1. Деятельность и структура предприятия

Предприятие производит оптовую реализацию промышленной продукции широкого ассортимента. Поставщиками компании высту­ пают заводы и фабрики, находящиеся на территории РФ. Клиенты предприятия —предприниматели, фирмы и другие организации, осу­ ществляющие розничную и мелкооптовую продажу.

Структурно предприятие состоит из двух подразделений: голов­ ного офиса и одного оптового склада. Подразделения обособлены и территориально удалены друг от друга.

2.Описание основных бизнес-процессов предприятия

2.1.Реализация продукции со склада

Клиент, решивший оформить заказ на поставку продукции, обра­ щается в офис предприятия. Менеджер согласовывает с клиентом все условия по оформлению заказа. При этом менеджер обязан проверить наличие на складе каждого из заявленных продуктов. В случае если продукт требуемой марки отсутствует на складе или его количество меньше, чем затребовано, менеджер предлагает клиенту аналогичный по потребительским свойствам продукт иной марки, который есть в наличии. Если клиента не устраивают альтернативные предложения, то заказ отменяется и предлагается вариант долгосрочного заказа.

Вслучае если все затребованные клиентом позиции продуктов есть в наличии либо клиентом приняты альтернативные варианты, за­ каз передается в бухгалтерию, и клиенту предлагают его оплатить.

Если клиент оплачивает заказ по наличному расчету, то после оплаты бухгалтер сразу выписывает две товарно-транспортные на­ кладные, которые передаются клиенту.

Вслучае безналичного расчета клиенту выписывают счет на оп­ лату, а накладную выдают после поступления денежных средств на расчетный счет предприятия.

После получения накладной клиент прибывает на склад за своим товаром. Кладовщик выдает необходимые продукты и делает отмет­ ку в обоих экземплярах накладной о том, что груз выдан. Далее кли­ ент расписывается в двух экземплярах накладной и отбывает с полу­ ченным товаром и одним экземпляром накладной. Второй экземпляр накладной остается у кладовщика.

2.2. Возврат товара клиентом

Возврат товара возможен в двух случаях:

-клиентом обнаружен скрытый дефект;

-отгруженный товар не соответствует затребованному.

Впервом случае возможны два варианта развития событий. Первый вариант. Продукт, имеющий дефект, по заявлению кли­

ента отправляется на экспертизу и заменяется новым только после подтверждающего заключения экспертизы. В этом случае кладовщик в трех экземплярах составляет акт приема-передачи, один экземпляр которого передается клиенту, второй остается у кладовщика, а третий отправляется на экспертизу вместе с продуктом. Если экспертиза подтверждает наличие скрытого дефекта, клиенту отгружается новый продукт взамен бракованного. В противном случае, если экспертиза постановила, что дефект отсутствует либо возник по вине клиента (не­ правильные условия транспортировки, хранения, монтажа и т.д.), за­ мена не производится и клиенту возвращается этот же товар.

Второй вариант. Клиент возвращает продукт. Составляется в трех экземплярах акт приема-передачи, в котором со слов клиента указы­ вается обнаруженный дефект. Экземпляры распределяются так же, как и в первом варианте. Если данный продукт имеется на складе, клиенту тут же выдается новый взамен старого. В случае отсутствия товара той же номенклатуры предлагаются альтернативные варианты замены либо вариант замены сразу после поступления очередной партии на склад. Помимо акта оформляется договорное соглашение о том, что если экспертиза не подтвердит наличие дефекта как тако­ вого, то клиент оплачивает штраф и продукт с экспертизы отправля­ ется на склад; в случае если экспертиза установит, что дефект был вызван действиями клиента, клиент помимо штрафа оплачивает по­ лученный взамен товар и забирает поврежденный.

Второй вариант обеспечивает более высокий уровень обслужива­ ния клиентов, так как замена товара происходит сразу (при условии наличия товара на складе). Поэтому мы будем рассматривать именно такой порядок работы.

Бракованные продукты попадают в реестр продуктов для возвра­ та на завод-изготовитель. Будем считать, что предприятие договари­ вается с заводами-поставщиками об экспертной организации, которая будет проводить экспертизу в случае обнаружения некачественных

товаров. Таким образом, обе стороны договора доверяют результатам экспертизы и экономят на повторном исследовании.

Случай возврата товара по причине несоответствия отгруженного товара затребованному рассматриваться не будет, поскольку отгруз­ ка товара происходит только путем самовывоза и покупатель прове­ ряет номенклатуру затребованной продукции в момент получения ее со склада.

2.3. Закупка продукции

Закупка продукции осуществляется по договору поставки с заво- дами-изготовителями согласно плану закупок. План закупок опреде­ ляется как: текущие заказы на планируемый период + прогнозируе­ мое значение каждой номенклатурной позиции.

3. Техническое задание к информационной системе

управления складом

Информационная система (далее - система) управления складом

должна обеспечить автоматизацию следующих процессов:

-учета и контроля движения продуктов на складе;

-выписки накладных, счетов и других документов;

-своевременной сборки заказов;

-ведения и поддержания базы данных заказов и продаж;

-бесшовной интеграции с основной бухгалтерской программой.

3.1. Общие требования и принципы построения системы

Система должна строиться по классической двухуровневой архи­ тектуре клиент - сервер.

Система должна быть распределенной. Все бизнес-правила должны быть сосредоточены на сервере.

Система должна функционировать в операционной среде MS Win­ dows, а пользовательский интерфейс должен в полной мере соответст­ вовать стандартам Windows-приложений.

Система должна иметь модульный принцип построения. Каждый модуль представляет собой законченную часть системы с определен­ ным набором функциональности. Доступ к каждому модулю должен быть регламентирован.

На рис. П3.1 представлены основные модули системы.

Базовый модуль представляет собой реализацию основных функ­ ций: поддержки пользовательского интерфейса, соединения с базой данных, администрирования и настройки параметров системы. Базо­ вый модуль является необходимым и достаточным условием функ­ ционирования системы.

Рис. П3.1. Основные модули системы

Для каждой группы сотрудников должен быть определен свой набор модулей:

-менеджеры (логисты, аналитики) — базовый модуль, АРМ менеджера, модуль формирования аналитической отчетности;

-бухгалтеры —базовый модуль, бухгалтерский модуль;

-кладовщики - базовый модуль, АРМ кладовщика;

-системные программисты/администраторы - все вышепере­ численные модули и модуль интеграции с основной бухгалтерской программой.

Система должна поддерживать подключение новых модулей.

3.2. Обеспечение связи офис - склад

Любые изменения на складе должны быть мгновенно доступны менеджерам в офисе, и наоборот, сведения о любом новом заказе должны оперативно передаваться кладовщикам. Следовательно, коммуникационный канал между офисом и складом должен быть по­ стоянным.