14 Вопрос

При работе с объектом таблицы можно открывать уже существующие таблицы , импортировать таблицы из других баз данных или приложений, создавать таблицы с помощью мастера, с помощью конструктора, создавать путем ввода данных.

При нажатии кнопки «создать « появляется диалоговое окно с пунктами:

Режим таблицы – Access создает пустую таблицу и открывает ее в режиме таблицы.

Конструктор – Access создает пустую таблицу и открывает ее в режиме конструктора.

Импорт таблиц – Access импортирует данные из другого файла.

Связь с таблицами – Access устанавливает связь с данными из другого файла.

Создание таблиц при помощи мастера таблиц

Перед тем, как воспользоваться Мастером создайте абсолютно пустую базу данных.

Перейдите на вкладку работы с таблицами и щелкните на строке «Создание таблицы с помощью мастера». Найдите таблицу в Мастере, которая ближе всего соответствует типу данных, с которой надо работать, и затем выбирайте нужные вам поля.

Примечание: В новую таблицу можно включить поля из нескольких таблиц-примеров. Для этого достаточно выбрать нужные таблицы из списка Образцы таблиц.

Добавленное в список поле можно переименовать (кнопка «Переименовать поле»);

После выбора полей можно задать имя таблице и выбрать первичный ключ и кнопку Далее.

Если ваша БД содержит несколько таблиц, то нужно установить связи между создаваемой таблицей и любыми существующими таблицами в БД. Чтобы добавить, изменить или удалить связь из таблицы, выделите связь в списке и нажмите кнопку Связи, и кнопка Далее.

В последнем окне Мастера надо указать, что делать с таблицей после ее создания:

внести изменения в структуру таблицы (это переход в режим конструктора таблиц, в котором можно изменить структуру);

ввести данные в режиме таблицы;

потребовать у Мастера, чтобы он создал форму для ввода данных (если будете вводить данные с клавиатуры).

P.S. При работе с Мастером можно в любой момент нажать кнопку «Готово». Мастер установит по умолчанию все параметры

Задание свойств полей

Свойства определяют способы хранения, обработки и вывода данных поля; имя поля, тип данных, описание и ряд других параметров (размер поля, формат, подпись

Чтобы просмотреть связи между существующими таблицами в БД надо открыть эту БД и выбрать команду Сервис – Схема данных или (при активном окне БД) нажать кнопку Схема Данных в правой части панели инструментов.

Линии между окнами таблиц – это связи между отдельными полями. Чтобы четко увидеть линии связи таблицы можно перемещать, перетаскивая их за заголовок. Для удобства можно увеличить высоту окна таблицы, чтобы все поля в ней были видны.

Примечание: Если при создании БД использовался мастер, то Access сам создает все необходимые связи между таблицами.

При создании новой таблицы при помощи мастера таблиц можно указать конкретный вариант связи между создаваемой таблицей и существующими таблицами в БД. Кроме того всегда можно запустить мастера по анализу таблиц, который предложит допустимые варианты связи между таблицами. Чаще всего стоит позволить Accessу самостоятельно создать связи, при желании можно создать, изменить или удалить связь.

Рассмотрим, как создаются, модифицируются и удаляются связи. В большинстве связей одно из полей в двух таблицах имеет уникальное значение индекса (т.е. Access требует, чтобы его значение не повторялось в различных записях). Уникальное поле является ключевым или же его свойство Индексированное поле имеет значение Да (совпадения не допускаются). Поле второй таблицы в типичной связи не обладает уникальным значение индекса, т.е. его свойство Индексированное поле имеет значение Нет или Да (совпадения допускаются). Таблица, содержащая уникальное поле называется базовой. А вторая таблица – подчиненной. Так как одной записи базовой таблицы могут соответствовать несколько записей подчиненной таблицы – эта связь называется «один-ко-многим».

Совет: анализ таблиц.

Если в Access добавляется внешняя таблица или Вы самими видите, что в Вашей таблице есть повторяющаяся информация, надо дать Accessу возможность проанализировать эту таблицу и определить не стоит ли ее разбить на ряд связанных таблиц. Для этого: меню Сервис – к-да Анализ – к-да Таблица. После этого запускается мастер по анализу таблиц.

Примечание: В отдельных случаях уникальными могут быть поля в обеих таблицах. Эта связь имеет тип «один-к-одному». Кроме того можно создать связь типа «многие-ко-многим» при помощи третьей таблицы связанной с двумя первыми, но такие связи встречаются очень редко.

Чтобы создать связь между двумя таблицами:

БД должна быть открыта, но все таблицы в ней должны быть зактрыты.

Откройте окно Схема данных и проверьте, чтобы в нем присутствовали все таблицы с которыми вы работаете.

Если вы видите, что нужной таблицы нет на экране, ее нужно добавить выполнив команду Связи – Добавить таблицу или нажав кнопку Добавить таблицу на панели инструментов. Затем перейдите на вкладку Таблица.

Выберите нужную таблицу и нажмите кнопку Добавить.

После того как все нужные таблицы будут добавлены нажать кнопку Закрыть. Окно добавления таблицы открывается автоматически при выполнении команды схема данных, если в окне Схема данных не содержится ни одной таблицы.

Выбор ключевых полей.

Желательно, но не обязательно в таблице иметь ключевое поле для однозначного определения и упорядочения записей в таблице. Если поле сделано ключевым, то свойству Индексированное поле присваивается значение Да (совпадения не допускаются), т.е. Вы не можете изменить это поле. Записи можно быстро отсортировать или выбрать по ключевым полям и ввод повторяющихся значений в них недопустим. При внесении или изменении данных в таблицах Access требует указать ключевое поле. Обычно, ключ – это одно поле, хотя иногда могут быть ситуации, когда данные одного поля не являются уникальными для каждой записи и тогда приходится назначать ключевыми два или три поля. В этом случае уникальным может быть только сочетание этих полей, т.е. по отдельности эти поля могут повторяться, но вместе они уникальны.

Если при создании таблицы использовался мастер, то Access мог назначить ключевое поле сам. Для задания полей самостоятельно: щелкнуть на нужном поле – команда Правка – ключевое поле или кнопка Ключевое поле на панели инструментов.

Чтобы назначить ключевыми несколько полей, надо выделить их все перед тем, как выполнить команду. Для выделения одного поля надо щелкнуть в крайней левой ячейки строки данного поля. Для выделения нескольких полей, выделить первые и, удерживая Ctrl поочередно выделить остальные.