10. Формирование планового бюджета проекта

Для удобства и наглядности работы с проектом в области задач можно размещать столбцы с различными данными, характеризующими как отдельные задачи, так и весь проект в целом. Сделаем это, введя столбец с данными планируемых бюджетных расходов.

1. Кликнуть левой клавишей мыши по заголовку столбца Добавить новый столбец. Появится список всех возможных наименований столбцов.

Просмотреть весь список. Среди них есть как стандартные наименования, так и «заготовки», т.е. элементы относящиеся к отдельной группе, их можно переименовывать. Лишние столбцы легко исключить из просмотра кликнув правой клавишей мыши по столбцу и выбрав опцию Скрыть столбец. Обратите внимание, что подобным приемом можно и Вставить столбец.

2. Прокруткой выбрать Затраты 1. Появится столбец с нулевыми начальными значениями плановых расходов.

3. Внесите для каждой простой задачи значения планируемых вами расходов. Обратите внимание, что для суммарных задач значения пока не устанавливаются.

4. Переименовать столбец и организовать формирование данных суммарных задач для чего щелкнуть правой клавишей мыши по столбцу Затраты 1.

5. В выпадающем меню выбрать Настраиваемые поля.

6. В окне настраиваемых полей установить следующие опции:

настраиваемые атрибуты - Нет,

расчет для суммарных строк задач и групп - Сведения и в окне этой строки - Сумма,

расчет для строк назначений - Нет,

отображаемые значения - Данные.

7. Не нажимая кнопки ОК для поля Затраты 1 включить клавишу Переименовать и внести новое название поля - План расходов.

8. Нажать ОК окна переименования и ОК окна настраиваемых полей

9. Проверить результат корректировки, убедиться в суммировании данных суммарных задач.

10. Сохранить текущее состояние проекта в своей папке под именем Структура проекта 2.

Проверить наличие в рабочей папке обоих проектов.

.ТЕМА 2: УПРАВЛЕНИЕ РЕСУРСАМИ ПРОЕКТА

Цель работы: овладение навыками применения специализированных программ (на примере Microsoft Project) для разработки проектов, планирования ресурсов и отслеживания хода и балансировки загрузки ресурсов, организации и использования пула ресурсов.

Задание для самостоятельной работы

При выполнении пунктов задания обратить особое внимание на типы ресурсов и особенности их назначения , а также понятие базового плана.

1. Формирование листа ресурсов.

Microsoft Project поддерживает три типа ресурсов:

Трудовые ресурсы – это возобновляемые ресурсы компании, которые включают людей, машины и оборудование, необходимые для исполнения проекта;

Материальные ресурсы включают материалы необходимые для создания проекта. Также материальные ресурсы используются для моделирования поступления денег в проект, работы подрядчиков.

Затратные ресурсы, выражаются в денежных единицах и необходимы для моделирования затрат связанных с той или иной задачей.

Люди, машины и оборудования необходимы для того, чтобы «делать» проект.

Главными характеристиками трудовых ресурсов в Microsoft Project являются:

• Затраты на использование (стоимость) – во сколько обойдется проекту использование того или иного трудового ресурса. Этот параметр определяется, как правило, часовой ставкой и длительностью использования ресурса.

• Доступность (возможность использования) – когда ресурс может выполнять ту или иную работу и сколько работы он может выполнить. Она зависит от объема (штатной численности) и календарной доступности.

Кроме того трудовые ресурсы могут быть универсальными и не универсальными (конкретными). Универсальные это ресурсы типовые, удовлетворяющие общим требованиям к данному виду работ – инженер, программист, плотник. Конкретный ресурс (не универсальный) это тот реальный штатный сотрудник, который обладает ему присущим мастерством – программист Иванов И.И.. Понятно, что такой подход позволяет учитывать разный уровень подготовки исполнителей, качество работ, оплату и т.д..

Ресурс также может быть выделенным или предложенным. Выделенный ресурс – ресурс, формально назначенный для задач, имеющихся в данном проекте. Этот тип ресурсов используется для резервирования ресурсов по умолчанию. Выбор данного типа резервирования влияет на доступность и загрузку ресурса для других проектов, так как считается, что в момент назначения он становится задействованным в текущем проекте на объявленные сроки и в указанном объеме.

Предложенный ресурс - ресурс, ожидающий выделения для еще не утвержденного назначения задачи (планируемое использование). Такое назначение ресурса не уменьшает его доступности для работы по другим проектам. Выбор данного типа резервирования не влияет на доступность и загрузку ресурса.

Итогом планирования трудового ресурса будет потребная календарная численность исполнителей (механизмов) и величина расходов за их использование (для людских ресурсов это заработная плата).

Материальные ресурсы относятся к невозобновляемым ресурсам, у них есть единица измерения (шт., кг., м² и т.п.) и цена одной единицы. Итогом планирования этого ресурса будет потребный для задач объем ресурса и стоимость его приобретения.

Затратные ресурсы характеризуют возможный (планируемый) объем затрат. Они не зависят от длительности задачи/проекта. Это либо классические бюджетные расходы (ассигнования), либо типовые объемные затраты (издержки), такие как оплата работ подрядчика, расходы на транспорт, питание, налоги и т.п.. Затраты фиксируются в денежных единицах.

Бюджетные ресурсы назначаются только суммарной задаче проекта и используются для сопоставления с реальными расходами.

Microsoft Project все данные о ресурсах концентрирует в листе ресурсов. В общем случае в листе ресурсов отображаются все ресурсы, имеющиеся в распоряжении организации, занимающейся разработкой данного проекта. Т.е. в листе ресурсов наименований может быть существенно больше, чем это требуется для конкретного проекта.

1. Занесение данных в лист ресурсов.

1. Вызвать файл Структура проекта 2, полученный на предыдущем занятии. Сохранить текущую версию проекта в своей папке под названием План проекта и своим именем.

2. Используя окно Представление Панели быстрого доступа выбрать режимЛист ресурсов.

3. Выделить первую ячейку столбца Название ресурса и записать там Руководитель проекта.

4. Кликнуть следующую ячейку Тип, оставив Трудовой, далее назначить группу аппарат и сохранить Мах. единиц – 1.

5. Обратить внимание на целесообразность отнесения ресурсов к определенной группе. Это существенно упростит работу с ресурсами, когда их список велик , т.к. используя !

6. Назначить этому ресурсу почасовую ставку – 500 р., без сверхурочных и затрат на использование, с пропорциональным начислением и стандартным рабочим календарем.

7. Действуя аналогично сформировать весь лист ресурсов, как указано ниже:

8. Стандартная ставка для оборудования представляет собой либо часовую ставку аренды, либо амортизационные отчисления. Назначьте ее самостоятельно.

9. Обратить внимание на три типа назначения начислений. Для всей группы оборудование начисления установить В начале.

10. При установлении параметров целесообразно использовать режим группового назначения, аналогичного Excel.

11. Для материальных ресурсов назначить цену единицы материала. Тип начисления – В начале.

1. Формирование сведений о ресурсах.

1. Выделить ячейку Руководитель проекта на листе ресурсов и дважды кликнуть левой кнопкой мыши.

2. В окне Сведения о ресурсе просмотреть данные на закладке Общие. Установить доступность ресурса с 01.01 по 31.12 текущего года.

3. На закладке Заметки указать ФИО руководителя.

4. Кнопкой Ок подтвердить занесение установленных данных.

5. Провести аналогичные установки для референта и главного планировщика.

6. Для всех исполнителей группы ИТР установить тип ресурса Универсальный и тип резервирования Предложенный. Режим доступности не изменять.

7. Обратить внимание на изменения в листе ресурсов в колонке i.

8. Для руководителя проекта скорректировать рабочий календарь с учетом его командировки с 15.05 по 30.05 текущего года. Для этого вызвать лист сведений о ресурсе. На закладке Общие активизировать кнопку Изменить рабочее время.

9. В окне Изменение рабочего времени на закладке Исключения в поле названия записать – командировка и установить для нее указанные даты начала и окончания.

10. Запомнить нажатием кнопок Ок.