Excel по умолчанию появляется новая, пустая книга «Книга 1», состоящая из трех листов, из которых отображается первый лист «Лист1». Лист делится на строки и столбцы (листы Excel 2000 могут содержать до 65536 строк и 256 столбцов). Каждому столбцу книги назначается своя буква латинского алфавита, а каждой строке – число. Пересечения строк со столбцами образуют ячейки листа, на которые можно ссылаться по именам ячеек. Например, ячейка на пересечении столбца А и строки 1 – это ячейка А1. Имена ячеек часто называют адресами ячеек. Диапазон ячеек обозначается по адресам начальной и конечной ячеек, например, А1:А20, А1:Е1, А1:F10. Одна из ячеек на рабочем листе всегда является текущей. Текущая ячейка обведена широкой рамкой, а ее номер и содержимое приводятся в Строке формул. Строка формул располагается ниже панелей инструментов «Стандартная» и «Форматирование».

В нижней части окна рабочей книги находятся ярлычки, с помощью которых можно обращаться к другим листам книги. Excel позволяет назначать листам имена, добавлять к книге новые листы, удалять пустые или ненужные.

4 Основные сведения о работе с электронными таблицами

4.1 Выделение ячеек

Для выполнения многих операций с ячейками их надо выбрать (выделить). Выбранная группа ячеек выделяется на экране. Их содержимое отображается на синем фоне, а вся группа выделенных ячеек обводится толстой рамкой. Цвет первой ячейки остается не инвертированным, чтобы показать, что она является текущей.

4.1.1 Для выделения прямоугольной области ячеек надо перевести указатель на ячейку в одном из углов выбираемой области, нажать кнопку мыши и, не отпуская ее, протянуть указатель в противоположный угол области. После отпускания кнопки мыши все ячейки в прямоугольнике выделяются инвертированным цветом. Протягивание можно производить в любом направлении.

Для отмены выделения нужно щелкнуть на любой ячейке.

Вместо протягивания мыши можно использовать клавишу Shift. Щелкнув на первой ячейке диапазона, надо нажать клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкнуть на последней ячейке. Если последняя ячейка находится за пределами экрана, то завершить операцию можно после прокрутки. При выборе больших диапазонов этот метод удобнее, чем протягивание.

4.1.2 Если при выборе ячеек удерживать нажатой клавишу Ctrl, то можно добавлять новые диапазоны к уже выбранному. Этим приемом можно создавать даже несвязанные диапазоны.

4.1.3 Для выбора целых столбцов или строк надо щелкнуть мышью по маркерам (буквенным и цифровым наименованиями) строк и столбцов по краям рабочей области.

4.1.4 Весь рабочий лист целиком выделяется щелчком мышью на кнопке без наименования в левом верхнем углу рабочей области.

4.2 Ввод информации на рабочий лист

4.2.1 Можно вводить в ячейки следующие виды информации:

• числовые значения (например, числа 15,45; 33 % …);

• текстовые значения (например, слова Итого, Сумма);

• формулы.

Каждый тип информации имеет свои собственные характеристики, элементы каждого типа выводятся на экран по-разному.

4.2.2 Числовые данные могут быть представлены в виде целых чисел, десятичных и обыкновенных дробей, в них могут быть включены некоторые символы: +, –, %, /.

4.2.3 При вводе текстовых данных Excel позволяет вводить более длинный текст, перекрывающий расположенные справа ячейки (если в них присутствует информация, текстовое значение в ячейке обрезается, но может быть полностью прочитано в Строке формул при выборе этой ячейки).

4.2.4 Excel позволяет автоматизировать процесс заполнения диапазона ячеек повторяющимся значением или последовательностями значений, называемых рядами. Для этого используется автозаполнение. Автозаполнение включается при перетаскивании по ячейкам маленького черного квадратика, называемого маркером заполнения. Он находится в правом нижнем углу выделенного диапазона. При установке указателя на маркере заполнения вид указателя меняется с креста на знак «плюс», означающий, что автозаполнение разрешено. Перетаскивание маркера заполнения позволяет размножить содержимое текущей ячейки на несколько ячеек в столбце или строке.

При перетаскивании маркера заполнения вниз или вправо автозаполнение создает значения, характер возрастания которых зависит от последовательности из выделенного диапазона. При перетаскивании вверх или влево создаются убывающие значения. Если закономерность не распознается, значения ячеек просто дублируются.

Примеры автозаполнения:

- для автозаполнения диапазона ячеек последовательностью чисел, возрастающих на единицу, надо в начальную ячейку ввести первое число, сделать ее снова текущей, щелкнув по ней, затем, нажав и удерживая клавишу Ctrl, совместить указатель мыши с маркером заполнения и протащить маркер заполнения до последней ячейки диапазона, после чего отпустить кнопку мыши, затем клавишу Ctrl;

- для автозаполнения диапазона ячеек последовательностью чисел, возрастающих на некоторую величину, надо в первую ячейку диапазона ввести первое число, во вторую ячейку – второе число последовательности. Выделить обе ячейки, затем протащить маркер заполнения до последней ячейки диапазона.

4.2.5 Ввод формулы всегда начинаются со знака равенства (=), который является необходимым признаком начала математической операции и указывает Excel на то, что за ним следует формула. Формула, введенная в одну из ячеек, оперирует с основными данными, введенными в другие ячейки. Поэтому в качестве операндов в формулу вводятся адреса ячеек, называемые ссылками.

4.2.6 Данные в программе Excel всегда вносятся в текущую ячейку. Указатель текущей ячейки перемещают мышью или клавишами-стрелками.

Ввод данных в текущую ячейку начинается автоматически нажатием клавиш с буквами, цифрами или знаками препинания. Вводимая информация одновременно отображается и в Строке формул. Закончить ввод можно нажатием клавиши Enter.

4.2.7 Если перед вводом данных в ячейку в ней уже была информация, то при вводе данных по п. 4.2.4 она теряется. Если требуется не заменить, а отредактировать (частично изменить) имеющуюся в ячейке информацию, то это можно сделать следующими способами:

- дважды щелкнуть мышью по выбранной ячейке или нажать клавишу F2 и переместить курсор в ячейке в нужную позицию;

- после выбора ячейки переместить курсор в Строку формул, в которой дублируется информация, содержащаяся в ячейке.

Редактирование, как и ввод, заканчивается нажатием клавиши Enter или кнопки Ввод, расположенной слева от Строки формул.

По окончании ввода Excel автоматически выравнивает текстовые данные по левому краю, а числовые – по правому. В случае ввода формулы в ячейке появляется вычисленное значение.