Автоматическое создание оглавления документа
При правильном форматировании документа и применении стилей для заголовков различного уровня Microsoft Word позволяет создавать оглавление автоматически. Для этого установите курсор в то место, где должно поместиться оглавление, и выполните следующие действия. Выберите команду Вставка | Ссылка | Оглавление и указатели. Перейдите на вкладкуОглавление, из предложенного спискаВидвыберите подходящее оформление. Задайте степень подробности оглавления с помощью поляУровни. Например, можно включить в оглавление заголовки только первого уровня. Для большей подробности можно включить заголовки и более низких уровней.
С помощью кнопок ПараметрыиИзменитьможно изменить шаблон оформления оглавления (тип шрифта, размер, нумерацию и т.п.).
Для обновления оглавления при редактировании документа следует нажать клавишу F9или выбрать командуОбновитьполев контекстном меню оглавления (контекстное меню открывается нажатием правой клавиши мыши; указатель мыши при этом должен находиться на оглавлении). Диалоговое окноОбновление оглавленияпозволяет обновить либо только номера страниц, либо оглавление целиком, включая названия глав и параграфов.
Работа с документом в режиме структуры
Применение встроенных стилей заголовков (Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3…) помимо правильного создания оглавления позволит вам просматривать документ в режиме структуры, а также быстро перемещаться по документу в режиме Схема документа.
Используя режим структуры, несложно перестроить документ. Этот режим показывает только заголовки документа, поэтому нет необходимости просматривать весь документ, а вместо этого работать сразу с разделами. При переходе в режим структуры (команда Вид | Структура) документ изменит вид, и отобразится панель инструментовСтруктура. Панель включает кнопки, щёлкая на которых, можно менять уровень заголовков, повышать или понижать уровень заголовков и перемещать заголовки вместе с их разделами в пределах документа. Символы (структурные маркеры) указывают уровень заголовка или абзаца в структуре документа. Изменить уровень заголовка и всех его подзаголовков можно также перетаскиванием структурного маркера: налево – для повышения, направо – для понижения. А быстрое перемещение абзацев вверх или вниз выполняется с помощью перетаскивания структурных маркеров по вертикали. Для обновления оглавления можно воспользоваться кнопкойОбновить оглавлениена панели инструментовСтруктура.
Для быстрого просмотра документа Word предоставляет режим Схема документа. В этом режиме в левой части окна Word появляется специальная панель, отображающая структуру заголовков документа. Для перехода к конкретному заголовку документа достаточно сделать щелчок на его названии на панели схемы документа. Для перехода к схеме документа выберите командуВид | Схема документа.
Вставка колонтитулов
Колонтитулы – постоянная информация (текст, графика, номера страниц, дата, время и т.п.), размещаемая в полях печатного документа.
Для формирования и редактирования колонтитулов используется команда Вид | Колонтитулы. При запуске этой команды откроется панель инструментовКолонтитулы (рис. 6.2), которая содержит кнопки для вставки текущей даты и времени, номеров страниц и т.д.
Рис. 6.2. Панель инструментов Колонтитулы
Курсор устанавливается в верхний колонтитул, а текст документа становится бледным. В поле колонтитула можно ввести текст, который отразится в колонтитулах на всех страницах документа. Можно задать разные колонтитулы для чётных и нечётных страниц документа, а также для первой страницы документа (это делается с помощью диалогового окна Параметры страницы, см. п. 3.2.1).
Для того чтобы задать разные колонтитулы в различных частях документа, нужно разбить документ на разделы с помощью команды Разрывиз менюВставка. Затем в каждом разделе создать свои колонтитулы.
Для того чтобы завершить редактирование колонтитулов и вернуться к редактированию текста документа, нужно закрыть панель инструментов Колонтитулыили просто дважды щелкнуть мышью на поле документа.