11. Некоторые сервисные функции в ms access

11.1. Оптимизация размера файла базы данных

При реальной работе с MS Access (удалении или вводе данных или объектов) файл БД может стать фрагментированным и неэффективно использовать дисковое пространство. Для обеспечения оптимальной производительности в работе с MS Access рекомендуется регулярно выполнять сжатие и восстановление файлов БД. При сжатии файла Access создает копию файла и оптимизирует способ его хранения на диске, при этом увеличивается скорость работы с базой данных. Сжатие и восстановление БД MS Access объединяет в одном процессе команда СЕРВИС/СЛУЖЕБНЫЕ ПРОГРАММЫ/СЖАТЬ И ВОССТАНОВИТЬ БАЗУ ДАННЫХ. Специальная утилита перезаписывает фрагментированный в результате удаления и добавления объектов файл базы данных и сокращает его размер, а также восстанавливает поврежденную базу данных.

Процедуру сжатия и восстановления БД можно выполнить как для текущего, так и для закрытого файла.

В Access может быть реализована функция автоматического сжатия при закрытии базы данных - команда СЕРВИС/ПАРАМЕТРЫ/ОБЩИЕ/СЖИМАТЬ ПРИ ЗАКРЫТИИ.

11.2. Обмен данными в ms Access

СУБД Access предоставляет различные способы обмена данными как между БД одинакового формата, так и разного формата.

Могут быть импортированы любые компоненты из другой БД MS Access, данные из таблиц текущей или другой БД MS Access, текстовых файлов с разделителями или с фиксированной длиной записей, электронных таблиц, баз данных SQL или других источников данных ODBC, почтовых программ. Порядок импорта объектов, в общем, одинаков.

В качестве примера подробно описан импорт или связывание таблиц из другого файла MS Access:

1. Откройте базу данных и выполните одно из следующих действий:

• для импорта таблиц задайте команду ФАЙЛ/ВНЕШНИЕ ДАННЫЕ/ИМПОРТ;

• для связывания таблиц задайте команду ФАЙЛ/ВНЕШНИЕ ДАННЫЕ/СВЯЗЬ С ТАБЛИЦАМИ;

2. В диалоговом окне "Импорт" (или "Связь") убедитесь, что в поле со списком "Тип файла" выбран вариант Microsoft Access (*.mdb; *.adp; *.mda; *.mde; *.ade);

3. Выберите диск, папку и файл в которой находится файл Microsoft Access, таблицы которого нужно импортировать или связать;

4. В диалоговом окне "Импорт объектов" (или "Связь с таблицами") выделите все импортируемые или связываемые таблицы. Если импортируются только структуры выбранных таблиц (а не содержащиеся в них данные), нажмите кнопку "Параметры" и в группе параметров "Импорт таблиц" выберите переключатель "Только структура".

Возможен импорт в Access и объектов некоторых других баз данных - Paradox, dBase, Fox Pro, Lotus 1-2-3.

Перечень форматов данных, в которые может быть произведен экспорт, совпадает с приведённым выше списком импортируемых форматов.

Для экспорта данных используется команда ФАЙЛ/ЭКСПОРТ.

12. Содержание лабораторных работ № 1. Субд Access. Создание реляционной базы данных

Цель работы: Создать реляционную базу данных (БД) регистрации заказов и продажи товаров, состоящую из четырёх таблиц: "Клиенты", "Заказы и продажи", "Товары" и "Поставщики".

1. Командой ФАЙЛ/СОЗДАТЬ создайте файл новой (пока пустой!) БД с именем FIO.mdb, где F - первая буква Вашей фамилии; I - первая буква Вашего имени; O – первая буква Вашего отчества.

2. Создайте и сохраните четыре таблицы во вновь созданной БД. Таблицу "Клиенты" создайте в режиме Мастера (выберите из предложенного списка нужные поля и добавьте те, которых в списке нет). Таблицу "Товары" создайте путем ввода данных (поля с названиями "Поле1", "Поле2" и т. д. переименуйте, лишние поля удалите) соответствующим образом. Таблицы "Заказы и продажи" и "Поставщики" создайте в режиме Конструктора. Структура создаваемых таблиц приведена ниже, жирным шрифтом выделены индексированные поля таблиц: Таблица "Клиенты"

ИМЯ ПОЛЯ	ТИП ПОЛЯ
Код клиента	Числовой или текстовый
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Почтовый индекс	Текстовый
Страна	Текстовый
Город	Текстовый
Адрес	Текстовый
Кредит	Денежный
Примечание	МЕМО или OLE
Вид оплаты	Числовой

Таблица "Товары"

ИМЯ ПОЛЯ	ТИП ПОЛЯ
Код товара	Числовой или текстовый
Код фирмы	Числовой или текстовый
Категория	Текстовый
Наименование	Текстовый
Цена	Денежный

Таблица "Заказы и продажи"

ИМЯ ПОЛЯ	ТИП ПОЛЯ
Код клиента	Числовой или текстовый
Код товара	Числовой или текстовый
Дата заказа	Дата/Время
Заказано	Числовой
Дата продажи	Дата/Время
Продано	Числовой

Таблица "Поставщики"

ИМЯ ПОЛЯ	ТИП ПОЛЯ
Код фирмы	Числовой или текстовый
Фирма	Текстовый
Страна фирмы	Текстовый

3. Установите полям "Код клиента", "Код производителя" и "Код товара" в таблицах соответственно "Клиенты", "Поставщики" и "Товары " значение свойства "Индексированное поле" – "Да (совпадения не допускаются)". Соответствующим полям в таблицах "Товары" и " Заказы и продажи " установите значение свойства "Индексированное поле" – "Нет". Обратите внимание, что типы данных у связываемых полей обязательно должны быть одинаковы!

4. Закройте все таблицы и установите связи между ними по полям "Код клиента", "Код производителя" и "Код товара". Если Вы правильно установили тип индексации, то в таблице связей установится тип отношения "один-ко-многим".

5. Откройте все таблицы в режиме конструктора и проверьте правильность типов данных и имен полей.

6. Откройте таблицу "Клиенты" в режиме Конструктора. Задайте значения по умолчанию на поля: "Страна" - Россия, "Город" - Самара. Введите ограничение на данные, вводимые в поле "Кредит" (например, кредит может быть предоставлен в размере от 5000 до 20000 рублей). Сделайте так, чтобы выводилось сообщение об ошибке, если кредит выходит за обозначенные пределы. Измените ширину каждого поля в соответствии с шириной данных.

7. Введите данные в таблицы: "Клиенты" - не менее 10 записей; "Поставщики" – не менее 3 записей, "Товары" - не менее 8 записей для разных категорий товаров, "Заказы и продажи" - не менее 20 записей для разных клиентов и разных товаров, причем в некоторых записях количество заказанных и проданных товаров не должно совпадать.

8. Распечатайте все четыре заполненные таблицы и схему данных. Закройте базу данных и сохраните ее на своей дискете.