2. Планирование коммуникаций
Планирование коммуникаций определяет информационные и коммуникационные нужды заинтересованных лиц (кто они, уровень их заинтересованности и степень влияния в проекте; кому, когда, какая необходима информация и как она будет передана).
Процесс планирования коммуникаций показан в табл. 3.
Таблица 3. Планирование коммуникаций
|
Входы в процесс |
Методы и инструменты |
Выходы из процесса |
|
Реестр участников проекта |
Анализ требований к |
План управления коммуникациями |
|
Стратегия управления участниками |
коммуникациям |
Обновления документации проекта |
|
проекта |
Средства коммуникации |
|
|
Факторы внешней среды |
Модели коммуникации |
|
|
предприятия |
Методы коммуникации |
|
|
Активы организационного процесса |
|
|
Команда проекта должна описать правила хранения информации по проекту (табл. 4).
Таблица 4. Пример описания правил хранения информации по проекту
|
№ |
Документ |
|
Формат документа |
Место хранения |
|
|
|
Регламентирующие документы | ||
|
1 |
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
|
Проектные документы | ||
|
1 |
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
Должны быть описаны требования к документированию проекта (табл. 5).
Таблица 5. Пример требований к документированию проекта
|
№ |
Документы |
Использование документа в первой фазе проекта |
Использование документа во второй фазе проекта |
|
1 |
Регламенты, документы, шаблоны |
Обязательно/По согласованию с Заказчиком/По необходимости/Не используется |
Обязательно/ По согласованию с Заказчиком/ По необходимости/Не используется |
|
2 |
|
|
|
Необходимо описать каналы коммуникаций участников проекта.
Исполнители и менеджер проекта образуют сеть каналов взаимодействия типа «каждый с каждым» (рис. 1)
Рисунок 1. Каждый с каждым
Сеть позволят быстро делиться информацией и принимать оперативные решения.
Руководитель портфеля проектов и менеджеры проектов образуют сеть каналов взаимодействия типа «колесо» (рис. 2)
Рисунок 2. Колесо
В этой сети вся информация о проекте поступает для руководителя только через менеджера проекта.
Взаимодействие менеджера проекта с заказчиком (рис 3) происходят напрямую, с привлечением руководителя портфеля проектов при необходимости решения конфликтных ситуаций и принятии решений, в которых требуется согласование или утверждение руководителя портфеля проектов.
Рисунок 3
Взаимодействие по проектам с руководством компании происходит только через руководителя портфеля проектов (рис. 4)
Рисунок 4
План коммуникаций должен содержать:
требования к коммуникациям со стороны участников проекта,
сведения о передаваемой информации, включая формат, содержание и уровень детализации,
имя сотрудника, ответственного за передачу информации;
имя сотрудника или группы — получателей данной информации;
методы или технологии, используемые для передачи информации (например, служебная записка, электронная почта и/или пресс-релизы);
частоту коммуникации (например, еженедельно),
схему передачи по инстанциям, определяющую сроки и порядок передачи на вышестоящие уровни (цепочка) проблем, которые не могут быть решены персоналом на низшем уровне;
метод обновления и уточнения плана управления коммуникациями по мере продвижения и развития проекта,
глоссарий общепринятой терминологии.
Общее представление о плане коммуникаций показано в табл. 6.
Таблица 10.6. Пример формы плана коммуникаций
|
№ |
Задача |
Входящая информация |
От кого |
Кому |
Частота, срок получения |
Способ коммуникаций |
Результат |
Условие |
|
|
|
|
|
Инициация проекта |
|
|
| |
|
1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Планирование проекта |
|
|
| |
|
1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Исполнение и контроль проекта |
|
|
| |
|
1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Завершение проекта |
|
|
| |
|
1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
|
|