Лекция 25. Завершение проекта

Наконец, проект завершен, программа отправлена заказчикам! Это все, не так ли? Еще нет. Завершить работу над проектом — это больше, чем просто вынести его за дверь и уйти домой. В проект вложено много времени и сил, команде пришлось принести большие жертвы, теперь критически важно должным образом провести закрытие проекта, не забыв никого из участников. Если отказаться от этого этапа, можно упустить прекрасную возможность отблагодарить людей, выразить команде признательность за внесенный вклад и подготовить ее к работе над следующим проектом.

Почему это так важно?

Закрытие проекта венчает работу команды. Оно также позволяет участникам осознать всю важность проекта, а также почувствовать, что их вклад и самопожертвование получили признание и были оценены по достоинству. Слишком часто упадок сил после завершения проекта ведет к неразберихе и даже к депрессии. Люди должны быть уверены, что их усилия, сверхурочные часы и бессонные ночи не пропали зря. Они могут спросить себя: Была ли моя работа замечена? Стоило ли так напрягаться? — или, что еще важнее: Буду ли я выкладываться в следующий раз?ｻ Правильно проведенное закрытие проекта дает ответ на эти вопросы. При правильно проведенном закрытии необходимо:

• известить всех об окончании проекта и о передаче программы заказчику;

• выделить индивидуальные достижения, вклад и преданность делу;

• отметить общие усилия и эффективность работы команды в целом;

• помочь участникам команды увидеть их ошибки и извлечь из них урок;

• решить текущие проблемы с кадрами или проектом;

• начать подготовку к следующему проекту.

Как это делается?

Провести закрытие проекта несложно, но для этого нужно решить множество задач.

Передача программы

Выпуск во внешний мир программного продукта его создателями должен быть общественным событием. Нельзя придумать более удачной церемонии закрытия проекта, чем передача прав собственности командой заказчику. Это событие должно происходить на глазах у всей команды. Оно представляет собой яркий и запоминающийся момент для каждого участника работы над проектом.

Например, если ПО передается производственной организации, можно устроить небольшую церемонию, во время которой менеджер проекта передает компакт-диски с ПО представителю этой организации. Если программа передается через сеть, то поводом для сбора всех участников команды может быть последнее нажатие клавиши ввода. Как бы это ни происходило, главное — собрать всю команду, чтобы каждый участник узнал о передаче проекта заказчику.

Конечно, событию должна предшествовать краткая речь. Всегда весело, когда люди вспоминают самые трудные задачи проекта и как команда решала их сообща. Забавно припомнить самые комичные эпизоды работы над проектом, поинтересовавшись, как же все-таки удалось пережить их живым и невредимым!

А теперь рассмотрим противоположную ситуацию, когда закрытие не проводилось. Если участникам команды приходится спрашивать, отправили ли проект заказчику или они обнаруживают, что их не пригласили на передачу проекта, они ощущают себя вовсе не игроками одной команды, а скорее винтиками, которые сослужили свою службу в составе большой машины, но так и не стали ее неотъемлемыми частями. Так быть не должно.

Заключительное письмо

Если команда многочисленна или ее участники разбросаны по обширной территории, собрать всех вместе может быть сложно. В таких случаях обычно прибегают к рассылке по электронной почте писем, приуроченных к завершению проекта. Получив такое письмо, все смогут одновременно и в равной степени почувствовать, что проект закончен и команда выполнила поставленную перед ней задачу.

Это письмо также может послужить катализатором празднования выхода нового выпуска.

Празднование нового выпуска

Один из самых замечательных моментов, наступающих после выхода программного продукта, — праздник по случаю нового выпуска. Чувство выполненного долга, после которого приходит праздник, — это что-то потрясающее.

Чем дальше отстоят эти моменты во времени, тем меньшее впечатление от праздника. После выпуска ПО можно:

• открыть бутылку шампанского;

• подать всем мороженое прямо на рабочие места;

• пригласить команду на ужин в ресторан;

• устроить совместный поход в кино;

• собраться на пикник в доме одного из участников команды;

• отправиться в боулинг и т. п.

Какое бы мероприятие вы ни выбрали, главное, чтобы все смогли принять о нем участие: некоторые могут и не изъявить желания участвовать в турнире по пейнтболу или в катании на горных велосипедах.

Общественное признание

Общественное признание может стать мощным средством выражения благодарности группам и отдельным участникам за исключительные достижения. Общественное признание может быть как на уровне подразделения, так и на более высоком — группы или целой компании. Однако независимо от размера команды следует придерживаться некоторых основных правил.

• Должны быть отменены лишь значительные достижения Награды заслуживают только усилия, выходящиеза рамки должностных обязанностей.

• Необходимо отмечать отличную работу па любом поприще Следует поощрять отличившихся работников всех отделов, а не только какого-либо одного.

• Излагайте суть достижения коллективу Не следует предполагать, что все в курсе всех событий. Расскажите немного людям о возникших проблемах и о том, как действия группы или отдельного специалиста помогли справиться с ними.

• Благодарность должна быть материальной Памятный знак или премия сделают поощрение по-настоящему запоминающимся.

Личная благодарность

Личная благодарность — очень эффективный способ продемонстрировать ценность вклада отдельного участника команды в реализацию проекта. Фактически искренняя личная благодарность часто значит для людей даже больше, чем любая форма общественного признания.

Личную благодарность обычно выражают на собраниях, где менеджер проекта или ведущий специалист открыто и искренне благодарит человека за сделанный вклад.

Простая фраза вроде «Я очень рад, что в конце работы над проектом вы смогли протестировать программу на других платформах; если бы мы не обнаружили эту ошибку, продукт пришлось бы отозвать» может быть очень важной для того, кто, вложив дополнительные усилия, смог решить ключевую проблему. Это дает работнику понять, что администрация в курсе его достижений и признательна ему.

К способам выражения личной признательности также можно отнести благодарственное письмо, присылаемое по электронной почте. Надеюсь, вы получали раньше неожиданные благодарственные послания, и ощущения, сопровождающие получение такого письма, вам знакомы.

Премии, подарки и акции компании

Еще один способ выразить благодарность — наградить отличившегося. Ничто не может так подчеркнуть и подкрепить устную благодарность как получение премии или подарка. Вручение подарка или премии говорит о том, что хорошая работа замечена и. что еще важнее, не осталась без награды. Часто, когда люди знают, что администрация видит, ценит и поощряет отличную работу, они стремятся работать еще лучше.

Хотя денежные и материальные формы поощрения самые желательные, они не всегда доступны или возможны.

Постарайтесь тогда придумать иные способы наградить отличившихся. Почетная грамота или прибавка к отпуску тоже могут быть выражением искренней благодарности.

Памятные фотографии и «пасхальные яйца»

Реализованный проект является результатом усилий всей команды. Что может подчеркнуть это лучше, чем групповая фотография после выхода нового выпуска? Подарите такую фотографию каждому участнику команды, а еще одну повесьте в рамке на видном месте, лучше всего на стене, посвященной достижениям компании. Эти фотографии свидетельствуют, что в компании всегда видели и ценили командную работу. Пройдет время, и будет здорово вспомнить, с кем вы работали над разными выпусками, взглянув на эти фотографии.

Кроме того, во многих коллективах любят помещать в программы так называемые «пасхальные яйца» — это скрытые окна, которые можно вызвать определенной комбинацией нажатий клавиш, команд меню и щелчков, содержащие список имен создателей программы, а иногда и их фотографию. Они похожи на заключительные титры кинофильма.

Что дальше?

Когда все благодарности розданы, пора переключаться на подготовку к следующему проекту. Хотя этот период очень важен, часто о нем забывают. Это самое подходящее время для извлечения уроков из прошлых ошибок и подготовки к решению грядущих задач.

Учимся на ошибках прошлого

Чтобы встретить будущее во всеоружии, следует разобраться в ошибках прошлого. Что удалось? Что нет? Чем больше всего будет отличаться работа над следующим проектом? Определите, в каких продуктах, процессах, технологиях или оборудовании ощущалась острая нехватка на протяжении последних месяцев и проследите, чтобы все это теперь было в наличии,

Классический способ анализа законченного проекта — это обсуждение его на итоговых собраниях. Как правило, такое собрание проводится с участием всей команды вскоре после выхода нового выпуска. Оно служит для обмена мнениями о том, что удалось, а что нет, а также для «мозгового штурма» проблем. Цель такого собрания не в том, чтобы кого-то обвинить или отыскать личные просчеты, а в том, чтобы сообща извлечь уроки из прошлых ошибок и наметить, что нужно сделать во время следующего проекта. Эти собрания идеально подходят для подготовки почвы для грядущих изменений.