Автоматизация процессов управления на машиностроительном предприятии. Мандрыкин А.В

работы с юридически значимыми электронными документами. С помощью криптографического комплекса «Юридически значимый документооборот» система «ДЕЛО» позволяет придать юридическую значимость электронному документообороту любого масштаба. ЭЦП в системе при соблюдении требований законодательства юридически является аналогом собственноручной подписи. Документ, подписанный такой ЭЦП, приобретает полную юридическую силу в рамках российского законодательства.

Разработчик: Электронные Офисные Системы, http://eos.ru.

6.3.7. «Евфрат-Документооборот»

«ЕВФРАТ-Документооборот» – система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. Система содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

«ЕВФРАТ-Документооборот» разработан в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы ЕВФРАТ-Документооборот позволяет автоматизировать документооборот организации как в соответствии с требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями регламента, положений и инструкций по работе с документами, применяемыми организацией.

Функционал системы позволяет решить все типовые задачи делопроизводства:

−автоматизировать регистрацию документов и заданий;

−обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников

врамках работ по документам;

350

−осуществлять мгновенный поиск информации;

−контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;

−проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;

−организовать долговременное хранение документов организации;

−обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Поддержка работы в организациях с территориальнораспределенной структурой управления позволяет организовать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными филиалами. Информация между офисами передается в кодированном виде.

Настройку и работу системы обеспечивают следующие модули:

−АРМ «Пользователь» - универсальное рабочее место доступа к системе;

−АРМ «Администратор» - средство настройки и администрирования системы;

−«Графический дизайнер маршрутов» - инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;

−«Дизайнер форм» - средство настройки регистрацион- но-контрольных карточек;

−«Менеджер журналов и отчетов» - инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;

−средства настройки ЭЦП и протоколирования действий пользователей;

−«Почтовый клиент» - средство работы с сообщениями электронной почты.

Дополнительные модули системы:

−«HTTP-сервер». В системе ЕВФРАТДокументооборот используется протокол обмена данными

351

TCP/IP, что позволяет вести работу в системе с удаленного компьютера посредством Internet/Intranet-сетей. Модуль «HTTP-сервер» дает возможность пользователям получать доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.

−Дополнительный модуль «Архивариус» предоставляет средства автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов, вышедших из оперативного обращения. Модуль поддерживает принятую в организации номенклатуру дел, а также поддерживает связь с оперативными документами.

−Дополнительный модуль «Руководитель» предоставляет удобный и полноценный доступ к корпоративной системе документооборота с помощью Интернет для руководителей, работа которых по тем или иным причинам связана с достаточно частыми поездками и оторванностью от основного офиса.

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» имеет клиент - серверную архитектуру. Благодаря «HTTP-серверу» и модулю АРМ «Руководитель» доступ к системе может осуществляться через Интернет. Наличие подсистемы обмена документами позволяет организовать территориально-распределённую работу.

Вкачестве базы данных используется СУБД собственной разработки – НИКА, которая поставляется вместе с продуктом. Особенности архитектуры системы и применяемые механизмы позволяют добиться эффективной работы и оптимальной производительности системы электронного документооборота.

Преимущества системы «ЕВФРАТ-Документооборот»:

−Для установки и эксплуатации системы «ЕВФРАТДокументооборот» не требуется наличия дополнительного программного обеспечения. В отличие от аналогичных программ, предлагаемых на рынке, система функционирует на собственной встроенной СУБД «Ника», которая входит в комплект поставки.

−Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, а также требованиям стандарта ISO 9000.

352

Система разработана в полном соответствии с рекомендация-

ми WfMC (Workflow Management Coalition).

−Система ЕВФРАТ-Документооборот обладает интуитивно понятным интерфейсом, проста и удобна в настройке и использовании.

−Наличие в системе встроенного инструментария (Дизайнер форм, Дизайнер маршрутов, Менеджер журналов и отчётов) для адаптации системы под требования организации.

−В системе реализована необходимая функциональность для полноценной работы с документами и деловыми процессами с поддержкой технологии workflow.

−Наличие встроенных средств сканирования и распознавания объектов с поддержкой поточного сканирования. Уникальная технологическая разработка, созданная специалистами компании Cognitive Technologies – технология Drag&Recog (распознавание «на лету»), а также встроенный модуль просмотра и печати.

−Расширенные возможности поиска с применением морфологического анализа текста.

−Возможности построения отчётов и журналов с помощью встроенного генератора отчётов.

−Поддержка территориально-распределённой работы благодаря наличию подсистемы обмена документами.

−Возможности работы с документами и поручениями при помощи веб-браузера из любой точки мира.

−Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование ЭЦП.

−Разграничение прав доступа и использование механизма ролей.

−Простое администрирование системы возможностями АРМ «Администратор».

−Открытый API для создания интеграционного программного обеспечения на платформе системы «ЕВФРАТДокументооборот».

Разработчик: Cognitive Technologies, www.evfrat.ru.

353

6.3.8. DIRECTUM

DIRECTUM – система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жиз-

ненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе технологии WORKFLOW: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Решение описанных задач обеспечивают модули системы

DIRECTUM:

−Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тек-

сты MS Word, таблицы MS Excel, рисунки Visio, CorelDraw,

видео и пр.); поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.

−Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками

входе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов (workflow).

−Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).

−Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава

354

участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

−Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов.

−Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Кроме того, возможности системы существенно расширяются благодаря следующим компонентам:

−Предметно-ориентированный инструмент разработки IS - Builder. Модификация и разработка новых карточек электронных документов, справочников, отчетов, блоков типовых маршрутов; встроенный язык программирования ISBL; интеграция с другими системами.

−Служба файловых хранилищ (DIRECTUM Storage Services). Управление хранением большого объема данных в единой системе; архивное хранение документов; работа с медиаданными; настройка политик хранения, обеспечивающих автоматическое перемещение данных по хранилищам.

−Сервер веб-доступа. Работа с электронными документами, задачами и заданиями через веб-браузер.

−Расширения для SharePoint. Набор готовых веб-частей

иинтеграционных механизмов, обеспечивающих доступ к дан-

ным DIRECTUM из портала на базе Microsoft SharePoint.

−Сервер репликации. Создание территориально распределенных систем, обменивающихся в режиме off - line; иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных.

−DIRECTUM OverDoc. Просмотр, редактирование и подписание документов ЭЦП вне системы DIRECTUM для обмена между разными организациями.

355

Преимущества системы DIRECTUM:

−Ориентация на повышение эффективности работы всех сотрудников и организации в целом, а не только служб делопроизводства.

−Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-процессы на основе расширяемого набора готовых блоков.

−Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.

−Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами.

−Соответствие российским стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).

−Полноценная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных в РФ средств криптозащиты.

−Наличие отработанной технологии внедрения электронного документооборота в различных организациях и библиотеки готовых решений.

−Возможность организации территориальнораспределенной работы в режиме «off-line» с поддержкой иерархической структуры серверов.

−Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиента (полноценный Windows - интерфейс) и через веб-клиента (с помощью веб-браузера);

−Возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще.

356

−Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.

−Наличие развитого инструментария (IS - Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.

Разработчик: Компания ООО DIRECTUM, www.directum.ru.

6.3.9. CompanyMedia

CompanyMedia представляет собой комплекс систем, автоматизирующих делопроизводство, документооборот и биз- нес-процессы.

Не все задачи работы с документами могут быть решены в рамках системы автоматизации общего делопроизводства. Наличие отдельных систем, автоматизирующих разные биз- нес-процессы (управление персоналом, работа с клиентами и др.), а также работу с разными видами документов (договорами, обращениями граждан, заявками и пр.) позволяет организовать бизнес-процессы в полном соответствии со стандартом и решать соответствующие задачи на высоком профессиональном уровне. При этом можно внедрить в компании как одну, так и несколько систем CompanyMedia в любой комбинации в зависимости от того, какие процессы необходимо автоматизировать.

CompanyMedia включает системы:

−автоматизирующие ведение делопроизводства и управление документооборотом («CompanyMediaДелопроизводство», «CompanyMedia-Документы», «CompanyMedia-Информационно-справочная система», «CompanyMedia-Факс», «CompanyMedia-Договоры», «CompanyMedia-Обращения граждан», «CompanyMediaWorkflow»);

−обеспечивающие информационную поддержку рабочих процессов, присущих любой организации

357

(«CompanyMedia-Клиенты и контакты», «CompanyMedia-

Планирование», «CompanyMedia-Заседания»);

−автоматизирующие работу кадровой службы («CompanyMedia-Управление персоналом»);

−автоматизирующие взаимодействие пользователей с отделом технической поддержки (система «CompanyMediaHelpDesk»);

−обеспечивающие возможность обучения работе в сис-

теме CompanyMedia («CompanyMedia-Корпоративный тре-

нинг»).

CompanyMedia обеспечивает пользователям такие основные возможности, как:

−подготовка и согласование документов;

−регистрация всех видов документов компании, в том числе входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов, организационно-распорядительных документов и пр.;

−создание и ведение папок документов;

−создание по всем видам документов поручений, резолюций и возможность регистрации ответов на них;

−контроль исполнения документов и резолюций;

−сканирование большого числа документов, создание и ведение электронных архивов документов;

−подготовка, регистрация договоров, согласование, визирование, хранение их актуального реестра;

−информационная поддержка работы с клиентами;

−планирование работ, контроль исполнения планов;

−ведение проектов;

−учет рабочего времени сотрудников;

−подготовка совещаний и заседаний, контроль исполнения решений;

−автоматизация кадрового делопроизводства;

−автоматизация взаимодействия пользователей и службы технической поддержки.

358

Возможность осуществлять в системе электронного документооборота CompanyMedia весь цикл работы с документами (от их создания/получения до архивирования) приводит к сокращению времени на их прохождение по структурным подразделениям, поиск документов, необходимых руководству для принятия управленческих решений, что повышает их качество и надежность за счет полноты и своевременности предоставляемой информации. Также с внедрением CompanyMedia сокращаются непроизводственные затраты (поиск, повторное согласование документов, дублирование информации и т.д.) и затраты на приобретение расходных материалов (бумаги, ко- пировально-множительного оборудования), содержание бумажного архива.

CompanyMedia характеризуется рядом выгодных преимуществ:

−готовность к работе, то есть отсутствие необходимости разрабатывать или моделировать систему на основе конструктора обеспечивает возможность начать использовать ее сразу, сократив риски на внедрение системы и сэкономив на этом время и материальные средства;

−модульность CompanyMedia, то есть наличие в ее составе нескольких самостоятельных и одновременно взаимосвязанных систем, автоматизирующих разные процессы, позволяет выбрать нужные, и автоматизировать именно те процессы, которые нуждаются в этом;

−многофункциональность, то есть возможность автоматизировать не только делопроизводство, но и многие другие процессы (а в состав CompanyMedia входит более 10 систем, рассчитанных на разные задачи) позволяет расширять границы автоматизации;

−возможность настроить или доработать систему так, чтобы она автоматизировала процессы, которые могут быть присущи именно конкретной организации, что позволяет учитывать специфику бизнеса компании, а также в дальнейшем адаптировать ее под меняющиеся требования самостоятельно, экономя время и деньги;

359