7.4. Сравнение возможностей фильтров и запросов

В заключение раздела полезно сравнить возможности фильтров и запросов при обработке таблиц и отборе записей из БД по задаваемым критериям. Результаты сравнения сведены в табл. 4.

Таблица 4

Функция	Фильтр	Запрос
Позволяет добавить еще несколько таблиц, записи которых включаются в возвращаемый набор записей.	Нет	Да
Позволяет указать поля, которые должны отображаться в результирующем наборе записей.	Нет	Да
Выводится как отдельный объект в окне базы данных.	Нет	Да
Используется только с закрытой таблицей, запросом или формой	Нет	Да
Создает результирующие наборы записей, которые используются как источник данных для формы или отчета.	Нет	Да
Позволяет вычислять суммы, средние значения, подсчитывать количество записей и находить другие итоговые значения.	Нет	Да
Позволяет сортировать записи.	Да	Да
Позволяет вносить изменения в данные, если эта операция не запрещена за счет других условий.	Да	Да (в зависимости от типа запроса). Массовые изменения обычно выполняются с помощью запроса на обновление

8. Работа с формами

Представление данных в виде формы позволяет отобразить данные в самом различном виде, удобном для просмотра и ввода информации, например, в виде стандартного бухгалтерского бланка или объединёнными в группы и т.п. Формы являются основой разработки диалоговых приложений. Через форму можно загружать данные во взаимосвязанные таблицы базы данных с документов-источников, добавлять и удалять записи в таблицах, изменять значения в полях, получать расчетные данные. Формы обеспечивают также просмотр графических объектов, хранящихся в полях типа OLE (в таблицах это невозможно).

В Access возможна разработка форм различных типов и представлений, в том числе кнопочных форм, диаграмм и сводных таблиц. Интересна возможность создания многотабличных (составных) форм. В такой форме, если исходные компоненты связаны отношениями, создаются подчинённые формы, когда возможен переход по записям как главной, так и подчинённой формы. Примером может служить составная форма, спроектированная из двух связанных таблиц КЛИЕНТЫ и ЗАКАЗЫ И ПРОДАЖИ (см. рис. 8.1). Обратите внимание, что в форме отображаются поля типа OLE, не видные в исходной таблице КЛИЕНТЫ.

Рис. 8.1. Пример составной формы

Создание форм возможно с использованием Мастера Форм, автоматически создающего ряд стандартных форм (колоночную, ленточную, табличную, диаграмму и т.д.), или с использованием Конструктора Форм, позволяющего спроектировать форму любой сложности и наиболее удобную для конечного пользователя.

Процесс создания формы состоит в размещении объектов и определении для них свойств, связанных с объектами событий и выполняемых действий. При открытии окна “Конструктор форм” появляются новые кнопки на стандартной панели инструментов и новые панели инструментов: “Формат” для форматирования текста и “Панель элементов” для размещения объектов (см. рис. 8.2).

Рис. 8.2. Пример окна конструктора форм

Процесс по проектированию формы в “Конструкторе форм” заключается в выполнении следующих процедур (или их части):

• Настройка формы, включает в себя выбор стиля (команда ФОРМАТ/АВТОФОРМАТ), установку размеров формы - мышью из нижнего правого угла, параметров (полосы прокрутки, выравнивания и пр.) – команда ВИД/СВОЙСТВА/МАКЕТ, связывание с определенной таблицей или запросом - команда ВИД/СВОЙСТВА/ДАННЫЕ/ИСТОЧНИК ЗАПИСЕЙ;

• Размещение текста – щелкнуть по кнопке “Надпись” на Панели элементов, установить указатель мыши на нужное место, набрать текст. Этот текст впоследствии можно будет изменять и форматировать;

• Размещение полей – команда ВИД/СПИСОК ПОЛЕЙ. Из списка полей выбранной таблицы переместить мышью нужное поле на выбранное место области данных формы: в форме появится связанный объект, состоящий из поля ввода и надписи к нему. Поле ввода уже связано с соответствующим полем таблицы, а надпись совпадает с именем поля. Можно отформатировать поле ввода и надпись (через панель форматирования или окно свойств поля), а надпись можно и отредактировать;

• Размещение кнопок управления, которые используются в формах для выполнения определенного действия или ряда действий, например, для открытия другой формы или перемещения по записям таблицы, если стандартные средства не устраивают пользователя. В общем случае, для того, чтобы кнопка выполняла определенное действие, необходимо создать макрос, описывающий процедуру обработки события, и связать его со свойством кнопки “НАЖАТИЕ”. Но в Access уже создано более 30 разных макросов на разные действия, поэтому пользователю нет необходимости самому разрабатывать макросы, достаточно воспользоваться мастером;

• Размещение линий, прямоугольников, рисунков, которые применяются для лучшего восприятия информации, а также для объединения в группу схожих по смыслу объектов. Для добавления линий и прямоугольников используются кнопки с соответствующими названиями на Панели элементов. Рисунки вставляются как объекты OLE разных типов.

Access представляет в распоряжение ряд дополнительных средств, предназначенных для упрощения ввода данных в формы: раскрывающиеся списки, флажки, переключатели. Для ввода в форму этих дополнительных объектов служит та же Панель элементов, содержащая около 20 кнопок:

• Кнопка "ВЫБОР ОБЪЕКТА" выбирает объект для редактирования, перемещает, изменяет размеры объекта;

• Кнопка "МАСТЕР" позволяет задать свойства создаваемого объекта;

• Кнопка "НАДПИСЬ" добавляет заголовки, описательный текст;

• Кнопка "ПОЛЕ" вводит новое поле и его надпись;

• Кнопка "КНОПКА" добавляет командные кнопки, используемые в форме для выполнения команд;

• Кнопка "ПОЛЕ СО СПИСКОМ" позволяет выбрать из списка одно из допустимых значений или непосредственно ввести в поле значение, отсутствующее в списке. Определение элементов списка осуществляется в окне свойств поля. Одна из возможных последовательности действий: ВЫДЕЛИТЬ ПОЛЕ/В КОНТЕКСТНОМ МЕНЮ/ВЫБРАТЬ”СВОЙСТВА”/ДАННЫЕ/ТИП ИСТОЧНИКА СТРОК:СПИСОК ЗНАЧЕНИЙ/В ПОЛЕ “ИСТОЧНИК СТРОК”НАБРАТЬ ЭЛЕМЕНТЫ СПИСКА ЧЕРЕЗ”;”;

• Кнопка "ФЛАЖОК" используется для индикации состояния, которое может иметь только одно из двух значений, а "ПЕРЕКЛЮЧАТЕЛЬ" представляет из себя составной объект, содержащие внутри себя элементы, наделенные собственными свойствами.

Цвет и другие визуальные характеристики объектов формы устанавливаются в окне “Свойства” (команда ВИД/СВОЙСТВА).

Управление объектами формы осуществляется обычными средствами Windows. Для перемещения поля ввода отдельно от записи используются метки перемещения (большой квадрат в верхнем левом углу каждого связанного объекта). При нажатой клавише <SHIFT> объекты формы перемещаются только по горизонтали или вертикали, но не в обоих направлениях. Для точного размещения объектов удобно использовать сетку – команда ФОРМАТ/ПРИВЯЗАТЬ К СЕТКЕ. Переход от одного объекта к другому - клавиша <TAB>, порядок обхода объектов можно менять - команда ВИД/ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ПЕРЕХОДА.

В форму могут быть введены вычисляемые элементы управления и вычисляемые поля для определения данных, которые не могут быть извлечены непосредственно из таблицы или запроса. Для этого используется, как правило, "Построитель выражений", хотя нужное выражение можно ввести и вручную (так же, как и при проектировании запросов).

Для просмотра и изменения свойств формы в целом нужно выделить черный квадрат в верхнем левом углу на пересечении линеек (это область выделения формы). К этим свойствам, например, можно отнести такие свойства, как разрешение или запрет на изменение, удаление или добавление данных, разрешение на ввод данных (в этом случае можно вводить новые записи, существующие записи не просматриваются).