56. Организация работы по документированию и доказыванию убытков

Источник: Лекции Б.И. Пугинского

Кто и что должен готовить? Служба снабжения готовит: (1) копию или выписку из договора с неисправным должником, подтверждающие вид, количество, сроки и цену изделий; (2) справку о количестве поставщиков данных ресурсов и объемов получения от других поставщиков за данный месяц или квартал – один и тот же ресурс должны поставить другие поставщики, если один не поставил, то не значит, что вы заблокированы; (3) справку об имеющихся складских запасов данного ресурса на начало соответствующего месяца, ибо бывает, что поставщик в данном месяце мог не поставить, а у вас от прошлых периодов остались запасы; (4) ведомость об обеспечении другими ресурсами – для подтверждения причинной связи между нарушением со стороны поставщика и возникновением убытков – вы наваливайтесь на определенного поставщика, вам десяток других не поставлял необходимые материалы. Здесь приходится распределять убытки, для чего необходима ведомость об обеспечении другими ресурсами.

Производственный отдел готовит (1) расчет нормы материала расходов на изготовление соответствующей продукции – на одно изделие или на некоторое количества; (2) месячные номенклатурные планы – отчеты об исполнении планов, которые подтверждаются приготовление к производству изделия и как выполнен план; (3) ведомость о наличии готовых изделий в незавершенном производстве на начало месяца и причинах незавершенности. Если вам не поставили колеса для автомобиля, а у вас в остальном автомобиль готов, только не завершен в производстве, то нужно представлять данные о наличии изделий в незавершенном производстве и причинах незавершенности с тем, чтобы была подтверждена причинная связь между недопоставкой и убытками; (4) акты о простое работников в связи с непоступлением материалов – длительности простоя и выплаченных за вынужденный простой суммах.

Отдел сбыта готовит (1) копии или выписки из договоров на реализацию готовых изделий всем покупателям; (2) реестры накладных на отгрузку готовых изделий в текущем периоде с указанием, кому и сколько полагалось по договорам данного товара и фактически отгрузки, т.е. не было ли излишних отгрузок по отдельным покупателям, вследствие чего возникла недопоставка.

Экономическая (коммерческая) служба готовит (1) справку об условно постоянных затратах на количество непроизведенного товара; (2) сведения о средней цене непроизведенного товара; (3) сведения о всех видах непонесенных расходах, вследствие неизготовления и неотгрузки готовой продукции, размерах непонесенных расходов и документы, подтверждающие ставку расхода; (4) доказательства принятия мер по предупреждению либо уменьшению убытков. Гражданский кодекс воспринял из коммерческой практики правило о том, что убытки подлежат возмещению лишь, если кредитор принял все необходимые меры к их предупреждению или уменьшению. Непредупрежденные убытки не подлежат возмещению

Бухгалтерия готовит (1) копии платежных документов на перечисление покупателям по их претензиям суммы убыток и неустоек за недопоставку товаров по вине смежника; (2) договоры, счета, платежные документы на закупку недопоставленных смежниками ресурсов у других поставщиков по замещающим сделкам; (3) сводный расчет убытков. Назначенный приказом ведущий специалист производит выверку полноты и точности составленных документов, обеспечивает внесение необходимых исправлений и доработок, готовый комплект передается службе для оформления иска.

Приведенный перечень необходимых документов и действий не является исчерпывающим. В зависимости от отраслевой специфики предприятия требуются различные по составу и содержанию комплекты документов. На стадии оформления исковых материалов и ведения дела в суде у потерпевшего возникают дополнительные убытки по юридическому обслуживанию. Стоимость юридических услуг следует рассматривать как расходы, понесенные для восстановления нарушенного права. Такие убытки подлежат возмещению при необходимости получения истцом квалифицированной помощи, несмотря на наличие в штате юристов. Необходимо доказать отсутствие у штатных юристов необходимых познаний для ведения дела – в связи с прогулом занятий.

Доказывание разумности расходов по оказанию юридической помощи – средние цены по сравнению с теми, которые взимаются за аналогичные услуги. Так, юридическое сопровождение в РФ составляет 5-6% от суммы контракта, в США или Англии она доходит до 10% от суммы контракта – затраты на юридическое сопровождение.

В связи с возмещением убытков перед юридической службой встают следующие задачи организационного характера. Упорядочение данной работы служат организационно-правовые методики, которые предусматривают следующие этапы деятельности:

• Предварительная разработка форм документов, подлежащих заполнению соответствующими службами и лицами. Эти формы должны готовиться, размножаться и раздаваться заранее, а не после понесения убытков.

• Обеспечение формами документов соответствующих служб и работников. Как учит римская пословица – хочешь мира, готовься к войне – заготовь формочки, чтобы заранее взыскать убытки. Бегать после понесения убытков – дохлый номер.

• Требуется составление предварительных расчетных заготовок, нормативов условно постоянных затрат на единицу производимой продукции.

• Расчеты складских и иных затрат на квадратный метр площади, тарифы на погрузку и погрузочные работы. Предусмотрено закрепление обязанности незамедлительного заполнения соответствующих документов и передачи их ведущему исполнителю. Нужно определение временных требований: сроков заполнения документов, передачи их ведущему исполнителю, сроков для исправления ошибок, общего времени на составление всего комплекта документов.

• Обучение заполнению – совместному заполнению исполнителями – комплектов документов об убытках. Здесь нужны тренировки, деловые игры по заполнению документов об убытков. Они возникают каждый день или каждую неделю в связи с неполучением партий краски, вагонов цемента, тонны бананов. Необходимые навыки появляются у исполнителей после 5-7 тренировок. Затем арбитражный суд укажет на ошибки, но с 10 раза появляется осмысленный подход. Нужен постоянный контроль за точным и оперативным заполнением документов. Он возлагается на ведущего исполнителя, ответственного за эту работу в целом. Необходимо материальное стимулирование за ведение работы по возмещению убытков как за выполнение особо важных заданий. Наряду с этим необходима строгая ответственность исполнителей за упущения в данной работе, поскольку ошибки или небрежности одного лица сводят на нет усилия других и подставляют под удар предприятие. От юридической службы требуется долговременные и целенаправленные усилия для налаживания возмещения убытков – эту задачу наскоком не решишь – нужна последовательная организационная работа, выявление недочетов, осуществление мер по улучшению поставки дела.

Общим результатом налаживания работы по возмещению убытков являются повышение хозяйственной и финансовой работы в результате компенсации возникающих потерь, уменьшение риска потерь и банкротства по вине недобросовестных контрагентов, получение возможности более мощного воздействия для укрепления договорной дисциплины, защиты интересов фирмы. В новое качество переходит управленческий персонал фирмы – совместные действия по решению общих задач фирмы, преодолевается повсеместно существующая разобщенность между функциональными барьерами между службами – только одна служба делает дело, остальные зря деньги получают. На этой основе проще решаются другие задачи – диверсификация бизнеса, перепрофилирование производства. Сама юридическая служба приобретает новые качества, у нее появляется умение налаживать использование мощных правовых средств, для применения которых необходимы общие согласованные усилия ряда лиц – более высокий профессионализм.

В резюме указываются всякие способности – знает 4 языка, хотя достаточно одного показателя – умение организовать взыскание убытков, либо организовать исполнение законодательства.

Источник: Б.И. Пугинский «Правовая работа»

Важное значение для обеспечения эффективности работы по возмещению убытков имеет надлежащая организация этой работы. В отличие от работы по взысканию неустоек (штрафов, пени) и процентов подготовка материалов о взыскании убытков требует не только юридической, но и глубокой экономической проработки и анализа убытков и доказательств, представляемых в подтверждение убытков. Эффективность данной работы во многом зависит от согласованности и устойчивости взаимодействия юридической и экономической служб фирмы. В связи с этим заслуживает внимания опыт организаций, имеющих в штате специалиста, непосредственно занимающегося расчетом и анализом понесенных убытков и работающего в тесном контакте с юридическим отделом фирмы. Таким образом, потерпевшим должен быть документально зафиксирован, точно рассчитан и юридически обоснован, т. е. доказан, целый комплекс обстоятельств. Составление комплекта доказательств представляет собой организационную задачу.

Кроме юридической службы ни одно другое подразделение не в состоянии наладить такую работу. Хотя в теории менеджмента разработана стратегия управления рисками, основные риски фирмы, состоящие в понесении убытков от нарушений обязательств, менеджерами не затрагиваются. Да это и не входит в их обязанности, а является задачей юристов. Вместе с тем непосредственно участвовать в составлении документов, удостоверяющих понесение убытков и их размеры, обязан широкий круг лиц, работающих в разных службах фирмы.

Гораздо большую сложность представляет доказывание убытков производственных организаций от неполучения ими от смежников необходимых комплектующих частей и материалов. Здесь убытки возникают в результате невозможности изготовления и реализации конечных изделий по вине смежников. Документально фиксироваться такие убытки должны различными подразделениями, каждое из которых подготавливает определенную группу документов.

Так, служба снабжения готовит:

1) копию или выписку из договора с неисправным поставщиком, подтверждающую вид, количество, сроки поставки и цену подлежавших поставке изделий;

2) накопительную ведомость поступления соответствующего ресурса от данного поставщика с начала года;

3) справку о количестве поставщиков данного ресурса и объемах получения этого ресурса от других поставщиков с начала текущего года;

4) справку об имевшихся складских запасах данного ресурса на начало соответствующего месяца или квартала;

5) ведомость об обеспечении всеми другими ресурсами, необходимыми для изготовления продукции. Это нужно для подтверждения причинной связи между нарушением со стороны поставщика и возникновением убытков.

Производственный отдел готовит:

1) расчет нормы расхода материалов на изготовление соответствующей продукции — на 1 изделие и на месячное количество;

2) месячные номенклатурные планы производства продукции и отчеты об их исполнении. Они подтверждают, делались ли приготовления к производству соответствующих изделий и как выполнены планы;

3) ведомость о наличии готовых изделий в незавершенном производстве на начало месяца и причинах незавершенности;

4) акты о простое работников в связи с непоступлением материалов, длительности простоя и выплаченных за вынужденный простой суммах.

Отдел сбыта готовит:

1) копии или выписки из договоров на реализацию готовых изделий либо документы о переговорах по заключению таких договоров;

2) протоколы служебного расследования по фактам невыполнения договоров перед покупателями с указанием смежников, по вине которых не могла быть изготовлена конечная продукция;

3) реестры накладных на отгрузку готовых изделий в текущем периоде с указанием, кому и сколько полагалось по договорам и фактически отгружено, т. е. не было ли излишних отгрузок по отдельным покупателям.

Экономическая или коммерческая служба готовит:

1) сведения о средней цене непроизведенного товара, если отсутствуют договоры на реализацию этого товара. Данные берутся из предыдущих договоров на продажу данного товара, прайс-листов, заключений органов статистики;

2) сведения о всех видах непонесенных расходов вследствие неизготовления и неотгрузки готовой продукции, размерах таких расходов и документы, подтверждающие ставки расходов;

3) доказательства принятия мер по предупреждению или уменьшению убытков.

Бухгалтерия готовит:

1) копии платежных документов на перечисление покупателям по их претензиям или решениям судов сумм убытков и неустоек за недопоставку товара по вине смежника;

2) договоры, счета и платежные документы на закупку непоставленных смежником ресурсов у других поставщиков по заменяющим сделкам;

3) сводный расчет убытков.