КМП рекомендации / Метод реком.по выполнению практич.работ(27.03.11)

Модуль №5.

В данном модуле описывается процедура формирования диаграммы Ганта по представленному проекту и сетевой модели вершина – работа (Кейс №4). Рабочая среда –

Microsoft Project 2007.

Кейс №4.

Использование пакета Microsoft Office Project как инструмента для внедрения практики управления проектами.

Версия программного продукта.

Использовалась русскоязычная версия Microsoft Office Project 2007. Студент для выполнения индивидуального задания вправе использовать и англоязычную версию программы, так как все представленные здесь команды и элементы интерфейса продублированы и в английском варианте.

Материал Модуля можно условно разделить на 5 разделов:

1.Природа проектов. Основные понятия и определения, необходимые для работы с

Project;

2.Создание структуры проекта;

3.Назначение длительности задачам;

4.Зависимости между задачами;

5.Назначение ресурсов.

Раздел 1.

Проект –

Проект характеризуется рядом особенностей:

Проект имеет определенную цель. Проект считается оконченным тогда, когда успешно достигнута его цель.

Проект имеет конкретные временные рамки. Успех проекта часто определяется тем, насколько его выполнение соответствует отведенному для него времени.

Проекты используют ресурсы. Ресурсы – это не только люди, это также денежные средства, механизмы, материалы и др. Грамотное назначение и распределение ресурсов – один из важных факторов успешного выполнения проекта.

Все проекты состоят из определенных действий, называемых задачами. Все задачи проекта связаны. Если одна из задач превысила бюджет или отведенное ей время, это обычно сказывается на других задачах, календарном плане и общих затратах.

Для реализации задач всего проекта используются определенные инструменты. Некоторые из них являются концептуальными, например критический путь (см. примечание); другие же содержат специфичные форматы для диаграмм хода выполнения (например, диаграмма Ганта, являющаяся основным инструментом представления нашего проекта).

Примечание: критический путь изменяется в ходе проекта. Следует помнить, что критический путь – это определение задач, обладающих наивысшим приоритетом. Их решение должно начинаться немедленно, иначе график работ в проекте будет нарушен. Знание критической задачи в той или иной части проекта является важным фактором его успешного завершения. Обычно критический путь формируется целой серией задач, которые нельзя откладывать.

Длительность и вехи.

Чтобы выполнить ту или иную задачу, требуется затратить определенное время. Промежуток времени, необходимый для выполнения задачи, называется длительностью задачи.

Некоторые задачи, называемые вехами, не имеют длительности (т.е. их значение равно нулю). Вехи являются ключевыми точками на шкале времени, они указывают на начало или окончание выполнения определенной фазы проекта. Например, если в вашем проекте предусмотрено создание новой брошюры, утверждение общего дизайна рассматривается как веха.

Можно назначить время, отведенное на утверждение этого дизайна разными людьми, но назначить точное время утверждения всеми сотрудниками невозможно. Таким образом, длительность этой задачи равна нулю – утверждение дизайна является вехой, которая отмечает ключевой момент хода проекта.

Диаграммы, применяемые для управления проектом.

Диаграмма Ганта, сетевые графики – это инструменты управления проектом, которые применяются довольно давно. Указанные средства представляют собой простые диаграммы, которые используются для отображения различных аспектов проекта. На рис. 1.1 показана диаграмма Ганта, а на рис. 1.2 – сетевой график, построенный этой программой.

Диаграмма Ганта представляет все задачи в проекте в виде отрезков, которые отражают длительность отдельных задач. Вехи показаны в виде ромбовидных объектов.

Примечание: подробные сведения об элементах диаграммы Ганта представлены в дополнительной литературе (см. Рекомендуемая литература). После этого раздела вам необходимо знать только то, что диаграмма Ганта позволяет представлять и отслеживать временную шкалу проекта.

Сетевые графики, с другой стороны, не конкретизируют временные характеристики проекта. На них отображено взаимодействие задач в проекте и представлены взаимосвязи между задачами. Каждая задача содержится в блоке, называемом узлом, а линии, которые соединяют узлы, показывают структуру задач.

В процессе управления проектом важную роль играют зависимости. Общая длительность проекта является не просто суммой длительностей всех задач, так как не все задачи в проекте могут выполняться одновременно. Например, в строительном проекте сначала требуется заложить фундамент, а затем уже возводить сооружение. Другими словами, руководители проекта определяют и устанавливают связи между задачами в проекте. Такие взаимосвязи называют

зависимостями. Только после того как поставлены задачи, назначены их длительности и

определены зависимости, можно оценить длительность всего проекта.

Рис. 1.1. Диаграмма Ганта. Отрезки представляют продолжительности задач проекта.

Рис. 1.2. Сетевой график отображает блок – схему работ в проекте.

Раздел 2.

В данном разделе описывается последовательность создания структуры проекта с помощью Microsoft Project. Данный проект является одним из вариантов индивидуальных практических заданий (Кейс №4 – см. «Исходные данные для практических заданий. Раздел 3 – Microsoft Office Project»). Студентам при выполнении данного практического задания не нужно создавать проект «с нуля»; необходимо всего лишь «перенести» свой вариант проекта, т.е. шаблон (расширение

.mpt) в среду Microsoft Project, используя представленные инструменты.

Приведенный в этом разделе вариант проекта называется «Проект внедрения системы управления проектами». С ним мы и будем работать.

2.1.Запуск программы Project.

При запуске программы Microsoft Office Project из подменю Microsoft Office меню Пуск → Программы (Start → Programs) откроется основное окно Project 2007 (рис. 2.1), в левой части которого отображается новая область задач Консультант (Project Guide). Область задач Приступая к работе (Getting Started) оказывается полезной при создании нового проекта.

Рис. 2.1. Основное окно программы Project с новой областью задач

Консультант (Project Guide).

Примечание: Проект можно открыть, дважды щелкнув на значке его файла в окне программы Проводник. Файлы проектов сохраняются с расширением .mpp.

По умолчанию программа Project всегда открывает новый проект в представлении Диаграмма Ганта (Gantt Chart). В данном пособии упомянуто и другое представление (сетевой график), однако большую часть времени вы будете работать именно с представлением Диаграмма Ганта (Gantt Chart), которое позволяет отобразить исчерпывающую информацию на одном экране.

Рис. 2.2. В пустом проекте информация не содержится. Когда информация вводится в

представлении Диаграмма Ганта, на экране данные отображаются как в текстовом, так и

вграфическом виде.

2.2.Представление Диаграмма Ганта.

Представление Диаграмма Ганта (Gantt Chart) состоит из двух частей: таблицы и диаграммы. После того как введена информация о задаче, в столбцах таблицы Диаграмма Ганта (Gantt Chart) (левая панель) отобразятся сведения о проекте (название задачи, длительность, дата начала и т.д.). Диаграмма Ганта (правая панель) является графическим представлением, которое позволяет увидеть распределение задач на шкале времени и определить связи между задачами

(рис. 2.3).

Шкала времени в верхней части диаграммы Ганта выступает в роли календаря, расположенного горизонтально. Представьте, что это линейка, с помощью которой вы выделяете задачи в проекте. Однако на этой линейке вместо сантиметров в качестве единиц измерения используются часы, дни, недели и месяцы. Обратите внимание на то, что на диаграмме одновременно отображены две шкалы времени: вверху диаграммы и прямо под ней. Указанные шкалы времени представляют два способа измерения времени одновременно (например, день и час или неделю и день).

Рис. 2.3. Проект в представлении Диаграмма Ганта(Gantt Chart). На экране отображаются таблица и отрезки, соответствующие введенным задачам.

На экране в представлении Диаграмма Ганта (Gantt Chart) представлены все инструменты, которые вы можете использовать. Программа будет применять внесенные изменения также к другим представлениям. Научившись перемещаться между ними, вы сможете просмотреть информацию о временных рамках и выделении ресурсов. Вы можете настроить каждое представление в соответствии с ценностью той или иной информации. Например, можно использовать разделительную полосу, расположенную между правой и левой частями представления Диаграмма Ганта (Gantt Chart), для предоставления необходимого пространства каждой из этих частей. Перемещение разделительной полосы вправо позволит отобразить большее количество столбцов данных о проекте в таблице. Перемещение разделительной полосы влево позволит отобразить большее количество отрезков задач на диаграмме.

Кроме того, можно изменить масштаб шкалы времени. Для того чтобы увеличить масштаб шкалы времени на диаграмме Диаграмма Ганта (Gantt Chart), щелкните на кнопке Увеличить (Zoom in), а для того чтобы уменьшить масштаб, щелкните на кнопке Уменьшить (Zoom out). Заметим, что в нижней части обеих панелей представления Диаграмма Ганта (Gantt Chart) расположены полосы прокрутки. Для выполнения необходимых действий используйте соответствующую полосу прокрутки, чтобы выбрать объекты на соответствующей панели.

2.3.Ввод информации.

Различные представления или фрагменты представлений в программе Project (например, представление Диаграмма Ганга (Gantt Chart)) используют хорошо знакомый табличный интерфейс. Информация содержится в столбцах и строках. На пересечении столбцов и строк находятся отдельные ячейки. Каждой задаче в проекте соответствует идентификационный номер, который отображается в сером столбце слева от таблицы. Информацию можно вводить либо в диалоговых окнах, либо непосредственно в ячейках. При выборе определенной ячейки в строке ввода отображается информация, содержащаяся в этой ячейке.

Если вы когда-либо использовали Microsoft Excel или другую программу для работы с электронными таблицами, то знаете, как вводить и редактировать информацию в проекте. При вводе в ячейку определенной информации точка вставки отображается справа от любого введенного текста. Чтобы отредактировать текст в ячейке, щелкните на ячейке и нажмите клавишу <F2> или же второй раз щелкните на этой ячейке в том месте, в котором хотите начать

редактирование. Если вы нажмете клавишу <F2>, точка вставки появится справа от введенного текста. Если вы щелкнете в ячейке еще раз, точка вставки появится в том месте, в котором вы сделали второй щелчок.

После ввода в ячейку эта информация сразу отобразится в строке ввода, непосредственно под панелью инструментов форматирования. Строка ввода в Project выполняет ту же функцию, что и подобный элемент в программе Excel. Вы можете ввести новый текст или отредактировать старый, щелкнув в любом месте строки ввода. Две кнопки слева от строки ввода позволяют отменить или принять введенную информацию (рис. 2.4).

Рис. 2.4. В строке ввода можно ввести и изменить текст, содержащийся в отдельной ячейке.

2.4.Изменение представлений.

Программа Project предлагает различные представления для отображения сведений о проекте. Естественно, что одно представление не способно отобразить всю нужную информацию, касающуюся временной шкалы, связей между задачами, распределения ресурсов и хода проекта. Каждый тип информации требует особого способа текстового и графического представления для их правильной интерпретации. Представьте, что проект — это малое предприятие. Как и на любом предприятии, каждый человек занимается определенной работой. Отдел расчетов отвечает за затраты, связанные с производством. Ответственный за данный участок контролирует сроки выполнения, обеспечивает коллектив оборудованием. Отдел кадров подбирает персонал, бухгалтер выдает зарплату, премии и т.п. Как руководитель проекта вы должны организовать работу всех этих отделов. В проекте, переходя от одного вида ответственности к другому, можно переключиться к следующему представлению для просмотра проекта с иной точки зрения. Каждое представление помогает сосредоточиться на отдельном аспекте хода выполнения проекта. Панель представлений или меню Вид (View) позволяет переходить от одного представления к другому

(рис. 2.5.).

На панели представлений расположены значки для восьми представлений (щелкните на стрелке внизу панели, чтобы просмотреть доступные представления). Переместившись вниз, вы заметите, что стрелка отображается уже вверху, позволяя вернуться к началу. Вы можете просмотреть любые из указанных выше представлений, щелкнув на соответствующем значке на этой панели. Точно так же в меню Вид (View) представлены команды для этих же восьми представлений; отобразить нужное представление можно с помощью соответствующей команды меню Вид (View).

В нижней части панели представлений и в меню Вид

(View) доступна команда Другие представления (More Views).

Чтобы открыть соответствующее диалоговое окно, выберите эту команду (рис. 2.6.).

2.5.Ввод задач.

Чтобы приступить к созданию проекта, укажем основные этапы достижения цели в том же порядке, в котором они должны выполняться.

Для нашего примера проекта («Проект внедрения системы управления проектами», см. рис.

2.7. на котором представлен окончательный вид задания) выполните следующие действия, чтобы создать первую задачу — Проведение обследования.

1.Щелкните на столбце Название задачи (Task Name) в первой строке таблицы диаграммы Ганта.

2.Введите Проведение обследования. Текст появится в ячейке и в строке ввода над таблицей Ганта.

3.Нажмите клавишу<Enter>, чтобы подтвердить ввод текста.

Примечание: вы также можете подтвердить ввод текста в ячейку и другими способами: с помощью кнопки, расположенной слева от строки ввода; нажав клавишу со стрелкой для перехода к другой ячейке; выбрав другую ячейку указателем мыши или нажав клавишу <Таb>.

Информация начнет появляться в календарном плане. Например, Project перечислит все задачи в столбце Название задачи (Task Name) и отобразит соответствующие сведения в столбце Длительность (Duration). Знак вопроса в столбце длительности указывает на приблизительное время. В соответствии со значением в поле Начало (Start) задача начинается сегодня, а отрезок задачи отражает длительность в один день в графической форме. Во время работы Project выделяет любые изменения, оказывающие влияние на календарный план (рис. 2.8.).

Рис. 2.7. Окончательный вид заданиия - «Проект внедрения системы управления проектами».