69

Министерство образования Российской Федерации

САМАРСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ ЭКОНОМИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ

Л.М. Патлань, л.В. Киселёва, в.Ю. Анисимов основы работы с базами данных в microsoft access Методические указания и контрольные задания для студентов заочной формы обучения

2005

Основы работы с базами данных в Microsoft Access: Методические указания и контрольные задания для студентов заочной формы обучения

/Сост. Л.М.Патлань, Л.В. Киселёва, В.Ю.Анисимов; Самарская государственная экономическая академия, 2005, 66с.

Рассмотрена структура и порядок проектирования банков данных. Описываются общие свойства баз данных и их место в структуре информационных систем. На примерах излагаются основные подходы к проектированию реляционных баз данных в СУБД MS Access и отдельных их компонентов: таблиц, запросов, форм, отчётов. Даётся понятие о языке запросов SQL. Рассматриваются возможности взаимодействия между базами данных различного формата и приёмы оптимизации размера файлов баз данных и скорости работы с ними.

Содержит тексты практических работ и контрольных заданий.

Методические указания предназначены студентам заочной формы обучения для дисциплины "Банки данных".

Общие рекомендации

По курсу "Банки данных" необходимо выполнить четыре практические работы, описанные в разделе 12 настоящих указаний и контрольное задание, вариант которого определяется как сумма последних двух цифр Вашей зачетной книжки (00 соответствует заданию №19). Варианты заданий приведены в разделе 13.

При выполнении работ, кроме приведенных теоретических сведений, Вы можете использовать литературу из приложенного списка или любую другую.

К зачету необходимо предъявить файл базы данных, разработанной Вами, со всеми спроектированными компонентами. Распечатки, указанные к выполнению в каждой из работ, должны быть введены в текст контрольного задания как окна Windows (за исключением распечаток работы №1, они должны быть напечатаны отдельно и вставлены в контрольное задание).

Контрольное задание с фамилией студента и номером варианта должно быть оформлено в Word и отпечатано на стандартных листах формата А4. Оно должно содержать:

• распечатки, требуемые в каждой из четырёх лабораторных работ;

• ответ на теоретический вопрос - пункт a) контрольного задания;

• окна компонентов базы данных – запросов, форм, отчётов, созданных как результат выполнения пункта b) контрольного задания. Эти окна должны быть вставлены в текст в двух вариантах: в режиме конструктора и в режиме создаваемого компонента.

1. Информационные системы и структуры банков данных

Важнейшим условием обеспечения эффективного функционирования любой организации является наличие развитой информационной системы.

Информационная система – система, реализующая автоматизированный сбор, хранение, обработку и манипулирование данными. Она включает в себя технические средства обработки данных, программное обеспечение и обслуживающий персонал.

Современной формой информационных систем являются банки данных, которые включают в свой состав вычислительную систему, одну или несколько баз данных, систему управления базами данных и набор прикладных программ.

Основные функции банков данных:

• Хранение данных и их защита (в том числе; обеспечение доступа к данным только пользователям с соответствующими полномочиями);

• Модификация данных (обновление, добавление и удаление);

• Поиск и отбор данных по запросам пользователей;

• Вывод результатов отбора в форме, удобной пользователю.

База данных (БД) - организованная структура, предназначенная только для хранения данных и информации.

В общем смысле термин "база данных" можно применить к любой совокупности связанной информации, объединенной вместе по определенному признаку (например, расписание движения поездов или книга регистрации заказов). Но обрабатываемая база данных должна быть организована определенным способом - структурирована.

Как правило, база данных использует для хранения данных таблицы, состоящие из записей и полей.

Система управления базами данных (СУБД) представляет собой совокупность программных и языковых средств, предназначенных для создания, сопровождения и использования БД.

Прикладные программы (приложения) в составе банков данных служат для обработки данных, вычислений и формирования выходных документов по заданной форме. Приложение представляет собой программу или комплекс программ, использующих БД и обеспечивающих автоматизацию обработки информации. Приложения могут создаваться как в среде СУБД, так и внешних систем программирования (например, Delphi или C++), использующих свои средства доступа к БД.

Приложения разрабатывают в случаях, когда требуется обеспечить удобство работы с БД неквалифицированным пользователям или когда интерфейс СУБД не устраивает пользователя.

Процесс создания информационной системы имеет итерационный характер и обычно включает следующие этапы:

• Проектирование БД;

• Создание файла проекта БД;

• Создание БД (формирование и связывание таблиц, ввод данных);

• Создание меню приложения;

• Создание запросов;

• Создание экранных форм, отчетов;

• Генерация приложения как исполняемой программы.

Этот перечень этапов не является строгим в смысле очередности и обязательности, не все этапы поддерживаются различными СУБД. Во многих случаях для работы с БД достаточно только средств СУБД, например, возможностей создания запросов, форм и отчетов.

По характеру использования СУБД делятся на персональные и многопользовательские.

Многопользовательские СУБД функционируют по технологии "клиент-сервер", работают в неоднородной вычислительной среде (допускаются разные типы компьютеров и операционных систем), требуют мощных вычислительных ресурсов и имеют высокую стоимость.

К современным персональным СУБД относятся Visual Fox Pro, Paradox, Сlipper, dBase, Access и др. Персональные СУБД обеспечивают возможность создания БД и недорогих приложений, работающих с этими БД.

Основные свойства персональных СУБД:

• Обеспечение целостности данных, означающее, что БД содержит полную и непротиворечивую информацию, оно достигается применением некоторых ограничений на хранимые данные (например, ограничение диапазонов значений, отсутствие повторяющихся записей и т.п.);

• Обеспечение безопасности, достигаемое шифрованием программ и данных, применением паролей для доступа;

• Поддержка взаимодействия с Windows-приложениями с использованием механизма OLE;

• Поддержка работы в сети.