Добавил:
anrakhmanowa@yandex.ru Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
arm_lec-конвертирован.docx
Скачиваний:
9
Добавлен:
16.06.2023
Размер:
3 Mб
Скачать
    1. Особенности современных формдокументооборота

Документооборот — последовательность прохождения документа с моментавыполнения в нем первой записи и до сдачи его в архив.Любая экономическая задача решается на основании различных форм первичных документов, проходящих различные стадии обработки: движение документа до обработки, в процессе обработки и после обработки. Движению документа до обработки придается особое значение. Документ, как правило, возникает в ходе выполнения каких-либо производственно-хозяйственных операций в различных подразделениях экономического объекта.

Автоматизация документооборота на современном этапе реализуется программными продуктами различноговида:

  • в программах, предназначенных для автоматизации делопроизводства, обеспечивающих прохождение распорядительных и исполнительных документов (писем, распоряжений, приказов и др.) к различным исполнителям и подразделениям, а также контроль за ихисполнением;

  • в функциональных программах, обеспечивающих реализацию различных функций управления и связанных с расчетами и обработкой различных экономических задач (учетных, финансовых, банковских идр.).

Рассмотрим использование различных видов программ, реализующих принцип электронного документооборота.

Программы электронного делопроизводстваобеспечивают единый порядок обработки документов в управлении делами организации (предприятия), секретариате, канцелярии. Их главныефункциизаключаются в приеме документов, регистрации, рассмотрении, передаче, отправке, информационно-справочном обслуживании, оперативном хранении, контроле исполнения; систематизации и формировании дел, составлении описей, передаче дел в архив, а также в использовании электронной почты. Малые и средние предприятия с небольшим объемом документооборота, обладающие однимилинесколькимикомпьютерами,могутиспользоватьдляавтоматизации

документооборота текстовый редактор (Word), табличные процессоры (MS Excel, Lotus 1- 2-3), системы управления базами данных (Access).

Малые и средние предприятия с большим объемом документооборота, а также все крупные предприятия все шире используют специальные программы, которые носят условное название «Системы автоматизации делопроизводства электронного документооборота (САДЭД)». На международном рынке подобные пакеты носят название

«Системы управления электронным документом» — Electronic Document Management System, EDMS. САДЭД предусматривают обработку документов с помощью применения последовательности тесно взаимосвязанных технологий. Системы САДЭД работают чаще всего в корпоративных информационных системах и реализуют различные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. Системы САДЭД различаются как по функциональным возможностям, так и по техническим решениям. Системы предполагают ввод документа в систему (в ряде случаев

  • сканированием) и преобразование его графического образа в текстовыйфайл.

Современные системы САДЭД используют технологию адаптивного распознавания образа, достижения в области нейронных сетей и искусственного интеллекта, что позволяет решить проблему распознавания текста без ошибок и организовать поиск информации в электронной форме.

Системы электронного документооборота ориентированы на максимальное использование электронных документов, что предусматривает преодоление психологического барьера как пользователями, так и руководителями организаций. Основой систем электронного документооборота являются:

    • ролевое рабочее место, предусматривающее оснащение работника организации компьютером с установленными на нем функциональными компонентами системы, позволяющими решать узкий круг задач в соответствии с ролью этого работника в документооборотеорганизаций;

    • бизнес-функция, устанавливающая маршрут движения документа по организации, задаваемый администратором системы. Обычно маршрут предопределяет движение документаотначальников к непосредственнымисполнителям.

В современных учреждениях основным технологическим инструментом работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и руководителей и объединенные в вычислительную сеть. Таким образом, появилась возможность использовать вычислительную сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса.

При выборе системы электронного документооборота учитываются такие критерии, как интеграция с другими автоматизированными системами и базами данных, легкость освоения, удобство работы, обеспечение работы в сетях, надежность системы и защита от несанкционированного доступа.

Особое внимание организации документооборота уделяют предприятия с большим документооборотом, где наиболее рациональным является создание электронной системы силами специалистов самого предприятия или путем индивидуального заказа специализирующейся в этой области фирмы. Высоки требования к электронному документообороту — система должна пройти специальную сертификацию и тестирование; обеспечивать защиту от потери, хищения и умышленной порчи документов.

Набелорусскомрынкепредлагается достаточно широкийвыборприкладныхпрограмм для автоматизации управления документооборотом. Наиболее известнысистемы:

«ЛЕТОГРАФ»; «Канцлер; «Дело»; «1С: электронный документооборот»; и др. Приведенные системысоздаютсяфирмами,которыеспециализируютсянапоставкекомплексныхрешений по автоматизации управления предприятием и имеют солидный опыт работы на российском рынке. Приведем краткую характеристику некоторыхпрограмм.

КомпанияЛЕТОГРАФ(Москва,Россия),динамичноразвивающаясякомпания,предо- ставляющая полный комплекс услуг по повышению конкурентоспособности организации и эффективности работы сотрудников клиентов за счетвнедрения

современных методов управления бизнес-процессами, перехода к безбумажной форме работы с информацией и управления электронными знаниями. Совместно с партнерами компания «ЛЕТОГРАФ» выполняет проекты «под ключ»: проводит обследование, осуществляет настройку и развертывание системы ЛЕТОГРАФ, разработку регламентов использования системы, обучение пользователей, а также интеграцию с корпоративными системамиисопровождениеврежимегорячейлинии.Приоритетнойзадачейдлякомпании

«ЛЕТОГРАФ» является достижение максимальной эффективности бизнеса клиентов и партнеров компании за счет индивидуального подхода к каждому клиенту.

Система ЛЕТОГРАФ – это принципиально новый, интегрированный, универсальный программный продукт, позволяющий организовать произвольную схему обработки документов любой структуры, на современном уровне решить задачи традиционного документооборота и различные специализированные управленческие задачи. ЛЕТОГРАФ – гибкий, производительный и надежный программный продукт, поддерживающий сложнейшие бизнес-процессы и обработку любых видов документов.

Программный продукт “Дело” – комплексная система управления потоками работ и организации конфиденциального документооборота. Система локализована на украинский язык, включая интерфейс пользователя, контекстную подсказку и учебные курсы.

Основное назначение Системы – это:

  • автоматизация работы делопроизводственных и архивных службпредприятия;

  • автоматизация деловых процессов обработки документов на базеиспользования

«электронных административных регламентов»;

  • повышение эффективности учета и контроля результатов работ по о брабо- тке

документов подразделениями предприятия;

  • мониторинг выполнения работ и исполненияпоручений;

  • обеспечение гарантированной сохранности и защиты информации о т

несанкционированного доступа;

  • о беспечение работы по безбумажнойтехнологии.

Система позволяет автоматизировать практически любые бизнес-процессы современной организации. В состав базового набора функций системывходят:

  • надежное хранение всех версий документов и других информационныхобъектов,вовлеченных в процессыобработки;

  • систематизацияхранилищдокументоввсоответствиистребованиямипредприятия–по структурному, организационному, тематическому, персональному или любому иному принципу, или ихсочетанию;

  • автоматизация резервирования и восстановления хранимойинформации;

  • гарантированная защита информации о т несанкционированногодоступа;автоматизация использования средств криптографической защиты информации и электроннойцифровойподписи;

  • формализация технологическихпроцессовобработкиинформации;возможностьсоздания типовых маршрутных схем выполнениябизнес-процессов;

  • возможность задания круга лиц, участвующих в бизнес-процессах о брабо- тки информации; разграничение их полномочий иправ;

  • автоматическая доставка документов (и любых других информационныхобъектов)к месту обработки; рассылка обработанных версий объектов на последующие этапы маршрутнойсхемы;

  • автоматическое оповещение пользователей о поступивших на обработкуобъектах,об истечении нормативных сроков обработки; синхронизация работ в рамках од- ного бизнес-процесса и т.д.;

  • автоматизация конкретных видов работсинформационными объектами;в томчисле–сканирования бумажных документов и распознавания их текстов, взаимодействия со службами факсимильной связи и специализированными архивнымисистемами

  • автоматизация контроля выполнения технологических процессов движения и обработки информационныхобъектов;

  • автоматизация процессов регистрации документов по действующимправиламделопроизводства; обеспечение механизмов аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнениипоручений;

  • поиск документов и их версий по свойствам, значениям полейрегистрационныхкарточек и контексту (по отдельным словам и словосочетаниям, использованным в текстедокумента).

В проектах компании «Канцлер» по автоматизациидокументооборотареша- ются следующие документоориентированныебизнес-задачи:

Автоматизация традиционного делопроизводства. Единая регистрация документов, версионность, выписка (с временным блокированием для монопольного редактирования, возможно, вне офиса) и возвращение, ведение истории работы с документом и др. (Решение "Электронное делопроизводство и контроль исполнения документов").

Управление всеми фазами жизненного цикла документа: создание, рассмотрение, редактирование, утверждение, публикация, изъятие из оборота и уничтожение.

Автоматизация формализованных процедур согласования. Маршрутизациядокумента и контроль соблюдениясроков,например, заявки назакупку.

Автоматизация коллективной работы с документами:

  • Ведение о бсуждения документа в рабочей группе, втомчисле с участи- ем

работников разных подразделений и даже посторонних организаций - заказчиков, исполнителей, юристов, внешних консультантов и др.

  • Подходитдля поддержки слабо формализованных процессов,например,разработки презентаций или маркетинговыхдокументов.

  • Ведение о бщей работы над проектами и доступ к информации для сво- их работников,которыемогут находиться в разныхгородахмира.

  • Доступ к корпоративным информационным ресурсам и возможностьодновремен-ной работы нескольких территориально распределенных пользователей в режиме реального времени. Способность создать условия для творчествасотрудников.

Управление проектами. Поддержка проектно-ориентированных методов взаи- модействия. Работу возможно разбить на отдельные этапы, назначить исполнителей, сроки, ресурсы и контролировать ход выполнения. Для выполнения повторяемых задач возможно использовать заранее созданные шаблоны проектов. В ходе выполнения проекта возможно создавать разные документы, которые должны быть привязаны к указанным этапам работ.

Привязкадокументовкбизнес-процессам.Связываниедокументовсбизнес-смыслом, то есть контекстом, в котором они используются. Так, например, акты сдачи-приема могут быть связаны с договорами, а договоры - с финансовой системой, фиксирующей расчеты. В конечном счете, пользователь (руководитель или финансовый директор) получает возмож- ность поднять все первичные документы, которые относятся к конкретной хозяйственной операции.

Обеспечение единой платформыдлядокументоориентированных приложений.Обеспе- чение простого и прозрачного доступа к библиотеке документов, учитывая бизнес-контекст. Синтетический повсеместный и безопасный доступ к информации любого типа, независимо в каком хранилище она находится. Автоматизация прямых и обратных процессов переноса данных из документов в финансовые и прочие учетные системы. Работа с изображениями. Публикация на web.

Обеспечение интеграции. Интеграция со всеми настольными приложениями, учиты- вая MS Office. Интеграция с продуктами посторонних производителей. Интеграция с учет- ными системами (R3; Platinum; Alef; 1C)

Создание электронного архива. Создание долговременного хранилища документов и управление электронным архивом, учитывая процедуры списания, и уничтожения

документов. Создание надежного единого хранилища для документов и знаний, до которого работники и клиенты фирмы имели бы удобный доступ повсеместно и в любое время.

Обеспечение атрибутивного и полнотекстового поиска. Возможность настраивать каждым пользователем индивидуально результаты поиска. Обеспечение мгновенного доступа к информации из разных репозиториев с помощью единого запроса. Один вопрос

«прозрачно» адресуется хранилищам документов Word/Excel/PowerPoint, файловым системам, Microsoft Exchange, Lotus Notes, SQL-базам данных и internet/intranet, полностью сохраняя при этом размежевание прав доступа.

Обеспечение размежевания доступа.

Гибкая настройка интерфейса, в том числе с предоставлением возможности встраивать функционал из управления документами в прикладные приложения.

Программа«1С:Электронный документооборот»предназначается для автоматизации движения в организации потоков документов, их обработки и хранения. Программа позволяет разработать шаблоны документов и установить правила их заполнения пользователями, формализовать жизненные циклы документов, установить маршрутные схемы прохождения документов, осуществлять контроль за работой исполнителей и выполнение ими временных графиков, обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте, автоматизировать ббльшую часть рутинных операций при составлении документов, отправлять и принимать документы, вести хранилище документов и обрабатывать их. Документы хранятся в машине в папках, организованных в виде дерева. Система поиска позволяет формировать простые и сложные запросы и сохранять результаты поиска на период работы. Большинство операций выполняется автоматически: автоприемка, автоконтроль. Система поддерживает несколько списков документов — «на контроле», «пришедшие», «несохраненные» идр.

Можно установить пароль на вход в систему и выбрать способ шифрования личных документов. Осуществляется автоматический учет и контроль за документами в работе. Документы можно распечатывать. Можно принимать и отправлять обычные сообщения программой «1С: Электронная почта». Осуществляется перенос папки с документами в базу данных.

Справочник организации позволяет вести иерархическую структуру отделов, поддерживать отношения начальника с подчиненными, вести списки рассылки документов идр.

Внешний отладчик позволяет моделировать прохождение документа по маршруту. Редактор маршрута настраивает маршрут прохождения документов, определяет точки маршрута, в которые нужно рассылать копии документов другим пользователем. Каждому участнику маршрутной схемы можно установить право на просмотр или редактирование поля.

Устанавливаются ограничения на время обработки документа для каждого участника маршрутной схемы.

Система «Клиент-банк» изменяет способы общения пользователя с банком, позволяет ему решать свои задачи, минуя операциониста и не выходя из своего офиса. Наличие ноутбука позволяет современному бизнесмену осуществлять платежи практически в любом месте, где есть телефонная связь. Разработана и постоянно развивается система расчетов клиентов с банком при помощи специальных средств — банковских карт (VISA, Eurocard / Master Card), пластиковых денег (STB CARD и др.), обеспечивающих денежное обращение с помощью системы электронных безналичных расчетов в торговле, сервисном обслуживании. Для осуществления взаиморасчетов между различными странами в 1975— 1976 гг. была создана система международных банковских телекоммуникаций SWIFT, объединяющая банки многих стран. В России в эту систему включен ряд банков и число их постоянно увеличивается. Совершенствование документооборота происходит на основе электронной почты и электронной подписи, что значительно повышает эффективность банковскихопераций.

Таблица 3.1.

Организация электронного документооборота при продаже товаров

АРМ

Формирование первичной документации

Состав реквизитов документа

АРМ

склада

Формирование прайс-листа и передача

его в АРМ маркетинга

Наименование товара, количество,

отпускная цена

АРМ

маркетинга

На основании прайс-листа выписка счета покупателю для оплаты товаров

Наименование товара, количество, отпускная цена, НДС, акцизы,

сумма всего

АРМ

склада

Выписка накладных на отпуск товара

(на основании данных счета)

-

АРМ

маркетинга

Выписка счета-фактуры (на основании

данных накладной)

"—

АРМ

маркетинга

Формирование книги продаж (на основании счета-фактуры)

-

АРМ-БАНК

бухгалтерии

Формирование проводки об оплате счета (на основании поступившей

выписки из банка)

Дт; Кт; сумма к оплате с НДС

АРМ учета

материалов бухгалтерии

Формированиепроводкиреализации Д товара (на основаниинакладной)

т; Кт; сумма без НДС, сумма НДС

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]