10. Организация договорной работы на фирме.

В соответствии с Общим положением 1972 года одной из основных обязанностей юристов признается организация договорной работы на предприятии. Пункт 9 «д» Общего положения предусматривает, что юридическая служба совместно с другими подразделениями предприятия организует работу по заключению хозяйственных договоров, участвует в их подготовке.

Особо значимым моментом договорной работы является налаживание договорных связей, заключение договоров. Четкое и умелое заключение договоров выступает одним из основных . Именно на стадии оформления договоров закладываются предпосылки успешной работы фирмы, повышения прибыли и предупреждения потерь от неисполнения обязательств

Несмотря на общехозяйственную значимость договорной работы, порядок, способы ее организации не урегулированы законом. В Гражданском кодексе РФ закреплена лишь предельно общая, абстрактная схема заключения договоров «оферта-акцепт». Отсутствуют современные методики ведения договорной работы. Данные проблемы почти не изучаются правовой наукой. Как отмечает С. Э. Жилинский, «предпринимательская практика свидетельствует об очень низком уровне работы хозяйствующих субъектов с гражданско-правовыми договорами. Договоры часто бывают чрезвычайно краткими по объему (1,5—2 страницы текста) и неконкретными, невразумительными по содержанию, что порождает многочисленные конфликты в процессе их исполнения, дестабилизирует рыночные отношения». Все это негативно сказывается на положении дел в экономике и уровне жизни населения.

Отдельные весьма несовершенные и устаревшие рекомендации по организации договорной работы содержатся в Общем положении о юридической службе и методических документах Министерства юстиции СССР по этим вопросам.

Согласно этим актам степень и порядок участия юридической службы в договорной работе на предприятии определяются приказом, (инструкцией) о порядке ведения данной работы, который в целом должен был соответствовать требованиям, изложенным в Общем положении. В случае отсутствия такого приказа (инструкции) юристу предлагалось внести предложение руководству организации о его разработке.

В приказе (инструкции) рекомендовалось, в частности:

• предусмотреть общие принципы организации договорной работы;

• назвать структурные подразделения, ответственные за ведение договорной работы, их функции;

• определить порядок приема и отправки корреспонденции, относящейся к договорной работе;

• установить порядок и способы учета, хранения и регистрации договоров, соглашений об их изменении и расторжении, исковых заявлений и всех документов, имеющих к ним отношение;

• дать поручение руководителям структурных подразделений о разработке и утверждении должностных инструкций, регламентирующих обязанности лиц, занимающихся договорной работой.

• Кроме того, признавалось необходимым провести со всеми работниками организации, имеющими непосредственное отношение к договорной и исковой работе, занятия по изучению приказа (инструкции).

• Юридическому отделу (юрисконсульту) предписывалось ежегодно перед началом договорной кампании анализировать практику заключения и исполнения хозяйственных договоров за прошедший год. При этом следовало выяснять, отвечают ли условия договоров законным интересам организации и ее контрагентов, какие в связи с этим условия следует изменить или уточнить, а также имеется ли необходимость в установлении других условий, в частности, предусматривающих дополнительные меры имущественной ответственности.

При наличии недостатков в договорной работе или при изменении структуры хозяйственных связей и в других необходимых случаях считалось целесообразным внести предложение о подготовке приказа (инструкции) по предприятию. Юридическому отделу (юрисконсульту) следовало принять участие в разработке такого приказа, предусмотрев в нем необходимые меры по совершенствованию порядка договорной работы.

По вопросам, касающимся договорной работы, в приказе (инструкции) считалось целесообразным предусмотреть, в частности:

• структурные подразделения (службы), отвечающие за оформление, регистрацию и учет договоров;

• подразделения, с которыми проекты договоров должны быть согласованы, очередность и сроки согласования;

• службы, оформляющие протоколы разногласий; порядок согласования разногласий;

• систему контроля за исполнением договорных обязательств предприятием и его контрагентами;

• формы участия юридической службы в работе по заключению договоров, рассмотрении возникающих разногласий по их условиям и контроле за состоянием договорной дисциплины на фирме (с помощью правовых средств);

• учет и хранение договоров, а также всей договорной документации.

Особое внимание уделялось мерам по приведению в соответствие с этим приказом действующих положений о подразделениях и должностных инструкций для работников, занимающихся договорной работой, если в организации до этого существовал иной порядок ведения договорной работы.

Перед началом заключения хозяйственных договоров на предстоящий год рекомендовалось провести совещание (семинар) с участием руководителей подразделений служб и работников, непосредственно участвующих в договорной работе. Юридическая служба должна была выступить инициатором такого мероприятия и активно участвовать в организации и проведении указанного совещания (семинара). На этом совещании по материалам обобщения практики договорной работы за прошлый период рекомендовалось рассмотреть недостатки и ошибки, допущенные отдельными подразделениями (должностными лицами).

Юридическая служба осуществляла также иные необходимые меры по организации заключения хозяйственных договоров на предприятии:

- рекомендовалось досконально изучить виды договоров, с которыми организации приходится чаще всего иметь дело, и сообразно с этим разработать ряд примерных форм, которые могут быть предложены для использования соответствующими службами. Пользование такого рода формами значительно содействует сокращению времени на составление конкретных договоров и улучшает их качество, так как ведет к стандартизации ее применительно к особенностям деятельности организации.

Превращение договора в главное средство регулирования экономических отношений требует в современных условиях налаживания в фирме четко продуманной системы договорных связей, квалифицированного заключения и надлежащего исполнения договоров. Это сегодня главенствующие обязанности юриста. Именно на данном участке создаются предпосылки для последовательного улучшения экономических показателей фирмы на основе использования правовых средств. Если юридической службе удается решить данную задачу, то за счет этого качественно упорядочивается вся деятельность фирмы, она ставится на более высокий организационный уровень,

Возникает и производный эффект — такая юридическая служба становится более значимой для фирмы. Если юрист надлежащим образом выстраивает систему договоров, организует всю договорную работу — такой юрист оказывается необходимым лицом в фирме и становится членом управляющей команды, осуществляющей и развивающей бизнес. Это не вспомогательная, а уже ведущая роль юриста в управлении.

- юристу следует совместно с руководителями других ведущих служб выяснять схемы основных хозяйственных связей фирмы по профилю ее деятельности. В ходе такой работы должны анализироваться перспективы развития имеющихся связей, с учетом маркетинговых данных и конкурентной стратегии фирмы определяться возможности установления новых отношений и приниматься меры к их налаживанию.

Данная работа не может быть обеспечена силами одной лишь юридической службы. Исследователи отмечали в этой связи целесообразность создания в организациях договорно-правовых служб в качестве самостоятельных подразделений. Вместе с тем главная обязанность договорно-правовых служб — ведение работы, связанной с заключением, изменением и расторжением договоров. Есть и другие виды работ, которые могут быть возложены на договорно- правовую службу. Это: изучение конъюнктуры рынка, выработка рекомендаций об уровне цен на соответствующие виды продукции, потребности в товарах, работах и услугах.

В организациях с большим объемом договорной работы договорно-правовые службы создаются в виде постоянно действующих подразделений. В средних и небольших организациях хорошо зарекомендовала себя практика образования периодически собирающихся договорных групп.

Договорно-правовые группы создаются приказом руководителя. Им же определяется состав договорной группы из ведущих специалистов основных отделов: экономического, производственного, бухгалтерии, юридического, сбыта, транспортного и др. Группа собирается для составления Договора или рассмотрения поступившего проекта договора либо переговоров с представителями контрагента. Группа оперативно совместно рассматривает договорный документ, вырабатывает более приемлемую редакцию текста или возражения по проекту, полученному от другой стороны.

Такой порядок рациональнее, эффективнее, чем обычно практикуемое составление проекта договора или возражений одним лицом с последующим визированием подготовленного документа у руководителей основных служб. Опыт показывает, что при визировании принесенной бумаги работник зачастую занят другим делом, он не в состоянии быстро переключиться на решение новой задачи. Поэтому такое визирование обычно производится формально, не сопровождается глубокой проработкой договорного документа.

При наличии договорной группы качественно по-иному составляются тексты договорных документов. Они начинают основываться не на позиции одного работника, а на тщательном анализе возможностей и учете интересов фирмы в целом. Такой анализ обеспечивается участниками договорной группы.

При необходимости договорная группа, как ответственная за организацию договорной работы, может требовать от экономической, производственной и маркетинговой служб проведения и представления соответствующих расчетов и обоснований к проекту договора. Каждое условие договора должно быть проверено с точки зрения его исполнимости и выгодности для фирмы.

В договорах должен быть урегулирован весь комплекс хозяйственных вопросов, возникающих во взаимоотношениях с контрагентами. Юристы не могут позволять обходиться куцыми договорами из нескольких пунктов, которые служат показателями некомпетентности и служебной недобросовестности. Необходимое наполнение договоров должно обеспечиваться в результате формулирования каждой из служб фирмы своих пожеланий, требующих урегулирования в договоре.

Опыт показывает, что подготовленный проект договора целесообразно направлять контрагенту в двух экземплярах. Во избежание встречающихся случаев фальсификации текстов договоров можно предусматривать подписание (парафирование) сторонами каждой страницы договора, а также скрепление подписанного договора печатями. При этом в договор следует включать условие о том, что он признается заключенным с момента подписания его уполномоченными лицами и проставления печатей.

Зачастую у стороны, получившей проект договора, возникают возражения или дополнения к его условиям. Хорошо зарекомендовала себя практика подписания договора в таких случаях с отметкой «с разногласиями». К возвращаемому договору прилагается протокол разногласий. Он оформляется как сопоставительная таблица имевшейся и предлагаемой иной редакции пунктов договора либо изложение лишь вносимых изменений в текст проекта договора. При поступлении разногласий на направлявшийся проект договора договорная служба рассматривает их и определяет порядок действий. Если договор представляет интерес для организации, то целесообразно провести с другой стороной переговоры по спорным условиям. Переговоры следует проводить руководителю организации или иному уполномоченному лицу с привлечением участников договорной группы. По результатам переговоров составляется протокол согласования разногласий или новый текст договора, которые подписываются сторонами. В случае не урегулирования расхождений договор считается незаключенным.

Следует постоянно стремиться к развитию долгосрочных связей, если характер отношений сторон позволяет это сделать. Долгосрочные договоры являются более эффективным регулятивным средством, чем разовые или годовые, обеспечивающим максимизацию прибыли за счет ряда факторов:

Во-первых, это резкое сокращение транзакционных издержек, возникающих при заключении разовых или краткосрочных сделок.

Во-вторых, стабилизация взаимосвязанной деятельности, создающая условия для планирования бизнеса и устойчивого получения прибыли.

В-третьих, повышение экономического эффекта за счет использования специализированного оборудования и технологий для работы на определенного потребителя, «специализация» активов как фактор повышения прибыли.

Доля, процент долгосрочных договоров в обшей массе заключаемых договоров — достоверный показатель качества работы юридической и маркетинговой служб, их квалификации, понимания ими своих обязанностей.

Наконец, в договорах следует предусматривать в необходимых сочетаниях способы обеспечения исполнения обязательств, меры оперативного воздействия на случаи нарушений договора и меры договорной ответственности. Их определение должно осуществляться юристом с учетом пожеланий соответствующих служб, интересы которых прежде всего затрагиваются нарушением обязательств.