3123

Сохраните созданную форму.

Создание формы с помощью Конструктора форм Создайте форму для таблицы Договоры в режиме Кон-

структора форм (см. на образец). Для этого:

•кнопка Создать в окне БД →Конструктор — на основе таблицы Договоры;

•увеличить поле формы, растянув его за уголок;

•перетянуть каждое поле из окна Списки полей в область формы (если Списка полей нет на экране, то можно его активизировать с помощью команды Вид →Список полей);

•разместить поля в соответствии с образцом;

•добавить на форму некоторые дополнительные элементы, используя панель элементов: прямоугольники различных типов оформления, заголовок формы и др.

Рис. 6.1. Список полей формы

Рис. 6.2. Форма Договоры в режиме "Конструктор"

71

Измените размеры нескольких полей с помощью команды Формат →Размер. Задайте группе полей одинаковые размеры, например По самому широкому.

Задайте текст сообщения в строке состояния, которое будет появляться в момент ввода информации в поле (например, Дата окончания тура). Для этого введите текст «Окончание тура в день вылета до 12 часов» в строке «Текст строки состояния» (контекстное меню поля Дата окончания тура - Свойства - вкладка Другие — «Текст строки состояния»). Проверьте в режиме формы, появляется ли в строке состояния заданный текст при активизации этого поля.

Задайте всплывающую подсказку «Номер договора не должен повторяться» для поля Номер договора (Свойства — вкладка Другие — «Всплывающая подсказка»).

Добавьте любую картинку в заголовок.

Добавьте кнопки для перехода к следующей и предыдущей записи, в конец и начало списка. Сохраните разработанную форму.

Включите в эту форму вычисляемое поле Общая стоимость тура, которое рассчитывается как произведение значений поля Цена тура и поля Число туристов. Для этого нужно

создать поле с таким названием, используя инструмент , и в его свойствах (Свойства -вкладка Все - Данные) указать с помощью Построить расчетную формулу:

=[Цена тура]*[Число туристов] Создание подчиненных форм

Для БД Туризм постройте подчиненные формы для таблиц Сотрудники (отношение «один») и Договоры (отношение «много»).

72

Рис. 6.3.Форма "Сотрудники-Договоры"

Постройте подчиненную форму для таблиц Клиенты (отношение «один») и Договоры (отношение «много»).

Сохраните полученную БД и сдайте работу преподава-

телю.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1.Что такое форма?

2.Способы создания форм.

3.Покажите подсказку для формы, которую вы соз-

дали.

4. Прочитайте сообщение в строке состояния, которое вы создали.

73

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА 7 Тема: Конструирование и использование отчетов.

Цель. Освоение некоторых возможностей автоматизации управлении базой данных. Создание и применение макросов. Создание пользовательского ниспадающего меню.

Задание 1. Применение отчетов для наглядного отображения данных

1. С помощью Мастера отчетов создайте отчет Ведомость зарплаты на основе запроса Расчет зарплаты. Включите все поля запроса. Установите группировку по полю Должность. Подведите итоги по полям Оклад, Надбавка, Налог и На руки. Всем денежным полям назначьте формат денежный.

Составьте для БД Туризм отчет, в котором указаны фамилии сотрудников, а для каждого сотрудника — договоры, которые он заключил, сведения о клиенте, стоимости тура. Сохраните отчет с именем «Отчет по сотрудникам».

Создайте отчет «Общая стоимость договоров по странам», в котором будут использованы вычисляемые поля. Для этого следует выполнить указанные ниже действия.

*создайте с помощью Мастера отчет для таблицы Договоры и произведите группировку по полю Код тура.

*откройте этот отчет в режиме Конструктора;

*подведите итог по каждой группе (по каждому туру). Для этого:

- добавьте область итогов по группе в отчет Вид — Сортировка/Группировка — Примечание груп-

пы — Да; - в появившейся области «Примечания группы Код ту-

ра» инструментом вставьте новое поле; - в свойствах названия поля укажите подпись «Общая

сумма договоров»;

74

-в свойствах поля Все — Данные с помощью Построить сформируйте формулу: =sum([Цена тура]*[Число туристов])

-на этой же вкладке установите Формат поля Основ-

ной.

Задайте в макете Цвет текста — яркий. Просмотрите полученный отчет.

Измените отчет для подсчета общих итогов по всем сотрудникам.

На основе таблицы Сотрудники создайте отчет с группировкой по годам рождения сотрудников: каждое десятилетие должно образовывать группу (1950-1959, 1960-1969 и

т.д.).

Для этого нужно задать группировку по полю Дата рождения и установить свойства: группировка — по годам, интервал — 10. В разделе Область данных разместить все поля и вычисляемое поле

Возраст-=Round(((Date()-[ДатаРождения])/365)).

В разделе Заголовок группы поместить:

Годы рождения с [МинГр] по [МаксГр],

где «Годы рождения с» и «по» — надписи

[МинГр] и [МаксГр] — вычисляемые поля: [МинГр]=(Min(DatePart(«уууу»;[ДатаРождения]))/10)*10 DatePart((«уууу»;[ДатаРождения]) — возвращает год даты,

Min() — возвращает минимальный год рождения в группе.

75

Рис. 7.1. Построение отчета

Целочисленное деление и последующее умножение на 10 дает значение года, кратное 10.

[МаксГр] =[МинГР]+9 Создайте почтовые наклейки на основе таблицы Кли-

енты. Включите в наклейки поля Фамилия и Адрес клиента, а также произвольный текст и оформление.

Задание 2. Экспорт и импорт данных Экспорт данных в Ехсеl

В БД Туризм выделите таблицу Сотрудники. Экспортируйте эту таблицу в файл типа Ехсе1. Для

этого в команде Файл →Экспорт в поле Тип файла выберите из предлагаемого списка «Microsoft Excel».

76

Запустите Excel и откройте полученный файл. При необходимости поменяйте шрифт. Обратите внимание на наличие установленного системой примечания в первой ячейке. Измените подпись рабочего листа на «Адреса».

Импорт данных в Access

Создайте в Excel на основе таблицы Адреса новую таблицу Картотека адресов, исключив из таблицы Адреса поля Код сотрудника, Должность, Размер оклада, Дата Найма. Сохраните ее в файле сименем Address.

Импортируйте ее (создайте на ее основе новую таблицу) в БД Туризм:

-откройте БД Туризм;

-Файл → Внешние данные → Импорт;

-если в файле Excel, который используется для импорта, находится несколько листов с таблицами, то необходимо указать, какую взять за основу для построения таблицы БД;

-далее Мастер импорта попросит

уточнить, считать ли первую импортированную строку заголовками таблицы (на этом можно остановиться, нажав Готово);

-разрешите Мастеру импорта самому установить первичный ключ для импортируемой таблицы;

-присвойте новой таблице имя «Адреса».

Проверьте наличие новой таблицы на вкладке Таблицы. Откройте и просмотрите ее.

77

Закройте БД.

База данных как источник при слиянии документов в

MS Word

Для всех клиентов, которые являются групповыми, нужно подготовить и разослать письмо с сообщением о новом открывающемся туре в экзотическую страну.

Откройте Word. Создайте в окне следующее письмо:

Адрес: «Адрес» Телефон: «Телефон» Получатель «Клиент»

Уважаемый «Контактное лицо»!

Спешим информировать Вас, что наша фирма с 1 июня 2017 года открывает новый маршрут в экзотическую страну Острова Зеленого Мыса. Вас ждут приключения и неожиданности в роскошном природном оазисе Африки. Приглашаем Вас принять участие.

Менеджер отдела продаж Петров А.А.

Выделенные и заключенные в кавычки поля должны соответствовать полям таблицы Клиенты.

Отправьте каждому групповому клиенту созданное письмо, осуществив слияние документов — текста письма и атрибутов адресата, взятых из БД. Для этого в окне Word выполните:

•Сервис — Письма и рассылки →Мастер слияния;

•далее нужно следовать указаниям Мастера слияния в нижней части окна;

•Источник данных: Получить данные — Выбор получателей — выберите БД Туризм — в нем таблицу Клиенты;

•для выбора из таблицы только групповых клиентов установите автофильтр по Признаку группы;

78

•посредством кнопки Другие Элементы внесите в письмо на место названий, заключенных в кавычки, соответствующие поля из таблицы Клиенты;

•осуществите слияние данных, используя кнопку Просмотр писем панели инструментов Слияние.

Просмотрите полученные результаты.

Задание 3. Макросы

Создание и редактирование макросов

В процессе работы нужно будет создать и отредактировать следующие четыре макроса. Ниже будет подробно изложена методика создания каждого.

«Autoехес» — запуск исходной заставки с кнопкой для запуска основных объектов БД.

«Завершение» — макрос для выдачи на экран сообщения типа «До свидания!» и выхода из приложения.

«Открыть и расположить» — макрос, позволяющий одновременно открыть несколько объектов базы данных и размещающий их на экране в определенном порядке.

«Поиск продавца» — открывающий форму для таблицы «Продавцы» и выполняющий поиск записи, содержащей определенную фамилию, а также копирующий информацию в Буфер обмена.

Откройте БД Туризм.

Убедитесь, что для всех основных таблиц существуют формы. При отсутствии какой-либо создайте ее любым способом.

Откройте форму, построенную на основе таблицы Договоры.

Для создания макроса Завершение:

79

Рис. 7.2. Аргументы макрокоманды

•Макросы - Создать

•Макрокоманда -Сообщение;

•Макрокоманда — Выход — Сохранить все.

Для создания макроса Открыть и расположить:

•Макросы — Создать;

•расположите окна БД и макроса без перекрытия командой Окно — Слева направо;

•в окне БД выберите вкладку Формы. Выделите и перетащите форму в окно макроса. Разместите в первой ячейке столбца Макрокоманда. В поле появится макрокоманда Открыть Форму. В столбец Примечание той же строки введите текст: «Открытие формы»;

•перейдите во вторую строку столбца Макрокоманда.

Свкладки Таблицы перетащите таблицы Клиенты и Сотрудники в окно макроса во вторую и третью ячейки столбца Макрокоманда. Введите, если нужно, соответствующие примечания;

•в следующей свободной ячейке столбца Макрокоманда выберите команду Выполнить Команду. В области Аргументы макрокоманды в поле Команда выберите элемент Рядом Вертикально. В макрос будет включена операция разделения экрана в случае открытия нескольких окон.

Запустите созданный макрос. Закройте все окна, кроме окна БД.

Отредактируйте макрос Открыть и расположить. Для этого на вкладке Макросы выберите его. Войдите в Конструк-

80