ТФ Путешествие

10

Министерство образования РФ

БФ Санкт-Петербургского государственного инженерно-экономического университета

Отчет по практике

По дисциплине: «Информационные технологии в туризме»

Тема: «Автоматизация туристической фирмы. СУБД ACCESS»

Выполнила:

студентка 2 курса 57 группы Чехонадских И.В.

Проверила:

Аноприева Е.В.

Белгород 2004

Наша фирма «Путешествие» работает в сфере туризма. Официальный статус общество с ограниченной ответственность. Специализируется наша туристическая фирма на рекреационных и экскурсионных турах.В настоящее время мы разрабатываем новое направление специфических туров – экотуризм. При текущих обстоятельствах, наша фирма имеет большой поток клиентов и для более оперативной работы необходима автоматизации работы. Для этого мы решили воспользоваться возможностью системы управления базой данных (СУБД) ACCESS. Так как данная система дает нам возможность управлять базой данных нашей фирмы, мы решили полностью перенести в нее все данные.

Для того, чтобы начать работу с ACCESS, в первую очередь необходимо определить структуру нашей будущей базы данных. Для начала, проанализировав все имеющиеся у нас данные, мы решает разбить их на определенное количество таблиц приведенных ниже. В каждой таблице мы создаем определенные поля имеющие такие подписи, которые были бы нам удобны при дальнейшей работе с данными.

Таким образом у нас в плане имеются следующие таблицы с полями:

Таблица 1 «Организация»

В этой таблице будут содержаться все данные о нашей организации, и могут быть использованы в дальнейшем для составления отчетов в качестве основных данных о фирме (шапка).

Таблица 2 «Клиенты. Юридические лица»

В таблице номер два будут содержаться основные данные о наших клиентах. Поле организация необходимо здесь потому что основные клиенты нашей туристической фирмы – юридические лица (организации). (см. Таблица 2)

Таблица 3 «Страны»

Здесь содержаться основные данные по тем странам, с которыми сотрудничает наша фирма или в которые организует туры через посредников.

Таблица 4 «Валюты»

Для удобства учета мы создаем таблицу с названием «Валюта» и помещаем в нее информацию о тех валютах, с которыми нам приходится работать.

Таблица 5 «Поставщики»

Здесь мы размещаем информацию о наших партнерах, которые предоставляют нам определенные услуги, необходимые в нашей непосредственной деятельности.

Таблица 6 «Проживание»

Условия проживания, место проживания и т.д. также должны обязательно учитываться при подборе тура. Поэтому в Таблице 6 представлены все данные, касающиеся этого раздела. (см. Таблица)

Таблица 7 «Вид оплаты»

Эта таблица для нас также достаточно важна, для того, чтобы видеть каким образом была или будет произведена оплата тура: наличными, чеком или карточкой.

Таблица 8 «Вид тура»

Здесь мы определяем основные виды туров, которые предлагает наша фирма. Для отчетов это будет достаточно удобно, все наши туры привести к определенной группе. (см. Таблица 9)

Таблица 9 «Офисы»

Так как фирма имеет не один офис, то эти данные тоже необходимо учесть для контроля. Для составления в дальнейшем отчетов по продажам необходимо будет включить это поле, для того, чтобы знать в каком офисе производилась продажа тура.

Таблица 10 «Сотрудники»

В этой таблице содержится информация о всех сотрудниках фирмы.

Таблица 11 «Вид транспорта»

Для учета транспорта, который участвует в формировании тура и трансферов.

Таблица 12 «Туры»

Эту таблицу мы создаем для того, чтобы в оперативном режиме работать с теми турами, которые имеются у нас в наличии.

Таблица 13 «Заявки клиентов»

В последней таблице мы ввели все необходимые поля, которые нам могут понадобиться при оформлении заявки.

Далее, определив структуру нашей базы данных, мы начинаем непосредственную работу с СУБД ACCESS.

После запуска программы, в окне базы данных мы выбираем вкладку «таблица» и создаем новую таблицу. Далее в окне «новая таблица» выбираем пункт «конструктор» и создаем структуру таблицы (в соответствии с запланированными ранее полями). Вводим каждое поле и тип данных следующим образом

Имя поля	Тип данных
Наименование	Текстовый
Адрес	Текстовый
e-mail	Текстовый
Номер р/с	Числовой
Банк и коррсчет	Текстовый
Телефон/факс	Текстовый
ИНН	Числовой

.

Для каждой таблицы в режиме конструктора необходимо определить свойства. От свойств полей зависит, какие типы данных можно вносить в поле и что можно делать с этими данными. Таким образом, мы определяем свойства во вкладке общие для всех полей таблиц.

Во вкладке общие мы определяем размер поля, формы поля, подпись, обязательное поле, индексированное поле. Так как на мой взгляд в данном разделе требуют объяснения два поля – обязательное и индексированное, я укажу в приведенных ниже таблицах данные значения для каждого поля.

Таблица 2 «Клиенты. Юридические лица»

Имя поля	Тип данных	Обязательное поле	Индексированное поле
Организация Клиент(от фирмы) Должность Дата рождения Паспортные данные Личный контактный телефон Наличие заграничного паспорта Примечание	Текстовый Текстовый Текстовый Дата/время Текстовый Текстовый Логический Текстовый	Да Да Да Да Да Нет Да Нет	Нет Да (совпадения не допускаются) Нет Нет Нет Нет Нет Да (совпадения допускаются)

Таблица 3 «Страны»

Имя поля	Тип данных	Обязательное поле	Индексированное поле
Код страны Наименование страны Валюта	Текстовый Текстовый Текстовый	Да Да Да	Да (совпадения допускаются Да (совпадения не допускаются) Да (совпадения допускаются)

Таблица 4 «Валюты»

Имя поля	Тип данных	Обязательное поле	Индексированное поле
код валюты наименование валюты	Текстовый Текстовый	Да Да	Да (совпадения не допускаются) -//-//-

Таблица 5 «Поставщики»

Имя поля	Тип данных	Обязательное поле	Индексированное поле
наименование организации страна адрес ИНН Расчетный счет Банк и коррсчет Телефон Вид услуг	Текстовый Текстовый Текстовый Текстовый Числовой Числовой Текстовый Текстовый текстовый	Да Да Да Да Да Да Да Нет Да	Нет Нет Да (совпадения допускаются) Нет Нет Нет Нет Нет нет

Таблица 6 «Проживание»

Имя поля	Тип данных	Обязательное поле	Индексированное поле
Код Место проживания Условия проживания Страна, город проживания Наличие удобств	Текстовый Текстовый Текстовый Текстовый текстовый	Да Да Да Да Да	Да (совпадения не допускаются) Нет -//-//- -//-//- нет

Таблица 7 «Вид транспорта»

Имя поля	Тип данных	Обязательное поле	Индексированное поле
Вид транспорта Наименование	Текстовый Текстовый	Да Да	Да (совпадения допускаются) Да (совпадения не допускаются)

Таблица 8 «Вид тура»

Имя поля	Тип данных	Обязательное поле	Индексированное поле
Вид тура	текстовый	Да	Да (совпадения не допускаются

Таблица 9 «Офисы»

Имя поля	Тип данных	Обязательное поле	Индексированное поле
Код офиса Адрес Сотрудник	Текстовый Текстовый Текстовый	Да Да Да	Да (совпадения не допускаются Нет Да (совпадения не допускаются)

Таблица 10 «Сотрудники»

Имя поля	Тип данных	Обязательное поле	Индексированное поле
ФИО Должность Право подписи	Текстовый Текстовый логический	Да Да Да	Да (совпадения не допускаются) Нет Нет

Таблица 11 «Вид оплаты»

Имя поля	Тип данных	Обязательное поле	Индексированное поле
Форма оплаты	Текстовый	Да	Да (совпадения не допускаются)

Таблица 12 «Туры»

Имя поля	Тип данных	Обязательное поле	Индексированное поле
Вид тура Страна Название тура Длительность Вид транспорта Цена	Текстовый Текстовый Текстовый Числовой Текстовый Денежный	Да Да Да Да Да Да	Да (совпадения допускаются) Нет Да (совпадения не допускаются) -//-//- -//-//- -//-//-

Таблица 13 «Заявки клиентов»

Имя поля	Тип данных	Обязательное поле	Индексированное поле
Номер по порядку Дата Вид тура Название тура Клиент Страна Вид транспорта Длительность Стоимость Форма оплаты Валюта оплаты Дата оплаты Сопровождающий Наличие страховки Наличие скидки Поставщик тура	Числовой Дата/время Текстовый Текстовый Текстовый Текстовый Текстовый Числовой Денежный Текстовый Текстовый Дата/время Текстовый Логический Логический Текстовый	Да Да Да Да Да Да Да Да Да Да Да Да Да Да Нет нет	Нет Да (совпадения допускаются) -//-//- -//-//- -//-//- -//-//- -//-//- -//-//- -//-//- -//-//- -//-//- -//-//- -//-//- -//-//- нет нет Да(совпадения допускаются)

Вид поля «текстовый» мы применяем для тех полей, которые предполагают текстовое заполнение, «дата/время» – если поле должно содержать или дату или время, «логический» – если есть два варианта ответа – например «да/нет», если поле должно содержать наличие денежных расчетов, мы ставим тип поля – «денежный». «Числовой» – там где предполагается работа с числами

«Общие» свойства – «обязательное поле» дают информацию о том обязательно ли это поле должно быть заполнено или данное поле может быть пропущено с нулевым результатом.

Индексированное поле дает раскладку из трех вариантов: нет (неиндексированное), Да(совпадения не допускаются) и Да(совпадения не допускаются). Индексы довольно важны, т.к.индексирование позволяет значительно ускорить поиск и сортировку. Но в больших базах данных это может привести к длительному выполнению операций обновления содержания таблицы. С помощью этого свойства можно указать, что данное поле будет проиндексировано.

Если мы хотим создать подстановку мы выбираем в свойствах одноименную закладку. Здесь мы выбираем для полей поле со списком для того, чтобы в таблице при щелчке мышью по полю должна появиться кнопка, обеспечивающая выбор из списка. Это намного облегчает работу при заполнении таблиц. Здесь мы устанавливаем параметры заполняя графы и в строке «источник строк» выбираем ту таблицу из которой будет осуществляться подстановка.

На следующем этапе мы создаем формы для всех наших таблиц в закладке «формы» в окне базы данных. Формы создаются для заполнения таблиц, редактирования данных в таблицах и просмотра данных.

Создаем форму через конструктор, в качестве источника данных выбираем нужную нам таблицу. Далее производим ввод необходимых данных и сохраняем форму с именем таблицы, использованной в качестве источника данных.

Далее можно создать самозаполняющийся список (в нашем случае - это таблица «Клиенты – юридические лица»). При этом, если мы будем вносить новое значение она автоматически появляется в списке (при этом далее эти данные не нужно будет набирать вручную, а просто выбрать из списка). Для этого мы создаем форму, основанную на таблице «Клиенты – юридические лица» с именем «Форма для добавления записей». А затем создаем группу макросов через вкладку «макросы».

Мы заполняем все имеющиеся у нас таблицы данными через соответствующие этим таблицам формы.

Теперь, когда таблицы у нас находятся в готовом виде, т.е. все данные внесены в них, мы должны определить связи между ними. Связи создаются для того, чтобы передавать по мере необходимости данные между таблицами, организуя запросы на основе сразу нескольких таблиц. Однако выполнение этих операций возможно только в том случае, когда между таблицами определены связи.

Связь устанавливается между полями разных таблиц, которые обычно имеют одно и то же имя. Причем связь между таблицами организована таким образом, что данные из одной таблицы могут использоваться в другой.

Так, например, наша таблица «Заявки клиентов» связана с рядом таблиц. Практически все поля данной таблицы имеют связь с аналогичными полями других таблиц. (в приведенной ниже таблице определены связи)

Таблица 13 «Заявки клиентов», поля:

► Вид тура – табл. «вид тура», поле – «вид тура»

► Название тура – табл. «туры», поле – «название тура»

► Клиент – табл. «Клиенты. Юр. Лица», поле – «клиент от организации»

► Страна – табл. «Страны», поле – «наименование»

► Вид транспорта – табл. «Вид транспорта», поле – «наименование»

► Длительность – табл. Туры», поле – «длительность тура»

► Форма оплаты – табл. «Вид оплаты», поле – «вид оплаты»

► Валюта оплаты – табл. «Валюты», поле – «наименование»

►Сопровождающий – табл. «Сотрудники», поле – «ФИО»

►Поставщик тура – табл. «Поставщики», поле – «наименование»

Все связи у нас имеют вид – «один ко многим», что означает – каждая запись из первой таблицы соответствует многим записям в другой таблице.

Определив все необходимые для дальнейшей работы связи, мы можем приступать к формированию запросов. Запросы создаются в закладке «запросы».

Через конструктор мы создаем новый запрос, выбираем таблицу, на которой будет основываться наш запрос и затем последовательно выбираем поля, которые будут показаны при выводе запроса на экран. В строке отбора (для основного поля, по которому мы хотим создать запрос), например «вид транспорта», мы щелкаем кнопу «построить» на панели инструментов и в появившемся окне щелкаем по кнопке «Like» и создаем выражение Like «самолет». Таким образом у нас будет запрос по турам, трансфер в которых предусмотрен самолетом. По подобию мы создаем все запросы, которые нам необходимы:

• Запрос по виду транспорта

• Запрос по виду тура

• Запрос на определенную дату

Теперь мы можем приступить к созданию отчетов.

Как правило, базы данных используются именно для того, чтобы представить находящиеся в низ сведения в распечатанном виде, причем в наиболее привлекательной форме. В основном в Access это делается с помощью отчетов.

Итак, отчеты мы создаем в закладке «отчеты» окна базы данных.

Мы выбрали один из способов создания отчетов – через мастер отчетов. В диалоговом окне мы выбираем данные, которые удовлетворяют нашим требованиям. Т.е. выбираем таблицу, на основе которой будет создаваться отчет, вводим поля, которые нам необходимы, определяем внешний вид отчета.

После этого мы можем просмотреть отчет в окне предварительного просмотра. Отчет должен содержать все основные данные об организации, дату, когда он был создан.

Затем мы выводим уже готовый отчет на печать (см. Приложения).

Теперь, когда мы научились создавать свою базу данных, вводить туда все имеющиеся у нас данные и работать с этими данными посредством запросов и отчетов, работа оперативность нашей работы должна возрасти, облегчив тем самым труд всех сотрудников нашей фирмы.