Автоматизация процессов управления на машиностроительном предприятии. Мандрыкин А.В

−Единое информационное пространство. Каждое подразделение с автономным учетом документов может иметь автономную систему делопроизводства (модуль). Вместе с тем каждый модуль содержит изначально заложенную функцию обмена документами с любым другим модулем, в результате чего образуется корпоративная система, охватывающая центральный орган управления и большую группу подведомственных организаций, территориально удаленных друг от друга.

−Быстрота и удобство получения информации.

−Простота освоения. Дружественный интерфейс обеспечивает простоту освоения системы и не требует повышенной компьютерной грамотности.

−Реальность в постановке задач. Система электронного делопроизводства «Кодекс: Документооборот» рассчитана на применение в реальных условиях функционирования бумажного документооборота, поэтому первая ее задача - поддержка

иобслуживание бумажного документооборота. Вторая задача, которую она позволяет решить - постепенный переход от бумажного к электронному документообороту, внедрению технологии применения штрих-кодов при регистрации входящей документации с последующим потоковым сканированием документов и автоматической привязкой их к соответствующим регистрационным карточкам, использованию электронной цифровой подписи при работе с электронными документами.

−Принципы функционального построения системы основываются на нормативно-правовых актах Российской Федерации, нормативах и стандартах, устанавливающих правила делопроизводства для организаций и органов государственной власти.

−Гибкость настроек. Настраивается на требования, предъявляемые к ведению делопроизводства в конкретной организации; обеспечивает разграничение доступа как к самим электронным документам и информации о них, так и к операциям с этой информацией.

370

−Экономичность. Экономичность системы определяется использованием собственных продуктов и технологий «Кодекс», ориентацией на наиболее массовые программнотехнические платформы, прежде всего Microsoft, невысокими затратами на внедрение. Благодаря простоте освоения и администрирования системы низка стоимость обслуживания комплекса.

−Модульность построения. Главным архитектурным принципом построения системы является ее модульность. Каждое подразделение с автономным учетом документов может иметь автономную систему делопроизводства (модуль). Затем эти модули благодаря изначально заложенной функции обмена объединяются друг с другом. Модульность дает возможность внедрять корпоративные системы по частям.

Модули системы «Кодекс: Документооборот»:

−Служебная корреспонденция;

−Письма и обращения граждан;

−Контроль и исполнение документов;

−Система подготовки и управления документами;

−Система регистрации документов;

−Система согласования документов;

−Система оперативного контроля для руководителя;

−Экспедиция;

−Хранилище текстово-графической информации;

−Система потокового сканирования;

−Центральная справочная система;

−Агент обмена;

−Система отчетов документооборота;

−Модуль электронно-цифровой подписи;

−Модуль удаленного доступа;

−Электронный телефонный справочник;

−Управление персоналом;

−Учет договоров.

Разработчик: ОАО «Центр компьютерных разработок», http://www.kodeksdoc.ru.

371

6.3.14. ЭСКАДО

ЭСКАДО – Электронная Система Комплексной Автоматизации ДокументоОборота.

Система ЭСКАДО позволяет создать информационнокоммуникационный комплекс для полной автоматизации документооборота как большого, так и малого предприятия.

Эта система дает возможность:

−стандартизации документооборот на основе единых шаблонов документов,

−корректной работу с электронными документами,

−контроля за их изменениями,

−защиты содержащейся в них информации.

ЭСКАДО функционирует на основе современных технологий вычислительных сетей и клиент-серверных технологий, на основе открытых продуктов, ставших промышленными стандартами. ЭСКАДО легко сопрягается с уже имеющимися на предприятиях системами, она проста, наглядна и легка в освоении.

Разработчик: Компания Интерпроком ЛАН, http://www.interprocom.ru.

6.4. Проблемы внедрения EDMS-систем

Существуют общие практически для любых организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Ниже перечислены основные из них.

−Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.

−Фактор директора «советского типа» - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.

−Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.

372

−Необходимость обеспечения юридической силы документов.

−Необходимость взаимодействовать с внешним «бумажным» миром, в особенности, если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

Кроме этих, существуют специфические для определенных типов организаций проблемы.

6.5. Системы управления бизнес-процессам (BPMS)

В последние годы многие системы workflow, основной функцией которых является управление потоками работ, были расширены так, чтобы максимально полно поддерживать весь цикл действий по совершенствованию бизнес-процессов, который можно сформулировать так: описание бизнес-процессов («как есть») — анализ — оптимизация («как должно быть») — автоматизация — анализ (выполнения автоматизированных бизнес-процессов) — оптимизация/перепроектирование (по результатам анализа выполнения и/или из-за изменений требований бизнеса). Как правило, такие системы в настоящее время определяют как системы класса BPMS.

6.5.1. Определение и преимущества BPMS

BPMS (Business Process Management System - система управления бизнес-процессами) — это класс программного обеспечения, служащего для непосредственного управления бизнес-процессами (используются также термины BPM-

система и просто BPM.)

Чтобы разобраться в преимуществах BPM, необходимо дать определение самого бизнес-процесса: «Бизнес-процесс — это организованный комплекс взаимосвязанных действий, которые в совокупности дают ценный для клиента результат». Бизнес-процессы точно характеризуют фирму, являются источником всех ее конкурентных преимуществ и определяют ее рыночную специализацию.

373

Приняты два способа внедрения бизнес-процесса: либо разработка его «с чистого листа», либо критическая переработка существующей практики. Первому подходу соответствует английский термин engineering (конструирование), второму — re-engineering (повторное конструирование, перестройка).

Проекты реинжиниринга сопряжены с большими затратами и высокими рисками. Причины этому: излишняя детализация, потеря цели при обследовании; разрыв во времени при проектировании; проблемы реализации проекта и т.п.

BPM-система призвана решать эти проблемы реинжиниринга. Их отличие в следующем:

−с методологической точки зрения реинжиниринг ориентирован на однократное радикальное преобразование биз- нес-процессов компании, а BPM — на непрерывные усовершенствования;

−с технологической точки зрения реинжиниринг связан

сдлительной трудоемкой разработкой прикладных программ, а BPM — со специализированным программным обеспечением, предназначенным для непосредственного исполнения биз- нес-процессов.

Система BPM радикально сокращает время и затраты на внедрение новых бизнес-процессов. Благодаря этому появляется возможность оптимизировать бизнес-процесс не «большим скачком», а последовательно, в несколько этапов.

BPM позволяет постоянно поддерживать схему бизнеспроцесса в актуальном состоянии. Если изменение окружения или внутренних требований бизнеса диктует изменение схемы бизнес-процесса, то такие изменения оперативно вносятся в BPM-систему силами собственных специалистов предприятия.

Ключевым новшеством в ВРМ является охват полного жизненного цикла процессов, в отличие от реинжиниринга, который останавливается исключительно на моделировании. А преимущества BPM обусловлены радикальным сокращением затрат и сроков по сравнению с традиционной разработкой бизнес-процессов.

374

Области применения BPM-систем и модулей workflow систем управления документооборотом близки, но не сводимы друг к другу: существуют бизнес-процессы, в которых документы отсутствуют или их роль мала, и наоборот, работа над документами возможна вне бизнес-процесса.

При внедрении систем документооборота на предприятии сталкиваются с тем, что в процессе обработки документа содержащаяся в нем информация должна синхронизироваться с корпоративными системами и приложениями, такими, как ERP, CRM, специализированными программными комплексами (например, биллинговыми системами). Для успешной стыковки нужен специальный адаптер к каждой внешней системе. На практике это вызывает серьезные затруднения. Еще проблема: там, где системы документооборота оказываются востребованными в масштабе предприятия и становятся критически важными элементами бизнеса, им недостает производительности и масштабируемости. BPM-системы, реализованные на платформе J2EE, решают вышеперечисленные проблемы интеграции и производительности.

Отметим, что BPMS не заменяет, а дополняет такие корпоративные приложения, как ERP, CRM, системы бюджетирования и др. BPMS следует относить не к прикладному, а к системному или промежуточному программному обеспечению. Тем не менее, сегодня многие ERP- и CRM-системы имеют встроенные модули BPM для решения упомянутой проблемы изменчивости бизнес-процессов — благодаря таким модулям перенастройка системы может выполняться быстрее.

В области интеграции технология BPM пересекается с

SOA (Service-Oriented Architecture). SOA — это вызов веб-

сервисов с помощью средств и языков управления бизнеспроцессами. Здесь сервис — это некоторый абстрактный ресурс, имеющий имя, способный выполнять какую-то работу на основании получаемой им контактной информации, заключенной в сообщении, причем выполнять ее на заданном уровне безопасности и по определенным правилам. Сервисный подход отличается тем, что между модулями нет единожды

375

и навсегда установленной жесткой связанности, она заменяется легко изменяемой слабой связанностью компонентов. Слабая связь между компонентами предполагает возможность ее трансформации в процессе функционирования системы, то есть внутренняя архитектура системы может видоизменяться и настраиваться. Можно «на ходу» из набора готовых сервисов собирать ту конфигурацию, которая необходима на данный момент.

Таким образом, SOA обеспечивает стандарт на интерфейсы и среду, в которой такие интерфейсы могут публиковаться и вызываться, а BPMS — смысловую нагрузку и правила, согласно которым системы должны передавать друг другу информацию и управление. Лидирующие производители ПО на практике используют SOA в паре с BPM.

Управление бизнес-процессами требует постоянного их анализа и улучшения. SOA не обеспечивает такой возможности. Однако предприятие существует в реальном мире, и ему приходится обрабатывать входящий поток событий из окружающего мира. Для того чтобы учитывать событийную составляющую процесса управления, было введено понимание архитектуры, управляемой событиями EDA (event driven architecture).

6.5.2. Структура BPMS

BPMS состоит из стандартного набора компонент, соответствующих стадиям жизненного цикла бизнес-процесса: проектированию, исполнению, мониторингу.

−Проектирование (разработка схемы бизнес-процесса).

Всостав BPM-системы обычно входят графический редактор для рисования схемы процесса и репозиторий для ее хранения и организации совместного доступа пользователей к этой информации. Возможность моделировать бизнес-процесс при помощи графического редактора является принципиальной особенностью BPM-систем.

Процедура создания модели бизнес-процесса мало чем отличается от привычной для бизнес-аналитиков процедуры

376

рисования схем, то есть бизнес-аналитик может самостоятельно, без привлечения программистов, вносить изменения в схему бизнес-процесса, рисовать шаги, описывать бизнес-логику, определять группы пользователей и перечень вводимых на каждом шаге реквизитов.

−Исполнение. Готовая схема бизнес-процесса загружается в механизм (BPM engine), который обеспечивает старт «экземпляров» бизнес-процесса. Данные, необходимые для реализации каждого «экземпляра» бизнес-процесса, могут храниться либо во внутренней базе данных BPMS, либо в другой автоматизированной системе или базе данных (в этом случае необходима интеграция этих систем с BPMS).

BPM-системы предоставляют доступ через вебинтерфейс, что позволяет максимально легко вовлекать в коллективную работу сотрудников территориально удаленных подразделений и организаций-контрагентов.

Общепринятым стандартом для проектирования бизнеспроцессов и их исполнения, то есть организации управления бизнес-процессами, является BPEL (Business Process Execution Language). С технической точки зрения BPEL представляет собой средство для программирования следующих операций: передачи XML-сообщений удаленным сервисам, управления данными в формате XML, асинхронного получения XMLсообщений от удаленных сервисов, управления событиями и исключениями. Как правило, корпоративные приложения работают на различных технологических платформах, и в рамках корпоративных бизнес-процессов происходит обращение к приложениям и информационным ресурсам различного типа: приложениям J2EE и .NET, веб-сервисам, ERP-, CRMсистемам и пр.

−Мониторинг. BPM-система служит также для контроля бизнес-процессов. Механизм BPM накапливает важную информацию: как часто запускается тот или иной бизнеспроцесс, сколько времени занимает его выполнение, какая нагрузка ложится на каждого из сотрудников, на каком шаге происходят задержки и т. д. Система может формировать

377

графические изображения динамики этих показателей. На основе таких сведений могут быть разработаны объективные критерии, позволяющие оценивать эффективность работы компании, ее подразделений и отдельных сотрудников. Система может формировать графические изображения динамики соответствующих показателей.

Кроме того, BPM-системы, как правило, предоставляют базовый набор отчетов по показателям бизнес-процессов. На их основе могут быть сконструированы так называемые «ключевые показатели эффективности» (KPI), которые, в свою очередь, могут быть увязаны с «системой сбалансированных по-

казателей» (BSC, Balanced Scoreсard).

Таким образом, «изюминка» BPM — способность управлять динамично перестраивающимися бизнес-процессами.

6.5.3. BPMS и стандартизация

Средства BPMS призваны решить чрезвычайно непростую задачу: заставить работать множество разнородных прикладных систем, установленных на всевозможных программ- но-аппаратных платформах, как единое суперприложение со своими механизмами фиксации транзакций, идентификации пользователей, поддержки ролей и т. д. Сделать это без открытых, поддерживаемых всем ИТ-сообществом стандартов было бы просто невозможно. Сегодня уже приняты базовые спецификации, определяющие как правила построения и выполнения самих бизнес-процессов, так и способы их взаимодействия с гетерогенной программной средой. Но процесс стандартизации еще далеко не завершен. Ниже перечислены основные спецификации и указаны решаемые ими задачи.

Business Process Execution Language (BPEL) - язык, бази-

рующийся на математической модели Pi calculus и описывающий исполнение распределенных транзакционных бизнеспроцессов. Включает в себя средства для организации согласованной работы нескольких приложений (orcherstration) и обмена сообщениями между ними. Его разработка контролируется консорциумом OASIS.

378

Business Process Modeling Language (BPML) - аналогичен по своему назначению языку BPEL. Был создан под патрона-

том организации Business Process Management Initiative (BPMI.org) раньше, чем BPEL. После того как BPMI.org при-

соединилась к разработке BPEL в рамках консорциума OASIS, дальнейшее развитие BPML было приостановлено.

Business Process Modeling Notation (BPMN) - первый стандарт графической нотации бизнес-процесса. Разработан BPMI.org. Допускает автоматическую трансляцию в исполняемый язык BPEL и обеспечивает возможность обмена моделями, созданными разными средствами проектирования биз- нес-процессов.

Business Process Query Language (BPQL) - язык запросов,

позволяющий получать информацию о состоянии и характеристиках активных экземпляров бизнес-процессов в реальном масштабе времени (BPMI.org).

Business Activity Monitoring Language (BAML) - дает воз-

можность определять метрики процессов, инструменты и фильтры их мониторинга, ключевые показатели эффективности (KPI), а также задавать способы их визуального отображения.

Business Process Audit Trail Schema (BPATS) - определяет стандартную структуру данных XML Schema, описывающую сериализацию экземпляров бизнес-процессов.

Business Transaction Protocol (BTP) - служит для коорди-

нации запросов к распределенным разнородным приложениям и ответов на них в рамках комплексных бизнес-транзакций.

ebXML Business Process Specification Schema (ebXML BPSS) - определяет механизмы взаимодействия бизнеспроцессов в системах B2B посредством обмена сообщениями специального вида.

XML Process Description Language (XPDL) - язык описа-

ния workflow-процессов, базирующийся на модели сетей Петри и концепции абстрактного документа (case). В большей степени ориентирован на процессы с активным участием людей.

379