Управление коммуникациями в проектах
Лабораторная работа №2.Планирование коммуникаций проекта
Лабораторная работа № 2 Тема. Планирование коммуникаций проекта
Цель работы. Приобрести навыки составления плана коммуникаций проекта
Порядок выполнения работы
Ознакомиться с общими методическими указаниями к данной работе
Получить задание на выполнение работы
Сформулировать цель работы
Идентифицировать участников проекта
Составить требования к документированию проекта
Описать каналы коммуникаций
Составить план коммуникаций проекта
Оформить отчет по работе.
Содержание отчета
Тема, цель работы
Краткие теоретические сведения
Матрица анализа участников проекта
Правила хранения информации по проекту
Требования к документированию проекта
Описание каналов коммуникаций
План коммуникаций
Выводы по работе
Теоретические сведения
В процессе коммуникации первоначальная идея собеседника неизбежно искажается. Без хорошо отлаженного взаимодействия заинтересованных сторон все усилия по реализации проекта, тем более такого, в котором задействовано большое количество людей или даже компаний, могут оказаться тщетными.
Эффективные коммуникации могут намного повысить вероятность успешного завершения любого проекта. Это касается как общения «внутри» команды, так и представления проекта руководству, будущим пользователям продукта или прессе.
Положительного эффекта можно добиться еще на стадии инициации. Распространение информации о проекте, разъяснение его целей и значения позволяет на ранних стадиях выявить сторонников и противников предстоящих изменений. На практике это значительно облегчает работу менеджера проекта в будущем, при наборе команды проекта или при составлении плана коммуникаций.
При помощи этих несложных, но необходимых действий можно значительно сократить подготовительный этап проекта.
Нередко подготовка занимает столько же времени, сколько длится весь последующий проект. Это происходит из-за несогласованности интересов сторон, недооценки значения проекта или нечеткого понимания планируемых результатов.
Например, план важного для организации проекта внедрения системы электронного документооборота занимал около 60 страниц. В связи с этим у руководства ушло полтора месяца на его согласование, хотя предполагалось, что работы по проекту начнутся через неделю. Из-за возникшего отставания пришлось пересматривать график финансирования проекта, что повлекло за собой задержку еще в две недели. В результате этих проволочек вместо ожидаемых результатов в текущем году система была внедрена только на следующий год. Между тем 30-минутная общая презентация проекта для руководства могла бы ликвидировать риск серьезного отставания уже на начальном этапе работ, и проект завершился бы успешно в запланированные сроки.
Для точного, своевременного и полного донесения информации до всех участников проекта необходимо управлять коммуникациями.
Управление коммуникациями проекта включает в себя процессы сбора, хранения и распространения информации проекта между его участниками.
1. Идентификация участников проекта
Идентификация участников проекта это определение всех людей или организаций, воздействующих на документирование важной информации, касающейся их интересов, вовлечения или влияния на успех проекта (табл. 1).
Таблица 1.Идентификация участников проекта
|
Входы в процесс |
Методы и инструменты |
Выходы из процесса |
|
Устав проекта |
Анализ участников проекта |
Реестр участников проекта |
|
Документация по поставщикам |
Экспертная оценка |
Стратегия управления участниками |
|
Факторы внешней среды |
|
проекта |
|
предприятия |
|
|
|
Активы организационного процесса |
|
|
Шаги идентификации участников проекта:
идентификация всех потенциальных участников проекта и всей значимой информации;
определение потенциального влияния на проект каждого участника;
определение, как ключевые участники проекта могут реагировать на различные ситуации.
После того, как участники проекта определены, необходимо определить стратегию работы с ними:
поддерживать удовлетворение (для участников с большими полномочиями и слабым интересом к проекту, например, руководителей в. звена);
тесно сотрудничать (для участников с большими полномочиями и большим интересом к итогам проекта, например, для заказчика);
информировать (для участников с небольшими полномочиями, но значительным интересом к проекту);
наблюдать (для участников с маленькими полномочиями и слабым интересом к проекту).
Стратегия управления участниками проекта определяет подход для повышения поддержки и уменьшения негативного влияния участников и протяжении всего жизненного цикла.
Стратегия включает такие элементы как:
Выявление ключевых участников, которые могут значительно повлиять на проект
желаемый уровень участия каждого идентифицированного участника в проекте;
группировка участников проекта и управление ими (как группами).
Пример общего представления стратегии управления участниками проекта — матрицы анализа участников проекта — показан в табл. 2.
Таблица 10.2. Пример матрицы анализа участников проекта
|
Участник проекта |
Роль |
Влияние |
Стратегия раооты |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|