9.2. Функції агента до приходу судна в порт

1. Загальна характеристика

Підготовча робота агента з обслуговування судна починається з моменту отримання ним першої інформації від судна. Агент заводить справу, в якої буде накопичуватися вся інформація щодо судна, і реєструє його в довідковому реєстрі. Документи із суднозаходів зберігаються протягом трьох років.        

За допомогою телекса або електронної пошти агент передає вимоги до капітана щодо своєчасного забезпечення інформацією адміністрації порту та контролюючих служб.

2. Повідомлення про підхід судна в порт

Інформація про підхід судна в порт призначення передається капітаном агенту, який, в свою чергу, повідомляє її представникам фрахтувальника (власника вантажу) і диспетчеру порту.         

Інформація про підхід судна подається у вигляді системи нотісов:

а) попередній нотис (preliminary notice) може подаватися, наприклад, за 15, 10 і 5 діб або за 14 і 7 діб (як зазначено в чартері) до очікуваного часу підходу судна в порт. Їх подають і агент, і судновласник фрахтувальнику (відправнику вантажу) для планування завезення вантажу в порт, підготовки складських площ, завезення вантажів;

б) нотис ETA (expected time of arrival) - нотис про очікуваний час підходу. Такі нотіси подаються за 96 або 72, 48, 24, 8, 6, 4, 2 години до підходу судна в порт. З цього переліку вибирається кілька моментів часу в залежності від звичаїв порту або періоду часу прибуття з урахуванням вихідних і святкових днів, наприклад за 72, 24 і 4 години. Ці нотіси призначені для оформлення документів, замовлення робочої сили, механізмів, підготовки стивідорних, тальманської і інших компаній, які беруть участь у вантажних роботах.        

Капітан судна під час передачі інформації про підхід вказує:

- найменування і прапор судна;

- найменування судновласника і порту відправлення;

- найбільшу довжину (LOA), осадку носом і кормою;

- кількість пасажирів, найменування та кількість вантажу, його розміщення і особливі властивості;

- найменування вантажовідправника або вантажоодержувача;

- потреба в бункері, прісній воді, постачанні;

- потреба у виконанні допоміжних, технічних і ремонтних операцій;

- заявки на здачу лляльних, фекальних, стічних вод і контейнерів під сміття;

- потреба в послугах буксирів, лоцмана, криголамного забезпечення.

3. Координація лоцманської і буксирної проводки         

Координація лоцманської і буксирного проводки найбільш важлива в тих портах, де стоянка на рейді небезпечна, й надання лоцмана і буксирів здійснюється різними компаніями.

4. Номінування причалу         

Правила надання причалів розрізняються в різних країнах. Агент або фрахтувальник ставить судно в чергу до спеціалізованих причалів іноді задовго до приходу судна в порт. Порядок постановки в чергу залежить від звичаїв порту, роду вантажу (спеціалізації судна) і умов чартеру.

5. Своєчасне оформлення заявки на робочу силу         

Обсяг роботи агента щодо виконання вантажних операцій залежить від умов чартеру:

а) якщо судновласник виконує вантажні роботи, то він може доручити агенту укладання стивідорного контракту і здійснення контролю за підготовкою механізмів, робочої сили, транспорту;

б) якщо фрахтувальник виконує вантажні роботи, то агент тільки контролює готовність робочої сили і механізмів.

6. Збір комісії для огляду судна         

Агент повинен сповістити учасників оглядової комісії мінімум за дві години до приходу судна в порт і доставити комісію на борт судна своїм транспортом. До складу комісії входять представники санітарної, прикордонної, митної, ветеринарної, карантинної, екологічної, портової влади. При необхідності до її складу можуть включатися також представники власника вантажу, тур-оператора, пожежної охорони та інші особи.