Создание шаблонов
Процедура создания шаблона аналогична процедуре создания нового документа. Для создания шаблона выполните следующие действия:
Выберите команду Файл | Создать.
В области задач Создание документавыберите командуОбщие шаблоныв разделеСоздание с помощью шаблона.
В диалоговом окне Шаблоныустановите переключательшаблонв разделеСоздать.
В диалоговом окне Шаблонывыберите один из существующих шаблонов в качестве основы для создания нового и нажмитеОК.
Введите текст и рисунки, отредактируйте и отформатируйте шаблон теми же методами, что и при создании документа. В шаблоне можно определить параметры страницы (поля, размер бумаги и т.д.), стили. Можно ввести также элементы автотекста, настройки меню и панелей инструментов, определение сочетаний клавиш, макросы (убедитесь, что эти элементы будут сохранены в создаваемом шаблоне, а не в шаблоне Normal.dot).
Выберите команду Файл | Сохранитьили нажмите кнопкуСохранитьна панели инструментов. Когда шаблон сохраняется в первый раз, Word автоматически предлагает для сохранения шаблона текущую папкуШаблоны, однако вы можете сохранить свой шаблон и в любой другой папке.
Примечание. Можно создать шаблон на основе существующего документа. Для этого выберите командуВыбор документав разделеСоздание из имеющегося документа. В открывшемся диалоговом окнеСоздание из имеющегося документавыберите подходящий для создания шаблона документ и нажмите кнопкуСоздать новый. При первом после редактирования сохранении нового документа убедитесь, что в раскрывающемся спискеТип файлавыбран элементШаблон документа (*.dot).
Макросы
Если какая-либо задача часто выполняется в Microsoft Word, ее выполнение можно автоматизировать с помощью макроса. Макрос– это набор команд и инструкций, выполняемых как одна команда. Макросы используются для следующих целей: для ускорения часто выполняемых операций редактирования или форматирования; для объединения нескольких команд (например, для вставки таблицы с указанными размерами и границами и определенным числом строк и столбцов); для упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах, для автоматизации обработки сложных последовательных действий в задачах.
Для создания макроса в Microsoft Word существует два метода:
использование средства для записи макросов;
прямое программирование в редакторе Visual Basic.
Запись макросов
В Microsoft Word средство записи макросов работает как магнитофон. С его помощью записываются нажатия клавиш и кнопок мыши, которые переводятся макросом в код Microsoft Visual Basic для приложений.
При записи нового макроса допускается применение мыши только для выбора команд и параметров (в меню, на панели инструментов).
Для записи такого действия, как выделение текста, необходимо использовать клавиатуру. Например, с помощью клавиши F8 можно выделить текст, а с помощью клавиши END – переместить курсор в конец строки.
Макросы могут хранится в шаблонах и документах. По умолчанию, макросы хранятся в шаблоне Normal.dot, чтобы они были доступны всем документам Word. Если макрос будет использоваться только в одном документе, сохраните его в документе.
Отдельные макросы в документе хранятся в проектах макросов, которые можно копировать из одного документа в другой. Для записи макроса:
Продумайте последовательность действий, которые войдут в макрос.
Выберите команду Макросв менюСервис, а затем – командуНачать запись.
В поле Имя макросавведите имя нового макроса.
Выберите в поле Макросдоступен дляшаблон или документ, в котором будет храниться макрос.
При желании введите краткое описание макроса в поле Описание.
Советы по записи макросов
Перед записью макроса запланируйте заранее шаги и команды, которые он должен выполнить.
Если при записи будет допущена ошибка, то в макросе также запишутся все исправления. Ненужные инструкции можно будет убрать позже путем редактирования макроса.
Перед использованием макроса, записанного в другом документе, убедитесь, что он не зависит от содержимого этого документа.
Если некоторый макрос используется особенно часто, назначьте ему кнопку панели инструментов, команду меню или сочетание клавиш. Это позволит быстро вызывать макрос без открытия диалогового окна Макросы.
Постарайтесь предусмотреть все сообщения Microsoft Word, которые могут приостановить действие макроса. Например: если макрос вызывает команду Найти или Заменить(менюПравка), нажмите кнопкуБольшена вкладкеНайти или Заменить, а затем выберите параметрВездев спискеНаправление. Если макрос выполняет поиск только вперед или назад, то по достижении конца или начала документа Word приостановит выполнение макроса и предложит продолжить поиск в оставшейся части документа.