КМП рекомендации / Метод реком.по выполнению практич.работ(27.03.11)

Рис. 2.8. Project выделяет длительность и даты изменений в календарном плане проекта.

Примечание: длительность по умолчанию для новых задач принимается равной одному дню.

В соответствии со значениями, указанными в столбце Начало (Start), все задачи начинаются сегодня. Кроме того, отрезок задачи отображает однодневную длительность каждой задачи.

Обратите внимание, что в индивидуальных вариантах практических заданий даты начала проекта и отдельных задач имеют отличный характер от настоящего времени (прошедший год, месяц и т.п.). Каждый студент вправе сам назначать даты начала и окончания проекта, единственное что должно быть неизменно – это значения в столбце Длительность (Duration).

Средство Выделение изменений (Change Highlighting), представленное в Project 2007, выделяет сведения о длительности и дате для всех задач, на которых отразятся изменения, внесенные в календарный план проекта. При внесении разных изменений Project выделяет сведения о длительности и дате для разных задач различным цветом, что позволяет легко идентифицировать их. Для активизации этого средства щелкните на кнопке Выделение изменений (Change Highlighting) стандартной панели задач или выберите из меню Вид (View) команду Выделение изменений (Show Change Highlighting). Чтобы отключить это средство, выберите команду Скрыть изменения (Hide Change Highlighting).

Если вы используете полосу прокрутки, расположенную под таблицей диаграммы Ганта, передвиньте ее вправо, чтобы получить сведения о дате окончания. Можно также переместить разделительную полосу, отделяющую таблицу Ганта от диаграммы Ганта, чтобы расширить видимую область таблицы.

спользуя указатель мыши или клавишу со стрелкой, направленной вниз, перейдите ко второй строке столбца Название задачи (Task Name) и введите Анализ существующих у Заказчика документов в качестве названия следующей задачи. Аналогичным образом введите названия задач в следующих строках:

Разработка корпоративного стандарта УП,

Настройка и развертывание Microsoft Project и т.д. по таблице 1. После этого календарный план будет выглядеть так, как показано на рис. 2.9.

Таблица 1.

Название задачи

Проведение обследования Разработка корпоративного стандарта УП

Настройка и развертывание Microsoft Project Пилотная эксплуатация Проект завершен (внутр.)

Резерв Проект завершен

Рис. 2.9. Обратите внимание на то, что по умолчанию длительность каждой задачи одинакова и ее началом служит дата начала проекта.

Если вы допустили ошибку, щелкните на кнопке Отменить (Undo). Каждый раз, после щелчка на кнопке Отменить (Undo) Project 2007 отображает предыдущую версию проекта. На кнопке Undo (Отменить) можно щелкать неограниченное количество раз.

2.6.Ввод подзадач.

После того как будут введены основные задачи в проекте, можно разбить их на части, добавляя подчиненные задачи, также называемые подзадачами. Когда вы добавляете подзадачу, то задача верхнего уровня становится суммарной задачей. Суммарные задачи и подзадачи обеспечивают структурирование календарного плана.

Такой подход к структуризации в Project позволяет также отображать и выводить на печать информацию о проекте с различными уровнями детализации. Например, отображая только суммарные задачи, можно увидеть структуру верхнего уровня проекта, которая, как правило, представляется руководству. С другой стороны, можно углубиться в детали проекта только для одного или двух его этапов, чтобы обсудить проблемы с теми, кто непосредственно выполняет

соответствующие задачи. Древовидная структура предоставляет вам большую гибкость в работе с календарным планом.

При внесении в проект новая задача появляется над только что выбранной задачей. Начните вводить подзадачи для задачи Проведение обследования. Чтобы ввести новую задачу, выполните следующие действия:

1.Щелкните на задаче Разработка корпоративного стандарта УП.

2.Выберите команду Вставка → Новая задача (Insert → NewTask). Вторая строка станет пустой, все остальные задачи переместятся на одну строку вниз, а курсор останется на строке новой задачи.

3.Введите Анализ существующих у Заказчика документов и щелкните на кнопке с галочкой,

чтобы подтвердить новую задачу.

4.Щелкните на кнопке На уровень ниже (Indent) панели инструментов форматирования (на ней изображена стрелка, направленная вправо), чтобы применить отступ к задаче (рис. 2.10).

Примечание: по умолчанию суммарные задачи отображаются полужирным шрифтом, а подзадачи - обычным.

Рис. 2.10. Суммарные задачи выделены полужирным шрифтом.

Обратите внимание на то, что суммарные задачи на диаграмме Ганта теперь отображаются сплошными черными линиями с направленными вниз стрелками, указывающими на начало и окончание работ. Если задача становится суммарной (т.е. когда она содержит подзадачи), то ее длительность отражает суммарную длительность, требуемую для выполнения всех подзадач. Если задаче была присвоена длительность и после этого она стала суммарной, то длительности подзадач заменяют назначенную вами длительность. Если вы изменяете длительность подзадач, то внесенные изменения повлияют на длительность суммарной задачи.

Выполните следующие действия, чтобы добавить другие подзадачи.

1.Щелкните на задаче Разработка корпоративного стандарта УП.

2.Нажмите клавишу <Ins>. Появится новая пустая строка.

3.Введите в новой строке Проведение интервью и нажмите клавишу <Enter> для подтверждения ввода. Новая задача будет использовать тот же отступ, что и задача над ней.

4.Нажмите клавишу <Ins>. Появится новая строка.

5.Введите Разработка ТЗ и нажмите клавишу <Enter> для подтверждения ввода. Новая задача будет использовать тот же отступ, что и задача над ней.

6.Нажмите клавишу <Ins>. Появится новая строка.

7.Введите ТЗ утверждено Заказчиком и нажмите клавишу <Enter>, чтобы подтвердить ввод новой задачи.

Каждая из этих новых задач имеет отступ, соответствующий уровню подчиненности.

Повторите предыдущую последовательность действий для остальных задач.

1.Разработка корпоративного стандарта УП – суммарная задача, ей соответствуют

подзадачи:

Разработка регламента УП Согласование регламента УП

Разработка дополнительных регламентных документов Разработка корпоративного стандарта УП завершена.

2.Настройка и развертывание Microsoft Project:

Настройка конфигурации Microsoft Project Тестирование конфигурации Microsoft Project Перенос конфигурации к Заказчику

Настройка и развертывание Project завершены

3.Пилотная эксплуатация:

Обучение пользователей Проведение семинара по УП

Проведение семинара по Microsoft Project Проведение семинара по MicrosoftProject Server Проведение пилотной эксплуатации Поддержка и обновление конфигурации Разработка итогового отчета Пилотная эксплуатация завершена.

Здесь стоит обратить внимание на то, что задача Обучение пользователей является также суммарной задачей, которая включает в себя 3 подзадачи:

Проведение семинара по УП

Проведение семинара по Microsoft Project Проведение семинара по Microsoft Project Server

Поэтому необходимо выделить с помощью рамки или клавиши Shift эти задачи и щелкнуть на клавише На уровень ниже (Indent). Таким образом, эти три задачи станут подчиненными для задачи Обучение пользователей, тогда как сама она является подзадачей для задачи Пилотная эксплуатация.

Окончательная структура проекта представлена на рис. 2.11.

Примечание: для перемещения задачи в иерархии на уровень вверх используется кнопка На уровень ниже или выше (Indent; Outdent) панели инструментов форматирования, однако можно прибегнуть к способу перемещения мышью, описанному ниже.

1.Наведите курсор мыши на название любой задачи, чтобы он превратился в двунаправленную стрелку.

2.Нажмите кнопку мыши и перемещайте задачу влево до тех пор, пока тонкая серая линия не покажет, что она выровнялась с задачами верхнего уровня в структуре (рис. 2.12.).

3.Отпустите кнопку мыши.

Рис. 2.11. Окончательный вид.

Рис. 2.12. Для перемещения задач по уровням иерархии проекта можно использовать мышь.

2.7. Сохранение файлов проекта.

Конечно, работу нужно сохранять как можно чаще. Частое сохранение файлов проекта является еще более важным, так как большая часть информации находится именно в них. Также существует возможность сохранения проекта в качестве шаблона, т.е. файла, на основе которого можно создать другие календарные планы.

Раздел 3.

До настоящего времени в календарном плане длительность всех задач составляет стандартное значение (один условный день), и начинаются все задачи в одно и то же время. Таким образом, проект напоминает список покупок. Теперь необходимо ввести время, требующееся для выполнения каждой задачи.

3.1.Назначение длительностей задачам.

Реальный процесс назначения длительностей крайне прост. Существуют три способа назначения длительности задаче.

Использовать диалоговое окно Сведения о задаче (Task Information) для ввода и просмотра информации по всем аспектам задачи, включая время ее выполнения, зависимости и ресурсы.

Ввести длительность в столбце Длительность (Duration) диаграммы Ганта.

Использовать мышь для изменения длины отрезка задачи на диаграмме Ганта до нужной величины.

3.1.1.Использование диалогового окна Task Information.

Для назначения длительности в диалоговом окне Сведения о задаче (Task Information) выполните следующие действия:

1.Выберите представление Диаграмма Ганта (Gantt Chart).

2.Дважды щелкните на названии задачи, чтобы открыть диалоговое окно сведений о

задаче (рис. 3.1.).

Рис. 3.1. После двойного щелчка на названии введенной задачи оно отобразится в поле Название (Name) этого диалогового окна. Если вы дважды щелкнете на ячейке с пустым именем, то в этом окне можно ввести необходимое имя.

3.Используйте кнопки со стрелками в поле Длительность (Duration) для того, чтобы

уменьшить или увеличить принятое по умолчанию значение длительности задачи (1 день). Каждый щелчок изменяет длительность на один день.

Чтобы задавать значение длительности с шагом, отличным от дней, щелкните в поле Длительность (Duration), выделите текущее значение, после чего введите значение и одно из

следующих обозначений: м (m) — для минут; ч (h) — для часов; н (w) — для недель и ме (mо) — для месяцев.

4.Щелкните на кнопке ОК, чтобы задать длительность задачи. Новая длительность

задачи отражается в представлении Диаграмма Ганта (Gantt Chart).

3.1.2.Использование таблицы Ганта.

Для ввода значений длительностей задач в таблицу Ганта щелкните на столбце Длительность (Duration) и введите необходимое время. Даже если вы задали использование оценочных длительностей по умолчанию, Project будет считать, что вы ввели реальное, а не оценочное значение, пока вы не дополните его знаком вопроса (?).

Установить значение длительностей можно несколькими способами. Например, Project распознает все следующие значения для длительности в три недели: 3 н (3 w), 3 нед (3 wks), 3

недели (3 weeks).

3.1.3.Использование мыши и панели задач.

Для задания значения длительности задачи можно использовать мышь и отрезок задачи.

1.Установите указатель мыши над правой границей отрезка задачи и подождите, пока он не примет вид вертикальной черты со стрелкой, направленной вправо.

2.Щелкните и протащите отрезок вправо. Во время этого действия Project будет отображать новую длительность задачи и ее дату окончания (рис. 3.2.).

3.Отпустите кнопку мыши, когда в информационном окне отобразится требуемая длительность.

Рис. 3.2. Если вы хорошо работаете с мышью, перетаскивание отрезка задачи для установки ее длительности – лучший способ работы.

3.2.Создание вех.

При составлении проекта часто требуется определить вехи для выделения ключевых моментов в работе (например, завершение этапа или утверждение проекта). Как правило, в Project вехи — это задачи с нулевой длительностью. На диаграмме Ганта вехи отмечаются ромбами. Например, ромб на диаграмме Ганта (рис. 3.3.) показывает, что задача Настройка и развертывание Project завершены является вехой.

Задача не обязательно должна иметь нулевую длительность, чтобы стать вехой; любую задачу можно пометить как веху. На вкладке Дополнительно (Advanced) диалогового окна

Сведения о задаче установите флажок Пометить задачу как веху (Mark Task As Milestone). В

результате этого длительность задачи не станет равной нулю, однако элемент, представляющий задачу на диаграмме Ганта, изменится с отрезка, отражающего длительность задачи, на ромбовидный символ вехи.

Рис. 3.3. Вехи обычно отмечают ключевые моменты в проекте и являются задачами без длительности.

Примечание: для вех с ненулевой длительностью ромб отображается в конце отрезка длительности.

3.3.Длительность суммарных задач.

Помните, что назначить длительность суммарным задачамневозможно. Суммарные задачи объединяют длительности своих подзадач. Таким образом, они не имеют собственных длительностей. Если три подзадачи, выполняющиеся одна за другой, имеют длительность по три дня каждая, то суммарная задача займет девять дней. Если открыть диалоговое окно сведений для суммарной задачи, то большая часть установок времени будет выделена серым цветом, что указывает на их недоступность.

Раздел 4.

4.1.Установка зависимостей между задачами.

Зависимости являются центральным моментом в определении истинного хода проекта. Зависимости нужны потому, что все задачи в проекте крайне редко могут выполняться

одновременно. Обычно до того, как начнется определенная задача, должны начаться или закончиться некоторые другие задачи. Задачи перекрываются по многим причинам: неспособность ресурсов выполнять более одной задачи в определенный момент времени, недоступность оборудования, природа самой задачи (например, вы не имеете права начать строительство, пока не получите разрешение). Узнать реальное время выполнения проекта в целом можно лишь после

установки всех длительностей и зависимостей. Например, выполнение проекта, который объединяет пять десятидневных задач без зависимостей между ними, займет десять дней. Однако если задачи могут выполняться только последовательно, одна за другой, то на проект потребуется

50дней

4.2.Зависимости.

Задача, которая должна выполниться прежде другой задачи, называется предшественником. Следующая за ней задача называется последователем. Любая задача может иметь множество предшественников и последователей. Задачи с зависимостями называют связанными. На диаграмме Ганта эти связи показаны проведенными между задачами линиями со стрелкой, указывающей в сторону задачи-последователя. Некоторые зависимости являются простыми, связывая конец одной задачи с началом другой. Однако другие зависимости могут быть гораздо более сложными. Например, если вы переезжаете в новый офис, то первой задачей будет сбор вещей в комнатах. Однако вы не должны ждать, пока во всех комнатах будут собраны вещи. Работая вместе с другими людьми, вы поочередно можете выполнять различные задачи.

Зависимости можно создать одним из трех способов.

Выбрать две задачи и воспользоваться командой Связать задачи (Link Tasks) меню Правка (Edit) либо щелкнуть на кнопке Связать задачи (Link Tasks) стандартной панели инструментов. Первая из выбранных задач станет предшественником.

Открыть диалоговое окно сведений о задаче - последователе и ввести информацию о задачах - предшественниках на вкладке Предшественники (Predecessors).

Щелкнуть на отрезке задачи - предшественника и перетащить связь к отрезку задачи - последователя.

4.3.Перекрытие и запаздывание задач.

На рис. 4.1. показана зависимость с некоторым запаздыванием между двумя задачами; линия между ними обозначает зависимость, а ее горизонтальный участок указывает на задержку во времени между окончанием одной задачи и началом следующей.

Время задержки устанавливается на вкладке Предшественники (Predecessors) диалогового окна сведений о задаче.

Рис. 4.1. Пример запаздывания задачи.

При перекрытии задача – последователь может начаться до завершения задачи – предшественника, сохраняя зависимость окончание – начало.

Рис. 4.2. Пример перекрытия задачи.

4.4.Типы зависимостей.

Существуют четыре типа зависимостей между окончанием и началом задач: «начало— окончание», «начало—начало», «окончание—начало» и «окончание—окончание». Все эти зависимости можно установить в разделе Предшественники (Predecessors) диалогового окна сведений о задаче (рис. 4.3.).

Примечание: для установления времени задержки между задачами используется столбец Запаздывание (Lag) на вкладке Предшественники (Predecessors) диалогового окна сведений о задаче.

Рис. 4.3. Четыре типа зависимостей позволяют использовать любой тип соотношений временных рамок двух задач.

Первое слово в каждом названии типа зависимости относится к предшественнику, второе — к последователю. Таким образом, зависимость «начало—окончание» связывает начало задачи - предшественника с окончанием задачи - последователя, а «окончание—начало» — окончание задачи - предшественника с началом задачи - последователя. Для обозначения этих типов