Теоретические основы автоматизированного управления

Параметры отображения позволяют контролировать вывод на экран панелей инструментов, панели ввода и строки состояния. Это проделывается посредством команд Настройка или Опции в меню Сервис.

Практически все элементы интерфейса основного окна (панели инструментов, меню, раскрывающиеся списки) являются общими для всех окон проектов.

В верхней части основного окна расположена строка меню, под ней находятся панели инструментов, кнопки которых обеспечивают доступ к наиболее часто используемым командам меню; ниже расположена строка редактирования, которая используется для ввода текстовой информации в ячейки электронных таблиц проекта; в нижней части родительского окна находится строка состояния, в которой отображается дополнительная информация о работе приложения. Наконец, в левой части окна в исходном состоянии размещается панель Консультанта; непосредственно над ней расположена панель инструментов Консультанта, которая позволяет быстро переходить от одного этапа планирования к другому.

Средства поддержки пользователя

Среди решений, направленных на повышение эффективности работы пользователей с MS Project, можно отметить следующие:

набор Мастеров, позволяющих даже начинающему пользователю справляться с работой без посторонней помощи;

развитая справочная система, содержащая как сведения по общим принципам управления проектами и по работе с MS Project, так и проблемноориентированные подсказки, сформулированные в виде ответов на вопросы типа «как сделать. . .»; сюда же можно отнести возможность оперативного доступа к службе технической поддержки через Интернет;

широкие права, предоставленные пользователям по индивидуальной настройке рабочей среды приложения;

система контекстных меню, обеспечивающая доступ только к тем командам, которые могут быть выполнены в каждой конкретной ситуации.

Рассмотрим эти аспекты организации пользовательского интерфейса подробнее.

Консультант

Консультант (Project Guide) — это одно из основных нововведений MS Project. По сути, он представляет собой набор Мастеров, каждый из которых предназначен для выполнения определенного этапа создания проекта. Имеется также специальный Macтep, способный помочь в отслеживании проекта. Всего в состав

Консультанта включены шесть Мастеров:

1.Мастер определения проекта (Project Wizard).

2.Мастер описания задач (Tasks Wizard).

3.Мастер формирования календаря (Calendar Wizard).

4.Мастер назначения ресурсов (Resource Wizard).

5.Мастер отслеживания (Tracking Setup Wizard).

6.Мастер подготовки отчетов (Report Wizard).

Все они имеют однотипный интерфейс, реализованный на основе панели, отображаемой в левой части окна MS Project.

Работа каждого Macтepa предполагает выполнение нескольких шагов, активизация любого из которых производится щелчком на соответствующей гипертекстовой ссылке.

Для быстрого выбора требуемого Macтepa панель Консультанта дополнена размещенной над ней панелью инструментов. На этой панели имеется также кнопка

Следующие шаги и связанные действия. Щелчок на ней открывает список всех возможных действий, в выполнении которых может помочь Консультант.

Можно закрывать и открывать панель Консультанта в текущем сеансе работы с MS Project, используя кнопку Показать или скрыть Консультант.

Чтобы запретить открытие панели Консультанта в последующих сеансах работы, следует снять флажок Открывать консультант на вкладке Интерфейс панели настройки параметров MS Project.

Если указанный выше флажок снят, то можно открыть панель Консультанта

втекущем сеансе одним из следующих способов:

1.Щелкнуть правой кнопкой мыши в свободной позиции полосы меню основного окна MS Project и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт

Область задач.

2.В меню Файл выбрать команду Создать. Имейте в виду, что одноименная кнопка панели инструментов основного окна MS Project позволяет создать новый файл, но не открывает панель Консультанта.

Справочная система

Справочная система MS Project 2002 организована в целом так же, как и в других продуктах, входящих в состав MS Office. Она содержит семь основных компонентов:

1.Электронное руководство, реализованное в стандартном для Windows-при- ложений формате.

2.Мастер ответов (Answer Wizard).

3.Систему так называемых смарт-тегов (интеллектуальных подсказок).

4.Мастер планирования.

5.Контекстно-зависимую подсказку в форме ответа на вопрос «Что это такое?» (What’s this?).

6.Набор всплывающих подсказок, появляющихся на экране при наведении указателя на элемент интерфейса.

7.Оперативную техническую поддержку, предоставляемую Microsoft через Интернет.

Ниже дана краткая характеристика четырех первых из перечисленных компонентов.

1. Электронное руководство.

Окно электронного руководства выводится на экран при первом запуске MS Project и будет появляться при каждом следующем запуске пакета, если вы явно не откажетесь от этой услуги. Чтобы сделать это, следует войти в меню Сервис основного окна MS Project, выбрать команду Параметры и в открывшемся диалоговом окне на вкладке Общие снять флажок Отображать справку при запуске.

Чтобы открыть руководство, когда в нем возникнет необходимость, следует выбрать в меню Справка либо команду Справка: Microsoft Project, либо команду

Вызов справки. Можно также воспользоваться кнопкой Справка: Microsoft Project, вынесенной на панель инструментов.

Информация, помещенная в руководство, сгруппирована в четыре относительно самостоятельных раздела:

1.Новые возможности — раздел содержит краткий обзор новых возможностей и доработок, реализованных в Microsoft Project.

2.Схема проекта — развернутый алгоритм действий при разработке плана проекта с помощью Microsoft Project; здесь можно найти пояснения ко всем основным фазам этого процесса: от описания структуры проекта до распределения ресурсов и проведения стоимостного анализа проекта.

3.Учебник — достаточно подробное пособие для начинающих по управлению проектами; в нем вводятся основные понятия и термины, знание которых необходимо при работе с Microsoft Project.

4.Справочник — раздел фактически является сборником гипертекстовых ссылок, имеющихся в руководстве, то есть своеобразным толковым словарем (отметим, что наряду с ним в справочнике имеется глоссарий, в который также можно попасть через этот раздел, щелкнув на соответствующей ссылке).

Заголовки всех разделов также реализованы в виде гипертекстовых ссылок, которые подсвечиваются при наведении на них указателя мыши.

При входе в любой раздел открывается отдельное окно, формат которого несколько отличается для каждого из разделов. Однако во всех разделах основным средством навигации по справочнику являются гипертекстовые ссылки, которые обеспечивают переход к требуемому термину независимо от того, в каком разделе он расположен.

2. Мастер ответов.

Электронное руководство в MS Project, как и в других Windows-приложениях, снабжено системой поиска требуемой информации по ключевым словам. Однако для работы с ней требуется сначала открыть окно руководства, затем перейти на соответствующую вкладку. Это не очень удобно. Поэтому разработчики Project поместили средство поиска (Мастер ответов) непосредственно в основное окно Project.

Введя в поле интересующий термин или фразу и нажав клавишу <Enter>, можно получить список разделов справочного руководства, содержащих этот термин.

Все введенные термины сохраняются в списке Macтepa. Поэтому если нужно повторно получить по нему справку, не потребуется вводить запрос с клавиатуры.

3. Система смарт-тегов.

Смарт-теги, или интеллектуальные подсказки (Smart Tags), — это графические символы, появляющиеся на экране в той или иной ситуации, требующей привлечения внимания пользователя. Примером такой ситуации может служить изменение длительности задачи, имеющей фиксированный объем трудозатрат.

Одним из существенных достоинств смарт-тегов является их «ненавязчивость». Сначала в ячейке, значение которой было изменено, появляется небольшой зеленый треугольник — индикатор смарт-тега. При наведении указателя мыши на изменен-

ную ячейку рядом «всплывает» дополнительный индикатор. Если же вы наведете указатель на этот индикатор, он превращается в кнопку.

Щелчок на кнопке приводит к вызову окна, в котором пользователю предлагается уточнить, чем вызвано внесенное изменение. После выбора любого из предложенных вариантов индикатор смарт-тега будет удален из ячейки.

Смарт-теги предусмотрены для следующих ситуаций:

дополнительное назначение ресурса;

изменение дат начала или завершения задачи;

изменение объема работ, объема назначений или длительности задачи;

удаление идентификатора задачи или ресурса.

Чтобы отключить систему смарт-тегов, достаточно снять флажки в группе

Отображать индикаторы и меню на вкладке Интерфейс панели настройки параметров MS Project.

4. Мастер планирования.

Надо сказать, что по «интеллектуальности» он практически не уступает смарттегам. А в чем-то, возможно, и превосходит их.

Мастер планирования появляется достаточно неожиданно, но всегда вовремя. В отличие от смарт-тегов, вы не сможете проигнорировать его предупреждения, появляющиеся на экране в форме диалоговых окон. Дело в том, что Мастер планирования реагирует, как правило, на более опасные ситуации, чем система смарт-тегов: например на попытку перенести задачу на более поздний срок или на выходной день.

Вообще Мастер планирования «специализируется» на трех направлениях:

1)помощь в использовании MS Project;

2)помощь в планировании;

3)помощь в устранении ошибок.

Если нет необходимости в работе Мастера планирования или в какой-либо из 13 его функций, то следует поступить так: в меню Сервис выбрать команду Параметры, в открывшемся диалоговом окне перейти на вкладку Общие и снять соответствующий флажок в группе Мастер планирования.

Контекстные меню

Обилие функциональных возможностей MS Project в некоторых случаях может затруднить работу пользователя, особенно начинающего. Среди нескольких десятков команд сложно быстро отыскать именно ту, которая нужна для решения какой-либо частной задачи. Тем не менее благодаря системе контекстных меню подобные затруднения могут быть вполне успешно преодолены.

Контекстное меню — это список команд, которые можно применить к выбранному объекту в текущей ситуации (то есть в данном контексте). В соответствии с этим состав контекстного меню изменяется в зависимости от того, с каким объектом вы работаете и какие операции выполнялись над этим объектом ранее.

Чтобы открыть контекстное меню, достаточно установить указатель мыши на интересующем объекте и щелкнуть правой кнопкой мыши.

Команды, образующие каждое контекстное меню, — это своеобразное «ассорти», собранное из команд основного меню MS Project, поэтому любую из них можно найти и в разделах основного меню, что менее удобно.

MS Project поддерживает систему контекстных меню для всех дочерних окон (то есть для всех представлений проекта), причем контекстные меню предусмотрены как для окна в целом, так и для отдельных его элементов. Например, с помощью команд контекстного меню шкалы времени диаграммы Гантта можно выбрать масштаб оси времени, а с помощью команд контекстного меню отрезка задачи — изменить ее длительность.

Практика показывает, что подавляющее большинство операций по разработке и анализу расписаний проектов в среде MS Project удобнее всего выполнять именно посредством контекстных меню.

Настройка рабочей среды

Как правило, индивидуальная настройка рабочей среды выполняется пользователем после того, как он приобретет некоторый практический опыт в работе с приложением, определит для себя наиболее часто используемые команды и элементы интерфейса. MS Project поддерживает возможности по настройке пользовательского интерфейса, которые можно условно разделить на два вида:

1)стандартные для всех Windows-приложений;

2)специфичные именно для MS Project 2002.

Кпервому виду относятся, в частности, такие возможности:

настройка панелей инструментов (их можно сделать «плавающими», перетащить в любую позицию окна, закрыть либо скомпоновать по-своему, убрав одни кнопки и добавив другие);

выбор режима просмотра меню (полный или сокращенный вариант) и их внешнего вида.

Чтобы изменить параметры указанных элементов интерфейса, необходимо войти в меню Сервис и в каскадном меню Настройка выбрать команду Панели инструментов.

Настройки пользовательского интерфейса относятся, прежде всего, к визуальному отображению информации о проекте, а также к приемам редактирования этой информации. Некоторые аспекты управления визуальными атрибутами рабочей среды реализуются через «Представления, таблицы и поля». Другие параметры настройки рабочей среды собраны на различных вкладках окна Параметры, вызываемого одноименной командой из меню Сервис.

Представления, таблицы и поля

В MS Project различные варианты визуального отображения параметров проекта называются представлениями проекта (Views). Некоторые из них являются интерактивными и позволяют вносить изменения в данные о проекте, другие же предназначены только для анализа текущих значений. Ниже приведена общая характеристика основных типов представлений и входящих в них компонентов. Особенности использования конкретных представлений будут рассмотрены в соответствующих разделах.

Представления

Даже небольшой проект может содержать около сотни различных параметров: наименования задач, даты начала и завершения задач и проекта в целом, данные о количестве и распределении ресурсов по задачам проекта и т. д. Причем од-

ни параметры удобнее просматривать в числовой или текстовой форме, другие —

вграфической, а третьи — сегодня — в текстовой, а завтра — в графической форме.

Всилу указанных причин практически невозможно получить исчерпывающие сведения о расписании проекта и ходе его выполнения, опираясь на единственный формат отображения данных по проекту.

Поэтому в MS Project одним из основных элементов интерфейса является представление.

Выбор представления

Представление (view) — это определенный формат отображения некоторого подмножества параметров проекта.

ВMS Project имеется набор предопределенных представлений (своеобразных шаблонов), обеспечивающих вывод сведений о проекте в наиболее удобном виде. Всего таких представлений около трех десятков. Если ни одно из них не соответствует вашим потребностям, можно создать собственное представление (точнее, сколько угодно собственных представлений) и использовать его в случае необходимости.

По умолчанию для отображения параметров нового проекта используется представление, которое называется Диаграмма Гантта. Обратите внимание, что окно проекта (то есть окно представления) снабжено дополнительной вертикальной полосой заголовка, на которой выводится название представления.

Чтобы заменить используемое представление другим, можно поступить одним из следующих способов:

Открыть Панель представлений и щелкнуть на ней кнопку, соответствующую требуемому представлению.

Открыть меню Вид и выбрать в нем одно из восьми основных представлений.

В меню Вид выбрать команду Другие представления и в открывшемся диалоговом окне выбрать нужное представление.

Создание нескольких представлений проекта

Каждое представление отображается в отдельном окне.

Если нужно иметь на экране два или более различных представлений проекта, требуется создать для каждого из них новое дочернее окно. Для этого необходимо:

1.Открыть меню Окно и выбрать в нем команду Новое окно.

2.В открывшемся диалоговом окне выполнить следующие действия:

всписке Проекты выбрать проект, для которого вы хотите создать новое представление;

врасположенном ниже раскрывающемся списке Представление выбрать требуемое представление;

щелкнуть на кнопке ОК.

Если работа происходит с несколькими файлами проектов, то прежде чем добавить новое представление, необходимо убедиться, что активно окно именно того проекта, который интересует.

Комбинированные представления

Каждое представление отображается в отдельном окне. Тем не менее MS Project поддерживает возможность объединения двух или трех представлений либо двух

или трех различных форматов данных в одном окне. В этом случае окно проекта разделяется (по вертикали или по горизонтали) на соответствующее количество подокон. Например, представление Диаграмма Гантта является комбинированным представлением, объединяющим два вертикальных подокна: таблицу задач и календарный график.

Можно изменять относительные размеры подокон в комбинированном представлении, перемещая полосу разделения. Если информация, выводимая в подокне, не умещается в его видимой части, то для подокна используются собственные полосы прокрутки.

В качестве горизонтального подокна, отображаемого в нижней части представления, используются так называемые формы. Каждая форма содержит данные об одном конкретном элементе проекта (задаче, ресурсе или назначении). Подробнее о формах рассказано в одноименном подразделе данной главы.

Следует отметить, что возможность получения на экране комбинированного представления заранее заложена разработчиками в представления определенных типов. Необходимо запомнить несложное правило: если в нижнем правом углу окна представления имеется маркер полосы разделения, то с его помощью можно «вытащить на свет» дополнительное представление. Чтобы убедиться, что обнаруженный вами элемент интерфейса является маркером, достаточно навести на него указатель мыши. Если он примет форму двунаправленной стрелки, значит, это маркер.

Итак, чтобы получить комбинированное представление, необходимо:

1.Установить указатель на маркер полосы разделения и нажать левую кнопку мыши.

2.Не отпуская кнопку мыши, переместить маркер в вертикальном направлении; при этом в окне появится контур полосы разделения.

3.Получив желаемый размер подокон, отпустить кнопку мыши; после этого дополнительное представление появится на экране.

4.После того как получено исходное комбинированное представление, можно создавать на его основе любые комбинации представлений, используя даже те, в которых отсутствует маркер разделения.

Чтобы изменить состав подокон в комбинированном представлении, необходимо:

щелкнуть на полосе заголовка представления (или в любой точке внутри заменяемого подокна);

выбрать требуемое представление одним из рассмотренных выше способов (например, с помощью Панели представлений).

При удачном (а точнее — продуманном) выборе вида комбинированного представления можно обрести очень эффективный инструмент анализа тех или иных аспектов проекта. Например, при выборе представления, в котором выбор ресурса в списке (в верхнем подокне) приводит к автоматическому отбору задач, на которые он назначен. Эти задачи отображаются на диаграмме Гантта (в нижнем подокне).

Таблицы и листы

Работа с числовыми и текстовыми данными основана в первую очередь на использовании электронных таблиц, подобных таблицам MS Excel. Каждая такая таблица состоит из ячеек, объединенных в строки и столбцы.

В MS Project можно формировать таблицу только из предопределенного набора столбцов (колонок). Перечень столбцов, которые могут быть включены в таблицу, определяется типом листа, на основе которого создано представление.

Все сведения о проекте хранятся в базе данных. С определенной долей условности можно считать, что база данных MS Project состоит из двух огромных таблиц: таблицы задач и таблицы ресурсов. Состав полей каждой из этих таблиц выбран таким образом, чтобы они позволили описать самый сложный проект. Разумеется, для большей части реальных проектов многие поля таблиц являются избыточными. Чтобы не увеличивать размер файла «обычного» проекта и не «тащить» в него все поля исходных таблиц (все равно многие из них останутся незаполненными), в представления проекта включаются только фрагменты исходных таблиц задач и ресурсов.

Так вот, для обозначения исходных «полнокровных» таблиц был введен термин лист, а все другие таблицы, сформированные на их основе, остались просто

таблицами.

Таким образом, в MS Project существует два листа: Лист задач и Лист ресурсов. В подавляющем большинстве случаев пользователь не имеет непосредственного доступа к листам и работает лишь с таблицами. Тем не менее можно увидеть список всех столбцов того или иного листа, когда захотите добавить в некоторую таблицу новый столбец.

Таблицы в MS Project предназначены для отображения и редактирования числовых и текстовых данных проекта. Таблицы входят в состав многих стандартных представлений MS Project и используются либо самостоятельно, либо в сочетании с графическими подокнами. Во втором случае изменение данных в таблице приведет к автоматической корректировке графических данных, и наоборот, изменение графических данных приведет к изменению данных в таблице.

Можно скорректировать формат таблицы в представлении или заменить ее другой таблицей. Предлагаются на выбор около двух десятков стандартных таблиц, полученных на основе Листа задач, и еще десять таблиц, созданных на основе

Листа ресурсов.

Чтобы заменить в представлении одну таблицу на другую, необходимо:

Открыть меню Вид и войти в каскадное меню Таблица (справа от названия этого меню отображается имя текущей таблицы).

Выбрать требуемую таблицу.

Графики и календари

Известно, что люди воспринимают графическую информацию значительно лучше, чем колонки цифр.

В MS Project можно практически любую таблицу дополнить или заменить соответствующим графиком.

График — это представление, отображающее сведения о проекте в графической форме.

Для отображения параметров задач используются два основных типа графиков: диаграмма Гантта и сетевой график. Оба эти представления будут подробно рассмотрены в следующем разделе.

Для отображения параметров ресурсов предусмотрен единственный график, который так и называется: график ресурсов. Однако для него имеется десять различных форматов, соответствующих различным аспектам планирования и анализа ресурсов:

1.Пиковые единицы.

2.Трудозатраты.

3.Совокупные трудозатраты.

4.Превышение доступности.

5.Процент загрузки.

6.Оставшаяся доступность.

7.Затраты.

8.Совокупные затраты.

9.Доступность по трудоемкости.

10.Доступность в единицах.

Частным случаем графика можно считать представление, которое называется Календарь. Оно позволяет отобразить на своеобразном электронном календаре временные характеристики задач и использование ресурсов. Это представление не является столь же эффективным, как другие, однако и у него есть свои преимущества. Например, двойным щелчком мыши на определенной дате можно получить исчерпывающие сведения о задачах, которые должны выполняться в этот день.

Поля данных

Поля данных, или просто поля (Field), играют в MS Project очень важную роль: именно с их помощью пользователь может вводить требуемые или просматривать вычисленные MS Project значения параметров проекта.

Поле определенного типа содержит один вид данных и может являться частью таблицы, элементом графика или формы. Так, столбец в любой электронной таблице MS Project — это поле данных. В форме поле данных — это, как правило, именованное поле ввода или ячейка столбца. В сетевом графике поля данных содержатся в каждом блоке («рамке»).

В MS Project имеется несколько видов полей:

поля задач (Task Fields) и повременные поля задач (Timephased Task Fields);

поля ресурсов (Resource Fields) и повременные поля ресурсов (Timephased Resource Fields);

поля назначения (Assignment Fields) и повременные поля назначения (Timephased Assignment Fields).

Поля задач служат для ввода и просмотра параметров задач и могут использоваться на диаграмме Гантта, в таблице задач и в представлении сетевого графика.

Повременные поля задач присутствуют в представлении Использование задач

(Task Usage). Эти поля содержат информацию по задаче, распределенную по ее длительности.

Поля ресурса содержат обобщенную информацию для каждого ресурса (без учета назначения на конкретные работы). Они присутствуют в таблице ресурсов и в представлении Использование ресурсов (Resources Usage).

Повременные поля ресурса могут использоваться в представлении Использование ресурсов. Эти поля показывают информацию для каждого ресурса, распределенную по длительности назначения.

Поля назначения содержат информацию относительно назначения ресурса на задачи. Они отображаются в Форме задач (Task Form) и в Форме ресурсов (Resource Form), открытых в режиме комбинированного просмотра, а также в представлениях

Использование задач и Использование ресурсов.

Тип поля определяет не только вид хранящейся в нем информации, но и способ ее ввода. Например, для некоторых полей (в частности, для поля Название задачи) предусмотрен ввод данных с клавиатуры, а в другие поля данные помещаются автоматически, на основе рассчитанных MS Project параметров проекта (например, это относится к суммарной длительности проекта и к его стоимости).

В MS Project реализовано более сотни «стандартных» полей, соответствующих параметрам, наиболее часто используемым при анализе проекта. Помимо них, пользователем могут быть созданы собственные, «настраиваемые» поля (Customize Fields).

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Комбинируя различные типы полей (как стандартных, так и настраиваемых), разработчик проекта может получить наиболее подходящую форму его визуального представления.

.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.11.2Формы представления

Диаграмма Гантта — это представление можно считать основной рабочей средой как для разработчика проекта, так и для руководителя, контролирующего ход реализации проекта.

Окно разделено на две части: электронную таблицу, расположенную слева, и графическую область, которая находится справа. При этом графическое подокно как бы накладывается сверху на таблицу, перекрывая часть ее столбцов. Размеры подокон можно изменять, перемещая с помощью мыши разделительную линию. При перемещении границы вправо становятся видны столбцы таблицы, закрытые графическим подокном.

Таблица, используемая в представлении Диаграмма Гантта, предназначена для хранения сведений о задачах проекта.

Графическая панель представления Диаграмма Гантта предназначена для отображения календарного графика проекта, поэтому ее так и называют — окно календарного графика.

Обе части представления Диаграмма Гантта связаны по данным: изменение информации в одной из них ведет к автоматической коррекции соответствующих данных в другой.